معرفی تعدادی نرم افزار مدیریت نیازمندی ها

زمان مطالعه: 8 دقیقه

جمع‌آوری نیازها و الزامات پروژه، بخش مهمی از فرآیند راه‌اندازی یک پروژه جدید محسوب می‌شود، چرا که به شما امکان می‌دهد تا تعریف دقیق و درستی از دامنه پروژه داشته باشید. برای این کار مجموعه‌ای از نرم افزارها وجود دارد که به جمع‌آوری داستان‌های کاربر، راه‌اندازی جلسات طوفان فکری، جریان‌های فرآیند و جمع‌آوری ماتریس ردیابی الزامات کمک می‌کند. همراه ما باشید تا با تعدادی نرم افزار مدیریت نیازمندی ها آشنا شویم.

مدیریت نیازمندی ‌ها چیست؟

مدیریت نیازمندی‌ها، فرآیند جمع‌آوری، تحلیل، تایید و اعتبارسنجی نیازها و الزامات محصول یا سیستم در حال توسعه است. مدیریت موفق نیازمندی‌ها، تضمین می‌کند که محصولات تحویل داده شده، انتظارات ذینفعان را برآورده می‌کنند.

سایت wikipedia، درباره مدیریت نیازمندی‌ها می‌گوید:

مدیریت نیازمندی‌ها (Requirements Management)، فرآیند مستندسازی، تجزیه و تحلیل، ردیابی، اولویت بندی و توافق در مورد الزامات و سپس کنترل تغییرات و برقراری ارتباط با ذینفعان مربوطه است. این یک فرآیند مستمر در طول پروژه محسوب می‌شود. الزامات و نیازمندی‌های پروژه، قابلیتی است که نتیجه پروژه (محصولات یا خدمات) باید با آن مطابقت داشته باشد.

مدیریت نیازمندی ها مهم است؛ چرا؟

اینترنت اشیا (IoT)، طراحی محصولات، توسعه محصولات و حتی نحوه عملکرد محصولات را تغییر می‌دهد. محصولات، به صورت مداوم با کدها و نرم افزارهای اضافی پیچیده‌تر می‌شوند. با مدیریت نیازمندی‌ها می‌توانید بر پیچیدگی و وابستگی متقابل موجود در چرخه عمر مهندسی، برای ساده سازی توسعه محصول و تسریع در فرآیند استقرار غلبه کنید.

معمولا دلایل اصلی شکست پروژه، مسائل مربوط به مدیریت نیازمندی‌هاست. چرا که الزامات ناکافی و نادرست می‌تواند منجر به خزش دامنه، تاخیر در پروژه، افزایش هزینه‌ها و کیفیت پایین محصول شود. بنابراین، نیازهای مشتریان و الزامات ایمنی برآورده نخواهد شد.

داشتن یک برنامه مدیریت نیازمندی‌ها، برای موفقیت پروژه بسیار مهم است، چرا که تیم‌ پروژه را قادر می‌سازد تا علاوه بر کنترل دامنه پروژه، چرخه عمر توسعه محصول را نیز هدایت کند. نرم افزار مدیریت نیازمندی ها، ابزارهایی در اختیار شما قرار می‌دهد تا برنامه‌ها را به درستی اجرا کنید، هزینه‌ها را کاهش دهید، فرآیند بازاریابی را تسریع کنید و فرآیند کنترل کیفیت تولیدات خود را بهبود ببخشید.

• به طور کلی، نرم افزار مدیریت نیازمندی ها، درک کاملی از تمامی مشخصات و نیازمندی‌های پروژه برای ذینفعان فراهم می‌کند.

• همه پروژه‌ها از مزایای وجود یک تحلیلگر کسب و کار باتجربه بهره‌مند می‌شوند.

• صاحبان پروژه می‌توانند تمام انتظاراتشان از پروژه را به صورت واضح و دقیق بیان کنند.

• فرآیند مستندسازی به صورت واضح و شفاف انجام می‌شود.

نرم افزار مدیریت نیازمندی ها

ابزار و نرم افزار مدیریت نیازمندی‌ها، تیم پروژه را قادر می‌سازد تا تمام نیازهای پروژه از جمله تغییرات و به روز رسانی‌ها را پیگیری کنند. به این ترتیب، نه تنها قادر به برآورده کردن انتظارات مشتریان هستند، می‌توانند از این انتطارات نیز فراتر بروند. این منجر به تغییرات کمتر در طول پروژه و افزایش رضایت مشتریان می‌شود.

در ادامه تعدادی نرم افزار مدیریت نیازمندی ها را معرفی و بررسی می‌کنیم تا به شما کمک کنیم ابزاری پیدا کنید که برای تیمتان مناسب‌تر و کارآمدتر است.

قبل از معرفی نرم افزار مدیریت نیازمندی ها، باید بدانید که در این ابزارها دنبال چه چیزی هستید و ابزار ایده‌آل شما باید چگونه باشد.

به طور کلی، یک ابزار یا نرم افزار مدیریت نیازمندی ها باید کلیتی از ظاهر محصول نهایی بر اساس نیاز مشتری ارائه دهد.

توجه داشته باشید که ابزار انتخابی شما باید 3 ویژگی اصلی داشته باشد:

1. قابلیت مدیریت وظایف

نرم افزار مدیریت نیازمندی‌ ها باید امکان تعریف، سفارشی سازی و ویرایش الزامات پروژه را با ویژگی‌هایی مانند شرح وظایف، قابلیت صادرات و واردات داده‌ها، ویرایشگر اسناد، ابزارهای یادداشت برداری دیجیتال و… فراهم کند. به یاد داشته باشید هر جا که این اطلاعات را ذخیره می‌کنید، باید برای همه اعضای تیم به راحتی قابل دسترس باشد.

همچنین، مواردی مانند چندین مامور در کارها، تشخیص مشارکتی، ناظران، روابط، وابستگی‌ها، تنظیمات وضعیت کار، ویرایش زمان واقعی، از جمله ویژگی‌های کلیدی هستند که ضمن ایجاد یک لایه دید اضافی برای اعضای تیم، می‌توانند با استفاده از  نرم افزار مدیریت نیازمندی ها، راه را برای تجربه مشارکتی بیشتر هموار کنند.

2. تجزیه و تحلیل نیازمندی ها

نیازهای مشتریان را بررسی کنید تا بتوانید همه جزئیات را به وضوح شرح دهید. به این ترتیب، علاوه بر تعیین الزامات و نیازمندی‌ها، می‌توانید گلوگاه‌های بالقوه را پیش از وقوع شناسایی کنید. همچنین، قادر خواهید بود موانع و وابستگی‌هایی که مانع پیشرفت پروژه هستند را از بین ببرید.

داشبوردها و ابزارهای گزارش دهی، راهکاری مناسب برای کنترل این وظایف دشوار و همچنین نقاط عطف حرکت پروژه از یک فاز به فاز دیگر هستند. این ویژگی‌ها، دیدگاه‌های موثری در زمینه به اشتراک گذاشتن منابع و روش‌های انجام پروژه، به شما ارائه می‌دهد.

3. همکاری

نرم افزار مدیریت نیازمندی ها باید مشارکتی و مبتنی بر همکاری باشد. این ویژگی را می‌توانید از طریق موارد زیر در ابزارهای خود مشاهده کنید:

• گفتگوی درون برنامه‌ای یا پیام رسانی فوری
• اعلام تغییر وضعیت کار
• اعلام موارد فوری
• امکان مشاهده نظرات، واگذای اقدامات و حفظ مکالمات کلیدی
• امکان فعالیت با سایر ابزارها ( برای گسترش عملکرد و ساده سازی فرآیندها)

بهترین نرم افزار مدیریت نیازمندی ها

در این بخش تعدادی از محبوب‌ترین و قدرتمندترین نرم افزار مدیریت نیازمندی ها را به همراه ویژگی‌های آنها به شما معرفی می‌کنیم.

ClickUp

یک پلتفرم بهره‌وری برای اتصال میان کارها و برنامه در یک مکان است. ClickUp، ویژگی‌های بصری و قابل تنظیم فراوانی دارد و آنقدر انعطاف پذیر است که تیم‌های پروژه با استفاده از آن، می‌توانند محصولات کارآمدی ارائه دهند و بهره‌وری را به سطح جدیدی برسانند.

همچنین این ابزار، از طریق ادغام با سایر ابزارها می‌تواند فرآیندها را ساده سازی کند. به این معنی که هر داده‌ را در مرکزی برای توسعه دهندگان قرار می‌دهد تا با استفاده از ابزارهایی مانند Docs، Chat view، ClickUp Whiteboard و…، پروژه‌ها را برنامه ریزی و سازماندهی کند.

ویژگی‌های این نرم افزار مدیریت نیازمندی ها عبارت است از:

• وجود موارد نمایشی قابل تنظیم، مانند تقویم، تابلو، گانت، فهرست و…، برای برنامه ریزی، پیگیری و بررسی الزامات.

• بخش نظرات اختصاص داده شده برای تبدیل فوری هر فکر به یک اقدام موثر

• امکان واگذاری سریع کارها

• سیستم یادآوری اعضای تیم برای اطلاع از به روز رسانی‌ها، تکمیل یا تغییر الزامات.

• وجود قالب‌های پیش ساخته قابل تنظیم برای ایجاد گردش کار و خودکارسازی فرآیندها

• اولویت بندی کارها برای تنظیم یک ترتیب مشخص از عملیات

• امکان ایجاد طوفان فکری، گسترش ایده‌ها، برنامه ریزی فرآیندها و در نهایت، فراهم شدن یک منبع مطمئن برای همه نیازمندی‌های پروژه

• هماهنگی اهداف کلیک آپ با اهداف قابل اندازه گیری پروژه و ردیابی خودکار پیشرفت‌ها و موفقیت‌ها برای همسویی کل اعضای تیم.

SpiraTeam

یک ابزار کامل و موثر برای مدیریت چرخه عمر برنامه است. این نرم افزار، همه چیز را از نیازمندی‌ها گرفته تا موارد آزمایشی، کنترل و مدیریت می‌کند. در این سیستم، تیم شما یک داشبورد مرکزی خواهد داشت که در آن می‌تواند داستان‌های کاربر ایجاد کند، تکالیف را دریافت کند و پیشرفت پروژه را دنبال کند.

ویژگی‌های SpiraTeam عبارت است از:

• امکان چت بی درنگ، جهت آسان‌تر کردن فرآیند همکاری

• دسترسی به اسناد پروژه برای تعریف، ردیابی و به روز رسانی الزامات

• ادغام با پلتفرم‌های موفق و پیشرو در توسعه و مدیریت پروژه

• داشبورد ALM شخصی سازی شده

• گردش کار سفارشی سازی شده برای مطابقت با پروژه‌های شما

• سیستم پشتیبانی مشتری کارآمد و دقیق

Visure

اگر به دنبال نوعی ابزار منعطف مدیریت نیازمندی هستید که بتوانید آن را به روشی خاص پیکربندی کنید، Visure گزینه بسیار مناسبی است. چرا که این ابزار، امکان سفارشی سازی و انعطاف پذیری زیادی فراهم می‌کند. همچنین، Visure، علاوه بر مدیریت نیازمندی‌ها، مدیریت تغییر، مدیریت تست، مدیریت ریسک، ردیابی مشکلات و نقص‌‌ها را نیز انجام می‌دهد.

موارد زیر، ویژگی‌های این نرم افزار مدیدیت نیازمندی هاست:

• جمع‌آوری الزامات از طریق ضبط خودکار در MS Excel، MS Word و ReqIF

• ردیابی الزامات و نیازمندی‌ها از طریق بررسی تاریخچه آنها

• قابلیت ردیابی تمامی الزامات، آزمایشات، خطرات، کدها و …

• تایید نیازمندی‌ها و الزامات

• امکان به اشتراک گذاری تست‌ها در پروژه

• تولید و ارائه گزارش برای ماتریس‎‌های ردیابی، مشخصات سفارشی و داشبوردها

Jama Software

این نرم افزار مدیریت نیازمندی ها برای پروژه‌های پیچیده با نیازهای پیچیده ساخته شده است. همچنین، فضای لازم برای تعریف نیازمندی‌ها، اجرای آزمایش‌ها و پیش‌بینی خطرات (پس از تحلیل نیازمندی‌ها)، را نیز فراهم می‌کند. با Jama می‌توانید وابستگی‌های متقابل پروژه را ثبت کنید، پیشرفت‌های خود را پیگیری کنید و اهداف پروژه را به صورت کاملا واضح و دقیق تعریف کنید.

ویژگی‌های این نرم افزار عبارتند از:

• رابط مبتنی بر مرورگر

• پشتیبانی از رشته‌ها و روش‌های مهندسی متعدد

• پشتیبانی از واردات و صادرات داده‌های مورد نیاز

• قابلیت ردیابی نیازمندی‌ها و فرآیندها

• پشتیبانی از Open Rest API برای گسترش قابلیت استفاده

• ادغام با چندین ابزار توسعه مانند Jira، Ansys و Azure DevOps

• ارائه مدل‌های داخلی و مبتنی بر ابر متناسب با نیازهای سازمان

Xebrio

یک راه حل مدیریت پروژه با ابزارها و ویژگی‌هایی برای مدیریت کل چرخه عمر محصول (از الزامات تا استقرار) است. این ابزار به تیم‌های پروژه اجازه می‌دهد تا برنامه‌ها و محصولات را با مدیریت کامل، کنترل و ردیابی نیازمندی‌ها و وظایف، آزمایش و ارائه کنند. Xebrio، ابزارهایی را فراهم می‌کند که ضمن پشتیبانی از ارتباط و همکاری، تیم‌ها و سهامداران نیز در همان ابتدای پروژه متحد شوند.

ویژگی‌های Xebrio:

• قابلیت ردیابی سراسری

• تسهیل همکاری در طول فرآیند جمع‌آوری، ردیابی و تحلیل نیازمندی‌ها

• ارائه الگوهای مدیریت پروژه

• ارائه الگوهای مدیریت نیازمندی‌ها

• ارائه الگوهای تایید الزامات

• ردیابی زمان پروژه

• صدها گزینه سفارشی سازی

• پروژه‌های نامحدود در طرح‌های مختلف

Jira

یک محصول توسعه نرم افزار قدرتمند و شناخته شده برای تیم‌های چابک است و به آنها اجازه می‌دهد تا مسائل را ردیابی کنند، پروژه‌ها را مدیریت کنند و گردش کار را خودکارسازی کنند. Jira به تیم‌ها کمک می‌کند تا با تابلوهای Kanban، وظایف، داستان‌های کاربر و فعالیت‌های مختلف را برنامه‌ریزی، پیگیری، گزارش و مدیریت کنند. همچنین، در این نرم افزار امکاناتی برای کنترل کاربران وجود دارد که در سطوح مختلف اعمال می‌شود.

ویژگی‌های Jira شامل موارد زیر است:

• رابط کاربری بصری و مدرن

• قالب‌های آماده برای Agile، Scrum، پیگیری خطاها و موارد دیگر

• وجود هیئت مدیره برای برنامه‌ریزی آسان مدیریت نیازمندی‌ها، ردیابی و تحلیل نیازمندی‌ها

• گردش کار قابل تنظیم

• امکانات عالی شبیه سازی

• اولویت بندی نیازمندی‌ها
• اجازه پیوست به مواردی مانند تصاویر، ویدئوها، پیوندها و گزارش‌ها

Aha

یک نرم افزار توسعه محصول با قابلیت مدیریت نیازهای تخصصی است و به شما امکان می‌دهد ویژگی‌های محصول را از طریق تابلوهای برنامه‌ریزی اسپرینت و کارت امتیازی متوازن، اولویت بندی کنید. هنگام تعریف نیازمندی‌ها و الزامات با Aha، می‌توانید چک لیست‌ها و جداول را وارد کنید، الزامات را به سایر اسناد موجود پیوند دهید و مدل‌های آزمایشی ایجاد کنید.

ویژگی‌های Aha:

• هیئت برنامه‌ریزی برای مدیریت نیازمندی‌ها و برنامه‌ریزی نسخه‌های آینده

• تابلوهای کانبان برای مشاهده و اطلاع از وضعیت موجود

• درگاه‌های تایید الزامات جهت اطمینان در حین پیشرفت پروژه

• نقشه‌های داستانی برای دریافت تصویری حقیقی از نیازهای مشتریان

• امکانات سفارشی سازی آسان به تناسب تیم و سازمان

• امکان مطابقت با نیازهای تیم پروژه

Aqua ALM

یک پلتفرم مدیریت تست است که دارای بخش مدیریت نیازمندی‌هاست. این نرم افزار مدیریت نیازمندی ها به شما امکان می‌دهد الزامات را در شروع پروژه تعریف کنید، با تغییراتی که اتفاق می‌افتد آنها را به روز کنید و با پیشرفت جدول زمانی پروژه، الزامات را دنبال کنید.

ویژگی‌های Aqua ALM:

• گردش کار سفارشی شده

• وابستگی‌های سفارشی شده

• تاییدیه‌های گردش کار برای ساده سازی مدیریت نیازمندی‌ها

• اعلان‌های مربوط به وضعیت نیازمندی‌ها و به روز رسانی‌ها

• قالب‌های قابل تنظیم

• امکان پیوست فرمت‌های PDF، اسناد، تصاویر، متون و…

• قابلیت‌های ردیابی بهبود یافته و موثر

• واردات و صادرات داده‌ها با یک کلیک

GatherSpace

Gatherspace، نرم افزار مدیریت نیازمندی های پیشرو در صنعت را با توانایی انتشار محصول و استفاده از گزارش‌های موردی ترکیب می‌کند.

این نرم افزار مدیریت نیازمندی ها، با عملکرد مدیریت پروژه، پورتال مشتری و قابلیت مدیریت نیازمندی‌ها همراه است.

GatherSpace به تیم پروژه‌ شما امکان می‌دهد تا داده‌ها، اطلاعات و نتایج را در خلاصه‌های قابل ارائه جمع‌آوری کند. همچنین بستری فراهم می‌کند که در آن چندین محصول یا ماژول می‌توانند با یکدیگر ادغام شوند.

ویژگی‌های GatherSpace عبارت است از:

• مبتنی بر فضای ابری

• دسترسی و همگام سازی آسان بین دستگاه‌های مختلف

• اولویت بندی نیازمندی‌ها

• پیگیری و به روز رسانی نیازمندی‌ها

• ردیابی الزامات مورد نیاز

• ادغام یکپارچه پورتال مشتری با پلتفرم مدیریت نیازمندی‌ها

• تسهیل مدیریت نیازمندی‌ها با القای عملکرد مدیریت پروژه

Accompa

این نرم افزار مدیریت نیازمندی ها، یک راه حل مبتنی بر ابر است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا نیازها، ویژگی‌ها و موارد استفاده در چندین محصول و پروژه را ایجاد، ردیابی و مدیریت کنند. از آنجا که Accompa، به رابط کاربری آسان، بصری و یکی از بهترین سیستم‌های پشتیبانی مشتریان مجهز است، می‌توانید تمامی ویژگی‌های مدنظرتان را در آن پیدا کنید تا مدیریت نیازمندی‌ها به صورت یکپارچه انجام شود.

ویژگی ‌های Accompa:

• استفاده آسان

• قابلیت سفارشی سازی مناسب

• ویژگی‌های جستجو و مشاهده بصری

• ردیابی خودکار وابستگی‌ها و تغییر نیازمندی‌ها

• مخزن مرکزی برای مدیریت نیازمندی‌ها

• هشدارهای خودکار ایمیل

• تابلوهای بحث و گفتگو

و در انتها …

ملاحظه کردید که با کمک نرم افزار مدیریت نیازمندی ها می‌توانید برنامه ریزی، تعریف و پیگیری الزامات پروژه را سریع‌تر و ساده‌تر انجام دهید. به این ترتیب برای انجام کارهای مهم و موثر، مانند ایجاد ارتباط مطلوب با مشتریان و افزایش رضایتمندی آنها از طریق تولید محصولات باکیفیت، زمان بیشتری خواهید داشت.