تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis) چیست و چگونه انجام می‌شود؟
تصور کنید که قصد دارید کسب و کار خود را بهبود و توسعه دهید و استراتژی‌های مدنظرتان را پیاده سازی کنید، اما شاید مطمئن نباشید که کجا، تا چه اندازه و چگونه باید منابع خود را برای تحقق این هدف اختصاص دهید. در این شرایط، تجزیه و تحلیل شکاف به کمک شما می‌آید.
این ابزار تحلیل به شما امکان می‌دهد تا مراحل خاصی که برای رسیدن به اهداف سازمان لازم است را تعیین کرده و خود را با آنها تطبیق دهید. در این حالت، می‌توانید موقعیت فعلی را با اهداف سازمانی مقایسه کرده و در نهایت، راه‌حل‌های گوناگونی برای پر کردن این شکاف‌ها، طراحی و اجرا کنید.
تا پایان این مطلب همراه ما بمانید تا به شما بگوئیم تجزیه و تحلیل شکاف، دقیقا چیست و چگونه انجام می‌شود.
تجزیه و تحلیل شکاف چیست؟
تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis)، فرآیندی است که کسب و کارها برای مقایسه عملکرد فعلی خود با عملکرد مورد انتظار، استفاده می‌کنند. این روش تحلیل، مشخص می‌کند که یک کسب و کار تا چه اندازه انتظارات خود را برآورده کرده و تا چه حد از منابع، به صورت موثر بهره‌برداری کرده است.
شکاف، در فرآیند تحلیل شکاف، به فضای بین «جایی که هستیم»، یعنی وضعیت فعلی و «جایی که می‌خواهیم باشیم»، یعنی وضعیت هدف یا وضعیت مطلوب، اشاره می‌کند.
کسب و کار شما با ابزار تحلیل شکاف می‌تواند ضمن بررسی و اندازه‌گیری وضعیت فعلی خود، آن را با وضعیت هدف مقایسه کند. انجام این کار، نقایص، کاستی‌ها و فرصت‌های بهبود را برجسته‌تر خواهد کرد.
همچنین این ابزار، به تیم مدیریت سازمان امکان می‌دهد برای پیشبرد اهداف و پر کردن شکاف‌های عملکردی، یک برنامه عملیاتی طراحی و ایجاد کنند.
به طور کلی، ابزار Gap Analysis، شما را به بررسی دقیق اینکه سازمانتان در حال حاضر کجاست و در آینده می‌خواهید کجا باشد، هدایت می‌کند. به این ترتیب، می‌توانید برای دستیابی به اهداف مدنظرتان بر اساس حقایق عمل کنید.
نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف
صرف نظر از نوع کسب و کارتان، دنبال کردن 5 مرحله زیر به شما کمک می‌کند تا تجزیه و تحلیل شکاف را در سازمان اعمال کنید و به اهداف تجاری خود برسید.
1. وضعیت فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید
ابتدا باید حوزه‌ای را که می‌خواهید روی آن متمرکز شوید را انتخاب کرده و با وضعیت فعلی خود شروع کنید. در واقع، قبل از برنامه‌ریزی برای رسیدن به اهداف، باید کشف کنید که سازمان شما در حال حاضر کجا قرار دارد.
آنچه در این مرحله اهمیت دارد، درک ریشه مشکلات است که در صورت مشخص کردن همه عوامل موثر، بسیار ساده‌تر می‌شود. فرآیند Gap Analysis، باید هر کاری را که در حال حاضر انجام می‌دهید، ارزیابی کند تا بتوانید تصویر کلی کسب و کارتان را به دست آورید.
2. وضعیت ایده آل آینده را شناسایی کنید
وقتی تصویر کلی را پیدا کردید و اینکه سازمان شما در حال حاضر چگونه عمل می‌کند را درک کردید، باید ایده آل گرا شوید. برای این منظور، از خودتان بپرسید:
- دوست دارید کجا باشید؟
- چه اتفاقی مانع رسیدن شما به جایگاه مطلوب شده است؟
تصویر ایده آل به شما کمک می‌کند به جایگاه بالقوه بالاتری برسید. یک ابزار تجزیه و تحلیل شکاف مناسب در این بخش، ایجاد یک تابلوی طوفان فکری یا یک نقشه ذهنی است تا بتوانید از خلاقیت تیم کسب و کار خود به خوبی استفاده کنید.
3. شکاف را پیدا کرده و راه‌حل‌ها را ارزیابی کنید
با کنار هم قرار دادن وضعیت موجود و وضعیت ایده آل، آنچه بین عملکرد و جایگاه بالقوه شما وجود ندارد، مشخص می‌شود. همچنین شما باید تصمیم بگیرید که کدام راه‌حل‌ها به صورت کارآمد و موثر این شکاف را پر می‌کنند.
یک ابزار تجزیه و تحلیل شکاف مفید، همانند درخت تصمیم، هزینه‌ها و منافع را بر اساس احتمالات شرطی محاسبه می‌کند. نحوه پر کردن شکاف نیز، به اولویت سازمان و تیم شما بستگی دارد.
4. طرح پر کردن شکاف را اجرا کنید
بعد از اینکه راهکارهای ممکن برای پر کردن شکاف را ترسیم کردید و تصمیم گرفتید که کدام یک بهترین است، باید با یک برنامه مناسب، سایر افراد سازمان را نیز در مورد این موضوع متقاعد کنید. زیرا تغییراتی که قرار است اعمال شود، بدون شک بر تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان تاثیر می‌گذارد.
بهتر است یک استراتژی واضح به همراه اهداف قابل اجرا تعیین کنید تا به شما کمک کند انتقال خود را به فعلیت رسانده و همه افراد را در جریان قرار دهید.
5. بر تغییرات نظارت کنید
کسب و کار شما باید با نظارت بر هر گونه تغییر، تحلیل شکاف را به پایان برساند. گاهی اوقات عملکرد سازمان کاملا درست بوده، گاهی اوقات شکاف ایجاد شده، بیشتر از آن چیزی بوده که فکر می‌کردید، برخی مواقع نیز در ارزیابی موقعیت فعلی سازمان اشتباه کرده‌اید و…، در هر صورت، تجزیه و تحلیل شکاف، می‌تواند یک فرآیند دایره‌ای باشد که در آن، پس از ایجاد تغییرات، کسب و کارتان می‌تواند موقعیت فعلی خود را مجددا ارزیابی کرده و آن را با وضعیت آینده مقایسه کند.
از آنجا که تجزیه و تحلیل شکاف، معمولا حاوی اطلاعات حساس است، کسب و کارها معمولا مدل تحلیل شکاف خود را افشا نمی‌کنند.
ضرورت انجام تجزیه و تحلیل شکاف
در صورتی که کسب و کارها از منابع، سرمایه‌ها و فناوری‌های خود به خوبی بهره‌برداری نکنند، نمی‌توانند به پتانسیل کامل دست پیدا کنند. اینجاست که بحث تجزیه و تحلیل شکاف مطرح می‌شود و می‌تواند کمک کند.
تجزیه و تحلیل شکاف یا تجزیه و تحلیل نیاز، برای هر نوع عملکرد سازمانی مهم است. این به کسب و کارها امکان می‌دهد تا مشخص کنند امروز کجا هستند و در آینده می‌خواهند کجا باشند. سازمان‌ها می‌توانند اهداف خود را از طریق تجزیه و تحلیل شکاف، مجددا بررسی کنند تا بفهمند برای دستیابی به اهداف در مسیر درستی قرار دارند یا نه.
انواع تجزیه و تحلیل شکاف
این روش تحلیل، انواع مختلفی دارد که در این بخش به بررسی تعدادی از آنها می‌پردازیم.
تجزیه و تحلیل شکاف بازار
در تجزیه و تحلیل شکاف بازار یا تحلیل شکاف محصول، ضمن تحقیق در مورد بازار، باید بررسی کنید چرا نیازهای مشتریان برآورده نشده است. در صورتی که سازمان شما قادر به شناسایی مناطقی باشد که عرضه محصول در آنها تقاضای مصرف کنندگان را برآورده نمی‌کند، می‌توانید با انجام اقداماتی این شکاف بازار را پر کنید.
تجزیه و تحلیل شکاف استراتژیک
تجزیه و تحلیل شکاف استراتژیک یا تحلیل شکاف عملکرد، نوعی بررسی داخلی رسمی از نحوه عملکرد سازمان است. این روش، مستلزم مقایسه نحوه عملکرد یک سازمان با معیارهای بلند مدت، مانند یک برنامه 5 ساله یا برنامه‌های استراتژیک است.
تجزیه و تحلیل شکاف استراتژیک، برای مقایسه نحوه عملکرد یک سازمان در برابر رقبای خود مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش، می‌تواند راهکارهایی را پیدا کند که نشان می‌دهد سازمان‌های دیگر از پرسنل یا سرمایه خود به روش‌های استراتژیک‌تر و موثرتراستفاده می‌کنند. البته دستیابی به این نوع اطلاعات ممکن است کمی سخت باشد، به خصوص اگر کارمندان خارج شده، قراردادهای عدم افشا را امضا کرده باشند و سازمان، نتواند اطلاعات زیادی در مورد فرآیندها به صورت عمومی افشا کند.
تجزیه و تحلیل شکاف مالی
ممکن است یک کسب و کار این طور تحلیل کند که در مقایسه با رقبایی که نگرش خاصی به معیارهای مالی دارند، عملکردش دچار ضعف و نقص است. این ضعف، می‌تواند در مواردی مانند: مقایسه قیمت‌ها، درصد حاشیه، هزینه‌های سربار، درآمد هر نیروی کار یا اجزای ثابت در مقابل اجزای متغیر، وجود داشته باشد.
هدف نهایی تجزیه و تحلیل شکاف سود، مشخص کردن مناطقی است که در آن رقیبان از نظر مالی، کارآمدتر و موثرترند. سپس می‌توانید از اطلاعات به دست آمده در انواع تحلیل شکاف استفاده کنید.
تجزیه و تحلیل شکاف مهارت
تحلیل شکاف مهارتی، مشخص می‌کند که کمبود دانش و تخصص در کارکنان سازمان تا چه اندازه است. معمولا این روش، اجرای دوره‌های آموزشی برای کسب مهارت‌ها و تخصص‌های جدید را توصیه می‌کند.
تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی، برای کسب و کارهای خلاقانه‌ای که باید به داشتن مجموعه‌ای از مهارت‌ها تکیه کنند تا همچنان در صنعت خود، پیشرو باشند، اهمیت زیادی دارد. علاوه بر این، برای شرکت‌های کوچک با تعداد اندک پرسنل نیز مهم است، چرا که در این شرکت‌ها، افراد باید استعدادهای متنوع و انعطاف پذیری داشته باشند که می‌تواند در ابعاد مختلف کسب و کار مفید و موثر باشد.
تجزیه و تحلیل شکاف انطباق
تجزیه و تحلیل شکاف انطباق، معمولا با استفاده از عملکردهای حسابرسی داخلی، نحوه عملکرد کسب و کار در برابر مجموعه‌ای از مقررات خارجی (که نحوه انجام کار را دیکته می‌کند)، ارزیابی می‌شود. به عنوان مثال، یک شرکت قبل از جستجوی حسابرس خارجی برای ارائه نظر در مورد صورت‌های مالی، ممکن است وظایف و گزارشات حسابداری خود را به صورت داخلی ارزیابی کند.
تجزیه و تحلیل شکاف انطباق، کمی پیشگیرانه و تدافعی است. به عنوان مثال، این روش به جای تلاش برای به دست آوردن درصد بیشتری از سهم بازار، معمولا قصد دارد مقررات را رعایت کرده و از جریمه شدن جلوگیری کند. همچنین سعی می‌کند الزامات گزارش را برآورده کرده و مطمئن شود که ضرب‌الاجل‌های خارجی با موفقیت انجام شده‌اند.
تجزیه و تحلیل شکاف توسعه محصول
این روش تجزیه و تحلیل، مشخص می‌کند در کجا محصولات تولید شده نیاز بازار را پوشش می‌دهد و در کجا محصولات تولیدی در برآورده کردن نیاز مصرف کنندگان، ضعیف هستند. این تجزیه و تحلیل شکاف، اغلب با توسعه محصولات نرم افزاری یا مواردی همراه است که توسعه آنها به زمان طولانی نیاز دارد. البته در طول این مدت، ممکن است تقاضای بازار تغییر کند.
در طول تجزیه و تحلیل شکاف توسعه محصول، سازمان می‌تواند ارزیابی کند که کدام یک از ابعاد محصولات یا خدمات، با موفقیت اجرا شده، کدام یک به تاخیر افتاده، کدام یک عمدا حذف شده و کدام در حال پیشرفت است. به این ترتیب، سازمان می‌تواند دائما بررسی و ارزیابی کند که:
- چگونه برنامه محصول در حال تغییر است؟
- آیا برای رفع شکاف‌های داخلی مورد نیاز برای فرآیند تکمیل توسعه محصول، منابع داخلی وجود دارد؟
مزایای تجزیه و تحلیل شکاف
از آنجا که تجزیه و تحلیل شکاف، به روش‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد، مزایای زیادی به همراه دارد. اغلب کسب و کارها، هنگام استفاده، مزایای زیر را تجربه می‌کنند:
بهبود سودآوری
کسب و کارهایی که شکاف‌ها را ارزیابی می‌کنند و به طور پیشگیرانه، کمبودها را تعیین می‌کنند، منابع در دسترس بیشتری دارند، برای پرداخت هزینه‌ها آمادگی بیشتری دارند و موثرتر فعالیت می‌کنند.
فرآیندهای تولید بهتر و کارآمدتر
فرآیندهای کارآمدتر و جلوگیری از ایجاد شکاف در فرآیند تولید، منجر به تولید قوی‌تر، لجستیک تحویل کارآمدتر، قرار گرفتن مواد اولیه در مکان درست و اجتناب از تنگناها خواهد شد و در نهایت فرآیندهای تولید بهتر، موثرتر و کارآمدتری ایجاد خواهد کرد.
افزایش سهم بازار
یک کسب و کار با ترکیب دو مزیتی که بیان کردیم، می‌تواند افزایش درآمد، مشتریان بیشتر، سهم بازار بالاتر و حضور موثرتری در بازار داشته باشد.
کارکنان و مشتریان خوشحال‌تر
سازمان‌هایی که تجزیه و تحلیل شکاف انجام می‌دهند، به جای واکنش به نیازهای کارکنان یا مشتریان، می‌توانند این مسائل را قبل از ابراز نارضایتی مشتریان یا قبل از اینکه آنها به سمت رقبا بروند، برطرف کنند. به این ترتیب، کارکنان و مشتریان راضی‌تر و خوشحال‌تر خواهند بود.
بهبود بهره‌وری
با درک بهتر عملکردهای ضعیف و اشتباه، سازمان می‌تواند تغییراتی برای بهبود بهره‌وری ایجاد کند.
کاهش ریسک تلاش‌های بلندمدت
با شناسایی منابع مورد نیاز و کمبودهای احتمالی، کسب و کارها می‌توانند مشکلات را پیش از وقوع آنها شناسایی کرده و برای شکاف‌ها برنامه‌ریزی کنند.
ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف
کسب و کارها برای کمک به فرآیند Gap Analysis، مجموعه‌ای از ابزارها را در اختیار دارند که هر کدام برای یک جنبه خاص از تجزیه و تحلیل شکاف، کارآمد و مناسب است. در ادامه تعدادی از این ابزارها را به شما معرفی می‌کنیم.
SWOT Analysis
یک کسب و کار، با ابزار SWOT، به عنوان یک ابزار تجزیه و تحلیل شکاف، می‌تواند عوامل داخلی و خارجی را ارزیابی کند، آنها را بهبود ببخشد و پیشروی خود را در آنها به انجام برساند.
در این روش، سازمان شما نقاط قوت و ضعف خود را به عنوان بخشی از تجزیه و تحلیل داخلی ارزیابی می‌کند. نیمه دیگر تحلیل SWOT، مربوط به نیروهای خارجی است که اغلب خارج از کنترل شما هستند. این نیروهای غیر قابل کنترل، خطر محقق نشدن یافته‌های تجزیه و تحلیل شکاف را به همراه دارند.
Fishbone Diagram
نمودار استخوان ماهی (Fishbone Diagram) یا نمودار علت و معلولی، به شما امکان می‌دهد تا مشکلات موجود را شناسایی کنید. علاوه بر این، تفکر خلاق هنگام بررسی محدودیت‌های تجاری را نیز تشویق می‌کند.
این نمودار، با تعیین مشکلات موجود و نوشتن آنها در مرکز منطقه ایجاد می‌شود. در مرحله بعد، دسته‌های اصلی روی شاخه‌ها نوشته می‌شوند و از مشکل اصلی فاصله می‌گیرند. سپس، شاخه‌های دیگری به این شاخه‌ها اضافه می‌شود که علت وجود مشکلات هر دسته را مشخص می‌کند. در پایان، نمودار استخوان ماهی تلاش می‌کند تا یک مشکل بزرگ و پیچیده را به ابعاد مختلف تقسیم کند. به این ترتیب، می‌توانید به راحتی به آنها نزدیک شوید و برای حل کردنشان اقدام کنید.
McKinsey 7S
چارچوب McKinsey 7S، هفت عنصر را شناسایی می‌کند که برای تعیین میزان عملکرد یک سازمان و تاثیر بر نحوه عملکرد آن، مهم هستند. این مدل، شامل 3 عنصر سخت: استراتژی، ساختار و سیستم، به همراه 4 عنصر نرم: ارزش‌های مشترک، مهارت‌ها، روش‌ها و کارکنان است.
کسب و کار شما با استفاده از این مدل می‌تواند تشخیص دهد که چگونه هر منطقه با شکاف‌های غالب مطابقت دارد و چگونه می‌تواند برای انطباق بهتر با اهداف بلند مدت، بر هر جنبه تاثیر بگذارد.
در مطالب آینده به طور مفصل راجع به چارچوب McKinsey 7S صحبت می‌کنیم.
PEST Analysis
حتما می‌دانید که PEST، مخفف کلمات سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و فناوری است. یکی از انواع تجزیه و تحلیل PEST، تجزیه و تحلیل PESTLE است که نگرانی‌های قانونی و زیست محیطی را هم در بر می‌گیرد. تجزیه و تحلیل PEST، مستلزم سنجش عوامل خارجی و چگونگی تأثیر آنها بر سودآوری یک شرکت است. این روش، می‌تواند به تجزیه و تحلیل شکاف کمک کند، زیرا ممکن است یک سازمان، عوامل خارجی که باعث ایجاد، تشدید یا حل شکاف‌های فعلی می‌شوند، در نظر نگیرد.
و در انتها …
امیدواریم به خوبی با تجزیه و تحلیل شکاف آشنا شده باشید، همان طور که ملاحظه کردید، تحلیل شکاف، یکی از ابزارهای برنامه‌ریزی استراتژیک است که به وسیله آن می‌توانید برای کسب و کارتان مطابق با موقعیت فعلی و موقعیت مطلوب آینده، برنامه ریزی کنید.