مستند سازی فرآیندهای کسب و کار با نمودار sipoc
روش‌ها و ابزارهایی که برای تجسم بخشیدن و خلاصه کردن اطلاعات فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرند، معمولا در قالب جدول و نمودار ارائه می‌شوند. یکی از ابزارهایی که می‌توانید از آن برای مستند سازی بصری فرآیندهای کسب و کار استفاده کنید، نمودار sipoc است. این ابزار می‌تواند برای ارائه اطلاعات سریع و مرتبط در مورد فرآیندها مورد استفاده قرار گیرد. حتما می‌پرسید نمودار sipoc چیست و چگونه می‌توانیم از آن استفاده کنیم؟
تا پایان این مطلب همراه ما باشید تا شما را به طور کامل با sipoc و روش ساخت آن، آشنا کنیم.
نمودار Sipoc چیست؟
نمودار sipoc یک ابزار Six Sigma و نوعی نمودار گردش کار است که برای مستند سازی فرآیندهای تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. sipoc از حروف اول این کلمات تشکیل شده است: Suppliers (تامین کنندگان)، Inputs (ورودی‌ها)، Process (فرآیند)، Outputs (خروجی‌ها) و Customer (مشتری).
این ابزار، ورودی‌ها و خروجی‌های یک یا چند فرآیند تجاری را در یک جدول خلاصه کرده و آنها را از ابتدا تا انتها به صورت بصری مستند سازی می‌کند. همچنین، به شما کمک می‌کند تا یک فرآیند کسب و کار جدید را پیش از اجرای آن بررسی کنید.
از آنجا که در این نمودار جزئیات چندانی در مورد فرآیندها وجود ندارد، معمولا به آن «نقشه فرآیند سطح بالا» نیز گفته می‌شود.
ابزار sipoc از طریق تجسم فرآیندها، محدود کردن اطلاعات (فقط به آنچه برای مدیریت لازم است)، به ساده سازی گردش کار، شناسایی مشکلات، حل آنها و حذف فعالیت‌های بیهوده کمک می‌کند. به این ترتیب می‌تواند نواحی فرآیندی نیازمند بهبود را شناسایی کند.
نمودار sipoc از جنبش مدیریت کیفیت جامع (TQM) به دست آمد و توسط متخصصان مدیریت ناب و مدیریت Six Sigma پذیرفته شد.
در یک شناسنامه فرآیند sipoc باید بخشی از هر کدام از موارد زیر وجود داشته باشد:
- منابع: چه ابزارها، محصولات، خدمات یا موادی باید در فرآیندهای کسب و کار شما وجود داشته باشند، تا نتیجه نهایی برای مشتریان شما ایجاد شود؟
- ورودی: کدام داده‌ها باید وارد فرآیند شوند؟ برای افزودن یا اصلاح منابع موجود به چه چیزهایی نیاز دارید؟
- فرآیند: اکنون باید کارکردهای اساسی کسب و کار خود را در زمان اجرای دستورالعمل جدید فهرست کنید. بررسی کنید که کدام فرآیندها را می‌توانید خودکار کنید؟ کدام فرآیندها به صورت دستی انجام می‌شوند؟ آیا لازم است برای مدیریت فرآیندها کارمندان جدید استخدام کنید؟
- خروجی: حالا زمان آن است که به حفظ استانداردها و استفاده از فرآیندهایی برای کنترل کیفیت فکر کنید. بررسی و آزمایش محصولات و خدمات قبل از تولید انبوه و ورود به بازار، در این قسمت انجام می‌شود.
- مشتریان: فقط نقطه خرید را در نظر نگیرید، بلکه به کل تجربه مشتری فکر کنید. می‌توانید با انجام چند تمرین sipoc ، قبل از اجرای فرآیندها، متوجه شوید که می‌خواهید نتیجه نهایی چگونه باشد؟
کلیک کنید تا به شما بگوییم روش Six Sigma چیست و چگونه باعث بهبود فرآیندهای کسب و کار می‌شود.
نمودار sipoc چگونه ساخته می‌شود؟
این نمودار ساختار نسبتا ساده‌ای دارد و سعی می‌کند اطلاعات لازم را به ساده‌ترین شکل ممکن در هسته فرآیندها ارائه دهد. برای ساختن آن لازم است جدولی با 5 ستون طراحی کنید و هر ستون را با یکی از حروف sipoc برچسب بزنید و بر اساس مراحل زیر پیش بروید:
با فرآیند شروع کنید
اگر تصمیم به ساخت نمودار sipoc گرفته‌اید، احتمالا می‌دانید که کدام فرآیندها را باید تجزیه و تحلیل کنید. نام فرآیند را در ستون p بنویسید و مراحل کلیدی آن را نیز به طور خلاصه بیان کنید. در این مرحله نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- مطمئن شوید که نقطه شروع و پایان فرآیند را دقیقا می‌دانید. در غیر این صورت، وقتی به سراغ ستون‌های دیگر می‌روید، ممکن است کل نمودار به هم بخورد.
- از آنجا که نمودار sipoc یک نقشه فرآیند سطح بالاست و برای دریافت یک نمای کلی از فرآیندها طراحی شده، بهتر است زیاد وارد جزئیات نشوید و نقاط تصمیم و بازخوردها را درج نکنید.
- تامین کنندگان ورودی‌ها را شناسایی کنید
در ستون تامین کنندگان، تامین کنندگان را بر اساس ورودی‌هایی که در فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرد، یادداشت کنید. یادتان باشد مطمئن شوید که تامین کنندگان خاصی را ذکر کرده‌اید که ورودی آنها بر خروجی تاثیر مستقیم دارد. باید از خودتان بپرسید چه کسی وردی این فرآیندها را تامین می‌کند؟ پاسخ این سوال را در ستون S وارد کنید.
ورودی‌های فرآیند را فهرست کنید
اکنون باید ورودی‌های مورد نیاز برای عملکرد درست فرآیند را یادداشت کرده و سعی کنید بر روی تعدادی از آنها که از بقیه مهم‌تر هستند، تمرکز کنید. پس از شناسایی ورودی‌های فرآیند، آنها را در ستون I بنویسید.
خروجی‌های فرآیند را شناسایی کنید
اکنون باید روی خروجی‌های کلیدی فرآیند تمرکز کنید. لازم است در این مرحله، چند خروجی اصلی را یادداشت کرده و سعی کنید لحن بی طرفانه‌ای داشته باشید. چرا که هدف این است که از دسته بندی خروجی‌های خود، به خروجی‌های خوب یا بد جلوگیری کنید. پس از شناسایی خروجی‌های فرآیند، آنها را در ستون O وارد کنید.
مشتریان را شناسایی کنید
در این مرحله، افرادی که از این فرآیند سود می‌برند و اگر تکمیل نشود، ضرر می‌کنند، را مشخص کرده، آنها را فهرست کنید و در ستون C بنویسید. به خاطر داشته باشید که این افراد لزوما مشتریان شما نیستند. به عنوان مثال، اگر روی یک نمودار برای یک فرآیند داخلی کار می‌کنید، این افراد، همکاران شما هستند.
برای تهیه نمودار sipoc به چه نکاتی توجه کنیم؟
اما برای تهیه درست و دقیق این نمودار، لازم است نکاتی را مدنظر داشته باشید که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم.
- نمودار sipoc قرار است فرآیند موجود را توصیف کند، نه فرآیندی که باید وجود داشته باشد.
- تامین کنندگان و مشتریان فرآیند، ذینفعان فرآیند هستند که باید الزامات و قوانین آنها را شناسایی و رعایت کنید.
- مواردی مانند: اطلاعات، افراد یا مواد، می‌توانند به عنوان ورودی‌های یک فرآیند در نظر گرفته شوند.
- پس به خاطر داشته باشید که تامین کنندگان لزوما از خارج سازمان نیستند، بلکه ممکن است آنها، فرد یا واحدی در داخل سازمان باشد.
- خروجی‌های فرآیند شامل محصولات نهایی، فرم تکمیل شده، خدمات ارائه شده، تصمیمات گرفته شده و… است.
- افراد یا سازمان‌هایی که آماده دریافت خروجی‌های یک فرآیند هستند، مشتریان فرآیند به حساب می‌آیند.
- مشتریان فرآیند می‌توانند هم از افراد داخل سازمان و هم از افراد خارج از سازمان باشند.
نمودار sipoc چه زمانی مفید است؟
با توجه به عوامل متعددی که که موفقیت کسب و کار شما به آنها بستگی دارد، باید از هر فرصتی برای اطمینان از عملیات ساده‌تر و رضایت بیشتر مشتریان استفاده کنید. sipoc ، بین آنچه مشتریان از شما درخواست می‌کنند و آنچه که شما از تامین کنندگان دریافت می‌کنید، رابطه مستقیم ایجاد می‌کند. این نمودار زمانی مفید است که:
- می‌خواهید مشتریان خود را بشناسید.
- می‌خواهید بدانید به درخواست‌های مشتریان خود به خوبی توجه کرده‌اید؟
- می‌خواهید بدانید تیم شما برای ساخت و ارائه محصولات و خدمات، مسیر مناسبی را طی می‌کند؟
- می‌خواهید بدانید تامین کنندگان، آنچه را نیاز دارید به شما تحویل داده‌اند؟
بنابراین، بهترین زمان برای استفاده از نمودار SIPOC، زمان شناسایی فرآیندها و زمان بهبود فرآیندهاست. این نمودار، تمام مراحل مربوط به یک فرآیند را شناسایی و شما را برای یافتن راهکارهایی که برای بهبود فرآیندها باید مورد استفاده قرار دهید، هدایت می‌کند.
مزایای نمودار sipoc چیست؟
این نمودار از چند جهت مفید است. در ادامه به مزایای آن اشاره می‌کنیم.
- نمودار sipoc ، به افرادی که با فرآیندهای کسب و کار آشنایی چندانی ندارند، یک دید کلی در سطح بالا ارائه می‌دهد.
سامانه BPMS راهبران به شما امکان می‌دهد تا فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت الکترونیک در یک ساختار منسجم و یکپارچه پیاده سازی کنید.
- از آنجا که نمودار sipoc شامل ابتدایی‌ترین اطلاعات است، اگر بخواهید شخص جدیدی را به آن اضافه کنید یا فردی که در گذشته بر روی آن کار کرده را به روز رسانی کنید، به خوبی کار می‌کند.
- این ابزار برای شروع حل مسئله در فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- در صورتی که تیم پروژه شما نیاز به توافق بر سر زبان مشترک و درک فرآیندها داشته باشد، نمودار sipoc مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- این نمودار، اولین گام شما در ایجاد نقشه فرآیند است و اولین نمای منسجم از فرآیندها را به شما نشان می‌دهد.
- sipoc ، پایه و اساس استراتژی Six Sigma را تنظیم می‌کند.
- این ابزار می‌تواند چند چیز را برای شما روشن کند، از جمله اینکه:
- تامین کنندگان فرآیند چه کسانی هستند؟
- ورودی‌ها باید چه الزاماتی را برآورده کنند؟
- مشتریان واقعی شما چه افرادی هستند؟
- این مشتریان تمایل دارند محصول نهایی چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
- نمودار sipoc برای پروژه‌های تیمی بسیار مناسب است، چرا که درباره نقش‌ها و مسئولیت‌های هر کدام از اعضای فرآیند شفاف سازی کرده و یک ابزار بسیار مناسب برای به حداکثر رساندن میزان بهره‌وری است.
- زمانی که نیاز به تعریف مجدد یک فرآیند داشته باشید، نمودار sipoc بسیار مفید است، زیرا می‌تواند نواحی قابل بهبود را به راحتی شناسایی کند.
- پیش از تصمیم‌گیری در مورد بهبود یک فرآیند در کسب و کار، نمودار sipoc می‌تواند آن فرآیند را بررسی و ارزیابی کند.
- ملاحظه یک نمودار sipoc ، حوزه‌های نیازمند بهبود، در فرآیند مورد نظر را آشکار می‌کند. به عنوان مثال، نشان می‌دهد که کدام مراحل فرآیند غیرضروری است؟ کدام ذینفعان باید موثرتر عمل کنند؟ کدام مراحل فرآیند را می‌توان حذف یا جایگزین کرد؟
محدودیت‌های نمودار sipoc چیست؟
مدل sipoc ، تنها یک ابزار بسیار ساده است که می‌تواند نخستین قدم برای اصلاح و بهبود فرآیندهای کسب و کار شما باشد. از آنجا که این مدل، نوعی دید کلی از بالا به فرآیندها ارائه می‌دهد، نمی‌تواند ابزاری برای ارائه اطلاعات دقیق و جزئی از هر مرحله فرآیند باشد.
و در انتها…
همان طور که ملاحظه کردید، نمودار sipoc ، یکی از قدیمی‌ترین و قابل اعتمادترین روش‌ها برای ترسیم یک فرآیند تجاری است.
با بهره‌گیری از این ابزار، می‌توانید با دانش و اطمینان بیشتری در مورد فرآیندها صحبت کرده و به درک روشنی از هدف و عملیات فرآیندهای کسب و کار خود برسید. همچنین، این مدل با از بین بردن اختلاف نظرها در بین اعضای تیم، آنها را در مورد پروژه، به اتفاق نظر جمعی می‌رساند. بنابراین می‌توانیم بگوییم، ترسیم دقیق و درست این نمودار، نشان می‌دهد که پروژه برای همه اعضای تیم به خوبی تعریف، مشخص و شناخته شده است.