مدیریت موثر ریسک‌های پروژه با ساختار شکست ریسک (RBS)
زمان انجام پروژه، تمام موارد برنامه ریزی نشده و پیش بینی نشده‌ای که بر هزینه، زمان بندی و کیفیت پروژه اثر منفی می‌گذارند، با عنوان ریسک پروژه شناخته می‌شوند. مدیر پروژه باید بتواند ریسک‌ها را به طور موثر مدیریت کرده و پروژه را در مسیر درست قرار دهد. یکی از ابزارهای موجود برای مدیریت ریسک، ساختار شکست ریسک (RBS) است که در این مطلب راجع به آن صحبت می‌کنیم.
ساختار شکست ریسک (RBS) چیست؟
برای پاسخ به این سوال، ابتدا باید ساختار شکست کار یا WBS را بشناسیم.
شما برای اطمینان از درک درست اطلاعات پروژه به یک استراتژی موثر و مناسب نیاز دارید. بهترین نمونه ارزش ساختار در مدیریت پروژه، ساختار شکست کار (WBS) است که به عنوان ابزاری برای ساختار بخشیدن به فعالیت‌های انجام شده در تحقق اهداف پروژه شناخته می‌شود. هدف WBS، ارائه عملیات پروژه در بسته‌های سلسله مراتبی، قابل تعریف و قابل مدیریت است تا جایی که زمینه مناسبی برای برنامه ریزی، ارتباطات، گزارش دهی و پاسخگویی فراهم شود.
مطلب ساختار شکست کار چیست را بخوانید تا با این مفهوم و قواعد تهیه آن به خوبی آشنا شوید.
اما ساختار شکست ریسک rbs، یا Risk Breakdown Structure، یک ساختار سلسله مراتبی از مجموعه ریسک‌های بالقوه است که می‌تواند به تعیین ریسک‌های پیش روی پروژه، کمک کند. در واقع، RBS، کلیه ریسک‌هایی که ممکن است پروژه با آن روبرو شود را طبقه بندی و سازماندهی می‌کند. با پایین رفتن ساختار شکست کار (WBS)، میزان جزئیات مربوط به منابع تولید ریسک پروژه نیز افزایش پیدا می‌کند.
هر چند که ایجاد یک ساختار عمومی برای ریسک‌های پروژه می‌تواند مفید و کارآمد باشد، اما لزوما شامل تمامی ریسک‌های پروژه نیست. بنابراین بهتر است برای هر پروژه با توجه به ویژگی‌های خاص و صنعتی که به آن مرتبط است، نسبت به تهیه یک ساختار شکست ریسک مناسب اقدام کنید.
هدف فرآیند مدیریت ریسک، شناسایی و ارزیابی انواع خطرات است، تا بتوانید آنها را به وضوح درک کرده و به طور موثر مدیریت کنید.
فرآیند مدیریت ریسک معمولا در 5 مرحله انجام می‌شود:
- مدیریت ریسک طرح
- شناسایی ریسک
- تجزیه و تحلیل کمی و کیفی ریسک
- برنامه ریزی واکنش به ریسک
- نظارت و کنترل ریسک
کاربرد ساختار شکست ریسک چیست ؟
وقتی در یک سازمان، ساختار شکست ریسک پروژه تعریف شد، می‌توانید به روش‌های مختلف از آن استفاده کنید. برخی از RBS ها به آسان‌تر شدن فرآیند مدیریت ریسک در یک پروژه خاص کمک می‌کنند. در حالی که برخی دیگر با چندین پروژه مرتبط هستند.
در ادامه عمده‌ترین موارد کاربرد ساختار شکست ریسک های پروژه را مرور خواهیم کرد:
کمک به تعیین و شناسایی ریسک‌ها
از سطح اول ساختار شکست ریسک پروژه، می‌توانید به عنوان یک لیست سریع برای پوشش کامل تمام قسمت‌ها در طول مراحل شناسایی ریسک استفاده کنید. همچنین می‌توانید بر اساس تجربه ایجاد RBS های قبلی و با در نظر گرفتن پایین‌ترین سطح ساختار شکست ریسک پروژه و شناسایی تعدادی از ریسک‌های عمومی در هر منطقه، یک «چک لیست شناسایی ریسک» تهیه کنید. این چک لیست برای شناسایی وجود یا عدم وجود ریسک در پروژه‌های آینده به شما کمک می‌کند.
علاوه بر این، می‌توانید ساختار شکست ریسک پروژه را با الگوبرداری از خطرات شناسایی شده در پایین‌ترین سطوح RBS، برای تهیه ساختار فهرست ریسک‌های شناسایی شده با سایر روش‌ها به کار ببرید. انجام این کار، شکاف‌ها یا نقاط کور در شناسایی خطرات را به خوبی مشخص کرده و مانع انجام دوباره کاری می‌شود. همچنین نشان می‌دهد که آیا روش شناسایی ریسک، تمامی منابع بالقوه را در نظر گرفته یا نه.
در صورتی که RBS به شکل جامع و موثر تهیه شده باشد، شما را مطمئن می‌کند که همه منابع ایجاد ریسک پروژه، به درستی بررسی و ارزیابی شده‌اند.
بررسی و ارزیابی ریسک
ریسک‌های شناسایی شده را به عناصر مختلف RBS مرتبط کرده و هر کدام را از طریق منبع آن، دسته بندی کنید. با این دسته بندی، می‌توانید مناطق تمرکز ریسک در RBS و مهم‌ترین منابع ریسک پروژه را شناسایی کنید. این مسئله را با محاسبه اینکه در هر حوزه RBS چند ریسک وجود دارد، تعیین کنید.
به خاطر داشته باشید، از آنجا که ممکن است یک ناحیه RBS دارای ریسک‌های زیاد با شدت کم و ناحیه دیگر دارای ریسک‌های کمتر با شدت بیشتر باشد، بنابراین برای نشان دادن تعداد کلی ریسک‌های هر حوزه، تنها یک شمارش ساده کافی نیست، چرا که یک شمارش ساده نمی‌تواند شدت نسبی ریسک‌ها را در نظر بگیرد. بنابراین در نظر گرفتن «امتیاز ریسک» بر اساس مقیاس یا اندازه هر ریسک به صورت جداگانه، معیار مناسب‌تر و کارآمدتری است.
امکان مقایسه پروژه‌ها
از آنجا که ساختار شکست ریسک، نوعی چارچوب مشترک ارائه می‌دهد، میزان قرار گرفتن در معرض ریسک در پروژه‌های مختلف به راحتی قابل مقایسه است. سیستم RBS اجازه می‌دهد تا ریسک‌های مشخص شده در هر پروژه، به یک روش سازماندهی شده و به طور مستقیم مقایسه شوند.
ارائه گزارش ریسک
می‌توانید از نمونه ساختار شکست ریسک پروژه برای جمع آوری اطلاعات ریسک در یک پروژه به سطحی بالاتر، جهت ارائه گزارش به مدیران ارشد و بررسی جزئیات لازم برای گزارش اقدامات تیم پروژه استفاده کنید. گزارشاتی که به مدیران ارشد ارائه می‌دهید ممکن است شامل تعداد کل ریسک‌ها، یا نمره کل ریسک در سطوح بالای RBS و تحلیل گرافیکی روند ارائه شده باشد.
از آنجا که RBS برای گزارش ریسک، حذف یا کاهش ابهام و اشتباه بین پروژه‌ها یک زبان مشترک فراهم می‌کند، می‌تواند برای ارائه گزارش مدیران ارشد مورد استفاده قرار گیرد.
استفاده از اطلاعات به دست آمده برای پروژه‌های آینده
یکی از سخت‌ترین و مهم‌ترین کارها در بازبینی پروژه، ساختار دادن به اطلاعات است. به صورتی که بتوانید به این اطلاعات مراجعه کرده و آنها را در پروژه‌های آینده مورد استفاده قرار دهید. ساختار شکست پروژه می‌تواند برای تحلیل اطلاعات مربوط به ریسک، یک فرمت مشترک فراهم کند. آنالیزهای RBS ریسک‌هایی که به صورت مکرر اتفاق می‌افتند را مشخص کرده و با شناسایی ریسک‌های عمومی، آنها را برای پروژه‌های آینده ثبت می‌کنند. علاوه بر این، می‌توانید لیست‌های شناسایی ریسک را به روز رسانی و نگهداری کنید تا شامل خطرات رایجی باشد که به وسیله تحلیل RBS، پس از اتمام پروژه ایجاد می‌شوند.
مزایای ساختار شکست ریسک چیست؟
- شناسایی ریسک در سطوح بالای RBS را می‌توانید به عنوان یک لیست سریع برای اطمینان از پوشش کامل در مرحله شناسایی خطر مورد استفاده قرار دهید.
- چک لیست شناسایی ریسک می‌تواند بر اساس RBS، با در نظر گرفتن هر یک از پایین‌ترین سطوح RBS و شناسایی تعدادی از خطرات عمومی، بر اساس تجربه قبلی در هر حوزه ایجاد شود.
- می‌توانید از ساختار شکست ریسک برای ساختاربندی لیستی از خطرات شناسایی شده با سایر روش‌ها، به همراه ریسک‌های شناسایی شده در پایین‌ترین سطوح استفاده کنید. این کار، ضمن مشخص کردن شکاف‌ها و نقاط کور احتمالی در شناسایی ریسک، امکان هر گونه شمارش یا تکرار را نیز برای شما فراهم می‌کند.
- طراحی ساختار شکست ریسک پروژه می‌تواند به دو سوال اساسی شما پاسخ دهد:
- آیا روش شناسایی ریسک، همه منابع بالقوه ریسک را در نظر می‌گیرد؟
- آیا فعالیت شناسایی ریسک اضافی مورد نیاز است؟
- RBS به شما اطمینان می‌دهد که برای شناسایی ریسک، ساختار لازم ایجاد شده و تمام منابع مشترک ریسک، برای اهداف پروژه، بررسی شده‌اند.
- می‌توانید خطرات شناسایی شده را با تخصیص آنها به عناصر مختلف RBS، بر اساس منبع دسته بندی کنید. سپس مناطق تمرکز ریسک در RBS را شناسایی کرده و مشخص کنید کدام منابع ریسک برای پروژه اهمیت بیشتری دارند. این موضوع را می‌توانید به سادگی با شمارش تعداد خطرات هر منطقه RBS تعیین کنید. با این حال، یک تعداد کلی ساده از ریسک‌ها می‌تواند گمراه کننده باشد، چرا که شدت نسبی آنها در نظر گرفته نمی‌شود.
طبقه بندی خطرات بر اساس ساختار RBS، چگونه انجام می‌شود؟
طبقه بندی ریسک‌ها بر اساس ساختار شکست ریسک، بینش و آگاهی لازم در مورد چگونگی روبرو شدن با ریسک در پروژه را در اختیار شما قرار می‌دهد. این طبقه بندی شامل موارد زیر است:
- درک نوع ریسک در پروژه
- افشای مهم‌ترین منابع ریسک برای پروژه
- مشخص کردن علل اصلی خطرات، از طریق تجزیه و تحلیل تمایل
- نمایش دادن حوزه‌های وابستگی یا همبستگی در میان خطرات
- تمرکز توسعه واکنش به ریسک در مناطق پر خطر
- اجازه دادن به پاسخ‌های عمومی برای ایجاد علل اساسی یا گروه‌های وابسته به خطرات
و در انتها…
برای یک مدیریت ریسک موثر و موفق، لازم است از ریسک‌ها و خطرات احتمالی پیش روی پروژه‌های کسب و کار خود درک روشنی داشته باشید. یک چارچوب ساختار شکست ریسک (RBS)، با تجزیه منابع بالقوه ریسک به لایه‌های جزئی‌تر، برای شناسایی، ارزیابی و گزارش دهی ریسک به شما کمک می‌کند. علاوه بر این، با توانایی جمع آوری خطرات در سطوح مختلف، بینش جدیدی برای روبرو شدن با ریسک کلی پروژه ارائه می‌دهد. همچنین این توانمندی را دارد که به ابزاری مفید و باارزش برای درک و مدیریت ریسک‌های پروژه برای مدیران، تبدیل شود.
امروز در مورد ساختار شکست ریسک صحبت کردیم، کاربردهای این ساختار را آموختیم و با مزایای آن نیز آشنا شدیم.