اتوماسیون آموزش چیست و چگونه با تحول دیجیتال همراه می‌شود؟
این روزها بخش آموزش، مانند تمامی صنایع به تحول دیجیتال نیاز دارد. این تحول، که با نام اتوماسیون آموزش شناخته می‌شود، برای اساتید و فراگیران، مزایای متنوعی فراهم می‌کند. همچنین، به شما کمک می‌کند تا فرآیند آموزش و یادگیری را سریع‌تر و آسان‌تر پیش ببرید.
اما فناوری چگونه بر آموزش موثر است و آن را با روش‌های مختلف تغییر می‌دهد؟
فراگیران چگونه می‌توانند از اتوماسیون برای بهینه سازی زمان و تمرکز بر تحقق اهداف تحصیلی خود استفاده کنند؟
همان طور که می‌دانید، فناوری و تحول دیجیتال، روش‌های مرسوم انجام فعالیت‌ها را تغییر داده و درهای جدید خلاقیت و نوآوری را به روی صنایع مختلف باز می‌کند. تقریبا تمامی صنایع از جمله بخش آموزش، فناوری‌های جدید و به روز را انتخاب می‌کنند که منجر به رشد بیشتر و سریع‌تر آنها شود. اتوماسیون آموزش، به مدیران موسسات آموزشی امکان می‌دهد تا وظایف خود را به بهترین و موثرترین شکل ممکن انجام دهند. علاوه بر این، فرآیند یادگیری فردی را برای دانشجویان تسهیل می‌کند.
به خاطر داشته باشید، هر چند آموزش خودکار یا اتوماسیون در آموزش، مزایای متعددی به همراه دارد، اما ممکن است مشکلاتی هم ایجاد کند. برای اجرای صحیح و کامل اتوماسیون آموزش، باید تمام ابعاد آن به طور دقیق بررسی شود.
اتوماسیون آموزش چیست؟
اتوماسیون، شامل اقداماتی است که در آن، یک فرآیند به صورت خودکار و در نتیجه به شکل کارآمدتر و موثرتر اجرا می‌شود.
اتوماسیون را می‌توانید به استفاده از برنامه‌های هوشمند تلفن همراه تشبیه کنید که فعالیت‌های شما را آسان‌تر می‌کند. این سیستم‌های هوشمند به شما امکان می‌دهند حتی زمانی که در محل مورد نظر حاضر نیستید، تمام ابعاد فعالیت‌های خود را تنها با یک کلیک بر روی سیستم خود کنترل کنید.
با مطرح شدن و گسترش یافتن اتوماسیون آموزش و خودکارسازی فرآیندهای آموزشی، آموزش کارکنان و فراگیران سازمان موثرتر خواهد شد. به این معنی که بخشی از وظایف که پیش از این، به صورت دستی توسط یک شخص انجام می‌شد، اکنون به وسیله یک برنامه اجرا می‌شود. در واقع اتوماسیون در آموزش، وظایف تکراری و خسته کننده را به روش مقیاس پذیر، خودکار می‌کند. این امر، فضایی برای آموزش کارکنان ایجاد کرده و به آنها امکان می‌دهد روی وظایف معنی دار مانند: تعریف اهداف یادگیری، طراحی دوره و توسعه محتوای با کیفیت تمرکز کنند. این فرآیند، معمولا به صورت آنلاین و از طریق یک سیستم مدیریت یادگیری (LMS) صورت می‌گیرد.
مراحل اتوماسیون آموزش و توسعه کارکنان
در این بخش، یک طرح 6 مرحله‌ای را برای اتوماسیون آموزش کارکنان بررسی می‌کنیم.
مرحله1: طراحی و توسعه دوره‌های آموزشی
در مرحله اول برای اتوماسیون آموزش دو راهکار وجود دارد:
- برون سپاری یا توسعه آموزش به شخص ثالث
- ایجاد دوره‌های آنلاین در داخل
مرحله2: انتخاب نرم افزار آموزش خودکار
می‌دانیم که LMS ها، بخش قابل توجهی از یک سیستم آموزشی خودکار را تشکیل می‌دهند. اما پیش از شروع بررسی گزینه‌ها، کمی عقب‌تر بروید و تعیین کنید چه درجه‌ای از اتوماسیون آموزش برای رفع نیازهای شما ضروری است.
مرحله3: خودکارسازی ارتباطات مدیریت و فرآیندهای منابع انسانی
اکنون یک LMS دارید و می‌توانید مستقیما به ویژگی‌های اتوماسیون آن بروید. اولین کاری که باید انجام دهید، اتوماسیون تکراری‌ترین وظایف مدیریت و کارکنان است. به این ترتیب، نه تنها زمان لازم برای انجام کارهای مهم و موثر را در اختیار خواهید داشت، بلکه خطاهای انسانی را نیز به حداقل می‌رسانید.
مرحله4: آپلود محتوا
هنگامی که LMS را برای اتوماسیون آموزش راه‌اندازی کردید، مطالب آموزشی را در پلتفرم آپلود کنید. این مطالب می‌تواند هر نوع محتوایی باشد، از جمله فایل‌های PDF، Word، فایل‌های صوتی و ویدئو. خلاقانه‌ترین LMS ها، دارای ویژگی مسیر یادگیری هستند که به کاربران اجازه می‌دهد محتواهای مختلف را در یک دوره ترکیب کنند.
مرحله5: پیگیری و تحلیل پیشرفت فراگیران
این مرحله به صورت پیش فرض تصور می‌کند که کارآموزان قبلا ثبت نام شده و آموزش را آغاز کرده‌اند. اکنون باید ردیابی و بررسی نتایج پیشرفت فراگیران را شروع کنید. ردیابی قدرتمند و تحلیل دقیق، در مورد میزان اثربخشی رویکرد آموزشی شما و نتایج عملکرد فراگیران، دیدگاه‌های ارزشمندی به شما ارائه می‌دهد. این همان جایی است که ویژگی‌های گزارش و تجزیه و تحلیل LMS اهمیت زیادی دارد.
مرحله6: قدردانی از دستاوردهای فراگیران
اکنون بررسی کنید که چگونه می‌توانید یادگیرندگان راخلاق و با انگیزه نگه دارید. لازم است نکات زیر را در مورد روان‌شناسی فراگیران در نظر داشته باشید:
- آنها باید احساس کنند بر فرآیند یادگیری کنترل دارند.
- برای مشخص کردن نقاط ضعف، باید بازخوردهای منظم دریافت کنند.
- برای دستاوردهای خود نیاز به تایید دارند.
LMS های به روز، به فراگیران امکان می‌دهند عناصر بازی (امتیازها، نشان‌ها، سطوح و تابلوی امتیازات) را به عنوان ابزار بازخورد، ترکیب کنند. با قدردانی و اعطای جایزه به فراگیران، علاوه بر دادن انگیزه، روحیه رقابت را نیز به آنها القا می‌کنید.
این مطلب را بخوانید تا با سیستم مدیریت یادگیری (LMS) و ویژگی‌های آن آشنا شوید.
مزایای اتوماسیون آموزش چیست؟
مواردی که در ادامه بیان می‌کنیم، مزایای سیستم‌های آموزشی خودکار (هم برای سازمان و هم برای کارکنان سازمان) را نشان می‌دهند.
حذف و کاهش فعالیت‌های تکراری
موارد تکراری، یکنواخت یا چیزهایی که بر اساس فرمول محاسبه می‌شوند، می‌توانند خودکار سازی یا اتوماسیون شوند. بنابراین خطر اشتباهات انسانی به میزان قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند.
سیستم اتوماسیون در آموزش، این وظایف خسته کننده و تکراری مانند ثبت نام دانشجویان، حفظ سوابق آموزشی، پیگیری پیشرفت‌ها و… را بر اساس معیارهای از پیش تعریف شده گروه بندی می‌کند.
همچنین، مواردی مانند ارتباطات قابل پیش بینی، اطلاع رسانی به کارکنان (در مورد مواد آموزشی)، مدت کل دوره و… بر اساس فرمول محاسبه و انجام می‌شوند، بنابراین خودکارسازی آنها از طریق اعلان‌ها و محرک‌ها بسیار آسان است.
ساده سازی فرآیند ورود اطلاعات
هر کسب و کار به تعدادی نیروی کار توزیع شده نیاز دارد که فرآیندها، رویه‌ها و نقش‌های جدید را بهبود بخشیده و آنها را سرعت دهد. حالا تصور کنید که باید این فرآیند را برای هر گروه جدید از افراد متقاضی استخدام، به صورت دستی تکرار کنید. این فکر به تنهایی برای از بین بردن لذت رشد کسب و کار شما کافی است.
به خاطر داشته باشید که کارکنان بخش آموزش، درگیر استراتژی یادگیری و توسعه هستند. پس انتظار نداشته باشید که در زمینه ورود اطلاعات فعالیت کنند. خوشبختانه فرآیند ورود اطلاعات، با اتوماسیون وظایف تکراری کاملا مطابقت دارد. پس بهتر است تسهیل فرآیند ورود اطلاعات را به سیستم اتوماسیون بسپارید.
سیستم مدیریت یادگیری (LMS)، مطالب آموزشی را در هر زمان و هر مکان به فراگیران ارائه می‌دهد، تا در موقع مناسب تکمیل شوند.
صرفه جویی در زمان و هزینه
کسب و کارها با انتخاب سیستم اتوماسیون آموزش نرم افزار، می‌توانند صرفه جویی قابل توجهی در زمان و هزینه داشته باشند. به بیان دیگر، زمانی که تلاش‌های شما در زمینه اتوماسیون بر فرآیند ارائه آموزش متمرکز باشد، بیشترین صرفه جویی در هزینه‌ها را خواهید داشت.
سعی کنید زمان و هزینه‌های مداوم نیروی کار را با رویکرد یکباره توسعه آموزش، کاهش دهید. به این ترتیب، می‌توانید با یک سیستم مدیریت یادگیری، تحویل آموزش مداوم را به طور کامل خودکار کنید.
سیستم مدیریت یادگیری یا همان LMS، به کارکنان و کارآموزان آموزش می‌دهد که هوشمندانه‌تر کار کنند، نه سخت‌تر. بنابراین فرآیند آموزش و یادگیری با عملیات تجاری تداخلی نخواهد داشت و زمان کافی برای وظایف مرتبط با نقش و تخصص در اختیار خواهید داشت. در نتیجه فراگیران، آزادی عمل و انعطاف پذیری بیشتری خواهند داشت و می‌توانند فرآیند آموزش را در زمان تعیین شده و با سرعت مناسب به پایان برسانند.
ارائه یک تجربه یادگیری مداوم و قابل اعتماد
همان طور که می‌دانید، سیاست‌ها و رویه‌های تجاری دائم در حال تغییر است. از آنجا که تحولات سازمانی معمولا تابع قوانین دولتی و الزامات انطباق هستند، ارائه یک تجربه یادگیری مداوم و قابل اعتماد در این شرایط، بسیار مهم است.
اتوماسیون در آموزش، از طریق یک سیستم LMS، می‌تواند مشکلات و خطرات داخلی مرتبط با عدم انطباق را به حداقل برساند. همچنین قادر است راهکار بسیار مطمئن و موثری برای به روز رسانی آموزش با تکامل سیاست‌ها فراهم کند. از آنجا که LMS به عنوان یک مخزن متمرکز برای دوره‌های آموزشی عمل می‌کند، همه افراد درگیر (مدیران و فراگیران)، همیشه از آن استفاده می‌کنند.
راهکارهای اتوماسیون در آموزش و توسعه کارکنان
ویژگی‌های سیستم مدیریت یادگیری به شما امکان می‌دهند با خودکارسازی کارهای تکراری، در زمان ارزشمند خود صرفه جویی کنید. اما چگونه آموزش و توسعه کارکنان را خودکارسازی کنیم؟
به عنوان یک سازمان در حال رشد، باید مدیریت و ارائه آموزش به کارکنان کاملا کارآمد و مقیاس پذیر باشد. راه‌اندازی دوره‌های آموزشی و دستیابی به آنها نباید مدت زیادی طول بکشد. همان طور که اشاره کردیم، یکی از قدرتمندترین ابعاد LMS، اتوماسیون فعالیت‌های تکراری است. با این سیستم می‌توانید گردش کار ایجاد کرده و هزاران فراگیر را مدیریت کنید.
در این بخش راجع به ویژگی‌هایی صحبت می‌کنیم که می‌توانید از آنها برای اتوماسیون آموزش و توسعه کارکنان سازمان استفاده کنید.
کاربران را حذف و اضافه کنید
نحوه اضافه کردن کاربران به LMS، یک تصمیم مهم است. برخی کسب و کارها فراگیران را به صورت دستی آپلود می‌کنند، یعنی آنها را تک تک اضافه می‌کنند. برخی دیگر به صورت دسته‌ای اطلاعات کاربران را از طریق CSV آپلود می‌کنند. در صورتی که پایگاه کارکنان شما کوچک است و نیاز به به روز رسانی مداوم در LMS ندارد، این دو روش کاملا مناسب و قابل قول است. اما در صورتی که فهرست رو به رشدی از کارمندان دارید که باید به طور مداوم به LMS اضافه شوند، اتوماسیون این فرآیند، راهکار بسیار مناسب و کارآمدی برای انجام آن است. با اتصال سیستم HR به LMS و یا استفاده از قابلیت‌های API، به راحتی می‌توانید داده‌های نیروی کار را به سیستم مدیریت یادگیری سازمان خود اضافه کنید.
اعلان‌های فعال شده
پس از اضافه کردن کاربران، باید راه آسانی پیدا کنید تا آنها از آموزش‌هایی که قرار است بگذرانند، به سرعت مطلع شوند. این کار را می‌توانید با خودکارسازی اعلان‌های ایمیل انجام دهید.
اعلان‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید از آنها برای به روز نگه داشتن فراگیران در مورد مواد آموزشی استفاده کنید. مانند:
- اعلان‌هایی که به فراگیران اطلاع می‌دهد که به LMS شما اضافه شده‌اند.
- اعلان‌هایی که به فراگیران اطلاع می‌دهد در دوره جدید ثبت نام شده‌اند.
- اعلان‌هایی که نمی‌گذارد فراگیران، تکمیل دوره آموزشی خود را فراموش کنند.
خوب است بدانید که این اخطارها قابل تنظیم هستند. بنابراین می‌توانید آنها را ویرایش و سفارشی سازی کنید. سپس برنامه ریزی کنید تا به صورت خودکار برای اعضا ارسال شوند.
صدور گواهینامه پایان دوره و گواهینامه مجدد پایان دوره
معمولا فراگیران دوره‌های آموزشی، به 2 دلیل تقاضای گواهینامه می‌کنند: یا برای اثبات گذراندن و تکمیل دوره آموزشی و یا برای دریافت پاداش.
با سیستم LMS، می‌توانید این فرآیند را طوری تنظیم کنید که وقتی فراگیران دوره خود را تکمیل کردند، به صورت خودکار گواهینامه دریافت کنند.
همچنین اگر می‌خواهید دوره آموزشی پس از یک دوره زمانی مشخص، مجددا تایید شود، می‌توانید آن را طوری تنظیم کنید تا مثلا پس از 1سال، فراگیران به طور خودکار در دوره ثبت نام شده، آموزش ببینند و مجددا گواهینامه دریافت کنند. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن باشید یادگیرندگان همیشه دارای گواهینامه جدید هستند.
گزارش نویسی
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های LMS، ارائه گزارش‌های محسوسی است که اهداف یادگیری شما را ردیابی می‌کند. گزارش‌هایی مانند: نتایج امتحانات، تاریخچه آموزش و… اطلاعات صریح و دقیقی که به آنها نیاز دارید، در اختیارتان قرار می‌دهد. هر چند می‌توانید گزارش‌ها را به صورت دستی در LMS اجرا کنید، اما اتوماسیون فرآیندها کار شما و تیمتان را آسان‌تر و سریع‌تر پیش می‌برد.
مسیرهای یادگیری
ثبت نام یک فراگیر در چندین دوره آموزشی، کاری سخت و زمان بر است، اما استفاده از مسیرهای یادگیری شما را قادر می‌سازد تا چندین دوره را تجمیع کنید. سپس کاربران را در همه این دوره‌ها ثبت نام کنید. در حقیقت شما فقط یادگیرندگان خود را ثبت نام می‌کنید. زمانی که آنها یک دوره را کامل کردند، بدون نیاز به اطلاعات بیشتر به دوره بعدی منتقل می‌شوند.
این ویژگی اتوماسیون آموزش، زمانی مناسب است که می‌خواهید فراگیران بر موضوع یا برنامه خاصی تسلط کافی داشته باشند.
گروه‌ها
موقع ارائه آموزش به فراگیران، ممکن است کاربران زیادی داشته باشید که در حال گذراندن همان دوره هستند. شما می‌توانید با مدیریت خرد، هر یادگیرنده را به صورت مجزا ثبت نام کنید و یا می‌توانید از مزایای گروه‌ها استفاده کنید. استفاده از گروه‌ها، راهکاری برای اتوماسیون نحوه ثبت نام هزاران کاربر است. گروه‌ها با ایجاد یک بخش بر اساس معیارهای مورد نظر شما کار می‌کنند. به عنوان مثال، با آموزش کارکنان، تیم‌ها، بخش‌ها و استخدام‌های جدید مطرح می‌شود. با ایجاد گروه می‌توانید همه اعضای آن را به صورت همزمان در یک دوره ثبت نام کرده و در زمان خود صرفه جویی کنید.
قوانین اختصاصی خودکار
راهکار دیگر برای کاهش حجم کار و افزایش مقیاس عملیات آموزشی، تخصیص قوانین خودکار است. LMS با این امکان که کاربران بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده در گروه‌های خاصی قرار داده شوند، گروه‌ها را شارژ می‌کند. شما به عنوان یک مدیر، بر اساس قوانین باید مشخص کنید که می‌خواهید فراگیران چگونه مرتب شوند. سپس هنگامی که کاربران وارد LMS می‌شوند، به صورت خودکار در گروهی قرار می‌گیرند که با معیارهای آنها مطابقت دارد. قوانین اختصاصی خودکار، پس از راه‌اندازی به صورت خودکار اجرا می‌شوند. پس نیازی نیست شما کاربران خود را دائم مدیریت کنید. این ویژگی برای سازمان‌هایی که دائم کاربران جدید به تیم‌های خود اضافه می‌کنند، بسیار کارآمد و مناسب است. چرا که کاربران جدید به سادگی وارد LMS شده و فورا به دوره‌های مورد نیاز اختصاص داده می‌شوند.
و در انتها…
صرف نظر از کوچک، متوسط یا بزرگ بودن سازمانتان، اتوماسیون آموزش، صرفه جویی قابل توجهی در زمان و هزینه‌ها به دنبال دارد و دست شما را برای تمرکز بر فعالیت‌های خلاقانه و معنی دار، باز می‌گذارد. علاوه بر این، به مدیران نیز امکان می‌دهد تا بر انگیزه اصلی خود یعنی رشد فراگیران و توسعه سازمان، تمرکز کنند. پس بهتر است مدیران از چنین سرمایه گذاری ارزشمندی به خوبی بهره‌مند شوند.