با برون سپاری فرایند کسب و کار یا سیستم BPO آشنا شوید

زمان مطالعه: 7 دقیقه

در سال‌های اخیر برخی از کسب و کارها، به منظور افزایش کیفیت خدمات و محصولات، کاهش هزینه‌ها و کاهش زمان تولید به برون سپاری برخی از فعالیت‌های خود اقدام می‌کنند. در صورتی که برون سپاری فرآیند کسب و کار، به شکل دقیق، درست و باکیفیت صورت گیرد، سازمان‌ها می‌توانند علاوه بر کاهش هزینه‌ها، اثربخشی فعالیت‌های خود را نیز به میزان قابل توجهی افزایش دهند.

اما برون سپاری فرایند کسب و کار چیست، چه مراحلی دارد و چگونه انجام می‌شود.

اگر شما هم تمایل دارید مطالب جدیدی راجع به برون سپاری فرایند کسب و کار بدانید، همراه ما باشید.

برون سپاری فرایند کسب و کار چیست؟

برون سپاری فرایند کسب و کار یا BPO، ترجمه عبارت Business Process Outsourcing و نوعی استراتژی کسب و کار به شمار می‌شود. می‌توانید BPO را قراردادی در نظر بگیرید که میان یک سازمان با یک سازمان دیگر و یا یک شخص ثالث، به منظور برون سپاری برخی از فعالیت‌ها بسته می‌شود. کسب و کارها با BPO برخی از فعالیت‌های خود مانند سیستم حقوق و دستمزد، حسابداری و… می‌توانند تمرکز بیشتری بر سایر فعالیت‌ها داشته و میزان اثربخشی خود را به حداکثر برسانند.

خدمات برون سپاری 2 دسته است، شامل:

• برون سپاری واحدهای اداری: شامل عملکرد داخلی سازمان یا کسب و کار است. به عنوان مثال، تنظیم و صدور صورتحساب خریدها یا بدهی‌ها نمونه‌ای از این مورد به حساب می‌آید. برون سپاری واحدهای اداری، برای کمک به مدیریت وظایف مانند ورود اطلاعات، نظر سنجی، مدیریت اطلاعات، فرایند پرداخت و… خدماتی مانند تضمین کیفیت و همچنین پشتیبانی حسابداری و سازمانی ارائه می‌دهد. خوب است بدانید برون سپاری واحدهای اداری، از اجزای اصلی فرایندهای کسب و کار سازمان است و باعث می‌شود مراحل کسب و کار شما به خوبی و با کمترین مشکلات در جریان باشد.
• برون سپاری واحدهای پشتیبانی و روابط عمومی: این مورد شامل خدمات مربوط به مشتریان مانند بازاریابی یا خدمات پشتیبانی فنی است. به بیان دیگر، BPO واحدهای پشتیبانی با تعاملات مشتریان سر و کار دارد.

صنعت برون سپاری به چند دسته تقسیم می‌شود؟

صنعت برون سپاری به 3 گروه تقسیم می‌شود همچنین یک سازمان می‌تواند به وسیله ترکیب این سه دسته به نوعی بهینه سازی جامع فرایند دست پیدا کند.

• برون سپاری برون مرزی: در این حالت فروشندگان خارج از کشور شرکت پیمانکار قرار دارند.

• برون سپاری درون مرزی: فروشندگان در همان کشور شرکت پیمانکار قرار دارند. (البته ممکن است در یک شهر دیگر باشند)

• برون سپاری نزدیک مرز: فروشندگان در کشورهای همسایه شرکت پیمانکار قرار دارند.

کدام حوزه‌ها برون سپاری می‌شوند؟

هر چند BPO در بخش‌های مختلف انجام می‌شود، اما بعضی از بخش‌های سازمان بیش از سایرین در معرض تصمیم برون سپاری قرار دارند. در این بخش برخی از حوزه‌هایی که بیشتر برای برون سپاری انتخاب می‌شوند را معرفی می‌کنیم.

• بخش مربوط به فناوری اطلاعات
• بخش منابع انسانی و مدیریت بیمه
• بخش حسابداری
• بخش تبلیغات
• بخش امنیت و حفاظت
• بخش شبکه و ارتباطات از راه دور

مزایای برون سپاری فرایند کسب و کار چیست؟

هنگامی که شما راجع به بی پی او (برون سپاری فرایند کسب و کار) تصمیم می‌گیرید، لازم است مزایای برون سپاری را هم بدانید. تا اینجا دانستیم برون سپاری فرایندها به صرفه جویی مالی و رشد سازمان کمک می‌کند. اما BPO منافع و مزایای دیگری هم دارد که در ادامه آن‌ها را بیان می‌کنیم.

تمرکز بر فعالیت‌های اصلی

همه می‌دانیم که یک سازمان گسترده بخش‌های متعددی دارد. توجه به تمامی این بخش‌ها ممکن است به قیمت ناقص ماندن فعالیت‌های اصلی که موفقیت شرکت را تضمین می‌کند، تمام شود. برون سپاری فعالیت‌های جانبی این فرصت را برای شما فراهم می‌کند که بدون قربانی کردن پشت صحنه سازمان، بر روی فعالیت‌های اصلی تمرکز کنید.

کاهش هزینه‌های بالاسری

معمولا هزینه‌های بالاسری انجام فعالیت‌ها بسیار زیاد است و بهتر است این بخش را برون سپاری کنیم. به عنوان مثال، وقتی رشد و گسترش یک شرکت باعث می‌شود فضای اداری بیشتری مورد نیاز باشد، می‌توانید بخش‌هایی مانند بازاریابی یا ورود اطلاعات را به بیرون از شرکت واگذار کنید.

انعطاف‌پذیری نیروی کار

با انجام فرایند برون سپاری، برای کارهای دوره‌ای منابع انسانی لازم را در اختیار دارید و با پایان کار می‌توانید آن‌ها را کنار بگذارید.

به عنوان مثال، بخش حسابداری یک سازمان در فصل مالیات و دوره حسابرسی با برون سپاری این فعالیت‌ها می‌تواند برای یک دوره زمانی مشخص افراد بیشتری در اختیار داشته باشد.

دوام سازمان و مدیریت خطر

وقتی گردش مالی کارمندان زیاد می‌شود، عدم هماهنگی در عملیات نیز افزایش پیدا می‌کند. برون سپاری می‌تواند علاوه بر افزایش دوام سازمان، خطر پایین آمدن کیفیت عملیات را نیز کاهش دهد.

به عنوان مثال در صورتی که در یک شرکت مدیر منابع انسانی برای مدتی حضور نداشته باشد، برون سپاری عملیات منابع انسانی می‌تواند خطر اختلال در کارها را کاهش داده و کمک کند که سازمان به روند طبیعی فعالیت‌های خود ادامه دهد.

کنترل عملیاتی

معمولا بخش‌هایی که از کنترل خارج می‌شوند و قسمت‌هایی که مدیریت ضعیفی دارند، از اولین انتخاب‌ها برای BPO هستند. به این ترتیب شما راحت‌تر و سریع‌تر می‌توانید کنترل عملیاتی این بخش‌ها را به دست بگیرید. همچنین شرکتی که کار را به آن واگذار می‌کنید، می‌تواند توانایی‌های مدیریتی سازمان شما را بهبود ببخشد.

آموزش و پرورش کارمندان داخلی

گاهی اوقات سازمان شما درگیر پروژه‌ها و برنامه‌هایی می‌شود که انجام آن‌ها نیاز به مهارت، دانش و تجربه زیادی دارد. با برون سپاری کارها، افرادی به مجموعه شما می‌آیند که دانش و توانایی‌های لازم را دارند. کارمندان شما نیز می‌توانند دانش و توانایی‌های لازم را از این افراد بیاموزند.

سایر مزایای برون سپاری فرایند کسب و کار عبارتند از:

افزایش سرعت و راندمان فعالیت‌ها

دست یافتن به جدیدترین و به روزترین فناوری برای برون سپاری فرآیندهای کسب و کار

روشی آسان، کارآمد و انعطاف پذیر جهت انتخاب مناسب‌ترین خدمات برای عملیات شرکت

سیستم گزارش دهی سریع و دقیق

صرفه جویی در منابع مربوط به آموزش نیروی انسانی

معایب و محدودیت‌های برون سپاری فرایندهای کسب و کار چیست؟

اما همانطور که می‌دانید، هر سیستم و فناوری جدید علاوه بر ویژگی‌های مثبت قابل توجه، محدودیت‌هایی هم دارد، سیستم BPO نیز این قاعده را شامل می‌شود.

از دست دادن کنترل مدیریتی

وقتی شما بخشی از کار خود را در قالب یک قرارداد برون سپاری می‌کنید، در واقع کنترل و مدیریت این بخش عملا از دست شما خارج شده و بر عهده یک شرکت دیگر قرار می‌گیرد. این شرکت‌ها معمولا توجهی به استانداردهای مدنظر شما ندارند و فقط به دنبال سود خود هستند.

تهدید امنیت سازمان

این روزها داده‌ها و اطلاعات ارزشمندترین سرمایه هر سازمان به شمار می‌روند. اگر شما با انجام برون سپاری اطلاعات خود را در اختیار شرکت طرف قرارداد بگذارید، خطر سوء استفاده از اطلاعات وجود دارد و این موضوع، خطر بزرگی برای امنیت و اسرار سازمان به حساب می‌آید. بنابراین بهتر است در مورد شرکتی که قرار است بخشی از کار را به آن بسپارید، به دقت تحقیق کنید تا مطمئن شوید حریم خصوصی داده‌ها و اطلاعات شما را حفظ می‌کند.

وابستگی کار به شرایط شرکت طرف قرارداد

از آنجا که بخشی از کار خود را واگذار کرده‌اید، باید اتظار داشته باشید که اگر آن شرکت ورشکسته شود یا مشکلات دیگری داشته باشد، کار شما نیز ناقص و نیمه تمام بماند.

ایجاد ذهنیت منفی

اگر دوستان و نزدیکان شما به خاطر برون سپاری کارشان را از دست داده باشند، BPO در شما یک ذهنیت منفی و آسیب زننده ایجاد می‌کند. همچنین اگر مدیران بخشی از کار کارکنان را برون سپاری کنند ممکن است روحیه نیروی کار آسیب ببیند.

هزینه‌های پنهان

در قراردادی که برای برون سپاری امضا می‌کنید، جزئیات خدمات دریافتی مشخص می‌شود.اما برای هر چیزی که در قرار داد ذکر نشده باشد، باید هزینه اضافی پرداخت کنید. همچنین باید برای بررسی جزئیات قرارداد یک وکیل استخدام کنید.

از جمله سایر محدودیت‌های BPO عبارت است از:

وابستگی بیش از اندازه بر ارائه کنندگان خدمات

دست کم گرفتن هزینه خدمات در حال اجرا

ایجاد مسائل ارتباطی که اتمام پروژه را به تاخیر می‌اندازد

چرا مشاغل فعالیت‌های خود را برون سپاری می‌کنند؟

دلایل زیادی وجود دارد که یک سازمان یا شرکت بخشی از فعالیت‌های خود را برون سپاری ‌کند، تعدادی از این دلایل را در ادامه بررسی خواهیم کرد.

برای جبران کمبود منابع

کمبود منابع مهم و ضروری یکی از اصلی‌ترین دلایل استفاده از BPO به حساب می‌آید. این منابع مهم و ضروری می‌تواند شامل کمبود کارمندانی که برای انجام کارها دانش کافی دارند، کمبود مواد خام و یا کمبود نیروی کار با تجربه باشد.

برای کاهش هزینه‌ها

هزینه تامین مواد اولیه و نیروی کار همواره در حال افزایش است. از سوی دیگر، واگذار کردن تعدادی از فعالیت‌ها، به شکل قابل توجهی در کاهش هزینه‌های سازمان شما موثر است. همچنین برون سپاری فرایند کسب و کار، به ویژه در زمانی که کارمندان به شکل حضوری کار می‌کنند و به آموزش نیاز دارند، بهترین گزینه است.

برای انعطاف پذیری بیشتر

معمولا نیازهای فصلی و دوره‌ای سازمان‌ها و شرکت‌ها نوسان دارد و دائم تغییر می‌کند (کم و زیاد می‌شود). هر قراردادی که برای BPO بسته می‌شوند، می‌توانند انعطاف پذیری لازم را برای تثبیت نیازهای متعدد فراهم کنند. شرکت‌هایی که از عملیات برون سپاری استفاده می‌کنند، از یک سو می‌توانند در هنگام مدیریت ریسک‌های مرتبط با معرفی محصولات یا خدمات جدید، کارآمدتر و سریع‌تر عمل کنند. از سوی دیگر، قادر خواهند بود منابع خود را به امور مهمی اختصاص دهند تا از تخصیص بهینه و درست مسئولیت‌ها، اطمینان حاصل کنند.

برای هماهنگی با هسته اصلی کسب و کار

یک سری از کارهای جانبی همیشه به شکل برون سپاری انجام می‌شوند. به این ترتیب، مدیران به جای اینکه منابع زیادی را صرف کارهایی کنند که اگرچه ضروری است، اما به هسته اصلی کسب و کار مربوط نمی‌شود، می‌توانند بر روی کارهای اصلی تمرکز بیشتری داشته باشند. به عنوان مثال، یک بیمارستان بهتر است امور حفاظتی و امنیتی خود را به شرکتی که در این زمینه تخصص دارد، واگذار کند.

برای تمرکز بر عملکردهای کلیدی

فرایند BPO برای کسب و کارها شرایطی را فراهم می‌کند تا پیشنهادات و عملکردهای اصلی و کلیدی خود را انتخاب و پیگیری کنند. به بیان دیگر، سازمان شما می‌تواند انرژی خود را بر برجسته سازی تمایزات خود از سایرین و به حداکثر رساندن رشد خود متمرکز کند.

برای تقویت حضور در عرصه جهانی

بعضی از شرکت‌های BPO می‌توانند به صورت شبانه روزی به چندین زبان به مشتریان خود خدمات ارائه دهند. همچنین آن‌ها می‌توانند از حضور خود در کشورهای مختلف استفاده کرده و بخش‌های اضافی و غیرضروری شرکت محلی را به حداقل برسانند.

برای رسیدن به نتایج بهتر در عملکردهای مالی

یک شرکت برون سپاری که در زمینه فناوری‌های تخصصی سرمایه گذاری و کار می‌کند، می‌تواند در این زمینه به پیشرفت‌های قابل توجهی برسد و آن‌ها را به مشتریان خود ارائه دهد.

برای افزایش سرعت و بهبود کارایی

شرکت‌هایی که فرایندهای خود را برون سپاری می‌کنند، در واقع به کارشناسان و متخصصان اجازه می‌دهند تا کارهای مربوطه را پیگیری کنند. انجام این کار باعث افزایش سزعت انجام کارها، بهبود کارایی، افزایش بازدهی و همچنین صرفه جویی در وقت می‌شود.

و در انتها…

گفتیم برون سپاری فرایندها یا BPO یکی از تولیدات مدیریت فرایند، نوعی استراتژی کسب و کار و قراردادی است که یک سازمان با یک سازمان دیگر برای برون سپاری فعالیت‌های خود می‌بندد. BPO معمولا در حوزه‌های حسابداری و منابع انسانی انجام می‌شود.

کسب و کارها با برون سپاری فعالیت‌های خود به شرکت‌های دیگر، می‌توانند بر روی فعالیت‌های اصلی تمرکز کرده و اثربخشی خود را افزایش دهند.