تجزیه و تحلیل کسب و کار در 8 مرحله

زمان مطالعه: 7 دقیقه

کسب و کارها همیشه به دنبال حل مشکلات موجود و استفاده از فرصت‌های مختلف هستند. برای رسیدن به این اهداف، باید مشکلات را شناسایی کنند، راه حل‌های مناسب آنها را پیدا کنند، مناسب‌ترین راه حل را از میان راه حل‌های ارئه شده در نظر بگیرند و در نهایت بررسی کنند که چگونه می‌توانند این راه حل را به درستی اجرا کنند.

مجموعه این فعالیت‌ها با عنوان فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار شناخته می‌شود. تا پایان این مطلب همراه ما باشید تا با تحلیل کسب و کار و مراحل انجام آن آشنا شویم.

تحلیل کسب و کار چیست؟

تحلیل کسب و کار، فرآیندی برای تشخیص نیازهای کسب و کار است و برای مشکلات مختلف کسب و کار راه حل‌هایی پیدا و ارائه می‌کند. به بیان دیگر، تحلیل کسب و کار، شامل یک سری وظایف و تکنیک‌هاست که میان سهامداران و ذینفعان ارتباط ایجاد کرده و به آنها کمک می‌کند تا ساختارها، سیاست‌ها و عملیات‌های مختلف سازمان را درک کنند. به این ترتیب آنها می‌توانند برای رسیدن کسب و کار به اهداف خود، راه حل‌هایی ارائه دهند.

تحلیل کسب و کار بر روی نوآوری‌های مختلف در سازمان انجام می‌شود. این نوآوری‌ها ممکن است استراتژیک، تاکتیکی یا عملیاتی باشند. همچنین، ممکن است در محدوده یک پروژه یا در سراسر سازمان به اجرا گذاشته شود.

می‌توانید از تحلیل کسب و کار برای درک وضعیت فعلی، مشخص کردن وضعیت آینده و همچنین تعیین فعالیت‌ها و اقدامات لازم برای انتقال از وضعیت فعلی به وضعیت آیند استفاده کنید.

استاندارد تحلیل کسب و کار از چشم اندازهای مختلف قابل اجراست. راهنمای BABOK برخی از این چشم اندازها را توصیف کرده که عبارتند از چابکی سازمانی، هوش تجاری، فناوری اطلاعات، معماری کسب و کار و مدیریت فرآیند کسب و کار.

این چشم اندازها مانند یک ذره بین هستند که از طریق آنها، فردی که فرآیند تحلیل تجاری را انجام می‌دهد، فعالیت‌های کاری خود را بر اساس وضعیت فعلی کسب و کار، مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌د‌هد.

در مطالب آینده چارچوب BABOK را به طور مفصل به شما معرفی خواهیم کرد.

چرا تحلیل کسب و کار مهم است؟

تحلیل کسب و کار بخشی از برنامه هر کسب و کار برای به حداقل رساندن میزان خطرات و ریسک‌هاست، چرا که همه کسب و کارها با اختلال و مشکل روبرو می‌شوند. این موضوع می‌تواند در قالب شکست تامین کنندگان، اختلافات کاری، حملات سایبری و… نمود پیدا کند.

علاوه بر این، بسیاری از کسب و کارها علاوه بر انجام فعالیت‌های معمول و روزمره خود در راستای استفاده از فرصت‌ها و مقابله با مشکلات، باید پروژه‌های اعمال تغییرات سازمانی، بهبود فرآیندها، توسعه یک محصول یا خدمت جدید را نیز طراحی و تعریف کنند.

به عنوان مثال، وقتی کسب و کار شما در شرایط رکود اقتصادی و کاهش قدرت خرید مشتریان، با کاهش فروش روبرو می‌شود، چه اقداماتی باید انجام دهد؟

یا در شرایطی که با افزایش نرخ برابری ارز و خروج یکی از رقبا از بازار، فرصت دارید که سهم بازار خود را افزایش دهید، چگونه می‌توانید از این فرصت به بهترین شکل ممکن استفاده کنید؟

چگونه و با چه راهکارهایی می‌توانید نقطه ضعف‌ها و مشکلات موجود در فرآیندها یا محصولات خود را شناسایی کرده و برای حل آنها برنامه ریزی کنید؟

تحلیل کسب و کار می‌تواند برای تمامی این سوالات راه حل‌های کارآمد و مناسب پیدا کند.

تحلیلگر کسب و کار کیست؟

سایت wikipedia، تحلیلگر کسب و کار را به صورت زیر تعریف می‌کند:

تحلیلگر کسب و کار (Business Aanalyst) یا BA، شخصی است که فرآیندهای تجاری، محصولات، خدمات و نرم افزارها را از طریق تجزیه و تحلیل داده‌ها پردازش، تفسیر و مستند سازی می‌کند.

تحلیلگران کسب و کار، وظایف تحلیل کسب و کار مشخص شده در راهنمای BABOK را صرف نظر از عناوین شغلی یا نقش سازمانی انجام می‌دهند. آنها مسئولیت کشف، ترکیب و آنالیز اطلاعات گردآوری شده از منابع مختلف درون یک سازمان را که شامل ابزارها، فرآیندها، مستند سازی‌ها و ذینفعان است، بر عهده دارند. تحلیلگر کسب و کار، مسئول شناسایی و واضح نمودن نیازهای واقعی ذینفعان است تا مسائل زیربنایی و دلایل مختلف به خوبی مشخص شوند.

شما به عنوان یک تحلیلگر باید بدانید چگونه بین اهداف سازمان و اهداف واقع گرایانه ارتباط ایجاد کنید. علاوه بر این، لازم است برای رسیدن به این اهداف واقعی، یک برنامه جامع و مفصل طراحی کنید.

همان طور که اشاره کردیم، وظیفه تحلیلگران کسب و کار این است که اطلاعات ارائه شده توسط مشتریان، مدیران، کارکنان، متخصصان فناوری اطلاعات و افرادی که با سازمان در تعامل هستند، تحلیل و ترکیب ‌کنند. این نکته را هم بدانید که تحلیلگران، فقط بر روی خواسته‌های تعریف شده تمرکز نمی‌کنند، بلکه نیازهای واقعی ذینفعان را نیز استخراج کرده و ارتباط بین واحدهای سازمانی را تسهیل می‌کنند.

مواردی مانند:

• درک اهداف و مشکلات سازمان

• تحلیل و بررسی نیازها و راهکارها

• تعیین استراتژی

• ایجاد تغییر و تحول

• آسان‌تر کردن فرآیند همکاری با ذینفعان و…

از جمله فعالیت‌هایی که توسط تحلیلگر کسب و کار انجام می‌شود.

مهارت‌های لازم برای یک تحلیلگر کسب و کار چیست؟

موارد زیر از مهم‌ترین مهارت‌های یک تحلیلگر کسب و کار به شمار می‌رود:

• مهارت‌های ارتباط بین فردی و مشاوره

• مهارت‌های ارتباط شفاهی و کتبی

• مهارت‌ تفکر تحلیلی

• مهارت‌های حل سئله

• آگاهی از ساختار کسب و کار

• مهارت‌های سازمانی

• دقت بالا و توانایی تکمیل جزئیات

• توانایی تجزیه و تحلیل هزینه‌ها

• توانایی مدل سازی فرآیندها

• توانایی درک شبکه، پایگاه داده و سایر تکنولوژی‌ها

مراحل تحلیل کسب و کار چیست؟

در این بخش راجع به 8 مرحله‌ای صحبت می‌کنیم که تحلیلگران، برای تحلیل کسب و کار، باید از آن‌ها پیروی کنند.

مرحله1: اطلاعات لازم را جمع آوری کنید

این مرحله، مهم‌ترین بخش در فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار به شمار می‌رود، چرا که نمونه تحلیل کسب و کار، همیشه با جمع آوری مقدار قابل توجهی از اطلاعات مربوط به پروژه آغاز می‌شود. از آنجا که تحلیلگران کسب و کار باید دامنه، الزامات و اهداف کسب و کار را به طور واضح مشخص کنند، بنابراین اختصاص دادن زمانی برای گردآوری برخی اطلاعات اساسی، کاملا ضروری است.

تحلیلگران کسب و کار در این مرحله وظیفه دارند:

• نقش خود را به عنوان تحلیلگر کسب و کار مشخص کنند.
• ذینفعان اصلی را تعیین کنند.
• سیستم کسب و کار و فرآیندهای موجود را به طور صریح و دقیق درک کنند.
• گذشته پروژه به طور کامل شناسایی و بررسی کنند.

دغدغه بعدی در این مرحله، شناسایی شرایط و موقعیت‌های تاثیرگذار است. تحلیلگران باید در جست‌وجوی شرایطی باشند که بتواند بر رویکرد استراتژیک یک پروژه تاثیرگذار باشد.

یکی از ابزارهای مفید و کارآمد برای این منظور، تجزیه و تحلیل PESTLE است که برای ارزیابی 6 نیروی مهم خارجی کاربرد دارد. این 6 نیرو عبارتند از: شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، تکنولوژیکی، حقوقی و مسائل اخلاقی.

یکی دیگر از راه حل‌های موثر در این زمینه، چارچوب پنج نیروی Porter است که جهت شناسایی عواملی که می‌توانند بر پروژه فشار ایجاد کنند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این 5 نیرو شامل رقبا، خریداران، تامین کنندگان، جایگزین‌ها و تازه واردها هستند. بررسی و ارزیابی این نیروها در تعیین میزان تاثیر آنها بر پروژه، کمک قابل توجهی می‌کند.

مرحله2: اهداف اصلی کسب و کار را مشخص کنید

اکنون تحلیلگران باید استراتژی‌ها و اهداف کسب و کار را تعیین کنند. انجام این کار به آنها و مدیران پروژه کمک می‌کند تا تمرکز خود را بر روی چشم انداز پروژه حفظ کنند.

یک تحلیلگر کسب و کار در این مرحله مسئولیت‌هایی بر عهده دارد، از جمله اینکه:

• انتظارات ذینفعان را شناسایی کند.
• نسبت به صراحت و قابل دستیابی بودن اهداف کسب و کار اطمینان داشته باشد.
• مطمئن باشد که اهداف کسب و کار، زمینه را برای تعیین قلمرو و محدوده تجزیه و تحلیل، فراهم می‌کند.

خوب است بدانید که تکنیک‌هایی مانند تجزیه و تحلیل SWOT و تنظیم هدف SMART، برخی از تکنیک‌های اثبات شده و کارآمد برای این مرحله به شمار می‌روند.

مرحله3: محدوده تجزیه و تحلیل کسب و کار را مشخص کنید

بهتر است یک عبارت واضح، دقیق و کامل را به عنوان دامنه تعریف کنید. این به عنوان یک مفهوم پیشبرد، به اعضای تیم شما کمک می‌کند تا نیازهای کسب و کار را بهتر درک کنند. به خاطر داشته باشید که دامنه، نوعی راهنما برای تمام مراحل فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار است.

تحلیلگر کسب و کار در این مرحله باید:

• از محدوده و حوزه تحلیل کسب و کار، یک پیش نویس واضح و دقیق تهیه کند.
• در مورد ماهیت، فناوری و تغییرات فرآیندی، راه حل مناسب و موثر ارائه دهد.

مرحله4: برنامه تجزیه و تحلیل کسب کار خود را ایجاد کنید

برنامه ریزی، یکی از عوامل مهم برای موفقیت هر پروژه است. یک تحلیلگر کسب و کار با همراهی صاحب پروژه، می‌تواند برنامه‌ای مفید جهت ارائه الزامات، طراحی و تدوین کند. این برنامه بسیاری از سوالات شما و تیم شما را در مورد پروژه پاسخ می‌دهد، در فرآیند تجزیه و تحلیل شفافیت ایجاد می‌کند و به شما کمک می‌کند الزامات پروژه را به طور دقیق تعریف کنید.

مسئولیت‌هایی که در ایجاد یک برنامه تحلیل کسب و کار دخالت دارند، عبارتند از:

• انتخاب مناسب‌ترین اقلام قابل تحویل در زمینه تجزیه و تحلیل کسب و کار
• تعریف فهرست خاص خروجی‌های تحلیل کسب و کار، این فهرست باید ضمن پوشش کامل دامنه، ذینفعان را نیز شناسایی کند.
• طراحی جدول زمانی برای تکمیل اقلام قابل تحویل کسب و کار

مرحله 5: الزامات را با جزئیات تعریف کنید

الزامات و نیازمندی‌ها را به طور دقیق، شفاف و قابل اجرا تعریف کنید، چرا که الزامات دقیق، اطلاعات لازم را برای تدوین راه حل‌ها و راهکارها در اختیار تیم پیاده سازی قرار می‌دهد.

مهم‌ترین مسئولیت‌های تحلیلگر کسب و کار در این مرحله عبارت است از:

• جمع آوری اطلاعات
• تجزیه و تحلیل اطلاعات
• استفاده از اطلاعات برای تهیه پیش نویس اولیه
• بررسی و اعتبار سنجی محصولات خروجی
• طراحی سوالات مناسب برای از بین بردن شکاف‌ها

مرحله6: از اجرای فنی حمایت کنید

شما به عنوان یک تحلیلگر باید به هر روش ممکن، به تیم فنی کمک کنید. از آنجا که بسیاری از راه حل‌ها به استفاده از نرم افزار نیاز دارند، تحلیلگر کسب و کار باید در کنار تیم‌های IT فعالیت کند.

در طی این فرآیند، وظایف اصلی تحلیلگران کسب و کار به صورت زیر است:

• طراحی و بازبینی راه حل نهایی
• به روز رسانی و بسته بندی مستندات مورد نیاز
• همکاری با متخصصان تضمین کیفیت
• اطمینان از درک اهمیت الزامات فنی
• مدیریت تغییرات
• آمادگی برای پاسخ به سوالات و کمک به حل برخی مشکلات

مرحله7: در اجرای راه حل به سازمان کمک کنید

این مرحله شامل ایجاد مستندات روشن و دقیق، به همراه آموزش کاربران نهایی است. هدف این مرحله، اطمینان از آمادگی همه اعضای تیم برای پذیرش تغییرات است. در صورتی که یک سازمان نتواند به درستی از راه حل‌ها استفاده کند، دستیابی به اهداف سخت و پیچیده می‌شود. بنابراین، تحلیلگر کسب و کار باید در این مرحله برای حمایت از کسب و کار، مشارکت موثر داشته باشد.

وظایف تحلیلگران کسب و کار در این مرحله به شرح زیر است:

• تحلیل و توسعه اسناد فرآیند کسب و کار (این اسناد به شما خواهد گفت در روند کسب و کار چه تغییراتی باید ایجاد شود).
• آموزش کاربران نهایی، تا آنجا که تمامی فرآیندها و تغییرات را به خوبی درک کنند.
• همکاری با کاربران کسب و کار

مرحله8: ارزش ایجاد شده توسط راه حل را ارزیابی کنید

در طول فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار، مراحل زیادی وجود دارد. در طول تحلیل کسب و کار، نتایج و جزئیات مورد بررسی قرار می‌گیرند، مشکلات حل می‌شوند، روابط شکل می‌گیرند و تغییرات مدیریت می‌شوند. به این ترتیب می‌توانید ارزش ایجاد شده توسط راه حل‌ها را بررسی و ارزیابی کنید.

مسئولیت‌های اصلی تحلیلگر کسب و کار در این مرحله شامل:

• ارزیابی پیشرفت واقعی
• انتقال نتایج به حامیان پروژه، تیم پروژه و سایر اعضای سازمان
• پیشنهاد پروژه‌های پیگیری
• مسئولیت‌های یک تحلیلگر کسب و کار

و در انتها…

همان طور که گفتیم، ایجاد تغییر در کسب و کار شما، با مشخص کردن نیازمندی‌ها و پیشنهاد راهکارهایی که برای ذینفعان خلق ارزش کند، محقق می‌شود. این فرآیند به سازمان امکان می‌دهد تا نیازها و دلیل اصلی تغییر در سازمان را به طور واضح شرح داده و راهکارهایی را طراحی کند که ارزش آفرین باشند.