محدوده کار یا سند SOW چیست و چگونه نوشته می‌شود؟
موقع انجام پروژه‌های مختلف ممکن است با اتفاقاتی روبه‌رو شوید که اصلا انتظار آنها را ندارید. این اتفاقات پیش بینی نشده، احتمالا فرضیات شما را به هم می‌زند، موارد تایید شده را جابجا می‌کند، پیش بینی‌ها را تغییر می‌دهد و شما و افراد تیمتان را دچار سردرگمی می‌کند.
برای جلوگیری از ایجاد چنین وضعیتی تعیین محدوده یا شرح کار (SOW) برای هر پروژه ضروری است. همراه ما باشید تا به شما بگوییم سند SOW چیست و چرا به آن نیاز دارید.
محدوده کار یا سند SOW چیست؟
سند SOW مخفف عبارت Scope of Work ، توافق در مورد کاری است که قرار است در پروژه انجام دهید. دامنه کار در مدیریت پروژه، شامل موارد قابل تحویل، جدول زمانی، نقاط عطف و گزارش‌ها است.
سند SOW یا محدوده کار، همه موارد یک پروژه شامل برنامه‌ها، منابع مالی، منابع انسانی، نتایج مورد انتظار، شرایط سازمان و جزئیات کار را جمع آوری و بررسی می‌کند. به این ترتیب می‌تواند دقیقا مشخص کند در هر پروژه چه کاری باید انجام شود. علاوه بر این، تهیه سند SOW برای محافظت از شما در برابر پیچیدگی‌ها و مشکلات غیر قابل پیش بینی پروژه، بسیار ضروری است. خوب است بدانید که شاخص‌های کلیدی عملکرد (kpi) نیز زیر مجموعه‌ای از SOW هستند.
به طور کلی، باید سند SOW یا نمونه بیانیه کار پروژه را به عنوان یک نقشه راه در نظر بگیرید که می‌توانید هر نوع پروژه‌ای را در آن طراحی و آغاز کنید.
یک SOW کارآمد و موثر باید شامل موارد زیر باشد:
اهداف پروژه
همان بیان مسئله، با چه مسئله‌ای روبه‌رو هستید؟ آن را به درستی تعریف کرده‌اید؟ با انجام این پروژه قرار است به چه نتیجه‌ای برسید؟
تحویل دادنی‌ها
هر چیزی که قابل تحویل باشد در این دسته بندی قرار می‌گیرد و می‌تواند سند، گزارش، نرم افزار، انواع محصولات و خدمات باشد. ایجاد یک ساختار شکست کار (wbs) به شما کمک می‌کند هر مورد را کاملا صریح و واضح مشخص کنید.
جدول زمانی
یک جدول زمانی یکی دیگر از بخش‌های مهم بیانیه SOW است. این جدول، از شروع تا پایان پروژه و نقاطی که محصولات تحویلی آماده هستند را به خوبی زمان‌بندی و مشخص می‌کند.
نقاط عطف
مشخص کردن نقاط عطف پروژه به شما کمک می‌کند تا بر مراحل پیشرفت پروژه به خوبی نظارت کنید تا مطمئن شوید همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود. پس بهتر است نقاط عطف کلیدی و مهم، مانند: تاریخ شروع پروژه، جلسات، تاریخ اولین تحویل و … را در یک جدول زمانی تعریف کنید.
گزارشات
گزارش‌های مختلف مانند گزارش پیشرفت، گزارش شرح وضعیت، گزارش واریانس و موارد دیگر، در طول پروژه تولید می‌شوند تا به تیم، مشتریان، ذینفعان و… تحویل داده شوند. گزارش‌ها یک رکورد رسمی از پیشرفت پروژه شما به حساب می‌آیند. همچنین، آنها ابزاری برای برقراری ارتباط با مخاطبان مختلف هستند. در این گزارشات می‌توانید تعریف کنید چگونه از پروژه گزارش می‌دهید و چه زمانی ذینفعان می‌توانند از این گزارشات استفاده کنند.
اطلاعات مالی
منابع مالی تامین پروژه در دسترس قرار دارند؟ هزینه انجام پروژه (از ابتدا تا انتها) چقدر است؟
نتایج مورد انتظار
این مورد نوعی پاسخ به مسئله اصلی پروژه است. به دنبال چه چیزی هستید؟ می‌خواهید فروش خود را چند برابر کنید یا میزان بازدید از سایت را افزایش دهید؟ بهتر است هدف تجاری که می‌خواهید با این پروژه به آن دست پیدا کنید را به روشنی مشخص کرده و بگویید چگونه می‌خواهید آن را اندازه گیری و گزارش کنید.
سند SOW چگونه تهیه می‌شود؟
اکنون که فهمیدیم سند SOW چیست، باید بدانیم این مستند چگونه تهیه می‌شود. در این بخش استراتژی‌هایی را بیان می‌کنیم که هنگام تهیه سند شرح کار باید آنها را در نظر بگیرید.
پروژه را به فازهای مختلف تقسیم کنید
ابتدا باید پروژه را به فازهای کوچکتر تقسیم کنید. با تقسیم پروژه به فازهای جداگانه و تهیه یک لیست از وظایف می‌توانید مقداری از فشار را از روی تیم و ذینفعان پروژه بردارید.
با جملات کوتاه، واضح و صریح بنویسید
نوشتن با جملات کوتاه و صریح، تفاسیر و برداشت‌های غلط را به حداقل می‌رساند. اگر هم قصد استفاده از کلمات اختصاری را دارید، بهتر است یک واژه نامه تهیه کنید تا همه بفهمند کلماتی که به کار برده‌اید چه معنایی دارند و کسی دچار اشتباه نشود.
هدف پروژه را بیان کنید
توضیح دادن اهداف پروژه به اعضای تیم و ذینفعان، به آنها کمک می‌کند تا بفهمند چرا این پروژه اهمیت دارد.
نحوه رسیدن به اهداف پروژه را مشخص کنید
بیان هدف و نحوه رسیدن به این هدف، به شما کمک می‌کند تا در مسیر خود بمانید و از تفاسیر نادرست و برداشت‌های غلط که مانع رسیدن به اهداف می‌شود، جلوگیری کنید.
نقاط عطف و موفقیت پروژه را با هم تعریف کنید
گنجاندن ذینفعان و تیم پروژه در فرآیند تهیه سند SOW پایه‌ای برای یک همکاری موفق و روان ایجاد می‌کند.
مرزهای واضح و قابل اندازه گیری تعریف کنید
تعریف واضح و قاطعانه مرزها مانند محدوده پروژه، اهداف، مراحل کلیدی و… می‌تواند به شما کمک کند تا از اختلافات بعدی جلوگیری کنید. پس مرزها را قابل اندازه گیری تعیین کنید تا جایی برای تفاسیر نادرست باقی نماند.
اجرای سند را به تیم حقوقی خود بسپارید
اجرای سند کار توسط تیم حقوقی، تضمین می‌کند که همه موارد بیان شده به طور کامل اجرا شده‌اند. یک شخص ثالث مانند تیم حقوقی داخلی شما، می‌تواند خطرات بالقوه را کشف کرده و به تیم پروژه برای انجام اصلاحات لازم کمک کند.
آموزش مستمر تیم پروژه را فراموش نکنید
هنگامی که تهیه سند SOW به پایان رسید و امضا شد، مطمئن شوید تیم پروژه و همه ذینفعان، در مورد تمام مسائل، آموزش‌های لازم را دریافت کرده‌اند و اطلاعات آنها در طول فرآیند اجرای پروژه به روز می‌ماند. این موضوع به شما امکان می‌دهد بررسی و نظارت کنید که اعضای تیم پروژه تا چه اندازه به جزئیات توافق شده پایبند هستند.
سند SOW شما می‌تواند جنبه قانونی همه چیز را پوشش دهد. پس از تکمیل بیانیه کار، تمامی اطلاعات مهم، برنامه‌ها، وظایف و موارد ضروری را به برنامه پروژه خود انتقال دهید تا بتوانید در زمان واقعی با اعضای تیم و ذینفعان به خوبی ارتباط برقرار کرده و همکاری کنید.
موارد تشکیل دهنده سند SOW چیست؟
به طور کلی بیانیه کار از 13 بخش تشکیل شده و هر بخش جنبه خاصی از پروژه را پوشش می‌دهد. البته بسته به کسب و کار و دامنه پروژه شما، بخش‌های سند کار می‌تواند بیشتر یا کمتر باشد.
به خاطر داشته باشید که موقع تهیه پیش نویس سند SOW با تیم حقوقی داخلی خود مشورت کرده و بررسی کنید سند شما با استانداردها و الزامات صنعت، سازمان، مشتریان و ذینفعان مطابقت داشته باشد.
یک سند شرح کار معمولا شامل بخش‌های زیر است:
معرفی پروژه
در ابتدای سند، یک مقدمه کوتاه وجود دارد تا هر کس که سند را می‌خواند، بفهمد راجع به چیست و چه کسانی درگیر آن هستند.
تعیین هدف پروژه
دلیل و هدف پروژه در بخش دوم مشخص می‌شود. این بخش خلاصه‌ای از اهداف پروژه را در بر می‌گیرد تا چرایی اهمیت پروژه را برای افراد به خوبی مشخص کند.
تعیین محدوده کار
جزئی‌ترین بخش در سند SOW، دامنه و محدوده کار است. این بخش نحوه برنامه ریزی شما برای رسیدن به اهداف پروژه را پوشش می‌دهد.
تعیین محل کار
در این بخش باید مکان اجرای پروژه را تعریف کنید. به عنوان مثال، محیط تنظیم و اجرای پروژه در فاصله خیلی دوری قرار دارد یا در سازمان شما قابل انجام است؟
تعیین وظایف
همان طور که قبلا اشاره کردیم، سند SOW محدوده پروژه را به وظایف کوچکتری تقسیم می‌کند که باید تکمیل شوند. بسته به دامنه کار، این بخش ممکن است شامل یک یا چند ساختار شکست باشد.
بخش تعیین وظایف، شامل اطلاعاتی است که به افراد تیم کمک می‌کند برای اجرای موفق پروژه، مراحل خاصی را انجام دهند.
نقاط عطف
ممکن است یک بیانیه کار بخشی هم برای تعریف هر نقطه عطف در پروژه داشته باشد. نقاط عطف به تقسیم پروژه به بخش‌های قابل مدیریت کمک کرده و به افراد تیم و ذینفعان پروژه کمک می‌کند که به موقع به اهداف خود برسند.
تحویل دادنی‌ها
در این بخش تمامی تحویل‌های مورد انتظار، قابل سنجش و تاریخ سررسید آنها فهرست می‌شود، در این صورت دیگر جایی برای اشتباه و تفاسیر غلط باقی نمی‌ماند.
برنامه ریزی
برنامه پروژه عبارت است از: تاریخ سررسید کالاهای تحویلی، زمانی که برای هر فعالیت صرف می‌شود، ساعت‌های قابل پرداخت و…، این بخش معمولا از یک جدول زمانی با تاریخ شروع و پایان هر فعالیت، مشخص می‌شود.
استانداردها و آزمایشات
هر گونه استاندارد و آزمایشی که برای پروژه اعمال می‌شود، در اینجا باید توضیح داده شود. این بخش به تمامی مراحل آزمایشی که برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه لازم است، اشاره می‌کند. هر مرحله آزمایش، شامل اطلاعات لازم در مورد منابع، تجهیزات و افرادی است که در پروژه مشارکت دارند.
تعریف موفقیت
اطلاعات این بخش، به وضوح مشخص می‌کند که سهامداران چه پروژه‌ای را موفق و موثر می‌دانند. معمولا ذینفعان پروژه با این بخش درگیر هستند تا مطمئن شوند همه طرف‌های پروژه در مورد هدف پروژه توافق دارند.
الزامات پروژه
الزامات پروژه می‌تواند شامل تجهیزات پروژه، گواهینامه‌هایی که تیم شما باید کسب کند، مجوزهای امنیتی پیمانکاران و… باشد.
پرداخت‌ها
هر گونه هزینه مرتبط با پروژه در اینجا بیان می‌شود. مانند: هر گونه مخارج خارجی که در طول مراحل پروژه به هزینه کار تعلق می‌گیرد، زمان بندی پرداخت‌ها، نحوه پرداخت‌ها و…
به یاد داشته باشید که شرایط پرداخت، یا بر اساس برنامه زمان بندی یا بر اساس نقاط عطف تحویل، تنظیم می‌شود. پس بهتر است با تیم‌های حقوقی و مالی خود هماهنگ کنید تا راحت‌تر تصمیم بگیرید که چه چیزی برای شرایط شما مناسب‌تر است.
سایر موارد
هر موضوع مرتبط با پروژه که هنوز فهرست نشده در این بخش قرار می‌گیرد. هر چند که این موارد بر اساس نوع صنعت متفاوت است، اما به طور کلی شامل هزینه‌ها، الزامات، نگرانی‌های امنیتی، محدودیت‌های نرم افزاری، محدودیت‌های سخت افزاری، پشتیبانی، آزمایشات پس از پروژه و… است.
بهتر است با تیم حقوقی داخلی مشورت کنید تا به شما برای پوشش دادن همه موارد مربوط به پروژه، کمک کند.
موارد مهم در تهیه سند SOW چیست؟
اما برای تهیه سند SOW باید به چه مواردی توجه کنیم؟ همان طور که اشاره کردیم، دامنه کاری خوب و کارآمد، به شما کمک می‌کند تا ملاحظات مهم تجاری را شناسایی کرده و اهداف پروژه خود را با ذینفعان آن به اشتراک بگذارید. هنگام نزدیک شدن به یک حوزه موارد زیر را مدنظر قرار دهید:
از زبان صریح، واضح و دقیق استفاده کنید تا همه موارد الزامات پروژه و نتایج مورد انتظار یکسان باشد. تهیه فهرستی از موارد قابل اندازه گیری، نقاط عطف و وظایف، شما را از سردرگمی در آینده نجات می‌دهد.
از تصاویر استفاده کنید، چرا که تهیه تصاویر بصری از ساختار شکست کار، فهم و درک اطلاعات را برای افراد سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند. همچنین، تصاویر به تیم پروژه کمک می‌کند خطرات، موانع و تنگناها را شناسایی کرده و به موقع و با موفقیت از آنها عبور کنند.
با ذینفعان پروژه همکاری کنید. درگیر کردن ذینفعان و همکاری با آنان می‌تواند در دراز مدت در وقت شما صرفه جویی کند و سوءتفاهم‌های آینده را نیز از بین ببرد.
چه زمانی یک سند SOW می تواند مفید باشد؟
محدوده کار، اساس یک پروژه برنامه ریزی شده است و می‌تواند به اجرای روان و سریع آن کمک کند. این سند می‌تواند به تیم و ذینفعان پروژه کمک کند تا در زمینه الزامات پروژه به توافق برسند. همچنین، خطرات بالقوه‌ای را که از تکمیل به موقع و موفق پروژه جلوگیری می‌کند را شناسایی کنند.
به عنوان مثال، ممکن است موقع تهیه پیش نویس محدوده کار، تیم پروژه شما متوجه شود که تحویل برنامه ریزی شده یک فعالیت با یک کار در حال انجام دیگر، در تضاد است. در این شرایط می‌توانید تغییراتی در جدول زمانی ایجاد کرده و بر اساس آن یک محدوده کار تنظیم کنید.
یک سند SOW می‌تواند به همسو کردن تیم شما در مورد جلوگیری از عقب ماندگی‌ها، کاهش هزینه‌های اضافی و در نهایت تحویل پروژه‌ها کمک کند.
به طور کلی، یک بیانیه کار موثر و کارآمد، از مشکلاتی مانند سردرگمی، ارتباطات غلط و اختلاف در زمینه دامنه فعالیت‌ها جلوگیری کرده و اجازه نمی‌دهد از نیازها و انتظارات، برداشت غلطی صورت گیرد. همچنین، انجام دوباره کاری‌های پرهزینه و زمان بر را نیز کنترل می‌کند.
و در انتها…
اکنون می‌دانیم سند SOW چیست، چگونه تهیه می‌شود و چه کاربردی دارد. همان طور که گفتیم، سند SOW یک توصیف از کل کاری است که قرار است انجام دهید. اگر قرار است پروژه شما جزئیات و دقت بالایی داشته باشد باید این موارد به دقت در مستند SOW بگنجانید تا بتوانید کارایی پروژه را تخمین زده و برآوردهای لازم را انجام دهید.