افزایش کارایی و بهره وری کسب و کار با BPM سبز
کسب و کارها، قبل از هر چیز بر الزامات اقتصادی یعنی زمان، هزینه، کارایی و کیفیت متمرکزند. اما با تغییرات اقلیمی و افزایش نگرانی‌های زیست محیطی، مجبورند پایداری محیطی را نیز مد نظر قرار دهند. در واقع، آنها باید فرآیندهای خود را به صورت سازگار با محیط زیست طراحی و اجرا کنند.
به همین دلیل است که کسب و کارها بر روی فناوری‌هایی سرمایه‌گذاری می‌کنند که علاوه بر کمک به حفظ محیط زیست، امکان کاهش اثرات مخرب زیست محیطی را نیز فراهم می‌کنند. یکی از این اقدامات، داشتن یک مدیریت فرآیند کسب و کار سبز است که با نام BPM سبز نیز شناخته می‌شود.
BPM سبز چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار سبز یا BPM سبز، به معنی تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری با هدف پایداری آنهاست.
Green BPM، ضمن بررسی منابع مورد استفاده در هر فعالیت، تجزیه و تحلیل می‌کند که آنها چگونه ممکن است به محیط زیست آسیب برسانند. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل فعالیت‌های یک فرآیند جهت ارزیابی چگونگی بهبود هر یک از آنها از نظر پایداری را نیز مورد بررسی قرار می‌دهد.
هنگام مدل‌سازی یک فرآیند، وقتی فعالیت‌ها، طرف‌های مسئول و لوازم مورد نیاز را به تفصیل شرح می‌دهید، متوجه خواهید شد که داشتن فرآیندی که با پایداری محیطی، اجتماعی یا اقتصادی تعاملی نداشته باشد، تقریبا غیرممکن است.
به این دلیل که مدیریت فرآیند، به شما امکان می‌دهد هر فعالیت را به صورت کاملا دقیق تجزیه و تحلیل کنید. بنابراین، وقتی جریان را طراحی می‌کنید، می‌توانید میزان مصرف منابع برای هر فعالیت را نیز در نظر بگیرید.
چرا BPM سبز ایجاد شد؟
در محیط های کسب و کار، معمولا چالش‌های پیچیده‌ای مانند قوانین پویا، مسیریابی و نقشه برداری فرآیند، وجود دارد. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار جامع، برای بهبود مداوم راه حل‌های فرآیند و همچنین پوشش دادن به موارد ذکر شده، در این محیط ها ایجاد شده‌اند.
مشکلات اقتصادی ناشی از بحران‌های مالی، در برخی بخش‌ها، به دلیل احتکار ایجاد شده‌اند. وجود این مشکلات، تحلیل‌ها و استدلال‌های قدرتمند برای استفاده از ابتکارات BPM مانند مدیریت فرآیند کسب و کار سبز را ایجاد کرده که می‌تواند عملیات کارآمدتر، انعطاف‌پذیرتر، مولدتر و در نهایت کوتاه‌تری را فراهم کند.
مراحل اجرای BPM سبز چیست؟
برای شروع کار، باید در مورد چرخه زندگی BPM سبز چیزهایی بدانید. مدیریت فرآیند سبز نیز، مانند هر فرآیند دیگر، مراحل مشابهی را طی می‌کند.
در مطلب چرخه زندگی BPM، راجع به این مراحل، به طور مفصل صحبت کرده‌ایم. اما از آنجا که اکنون تمرکز ما بر روی اجرای BPM سبز است، به شما نشان خواهیم داد که در عمل چگونه کار می‌کند.
این مراحل عبارت است از:
مرحله 1: برنامه ریزی
سوالی که اکنون باید به آن پاسخ دهید این است که چگونه می‌توانید طرح‌های BPM سبز را برنامه ریزی و اجرا کنید؟ در پاسخ به این سوال، تعریف لوازم مورد نیاز، ابزارهای مورد استفاده، نقش‌ها و مسئولیت‌ها اهمیت زیادی دارند.
مرحله 2: مدل‌سازی
در این مرحله، افراد متخصص فرصت‌های بهبود را با در نظر گرفتن مفهوم پایداری، تجزیه و تحلیل می‌کنند. به این معنی که در مدل‌سازی فرآیندهای خود با نماد استاندارد BPMN، می‌توانید نمادهای خاصی را وارد کنید که ابعاد پایداری را در نظر می‌گیرند.
به خاطر داشته باشید که این مرحله، به دنبال بهبود با هدف درک چگونگی مصرف منابع در هر فعالیت است.
مطلب BPMN، شما را به طور کامل با این استاندارد و نحوه عملکرد آن آشنا می‌کند.
مرحله 3: شبیه سازی
در این مرحله، شبیه سازی‌ها با کاربران کلیدی انجام می‌شود تا پایبندی به بهبودهای پیشنهادی مرحله قبل را تایید کند. همچنین در این مرحله باید تجزیه و تحلیل کنید آیا بهبودها با اهداف پایداری همسو هستند یا نه.
این به این معنی است که مصرف منابع را تجزیه و تحلیل کنید و ببینید در کدام مراحل فرآیند، می‌توانید مصرف آن را بیشتر کاهش دهید. پس از انجام تنظیمات لازم و تایید کاربران کلیدی، می‌توانید وارد مرحله بعد شوید.
مرحله 4: اجرا
با اعمال تغییرات پایداری، اکنون زمان آن است که شاهد اجرای هر روز این فرآیند باشید. هر چند مراحل قبل به طور کامل اجرا شده است، اما زمانی که فرآیند مورد نظر به بخشی از جریان عادی کسب و کار تبدیل شود، واقعا می‌توانید مصرف منابع را در فعالیت‌ها مشاهده کنید.
مرحله 5: نظارت و کنترل
اگر می‌خواهید مطمئن شوید کسب و کار شما واقعا مفهوم BPM سبز را اجرا می‌کند، باید فرآیندها را از طریق شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و گزارش‌ها ردیابی کنید. این نظارت و کنترل، علاوه بر اعطای یارانه حسابرسی، شناسایی تنگناها را نیز امکان‌پذیر می‌سازد.
معمولا کسب و کار شما در دیدگاه پایداری یا BPM سبز، شاخص‌های زیر را در نظر می‌گیرد:
- مقدار مصرف انرژی
- مقدار مصرف آب
- مقدار تولید زباله
- مقدار تولید کربن
- مقدار کاغذ مورد استفاده
- مقدار مواد استفاده شده
- مقدار مواد مجددا استفاده شده
- مقدار موارد بازیافت شده
- نیاز به حمل و نقل و…
مرحله 6: بهبود
اکنون شاخص‌های کلیدی عملکرد به صورت واضح و روشن تعریف شده‌اند. بنابراین کسب و کار، با انجام یک ارزیابی دقیق، می‌تواند بفهمد به اهداف پایداری رسیده است یا نه. به عنوان مثال، شاید پس از تجزیه و تحلیل KPI ها متوجه شوید که برای صرفه جویی در منابع، می‌توانید یک فعالیت را به صورت خودکار انجام دهید.
چیزی که در این مرحله اهمیت زیادی دارد، تمکز بر روند بهبود است. یعنی تفکر در BPM سبز. بهبود باید مداوم و مستمر باشد. همان طور که فرآیند اجرا می‌شود، همیشه باید از نظر آگاهی‌های زیست محیطی، بررسی و تحلیل شود.
BPM سبز چگونه به شما کمک می‌کند؟
اجرای موفقیت‌آمیز BPM، با پوشش فرآیندهای انسان محور، برای هر کسب و کاری ضروری است. این سیستم می‌تواند مزایای زیست محیطی قابل توجهی در کاهش قابل توجه میزان مصرف کربن و در نتیجه کاهش مصرف کاغذ و سوخت ایجاد کند.
این صرفه جویی‌های زیست محیطی به طور فزاینده‌ای منجر به صرفه جویی‌های اقتصادی برای کسب و کار مبتنی بر BPM، تبدیل می‌شوند. به نظر می‌رسد، وجود پتانسیل واقعی برای فرآیند آگاهانه و بهبود پلتفرم BPM، به طور فعالانه شاخص‌های اقتصادی و اکولوژیکی را ردیابی کرده و امکان بهبود مستمر را نیز فراهم می‌کنند.
مزایای BPM سبز چیست؟
- مهم‌ترین مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار سبز، ایجاد سازمانی است که در جهت اهمیت و حفظ محیط زیست، نقش خود را به بهترین صورت ممکن انجام می‌دهد. این امر، اعتماد بیشتر در میان کارکنان، سرمایه‌گذاران، مشتریان، افزایش اعتبار، جذب کارکنان، حفظ کارکنان، افزایش شناخت برند و … را به دنبال دارد.
به عنوان مثال، کسب و کار شما با تمرکز بر کاهش مصرف انرژی، کاهش مصرف آب، کاهش تولید ضایعات و… هزینه‌های قابل توجهی را کاهش می‌دهد.
- چابکی و بهره وری نیز افزایش پیدا می‌کند. برای محدود کردن تاثیرات محیط بر فرآیندها، می‌توانید برخی فعالیت‌ها را خودکار سازی کنید. به عنوان مثال، به جای نیاز به کارمندی برای چاپ اسناد، امضا و ارسال آنها، می‌توانید یک راه حل مدیریت اسناد در نظر بگیرید تا کل فرآیند گردش کار به صورت الکترونیکی انجام شود.
آیا استفاده از BPM سبز، می‌تواند سود کسب و کارها را افزایش دهد؟
کسب و کارهایی که در فعالیت‌های خود، حفاظت‌ها و مراقبت‌های زیست محیطی را اعمال می‌کنند، می‌توانند شاهد میزان قابل توجه صرفه جویی‌های اقتصادی در کسب و کار خود باشند. به نظر می‌رسد که این دیدگاه، نوعی استعداد بالقوه برای بهبود پلتفرم و فرآیندهای BPM ارائه می‌دهد. بنابراین، BPM سبز می‌تواند به طور فعال، شاخص‌های اقتصادی و زیست محیطی را دنبال کرده و اجازه دهد که آنها به طور مستمر بهبود پیدا کنند.
مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار سبز، برای سازمان‌ها، در بخش‌های زیر قرار می‌گیرد:
- کاهش مصرف کاغذ
- کاهش مصرف سوخت
- کاهش تولید کربن
- افزایش فرآیندهای زنجیره تامین
و در انتها …
ملاحظه کردید که فعالیت‌های کسب و کار شما با وجود پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار سبز یا Green BPM، آسیب کمتری به محیط زیست وارد می‌کند. از سوی دیگر، کاهش مصرف منابع، هزینه‌های فرآیند کسب و کار را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد و الکترونیکی شدن برخی فرآیندها، چابکی بیشتر سازمان را به دنبال دارد. این موارد در نهایت، کارایی و بهره وری کسب و کارتان را افزایش خواهد داد.