ssrs چیست؟ با ابزار تهیه گزارشات مدیریتی آشنا شویم

زمان مطالعه: 8 دقیقه

این روزها برای ارائه گزارش در مایکروسافت، از 4 ابزار اصلی نرم افزار Ssrs، گزارش‌های موبایل Ssrs ، سیستم Power BI و Excel استفاده می‌شود. انتخاب هر کدام از این ابزارها به مواردی مانند: داده‌های موجود، مهارت‌ها، کاربرانی که از آنها پشتیبانی می‌کنید و تمایل کاربران به استفاده از گزارش‌ها، بستگی دارد. هر چند که هر کدام از این ابزارها برای یک مورد خاص، مطلوب و ایده آل هستند، اما در میان آنها همپوشانی قابل توجهی نیز وجود دارد.

امروز می‌خواهیم راجع به سرویس ssrs صحبت کنیم. ssrs ، نوعی بستر گزارشگری است که با ویژگی‌های خاص خود کار را برای تحلیلگران داده آسان‌تر کرده، چرا که با وجود این سیستم، گزارش‌ها با فرمت‌های جدیدی مانند جدول، نمودار و تصویر ارائه می‌شوند. با ما بمانید تا به شما بگوییم ssrs چیست و چه کاربردهایی دارد.

ssrs چیست؟

SSRS مخفف عبارت SQL Server Reporting Services و یک سیستم نرم افزاری تولید گزارش است که برای اولین بار در سال 2004 توسط شرکت مایکروسافت معرفی شد. این پلتفرم مبتنی بر سرور، می‌تواند برای تولید و ارائه انواع گزارشات تعاملی مانند جداول، نمودارها، نقشه‌ها و تصاویر مورد استفاده قرار گیرد.

سایت wikipedia، سوال ssrs چیست را به شکل زیر پاسخ می‌دهد:

SSRS، نوعی سیستم نرم افزاری تولید گزارش مبتنی بر سرور است که از مجموعه خدمات مایکروسافت SQL Server، مانند SSAS (سرویس تجزیه و تحلیل سرور SQL) و SSIS (سرویس یکپارچه سازی سرور SQL) استفاده می‌کند.

این سرویس به عنوان یک راه حل برای کسب و کارهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که نیاز به ایجاد گزارشات سفارشی از منابع مختلف داده مانند پایگاه‌های داده SQL و سایر منابع خارجی دارند.

گزارش‌های ssrs، از طریق یک پورتال مرکزی قابل دسترس هستند. مجوزها را نیز می‌توانید در سطح سایت یا در گزارش‌های جداگانه تعیین کنید. این موضوع به شما امکان می‌دهد تا یک مجموعه مجزا از مجوزها را داشته باشید که در صورت کار با داده‌های مالی و حسابرسی می‌تواند مهم باشد.

کاربردهای ssrs چیست؟

اما اگر می‌خواهید بدانید کاربردهای ssrs چیست و این نرم افزار برای چه مواردی استفاده می‌شود، باید بگوییم می‌توانید از این نرم افزار برای تهیه و ارائه گزارشات تعاملی و چاپی استفاده کنید. در واقع این سیستم به شما امکان می‌دهد تا از منابع داده‌ رابطه‌ای، چند بعدی و مبتنی بر XML، گزارشات جدولی و گرافیکی ایجاد کنید.

همچنین ssrs دارای یک ابزار زمان بندی داخلی برای اجرای گزارشات اولیه از طریق ایمیل، SharePoint و به اشتراک گذاری فایل‌ها است.

می‌توانید از نرم افزار ssrs به روش‌های مختلف و با سایر سیستم‌ها برای طراحی و ساخت گزارشات تجاری استفاده کنید.

خدمات گزارش دهی SQL را می‌توانید با ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار، برای خودکارسازی گزارش‌ها، انتقال داده‌ها به پایگاه‌های مختلف و هدایت وظایف بر اساس رویدادها مورد استفاده قرار دهید.

بخش مدیریت پرداخت سازمان‌ها نیز می‌توانند از خدمات گزارش دهی سرور SQL برای تولید، تحلیل خلاصه اطلاعات فروشنده، گزارش نیازهای نقدی فروشنده و تمامی جزئیات تاریخچه تراکنش استفاده کند.

ممکن است واحد حقوق و دستمزد سازمان نیز از این سیستم برای ایجاد و به روز رسانی گزارش دستمزد، ثبت درآمد، ساعت کاری کارکنان و سوابق پرداخت پرداخت استفاده کند.

انواع گزارش‌های ssrs چیست؟

گزارش‌های ssrs بسیار متنوع‌اند و هر کدام برای نمایش داده‌ها روش منحصر به فرد خود را دارند. در این بخش انواع گزارش‌های ssrs را به شما معرفی می‌کنیم.

گزارشات Snapshot

Snapshot در ssrs گزارشات از پیش تعریف شده‌ای هستند که با هدف ارائه «عکس فوری» از مجموعه داده‌های فعلی که با ssrs ردیابی شده‌، ساخته می‌شوند. یک گزارش فوری در ssrs نشان دهنده داده‌های بازیابی شده در یک زمان خاص است که به مدیران امکان می‌دهد گزارشات درخواستی یا برنامه ریزی شده ایجاد کرده و برای دسترسی آسان، آنها را در سرور ذخیره کنند.

انجام این کار با حذف نیاز به چندین کاربر برای اجرای گزارش‌های یکسان، بار سرورها را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

یک گزارش فوری معمولا بر اساس یک برنامه زمان بندی مشخص ایجاد می‌شود و کاربران هر موقع که بخواهند می‌توانند به عکس فوری گزارش دسترسی پیدا کنند.

گزارشات پارامتری

این گزارش‌ها بر اساس مقادیر ورودی طراحی و تنظیم می‌شوند. در واقع گزارش پارامتری ssrs ، در زمان اجرا از ورودی‌ داده‌های تنظیم شده توسط کاربران استفاده می‌کند. این دسته از گزارش‌ها معمولا برای فیلتر کردن گزارش‌ها با داده‌های مرتبط مورد استفاده قرار می‌گیرند.

گزارشات موقت

گزارش موقت ssrs ، یک عملکرد گزارش دهی مستقل است که در صورت نیاز توسط کاربران ایجاد می‌شود. با این گزارش کاربران می‌توانند سوالات خود را بپرسند و داده‌ها را بررسی کنند، تا به پاسخ سوال خود برسند.

گزارشات صفحه بندی شده

این نوع، به تعداد صفحات یک گزارش و نحوه چیدمان موارد آن در این صفحات اشاره می‌کند. به خاطر داشته باشید که صفحه بندی در خدمات گزارش، بسته به پسوند رندری که برای مشاهده و ارائه گزارش استفاده می‌کنید، متفاوت است.

گزارشات کلیک

گزارش کلیک گزارشی است که اطلاعات دقیق و کاملی در مورد داده‌های موجود در گزارش اصلی ارائه می‌دهد. این گزارش‌ها به صورت خودکار توسط سرور گزارش تولید می‌شوند.

زمانی که کاربران بر روی داده‌های تعاملی موجود در گزارش اصلی، کلیک کنند، یک گزارش کلیک نمایش داده می‌شود.

گزارشات Drilldown

اگر می‌خواهید بدانید گزارش Drilldown در ssrs چیست، باید بگوییم گزارش Drilldown، اطلاعات را به صورت خلاصه به کاربران نمایش می‌دهد و به آنها امکان می‌دهد تا با کلیک بر روی نماد مثبت و منفی، اطلاعات دقیق‌تری را مشاهده کنند.

گزارشات حفاری

گزارش حفاری در ssrs ، گزارشی است که کاربران آن را با کلیک بر روی پیوندی در سایر گزارش‌ها باز می‌کنند. این گزارش‌ها معمولا حاوی جزئیات لازم در مورد موضوع گزارش اصلی هستند.

گزارشات‌ پیوندی

این گزارش، با حفظ تعریف گزارش اصلی، دسترسی به گزارش موجود را نیز فراهم می‌کند. به خاطر داشته باشید که یک گزارش پیوندی، همیشه شامل طرح بندی و ویژگی‌های منبع داده گزارش اصلی است. اما سایر ویژگی‌ها و تنظیمات آن می‌تواند با گزارش اصلی متفاوت باشد.

گزارشات‌ فرعی

یک گزارش فرعی در ssrs ، گزارشی است که برای جاسازی یک گزارش در گزارش دیگر (معمولا در همان فایل گزارش اصلی) مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر، این گزارش در بدنه گزارش اصلی نمایش داده می‌شود.

گزارشات ذخیره شده

این گزارشات به شما امکان می‌دهند تا از تمامی گزارشات موجود در سیستم خود یک کپی داشته باشید. آنها برای کاهش تعداد درخواست‌های پردازش و زمان بازیابی گزارش‌های طولانی به شما کمک می‌کنند. بنابراین سرعت آنالیز داده‌ها را تا حد زیادی افزایش می‌دهند.

گزارشات تمرینی

گزارشات تمرینی به کاربران کمک می‌کنند تا پیچیدگی گزارش‌ها را آسان‌تر درک کنند. به کمک این گزارش‌ها کاربران می‌توانند اطلاعات موجود در گزارشات را به صورت درست و کامل بازیابی کنند.

عناصر مورد استفاده در گزارشات ssrs چیست؟

اما در گزارشات ssrs از چه عناصری می‌توانید استفاده کنید؟ همان طور که اشاره کردیم، سرویس ssrs امکان استفاده از تمامی عناصر متداول در تهیه گزارشات مانند جدول، نمودار، تصویر و نقشه را برای کاربران فراهم می‌کند.

همچنین این قابلیت را دارد که افراد از طریق سیستم Subscription، یک اشتراک سفارشی دریافت کنند و در زمان‌های مشخص (ساعتی، روزانه، هفتگی و…) گزارشات مورد نیاز خود را در یک پوشه مشخص دریافت کنند.

علاوه بر این، آموزش ssrs به شما کمک می‌کند تا بتوانید گزارشات را در نرم افزارهای تحت وب دریافت کرده و از طریق SharePoint، به کاربران ارائه دهید.

اجزای یک گزارش در ssrs چیست؟

شما در هر ابزار یا نرم افزار گزارش گیری باید 3 بخش را به هم متصل کنید تا یک گزارش ایجاد شود.

1. چگونه به داده‌ها دسترسی پیدا کنیم؟

قبل از هر چیز باید بدانید منبع داده‌های شما کجاست؟ یعنی پایگاه داده‌های شما دقیقا بر روی چه کامپیوتری قرار گرفته و چگونه می‌توانید به آن دسترسی پیدا کنید؟

از آنجا که بر روی هر کامپیوتر چندین پایگاه داده وجود دارد، باید مشخص کنید هدف شما دقیقا کدام پایگاه‌ داده است و برای اتصال به آن به چه مجوزهایی نیاز دارید؟

2. به کدام بخش از داده‌ها نیاز داریم؟

بعد از مشخص کردن منبع داده‌ها، حالا باید تعیین کنید که دقیقا کدام بخش از پایگاه داده را می‌خواهید؟

به کدام جدول‌ها، ستون‌ها و سطرهای آنها نیاز دارید؟

به خاطر داشته باشید که برای تهیه گزارش، معمولا به تمام داده‌ها و جداول نیاز ندارید، پس لازم است موارد مدنظر خود را انتخاب کنید.

3. چگونه داده‌ها را نمایش دهیم؟

پس از طی دو مرحله قبل، حالا این موضوع مطرح می‌شود که چگونه داده‌ها را نمایش دهیم که تاثیرگذاری بیشتری داشته باشند؟

مواردی مانند نوع تعامل با کاربران، انتخاب رنگ، فونت، نوع نمودار و… در این بخش مطرح می‌شوند.

ویژگی‌های مهم ssrs چیست؟

تا اینجا دانستیم ssrs چیست، چه کاربردی دارد و چه گزارشاتی ارائه می‌دهد. در این بخش می‌خواهیم راجع‌به ویژگی‌های ssrs صحبت کنیم.

• سیستم ssrs محیط ساده‌ای دارد، کار با این نرم افزار نیز بسیار ساده است. بنابراین کاربران این نرم افزار بدون نیاز به دانش و مهارت تخصصی به راحتی می‌توانند از خدمات و ویژگی‌های آن استفاده کنند.

• از دیگر ویژگی‌های این سیستم، این است که یک اتصال مبتنی بر شبکه جهانی وب فراهم می‌کند و شما می‌توانید به راحتی گزارشات را در آن بارگذاری کنید. به این ترتیب، در هر زمان و هر جایی که باشید می‌توانید به راحتی به گزارشات دسترسی پیدا کنید.

• امنیت، یکی دیگر از ویژگی‌های ssrs است. موقع کار با این نرم افزار می‌توانید تعیین کنید که کدام افراد به کدام گزارشات دسترسی داشته باشند.

• سیستم ssrs ، تنظیمات اندازه گیری و ساخت نمودار برای نمایش داده‌های KPI را به سادگی فراهم می‌کند.

مزایای سرویس ssrs چیست؟

همان طور که می‌دانید، مزایای نرم افزارهاست که شما را به استفاده از آنها تشویق می‌کند. سیستم ssrs نیز مزایای زیادی دارد که در ادامه راجع به آن‌ها صحبت می‌کنیم.

• تولید گزارش با ssrs نسبت به سایر روش‌ها، سریع‌تر و کم هزینه‌تر است.

• از آنجا که این سیستم مبتنی بر سرور است، می‌تواند گزارش‌ها را از طریق وب ایجاد و توزیع کند.

• سرویس ssrs ، دسترسی موثر و کارآمد کاربران به اطلاعات موجود در پایگاه داده مانند MS SQL، Oracle و… را فراهم می‌کند.

• برای شروع کار با این نرم افزار به مهارت‌های تخصصی خاصی نیاز ندارید.

• با این سیستم قادر خواهید بود گزارش‌های را سریع‌تر تولید کرده و به متقاضیان تحویل دهید.

• سیستم ssrs از داده‌های جدید و به روز استفاده می‌کند

• این سیستم امنیت بالایی دارد و بر اساس روش مبتنی بر نقش تعریف می‌شود که می‌توانید آن را برای فایل‌ها و گزارش‌های مختلف پیاده سازی کنید.

• سرویس SSRS زمینه و مقدمات لازم را برای برای تصمیم‌گیری بهتر مدیران فراهم می‌کنند.

محدودیت‌های سرویس ssrs چیست؟

موقع کار با این نرم افزار نیز مانند هر پلتفرم دیگری ممکن است با نقاط ضعفی روبرو شوید که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:

• از آنجا که این سرویس تنها برای ویندوز اجرا می‌شود، استفاده از آن محدودیت‌هایی را به همراه دارد.

• در ssrs ، هیچ دکمه‌ای برای پرینت صفحه وجود ندارد. بنابراین برای چاپ هر گزارش باید آن را به محیط‌های دیگری مانند Word یا Excel ببرید.

• در تمامی گزارشات، پارامترهایی وجود دارد که باید توسط کاربران پذیرفته شود.

• ایجاد تغییر در کدهای سفارشی نرم افزار ssrs ، بسیار مشکل است.

• این سیستم برای انتقال مقادیر زیر گزارش به گزارش اصلی، هیچ راهکاری ارائه نمی‌دهد.

• کاربر نرم افزار نمی‌تواند شماره صفحات را در گزارش‌های خود درج کند.

• اما با توجه به ویژگی‌های مثبت و منفی سرویس ssrs ، باید بررسی کنید که استفاده از این سیستم برای کسب و کار شما مناسب است یا نه.

و در انتها…

امیدواریم این مطلب برای شما مفید بوده باشد. امروز سعی کردیم به طور کامل توضیح دهیم که ssrs چیست و چه کاربردهایی دارد. یادتان باشد که این نرم افزار، سرعت تحلیل داده‌ها و ایجاد گزارشات در کسب و کار را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد و شما را به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کند.