با مهم‌ترین تکنیک های تحلیل کسب و کار آشنا شویم
تجزیه و تحلیل کسب و کار، فعالیتی پر از ایده‌ها و اطلاعات لازم برای شناخت نیازها و راه‌حل‌های کسب و کار است که با ارائه بهترین نتایج و راهکارها، به ارتقای کیفیت مدیریت در سازمان کمک قابل توجهی می‌کند. برای انجام تحلیل کسب و کار، انتخاب تکنیک مناسب، نقش حیاتی دارد. امروز راجع به جدیدترین و پرکاربردترین تکنیک های تحلیل کسب و کار صحبت می‌کنیم.
تحلیل کسب و کار چیست؟
پیش از پرداختن به تکنیک های تحلیل کسب و کار، خوب است کمی راجع به تحلیل و تحلیلگر صحبت کنیم. تجزیه و تحلیل کسب و کار، به معنی شناسایی نیازهای کسب و کار، به دست آوردن بینش از داده‌ها با استفاده از تکنیک‌های خاص، توصیه تغییرات و ارائه راه‌حل‌هایی است که برای ذینفعان ارزش ایجاد می‌کند. راه‌حل‌ها، اغلب به معنی توسعه سیستم‌های نرم افزاری هستند، اما ممکن است مواردی مانند بهبود فرآیند، تغییرات سازمانی، توسعه خط مشی و برنامه ریزی‌های استراتژیک را نیز شامل شوند.
تجزیه و تحلیل کسب و کار، برای شناسایی، بیان و تسهیل تغییر در نحوه عملکرد سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. یک تحلیلگر کسب و کار (BA)، مشخص می‌کند که یک سازمان دقیقا به چه چیزی نیاز دارد، با چه مشکلاتی مواجه است و چگونه باید عملیات خود را به سمت افزایش کارایی و بهبود خط تولید هدایت کند. در واقع، یک تحلیلگر، باید راه‌حل‌هایی را شناسایی و تعریف کند که ارزش ارائه شده توسط سازمان به ذینفعان را به حداکثر برساند.
یک تحلیگر باید مهارت‌های زیر را داشته باشد:
- مهارت‌های ارتباطی (کلامی و نوشتاری)
- تجربه کار با متدولوژی چابک، شش سیگما و ناب
- توانایی کار با Excel، Word، MS Project، PowerPoint
- تجربه کار با پایگاه داده SQL
- ذهنیت کمی و توان تحلیل
- تجربه کار با تبلیغات دیجیتال یا فناوری‌های پخش
تکنیک های تحلیل کسب و کار
این روزها به دلیل پیشرفت تکنولوژی و فناوری‌های مدرن، تکنیک‌های جدیدی برای تحلیل کسب و کار ارائه شده که تحلیلگران برای بهبود مهارت‌های خود به آنها نیاز دارند. در این بخش، تعدادی از مهم‌ترین تکنیک های تحلیل کسب و کار را به شما معرفی خواهیم کرد.
تجزیه و تحلیل SWOT
این تکنیک مبتنی بر 4 اصل اساسی است: قدرت، ضعف، فرصت و تهدید.
نقاط قوت و ضعف، عوامل داخلی هستند، در حالی که تهدیدها و فرصت‌ها، عوامل کاملا بیرونی محسوب می‌شوند.
این روش، به تحلیلگران کمک می‌کند تا در مورد تخصیص منابع و بهبود سازمان، تصمیمات موثرتری بگیرند و بهتر عمل کنند.
4 عنصر SWOT، عبارت است از:
- نقاط قوت (Strengths): ویژگی‌های کسب و کار است که به آن مزیت رقابتی می‌دهد.
- نقاط ضعف (Weaknesses): آن ویژگی‌هایی که در مقایسه با رقبا یا سایر پروژه‌ها، مضراتی برای سازمان ایجاد می‌کند.
- فرصت‌ها (Opportunities): عناصر موجود در محیط که کسب و کار شما می‌تواند از آنها بهره‌برداری کند.
- تهدیدات (Threats): عناصر محیطی (خارجی) که می‌توانند در کسب و کار اختلال ایجاد کنند.
تکنیک SWOT، مزایای زیادی دارد، از جمله اینکه:
- برای تمامی کسب و کارها، موثر و مناسب است.
- امکان انجام یک ارزیابی جامع را برای شما فراهم می‌کند.
- کاملا ملموس و عینی است.
- این روش تحلیل، به ایجاد یک پایگاه اطلاعاتی کلان که امکان تجزیه و تحلیل استراتژی‌های گذشته، بررسی وضعیت فعلی و توسعه استراتژی‌های آینده را داشته باشد، کمک می‌کند.
- اعمال نتایج به دست آمده با انجام تحلیل SWOT، منجر به افزایش فروش و سود کسب و کار خواهد شد.
- این روش تحلیل، به بهبود عوامل کلیدی موفقیت کمک می‌کند.
مدل سازی فرآیندهای کسب و کار (BPM)
مدل سازی فرآیندهای کسب و کار، ابزاری است که در مدیریت کیفیت و برای ترسیم مراحل مختلف یک فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش، مبتنی بر بهبود و توسعه فعالیت‌ها و وظایفی است که کارکنان سازمان، برای دستیابی به اهداف انجام می‌دهند.
معمولا مدل‌های فرآیندی بر روی دو بعد زمانی تمرکز می‌کنند، زمان حال بدون ایجاد تغییر و زمان آینده با ایجاد تمامی تغییرات و بهبودهای مورد نیاز. بنابراین می‌توانید از ابزارهای مدل سازی فرآیند، برای ارائه گرافیکی فرآیندهای مختلف جهت نشان دادن بهبودهای خاص یا نقطه ضعف‌های موجود استفاده کنید.
از آنجا که مدلسازی فرایندهای کسب و کار، به عنوان یک فرایند تحلیلی برای ترسیم نحوه تکامل یک سازمان در نظر گرفته می‌شود، ابزاری مناسب برای مدیریت کسب و کار به حساب می‌آید.
این تکنیک، شامل برنامه ریزی استراتژیک، تجزیه و تحلیل مدل کسب و کار، شناسایی فرآیندها و طراحی و تحلیل‌های فنی برای تمامی راه‌حل‌های پیچیده است.
تجزیه و تحلیل MOST
تحلیل MOST، یکی دیگر از تکنیک های تحلیل کسب و کار است که مخفف 4 کلمه Mission (ماموریت)، Objective (هدف)، Strategy (استراتژی) و Tactics (تاکتیک) است. این تکنیک، یک تجزیه و تحلیل داخلی کامل و دقیق از اهداف سازمان و نحوه نزدیک شدن به این اهداف ارائه می‌دهد.
- ماموریت: هدف سازمان چیست؟
- اهداف: اهدافی که منجر به دستیابی به هدف اصلی می‌شوند، چه چیزهایی هستند؟
- استراتژی‌ها: برای دستیابی به اهداف، چه گزینه‌هایی وجود دارد؟
- تاکتیک‌ها: سازمان برای اجرای استراتژی‌ها، چه روش‌هایی را دنبال می‌کند؟
تجزیه و تحلیل MOST، یک تکنیک قدرتمند برای تجزیه و تحلیل‌های تجاری، درک توانایی‌ها و هدف‌های سازمان محسوب می‌شود. همچنین، در ترسیم برنامه‌ها و خط‌مشی‌هایی که اهداف را به طور کامل محقق می‌کنند، نقش موثری دارد. این تکنیک، کارکنان را به سمت نقش‌‌ها و وظایفی که برای رسیدن به اهداف، لازم است انجام دهند، هدایت می‌کند. بنابراین، تحلیلگر کسب و کار باید مطمئن شود که بر روی اهداف مهم سازمان، کاملا متمرکز است.
تکنیک طوفان فکری (Brainstorming)
حتما به خاطر دارید که در مطالب قبل به بررسی طوفان فکری پرداختیم و آن را یکی از تکنیک های کارآمد و مفید برای ایجاد ایده‌های متنوع، یافتن راه‌حل برای مشکلات پیچیده و تحلیل موثر کسب و کار معرفی کردیم.
در تکنیک طوفان فکری، ایده‌های خلاقانه افراد، مورد تشویق و حمایت قرار می‌گیرد. این روش، تفکر خلاق در مورد یک مشکل را هدف قرار می‌دهد تا بتواند مجموعه جدیدی از ایده‌ها، رویکردها و گزینه‌ها را ارائه کند. این یک فعالیت گروهی است که از ایجاد و ارائه راه‌حل برای مشکلات، هدف متفاوتی دارد.
طوفان فکری، یکی از متداول‌ترین و پرکاربردترین روش‌هایی است که تحلیلگران کسب و کار به صورت گسترده از آن استفاده می‌کنند. این روش، به تولید، استخراج و تبادل ایده‌ها در بین تحلیلگران کسب و کار می‌پردازد و به ایجاد دلایل و ارائه راه‌حل‌های متناسب با آنها بستگی دارد.
تکنیک Non-Functional Requirement Analysis (تجزیه و تحلیل نیازهای غیرعملکردی)
تحلیلگران، این تکنیک را برای هر پروژه‌ای که در آن از راه‌حل فناوری جایگزین استفاده می‌شود، اعمال می‌کنند. تجزیه و تحلیل نیازهای غیرعملکردی، ویژگی‌های مورد نیاز برای یک سیستم جدید یا اصلاح شده را تعریف و ثبت می‌کند. این تکنیک، معمولا با الزاماتی مانند ذخیره سازی داده‌ها یا عملکردها سر و کار دارد و شامل موارد زیر است:
- ورود به سیستم
- کارایی
- قابلیت اطمینان
- امنیت
تجزیه و تحلیل نیازهای غیرعملکردی، در مرحله تجزیه و تحلیل پروژه اجرا شده و در مرحله طراحی، عملیاتی می‌شود.
این تکنیک، با ایجاد یک محدوده کاری تعریف نشده، چالش‌های زیادی در شروع هر پروژه ایجاد می‌کند. محدوده تعریف نشده (شامل اهداف، اشکال و الزامات)، منجر به گسترش برنامه و افزایش هزینه‌ها می‌شود. از آنجا که ممکن است مشتری، فرصت و هزینه کافی برای سرمایه گذاری نداشته باشد، امکان دارد یک محصول بی کیفیت را بپذیرد.
مشتریان معمولا نیازها و خواسته‌هایی دارند. پس از مشاهده برآورد هزینه، ممکن است بخواهند دامنه و حجم فعالیت‌ها را کاهش دهند. حذف برخی الزامات غیرعملکردی، دامنه را کاهش می‌دهد. نیازهای غیرکاربردی بیش از اندازه، می‌تواند به سرعت هزینه‌ها را افزایش دهد، در حالی که الزامات غیرکاربردی ناکافی، می‌تواند تجربه کاربری ضعیفی ایجاد کند.
تجزیه و تحلیل PESTEL
ابزار تحلیل PESTEL، برای شناسایی نیروهای خارجی موثر بر سازمان، عوامل خارجی که ممکن است در آینده تغییر کنند، بهره‌برداری از این تغییرات به عنوان فرصت و یافتن راه‌حل‌هایی برای تهدیدات بالقوه (بهتر از رقبا)، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
این روش، فرم کوتاه کلمات زیر است:
- Political (سیاسی): حمایت‌های مالی، ابتکارات و سیاست‌های دولت
- Economic (اقتصادی): هزینه‌های نیروی کار، نرخ بهره، تورم و انرژی
- Social (اجتماعی): آموزش، فرهنگ، رسانه و جمعیت
- Technological (تکنولوژیک): فناوری‌ها اطلاعاتی و سیستم‌های ارتباطی
- Environmental (زیست محیطی): آب و هوا، آلودگی و فرآیند بازیافت زباله
- Legal (حقوقی): قوانین ملی، مقررات دولتی و استانداردهای استخدامی
PESTEL، ابزار ارزشمندی برای تصمیم‌گیری در زمینه سرمایه‌گذاری‌های عمده در نظر گرفته می‌شود، چرا که آژانس‌های سرمایه گذاری تمایل دارند قبل از تصمیم‌گیری، کشور مورد نظر و بخشی که قصد سرمایه گذاری در آن را دارند، به طور کامل بررسی کنند.
تحلیلگران کسب و کار از مدل PESTLE (گاهی PEST نامیده می‌شود)، برای شناسایی عوامل محیطی موثر بر کسب و کار و بهترین روش برای رسیدگی به این عوامل، هنگام تصمیم‌گیری‌های تجاری، استفاده می‌کنند.
با مطالعه و تحلیل این عوامل، تحلیلگران درک بهتری از نحوه تاثیرگذاری آنها بر روند کسب و کار به دست می‌آورند. به این ترتیب، توسعه استراتژی‌ها، بررسی و رسیدگی به آنها برای تحلیلگران آسان‌تر خواهد شد.
تجزیه و تحلیل CATWOE
پیش‌تر تحلیل CATWOE را بررسی کردیم و گفتیم، این روش، نوعی چک لیست حل مسئله و یکی از مهم‌ترین تکنیک های تحلیل کسب و کار محسوب می‌شود. CATWOE، شامل 6 عنصر است، این عناصر با هم ترکیب می‌شوند و به حل مشکلاتی کمک می‌کنند که به تجزیه و تحلیل نیاز دارد.
- Customer (مشتری): چه کسانی از کسب و کار سود می‌برند؟
- Actor (بازیگر): بازیگران این پروژه چه کسانی هستند؟
- Transformation (تحول): دگرگونی و تحول در هسته سیستم چگونه اتفاق می‌افتد؟
- World View (جهان بینی): تصویر بزرگ چیست و چه تاثیراتی دارد؟
- Owner (مالک): مالک سیستم تحت تاثیر چه کسانی است و چه ارتباطی با آنها دارد؟
- Environmental constraints (محدودیت‌های زیست محیطی): چه محدودیت‌هایی وجود دارد و چگونه بر راه‌حل‌ها تاثیر می‌گذارد؟
تحلیل CATWOE، با شناسایی ذینفعان، برداشت‌های سهامداران مختلف را در یک پلتفرم واحد جمع‌آوری می‌کند. تحلیلگران کسب و کار، از این تکنیک برای ارزیابی کامل و دقیق چگونگی تاثیر هر اقدام پیشنهادی بر طرف‌های مختلف استفاده می‌کنند.
تحلیل User Stories
از دیگر تکنیک های تحلیل کسب و کار، User Stories است. داستان‌های کاربر، یک تعریف سطح بالاست از آنچه یک برنامه باید بتواند انجام دهد. در واقع، آنها توضیحات کوتاهی از عملکردها هستند که از دیدگاه کاربران بیان می‌شوند. در اینجا، تمرکز بر روی چرایی و چگونگی تعامل کاربران با برنامه است. معمولا، هر بازخورد یا درخواستی که از طرف کاربران نهایی می‌آید، می‌تواند به عنوان یک داستان کاربر نوشته شود. به خاطر داشته باشید که یک داستان کاربر مفید و موثر به زبان ساده نوشته می‌شود و در مورد علت و مزایای مورد انتظار از یک ویژگی خاص نرم افزار، صحبت می‌کند.
تکنیک Requirement Analysis (تجزیه و تحلیل نیازمندی‌ها)
تحلیل نیازمندی‌ها، بر وظایفی متمرکز است که نیازها یا شرایط را برای روبرو شدن با محصول تازه، پروژه جدید یا تغییر یافته، مشخص می‌کند.
در صورتی که کاربران برای بهتر شدن، به توسعه یا تغییر سیستم کاری خود تمایل داشته باشند، باید نشانه مشکلاتی که با آنها مواجه‌اند را به عنوان گام اصلی در تعیین نیازهای خود برای تغییر، شناسایی کنند. هر یک از کاربران یا تحلیلگران کسب و کار، پیش از فکر کردن به هر راه‌حلی، باید برای مشخص کردن مشکلی که باید حل شود، همکاری کند.
شناسایی عوامل محرک این تغییر می‌تواند به تعیین یک روش مناسب برای مقابله با مشکلات سیستم و انتخاب روش تحلیل، کمک کند.
تکنیک Use Case
این تکنیک، شرحی مکتوب از نحوه انجام وظایف کاربران در یک وب سایت است و رفتار سیستم در پاسخ به یک درخواست را مشخص می‌کند. روش Use Case، در تجزیه و تحلیل سیستم برای شناسایی، شفاف سازی و سازماندهی نیازمندی‌های سیستم مورد استفاده قرار می‌گیرد و شرح مراحل یا اقدامات، بین کاربران یا سیستم‌های نرم افزاری، را به سمت موارد مفید و کارآمد هدایت می‌کند. به این ترتیب، سندی ایجاد می‌شود که تمام مراحل انجام شده توسط کاربران برای تکمیل یک فعالیت را شرح می‌دهد.
به خاطر داشته باشید که کاربر می‌تواند یک شخص یا مثلا یک سیستم برنامه نویسی خارجی یا یک فرآیند دستی باشد.
موارد استفاده از یک فناوری، زبان مدلسازی است که به توسعه دهندگان نرم افزار امکان می‌دهد ویژگی‌هایی را برای پیاده سازی و رفع ایمن خطاها و مشکلات، تعریف کنند.
هر مورد استفاده، به عنوان دنباله‌ای از مراحل ساده نشان داده می‌شود که با هدف کاربران آغاز شده و زمانی که آن هدف محقق می‌شود، به پایان می‌رسد.
Use Case شامل 3 عنصر اصلی است:
- بازیگران یا کاربران: فرد یا گروهی از افراد که با فرآیند تعامل دارند.
- هدف: نتیجه موفقیت‌آمیز نهایی که فرآیند را تکمیل می‌کند.
- سیستم: فرآیندها و مراحل انجام شده (شامل الزامات عملکردی) برای رسیدن به هدف نهایی.
و در انتها …
امروز به اهمیت تحلیل کسب و کار به همراه تعدادی از مهم‌ترین تکنیک های تحلیل کسب و کار پرداختیم. تحلیل کسب و کار، یک راه عالی برای درک هر کسب و کاری است، چرا که می‌تواند درک واضح و روشنی از بازار، فرآیندها، مشتریان، سیستم خلق ارزش، وضعیت آینده، سیاست‌ها، قابلیت‌ها و رقبا، برای شما فراهم کند. یک تحلیلگر کسب و کار، ضمن تجزیه و تحلیل داده‌های موجود، با انتخاب تکنیک تحلیل موثر و مناسب، سعی می‌کند فرآیندها را بهبود بخشیده و سطح سازمان را ارتقا دهد.