دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMO) چیست؟ عملکرد موثر فرآیندها با BPMO
حجم فعالیت کسب و کارها هر روز در حال افزایش است و عملکرد آنها نیز هر روز پیچیده‌تر می‌شود. به همین دلیل، یکی از مواردی که در مدت اخیر مورد توجه قرار گرفته، لزوم ایجاد دفتر مدیریت فرآیند (BPM) در سازمان‌هاست. مدیران فرآیندهای کسب و کار با یک دید جامع از استراتژی‌های سازمان، دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار را تشکیل می‌دهند تا مسیر مورد نظر را با موفقیت بیشتری دنبال کنند. این مطلب را تا انتها بخوانید تا به شما بگوئیم دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار چیست،چه کاربردی دارد و چگونه ایجاد می‌شود.
دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management Office) یا BPMO، هیئت یا کمیته‌ای است که مسئولیت ساختاردهی، تضمین عملکرد و مدیریت فرآیندهای کسب و کار را بر عهده دارد. راه‌اندازی این هیئت برای موفقیت در عملکرد کسب و کارها ضروری است، چرا که حجم فعالیت‌ها معمولا زیاد است و هر روز پیچیده‌تر می‌شود. بنابراین، برای مقابله با تغییرات دائمی بازار، کسب و کارها باید آمادگی لازم را داشته باشند. این کمیته، مسئول ساختاردهی و تضمین عملکرد BPM است. همچنین، میان دستورالعمل‌های استراتژیک سازمان و پیاده سازی و اجرای واقعی فرآیندهای کسب و کار ارتباط ایجاد می‌کند.
دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMO، تضمین می‌کند که زمان و فعالیت‌های شما برنامه‌ریزی شده، ساختار یافته و سازماندهی شده است و در نهایت می‌توانید به بهترین نتایج برسید.
یک کسب و کار با معماری سازمانی فرآیندگرا، فعالیت‌هایی را تعریف می‌کند که به صورت فرآیندهای متوالی برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند تا در نهایت به تحویل نهایی همسو با اهداف استراتژیک کسب و کار برسند. این جریان فرآیندها در تمام مراحل یک کسب و کار وجود دارد. از آنجا که از این جریان فرآیندی، نقشه برداری شده و برای همه ذینفعان قابل مشاهده است، می‌توانید آن را نظارت کنید، تجزیه و تحلیل کنید و یا تغییر دهید.
این بهینه سازی مداوم، علاوه بر بهبود کیفیت و کارایی کسب و کار و کاهش هزینه‌ها، مزیت رقابتی نیز برای کسب و کار شما ایجاد می‌کند.
در نهایت، دفتر مدیریت فرآیند، این تحولات را با هدف مشارکت کارکنان در کل فرآیند، شناسایی، پشتیبانی، مستند سازی و مدیریت می‌کند.
هدف از ایجاد دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
BPMO، باید ضمن گسترش فرهنگ BPM در سازمان، حس تعلق خاطر به کسب و کار را نیز در کارکنان تقویت کند. به صورتی که همه افراد سازمان، اهداف نهایی کار خود را در یک زمینه کلی درک کنند.
وقتی انگیزه و احساس تعلق در بین کارکنان ایجاد شود، فرآیندها به جای تبدیل شدن به بخشی از فعالیت‌های روزانه و تکراری، از فضای اداری خارج می‌شوند و هر فرد به تنهایی می‌تواند به راه‌اندازی و پیگیری پروژه‌ها بپردازد.
وظایف دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
یک دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار، وظایف زیر را بر عهده دارد:
- مدیران به منظور اطمینان از یک جریان منسجم و بروز خطاهای کمتر، باید تعریف کامل و دقیقی از استانداردسازی کیفیت فرآیندها ارائه دهند.
- باید در مورد اهداف و عملکردهای BPM، آموزش‌های لازم را به کارکنان ارائه دهد.
- جهت تجزیه و تحلیل، نقشه برداری و مدل‌سازی فرآیندها، افراد و ابزارهای مناسب و موثر را معرفی کند.
- تحول فرآیندها را نظارت، پیگیری کرده و گزارشات لازم را تهیه کند.
- مطمئن شود که فرآیندها با اهداف تجاری سازمان ادغام شده و با آن کاملا هماهنگ هستند.
ویژگی‌های دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
برخی ویژگی‌های دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار عبارت است از:
چند رشته‌ای است
تجربیات و دیدگاه‌های مختلف به ایجاد BPM جامع‌تر و نوآورانه‌تر کمک می‌کند.
مستقل است
دفتر BPM، به جای وابستگی به حوزه‌های خاص یک کسب و کار، به مدیریت اجرایی وابسته است.
چشم‌انداز استراتژیک دارد
دفتر BPM همیشه به دنبال همسویی و هماهنگی اهداف استراتژیک با فرآیندهاست و این دانش را به تمامی حوزه‌های داخلی یک کسب و کار انتقال می‌دهد.
یکپارچگی را افزایش می‌دهد
این سیستم، یکپارچگی در میان حوزه‌های مختلف را ارتقا می‌دهد. چرا که مراحلی مانند نقشه برداری فرآیند به ارتباط بین مناطق مختلف برای درک و برآورده شدن همه نقاط یک فرآیند، نیاز دارد.
فرآیندهای خاص خود را دارد
دفتر مدیریت فرآیند، با طراحی و اجرای فرآیندهای خود، می‌تواند عملکردهای خود را بهینه سازی کند.
به نوآوری توجه می‌کند
یکی دیگر از ویژگی‌های دفتر مدیریت فرآیند، نوآوری است. این ویژگی همیشه باید وجود داشته باشد تا سازمان شما را در شرایط رقابتی نگه دارد. دفتر BPM، همیشه به دنبال رهکارهای جدید و خلاقانه برای اجرای انواع فرآیندها (خودکار و غیر خودکار) است.
چه افرادی در شکل گیری دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار نقش دارند؟
در ساختار سازمانی، دفتر مدیریت فرآیند، بعد از رهبر اجرایی و در کنار یک مالک فرآیند قرار می‌گیرد و موارد زیر را گردآوری می‌کند:
- تحلیلگر فرآیند: شخصی است که مسئول تجزیه و تحلیل معیارهای خاص، مدل‌سازی فرآیندهای (همان طور که هست»، پیشنهاد بهبود برای تغییر فرآیند و گزارش مشاهدات به مدیر ارشد فرآیند، مالک فرآیند و مدیران است.
- طراح فرآیند: با طراحی فرآیندهای جدید و تغییر فرآیندهای موجود به درک و نقشه برداری از فرآیندهای AS IS (همان طور که هست) و مدل‌سازی فرآیند TO BE (بهبود و حرکت به سمت شرایط ایده‌آل) کمک می‌کند.
- معمار فرآیند: معماران سازمانی، فرآیندها را مدل‌سازی کرده و آنها را در یک مخزن فرآیند پیاده سازی و نگهداری می‌کنند.
- مدیر ارشد فرآیند (CPO): این فرد، مدیریت فرآیند و تیم‌های دفتر را رهبری و از تمامی مراحل BPM پشتیبانی می‌کند. یک مدیر ارشد فرآیند با دید گسترده‌ای که از استراتژی‌های کسب و کار دارد، می‌تواند پیشرفت فرآیندها را هدایت کند تا همیشه با اهداف استراتژیک همسو و هماهنگ باشند.
راه‌اندازی یک دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار چگونه است؟
حتما به خاطر دارید که در مطالب گذشته راجع به دفتر مدیریت پروژه (PMO) صحبت کردیم و آن را یک واحد یا بخش معرفی کردیم که استانداردهای مدیریت پروژه در سراسر یک سازمان را تعریف، تضمین و حفظ می‌کند.
با توجه به ویژگی‌های دفتر مدیریت پروژه، ممکن است شما هم به فکر ایجاد یک دفتر مدیریت فرآیند بیفتید. در این بخش به شما خواهیم گفت برای راه‌اندازی BPMO باید چه مراحلی را طی کنید.
راه‌اندازی یک دفتر مدیریت فرآیند در 4 مرحله انجام می‌شود:
- ابتدا باید منابعی را که برای راه‌اندازی BPMO مورد نیاز است را تهیه کرده و برنامه‌ریزی خود را آغاز کنید. همچنین، در این مرحله باید موانعی که ممکن است ایجاد شوند را نیز پیش‌بینی کنید.
- سپس باید فرهنگ مدیریت فرآیند را در کل سازمان گسترش دهید. برای این کار، لازم است آگاهی افراد را از یک منطق عملکردی به یک منطق هدفمند تغییر دهید. منطق رویه‌ای و هدفمند، باعث همسویی افراد در جهت یک هدف واحد با به کارگیری فرآیندها می‌شود.
- اکنون زمان آن است که خط مشی‌ها و دستورالعمل‌های لازم برای پیشبرد فرآیندها ایجاد کرده و روش مناسبی برای مدیریت فرآیندها طراحی و اجرا کنید.
- و در نهایت، دفتر مدیریت فرآیند باید دانش مورد نیاز را با مدل‌سازی فرآیندها، به کارکنان سازمان آموزش دهد.
مدیریت و بهینه سازی فرآیندها در BPMS
برای کمک به عملکرد درست و دقیق دفتر مدیریت فرآیند، داشتن پشتیبانی از BPMS یا همان سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار اهمیت زیادی دارد. چرا که این سیستم، تمامی فرآیندها، اطلاعات و مستندات را خودکارسازی می‌کند و آنها را برای همه ذینفعان، در دسترس و قابل مشاهده می‌سازد. همچنین، به آنها امکان می‌دهد تا این موارد را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند.
پیاده سازی سریع و دقیق فرآیندهای الکترونیک در یک ساختار منسجم و یکپارچه، با نرم افزار BPMS راهبران
با فرآیندهای خودکار، می‌توانید علاوه بر یکی کردن تمام مراحل BPM در یک ابزار واحد، فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود ببخشید و به BPMO نیز اجازه دهید وظایف خود را به خوبی انجام دهد.
دلایل ایجاد دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
اما چرا کسب و کار شما به دفتر مدیریت فرآیند نیاز دارد؟ در این بخش دلایل ایجاد دفتر BPM را بررسی خواهیم کرد.
استقلال مدیر ارشد
یک دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار باید با مدیریت ارشد سازمان ارتباط مستقیم داده باشد. هر چه تداخل سایر مناطق کمتر باشد، علاوه بر حفظ استقلال مدیر ارشد، عملکرد دفتر نیز در زمینه بهینه سازی و کنترل فرآیندها بهتر خواهد بود.
رهبری شفاف و صریح
بدون طراحی و استقرار دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار، تعیین مدیر ارشد فرآیند (CPO) امکان پذیر نیست. این شخص نه تنها رهبری تیم را بر عهده دارد، بلکه به یک کانال ارتباطی برای سایر مدیرانی تبدیل می‌شود که نیاز به حمایت دارند. همچنین، او مسئول تعریف متدولوژی‌ها در حوزه‌های مختلف کسب و کار برای آسان‌تر کردن فرآیند جمع‌آوری شاخص‌های کلیدی عملکرد است.
متخصصان متمرکز
وظایف این افراد تنها به حوزه BPM اختصاص دارد. به همین دلیل، نسبت به سازمان و فرآیندهای آن دیدگاه وسیع‌تری دارند. همچنین آنها مسئول جمع‌آوری نیازمندی‌ها، تجزیه و تحلیل و مدل‌سازی فرآیندها هستند.
همسویی استراتژیک
وقتی فرآیندهای سازمان با دستورالعمل‌های استراتژیک آن هماهنگ باشد، استاندارد و ثبات مناسب در روش‌های کاربردی تضمین می‌شود. علاوه بر این، اعضای تیم تمرکز بالاتری خواهند داشت.
نتایج مفید
نشان دادن نتایج استفاده از BPMO به زمان زیادی نیاز دارد. پس بهتر است دفاتر مدیریت فرآیند، با در نظر گرفتن این موضوع، مزایای این چشم‌انداز بلند مدت را توضیح دهند و مطمئن شوند این نتایج همیشه برای سازمان مفید است.
چند رشته‌ای
دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار همیشه برای اضافه کردن هر فردی که مدیریت ارشد فکر می‌کند می‌تواند به پیشبرد کار کمک کند، فضای کافی دارد. بنابراین می‌تواند به بررسی و تایید شاخص‌های مختلف کمک کند.
مرجع ماهر و متخصص
اعضای BPMO ، در زمینه مدیریت فرآیندها آموزش‌های لازم دریافت کرده‌اند و یا تخصص‌های خود را توسعه داده‌اند، بنابراین در کار خود کاملا ماهر هستند. دانش و تخصص این افراد امکان جستجو برای یافتن بهترین راه‌حل‌ها را فراهم می‌کند و سایر بخش‌ها در صورت نیاز می‌توانند به دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار تکیه کنند.
کاهش تعارضات
یک دفتر BPM می‌تواند در حوزه‌های درگیر فرآیندها به عنوان یک واسطه عمل کند. به این معنی که تصمیمات را متمرکز کرده و برای دستیابی به اهداف استراتژیک، انتخاب‌های لازم را انجام دهد. بدون اینکه بخش دیگری را مورد توجه قرار دهد.
پشتیبانی از سایر بخش‌ها
دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار، با حمایت و کمک به مدیران متخصص، از درستی مدیریت موارد مختلف و تحلیل شاخص‌ها اطمینان پیدا می‌کند.
سرمایه‌گذاری با بازده تضمین شده
با اجرای درست و کامل دفتر مدیریت فرآیندها، یک سازمان به مرور متوجه کاهش هزینه‌ها، به دست آوردن اطلاعات استراتژیک، رفع تنگناها و عملکرد بهتر فرآیندها خواهد شد. در نهایت، همه این موارد در نتایج سازمان نشان داده می‌شوند.
و در انتها…
ملاحظه کردید که هدف دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار، عملکرد کارآمدتر و موثرتر فرآیندهاست، بنابراین باید تنها مسئول نقشه برداری، اتوماسیون و مدیریت فرآیندها باشد. پس اگر می‌خواهید کسب و کارتان به چرخه بهبود مستمر دست پیدا کند، باید دفتر مدیریت فرآیند را به عنوان مرکز BPM مورد توجه قرار دهید.
امروز راجع به لزوم ایجاد دفتر مدیریت فرآیند صحبت کردیم و گفتیم، BPMO با وجود مزایایی مانند هزینه‌های کمتر و کارایی عملیاتی بیشتر، با اهداف استراتژیک سازمان شما کاملا هماهنگ است، پس هر چه سریع‌تر برای ایجاد آن اقدام کنید.