معرفی تعدادی نرم افزار مدیریت گردش کار برای BPM در سال 2024

زمان مطالعه: 8 دقیقه

این روزها، اغلب سازمان‌هایی که به دنبال افزایش بهره‌وری هستند، برای مدیریت گردش کارهای خود، یک نرم افزار اختصاصی را مورد استفاده قرار می‌دهند. نرم افزار مدیریت گردش کار، برای ایجاد و بهبود گردش کار، ابزارهای انعطاف پذیر و کارآمدی در اختیارتان قرار می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا یک گردش کار مطلوب و ایده‌آل ایجاد کنید.

نتایج نظرسنجی شرکت نرم افزاری Red Hat نشان می‌دهد که نرم افزار مدیریت گردش کار (Workflow)، به کاهش هزینه‌های مرتبط با مدیریت فرآیندهای کسب و کار شما کمک می‌کند. علاوه بر این، باعث می‌شود سازمانتان کارآمدتر و موثرتر فعالیت کند. با استفاده از این سیستم‌ها، می‌توانید مطمئن باشید که همه چیز به موقع و بدون تاخیر انجام می‌شود.

امروز ضمن معرفی و بررسی تعدادی از نرم افزارهای گردش کار، به شما خواهیم گفت چگونه یک نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب انتخاب کنید.

نرم افزار مدیریت گردش کار چیست؟

نرم افزار گردش کار، سیستمی است که به کمک آن می‌توانید جریان فرآیندهای دیجیتال سازمان خود را مدیریت کنید. فرآیند مدیریت در Workflow، همه چیز را شامل می‌شود، از حقوق و دستمزد گرفته تا مدیریت منابع انسانی، فروش، بازاریابی، مدیریت زنجیره تامین، خدمات مشتریان و…

با نرم افزار گردش کار برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار، می‌توانید عملیات داخلی سازمان خود را ساده‌تر کنید تا با تنگناهای کمتر و کارایی بیشتری اجرا شوند.

هدف نرم افزار مدیریت گردش کار، ساده‌تر کردن عملیات داخلی کسب و کار شماست. ایجاد یک گردش کار ساده‌تر، به اعضای تیم شما اجازه می‌دهد به جای گرفتار شدن در فعالیت‌ها یا تشریفات اداری غیرضروری، روی کارهایی که به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهد، تمرکز کند. به این ترتیب می‌توانید برای بخش‌های بازاریابی، فروش و خدمات مشتریان، تصمیمات بهتر و موثرتری بگیرید تا میزان درآمد و سود خود را افزایش دهید.

همچنین، نرم افزار مدیریت گردش کار به شما امکان می‌دهد تا کارهای تکراری کسب و کارتان را به صورت خودکار انجام دهید تا بتوانید در زمان و هزینه‌ صرفه‌جویی کنید.

چگونه یک نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب انتخاب کنیم؟

برای انتخاب نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب برای مدیریت فرآیندهای کسب و کارتان، باید بدانید به چه چیزهایی نیاز دارید، چقدر سود برای کسب و کارتان به همراه دارد و چقدر هزینه دارد.

قبل از ارزیابی مناسب بودن یک راه حل یا نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب برای سازمان، باید بدانید:

• گردش کار چیست؟

• چرا به یک سیستم گردش کار نیاز دارید؟

• یک سیستم گردش کار چگونه کار می‌کند؟

• فرآیندهای فرعی برای خودکارسازی سیستم، چه مواردی هستند؟

• الزامات، ورودی‌ها، خروجی‌ها و بازخوردها چه مواردی هستند؟

 

• شرایط و نقاط تصمیم را در هر فرآیند ایجاد کنید. برای تعیین اینکه چه کسی باید هر کاری را طبق قوانین داخلی یا خارجی انجام دهد، مسئولیت‌ها را با هر مرحله مرتبط کنید.

• مشخص کنید که قرار است چند کاربر از سیستم استفاده کنند و چه چیزهایی باید به آنها ارائه ‌شود.

• پارامترهای امنیتی (چه کسی می‌تواند چه عملکردی داشته باشد) و سطوح دسترسی (هر کاربر چه داده‌هایی را می‌تواند مشاهده کند) را تنظیم کنید.

• تعیین کنید هر چند وقت یک بار سیستم باید به روز رسانی شود.

برای مدیریت گردش کار، راه حل‌های نرم افزاری متعددی وجود دارد، اما چگونه می‌توانیم یک راه حل مناسب انتخاب کنیم؟

اکنون راجع به ویژگی‌هایی صحبت می‌کنیم که لازم است آنها را هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب برای کسب و کارتان، در نظر بگیرید.

• توانایی ادغام با سایر سیستم‌هایی که قبلا در کسب و کار شما پیاده سازی شده‌اند

این ویژگی، تضمین می‌کند که نرم افزار می‌تواند به جای اینکه از شما درخواست کند همه چیز را از ابتدا دوباره انجام دهید، با فرآیندها و فناوری‌های یکپارچه موجود کار کند.

• امکان سفارشی سازی یا تغییر آسان نرم افزار پس از پیاده سازی، به صورتی که بتوانید آن را با نیازهای کسب و کارتان تنظیم کنید

با این ویژگی، همه کاربران می‌توانند در حین انجام وظایف روزانه خود در سازمان، به طور موثر و کارآمد از نرم افزار مدیریت گردش کار استفاده کنند.

• توانایی کاربران در تمامی سطوح سازمانی جهت دسترسی به اطلاعات مربوط به نقش‌های خاص، بدون داشتن مجوزها و حقوق دسترسی تعیین شده به صورت پیش فرض

این به همه افراد درگیر در هر فرآیند اجازه می‌دهد تا در هر سازمان مشخص، ردیابی شوند.

 چرا نرم افزار مدیریت گردش کار باید با مدیریت فرآیند هماهنگ باشد؟

نرم افزار مدیریت گردش کار، راهکاری دقیق و مناسب برای کمک به مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM در سازمان شماست.

به این معنی که اگر فرآیندی را در اختیار دارید، سیستم مدیریت گردش کار می‌تواند به اجرای روان و مداوم آن کمک کند. همچنین اگر یک مرحله نیاز به تکرار دارد، لازم نیست هر بار آن را به صورت دستی انجام دهید.

بلکه می‌توانید ابزار گردش کار را طوری تنظیم کنید که در صورت لزوم هر مرحله به طور خودکار فعال شود. بنابراین، باید بگوئیم ابزارهای گردش کار در ارتباط با مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، بسیار موثرند. به عنوان مثال، هنگامی که یک مشتری جدید برای دریافت خدمات از سازمان شما ثبت نام می‌کند، اطلاعات او قبل از نهایی شدن، باید از بخش‌های مختلف عبور کند. هر بخش، برای جمع‌آوری داده‌های مشتری و تکمیل این بخش از فرآیند ورود، الزامات خاص و منحصر به فردی خواهد داشت.

معرفی تعدادی نرم افزار مدیریت گردش کار برای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

اکنون تعدادی از برترین ابزارهای مدیریت گردش کار را معرفی و آنها را بررسی می‌کنیم:

ProcessMaker

این نرم افزار مدیریت گردش کار، بهره‌وری را بهبود می‌بخشد، باعث همکاری بیشتر می‌شود، طیف گسترده‌ای از ویژگی‌های مفید را برای مشاغل بزرگ و کوچک ارائه می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا عملیات کسب و کارتان را ساده‌تر کرده و آنها را خودکارسازی کنید.

همچنین ProcessMaker، یک راه حل نرم افزاری همه کاره است که می‌تواند هر فرآیند تجاری را مدیریت کند. این به کاربران اجازه می‌دهد تا گردش‌های کاری متفاوتی ایجاد کنند.

ProcessMaker، برای ادغام با سایر برنامه‌های کاربردی مانند CRM، بسته‌های ERP و نرم افزارهای حسابداری با معماری پیشرفته ترکیب‌پذیر، طراحی شده است. به صورتی که می‌توانید از آن برای خودکارسازی هر بخش از کسب و کارتان استفاده کنید.

ویژگی‌های این نرم افزار، هم برای کاربران و هم برای مدیران بسیار کارآمد و مفید است. این ویژگی‌ها عبارتند از:

• رابط کاربری آسان: رابط کاربری گرافیکی این نرم افزار، به کاربران سازمان اجازه می‌دهد بدون آموزش و هزینه‌های اضافی، فورا شروع به ایجاد گردش کار کنند.

• ارائه راه‌حل‌های به صرفه: عملکرد در سطح سازمان با قیمت مناسب به معنای عدم نیاز به مشاوران یا توسعه دهندگان گران قیمت در هنگام استقرار و نگهداری سیستم است.

Microsoft Power Automate

این ابزار اتوماسیون گردش کار به شما کمک می‌کند گردش کار را در سازمان خود ایجاد و خودکارسازی کنید. نسخه رایگان Microsoft Power Automate تا 100 جریان گردش کار جداگانه را با حداکثر 500 کاربر در هر جریان، پشتیبانی می‌کند. به این معنی که سازمان‌هایی با بودجه کم نیز می‌توانند از این ابزار قدرتمند استفاده کنند.

Zoho Creator

Zoho Creator، یک ابزار کشیدن و رها کردن برای ایجاد فرآیندهای گردش کار است. این ابزار ساده، آسان و به صرفه، یک انتخاب عالی برای کسب و کارهای کوچکی است که به دنبال خودکارسازی عملیات خود بدون پرداخت هزینه‌های سنگین هستند.

با Zoho Creator، می‌توانید بدون کدنویسی، گردش کار ایجاد کنید. به این صورت که فعالیت‌ها را به جریان کاری خود بکشید و رها کنید. سپس فعالیت‌های مختلف را با استفاده از رابط‌های ساده مانند « after» یا « when» متصل کنید. همچنین Zoho Creator دارای الگوهای از پیش ساخته شده با قوانین و شرایط از پیش تعریف شده است. بنابراین، شما مجبور نیستید همه کارهای سنگین را خودتان انجام دهید. یکی از الگوهای موجود را انتخاب و در صورت نیاز آن را سفارشی سازی کنید.

Kissflow

یکی از نرم افزارهای قدرتمند فرآیند کسب و کار است که می‌توانید از آن برای مدیریت انواع فرآیندهای تجاری استفاده کنید. Kissflow، دارای یک رابط بصری کشیدن و رها کردن است که ایجاد نمودارهای گردش کار یا نقشه‌های پردازش را ساده‌تر می‌کند. همچنین می‌توانید صفحات گسترده excel را به Kissflow وارد کرده و تنها با چند کلیک آنها را به نمودارهای بصری کاملی تبدیل کنید. این ابزار به شما امکان می‌دهد برای هر کاری در نمودار گردش کار، فیلدهای سفارشی و اقدامات هوشمندانه اضافه کنید. به این ترتیب، می‌توانید از داده‌ها بیشترین بهره را ببرید و کیفیت و کارایی گردش کارتان را بهبود ببخشید.

Nintex

Nintex، یک نرم افزار مدیریت گردش کار مبتنی بر ابر است که به شما کمک می‌کند گردش کار خود را خودکار و ساده‌سازی کنید. با این ابزار، می‌توانید چارت‌ها و نمودارهای بصری فرآیندهایتان را ایجاد کنید تا ببینید چقدر کارآمد هستند. همچنین می‌توانید از قابلیت کشیدن و رها کردن این ابزار جهت سفارشی سازی فرآیندهای موجود برای مطابقت با نیازهای خود استفاده کنید.

نرم افزار Nintex، با ارائه چندین برنامه مانند برنامه زمان‌بندی کارمندان و برنامه مدیریت اسناد، عملکرد پلتفرم پایه را گسترش می‌دهد. کاربران به کمک این برنامه‌های اضافی می‌توانند گردش‌های کاری منحصر به فرد را فراتر از آنچه در خدمات اصلی این نرم افزار گنجانده شده، ایجاد کنند.

Joget Workflow

این نرم افزار مدیریت گردش کار مبتنی بر وب، برای شما امکان ایجاد گردش کار، پیگیری پیشرفت و تعیین وظایف را فراهم می‌کند. می‌توانید از Joget Workflow، برای فرآیندهای تجاری مختلف، از جمله منابع انسانی، فروش، بازاریابی، پشتیبانی مشتریان و… استفاده کنید.

Alfresco Activiti

این ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار به شما امکان می‌دهد فرآیندها را ایجاد کنید، خودکارسازی کنید و آنها را به برنامه‌های تجاری خود متصل کنید. به کمک Alfresco Activiti می‌توانید:

• فرآیندهای کسب و کارتان را تجسم، طراحی و خودکارسازی کنید.

• فرآیندهای خود را در زمان واقعی با انعطاف پذیری بالا ایجاد، اجرا، نظارت و مدیریت کنید.

• فرآیندها را به صورت مستقل یا جاسازی شده روی هر پلتفرمی اجرا کنید.

Process Street

Process Street، یک ابزار ساده و قدرتمند برای ایجاد و مدیریت فرآیندهاست. این سیستم مبتنی بر ابر برای مدیریت پروژه‌ها، فروش، بازاریابی، منابع انسانی و… مورد استفاده قرار می‌گیرد و به شما امکان می‌دهد پس از ایجاد و مدیریت فرآیندها، آنها را با اعضای تیم کسب و کارتان به اشتراک بگذارید. از آنجا که Process Street با بیش از 300 برنامه دیگر ادغام می‌شود، می‌توانید آن را به راه‌حل‌های نرم افزاری موجود متصل کنید تا کارآمدتر و مفیدتر شود.

TeamworkIQ

این نرم افزار مدیریت گردش کار مبتنی بر ابر، به شما امکان می‌دهد گردش کار ایجاد کنید، وظایف را پیگیری کنید، آنها را مدیریت کنید و با تیم خود همکاری کنید.

با این ابزار می‌توانید انواع مختلفی از گردش‌های کاری مانند «تایید» یا «استثنا» ایجاد کنید و آنها را برای اطمینان از ارتباط مناسب بین کارمندان مورد استفاده قرار دهید. همچنین می‌توانید وضعیت‌های مختلف مانند «در انتظار»، «در حال انجام» و… را برای هر کاری اختصاص دهید.

به کمک TeamworkIQ، می‌توانید نقش‌های مدیریتی را بر اساس افرادی که به وظایف خاصی دسترسی دارند، تعریف کرده و به آنها اختصاص دهید.

Pipeliner CRM

این نرم افزار مدیریت گردش کار، الگوهای متعددی برای مشاغل مانند اتوماسیون فروش، اتوماسیون بازاریابی، پذیرش مشتری و… ارائه می‌دهد. علاوه بر این، ویژگی‌هایی از جمله ساخت گردش کار، قالب‌ها و اتوماسیون نیز در اختیارتان قرار می‌دهد.

همچنین قابلیت کشیدن و رها کردن در این ابزار، به شما امکان می‌دهد تا گردش کار را به راحتی ایجاد کرده و پیشرفت آن را با نمودارهای بصری مدیریت کنید.

نرم افزار Pipeliner CRM با پشتیبانی از ناوبری چندسطحی، اجازه می‌دهد تا با ایجاد زیرفرآیندها یا افزودن شرایط برای تایید در فرآیند اولیه، فرآیندهای پیچیده را مدیریت کنید.

***

اگر به دنبال بهبود مدیریت گردش کار کسب و کارتان هستید و می‌خواهید هزینه‌های سربار سازمان را کاهش دهید، می‌توانید از نرم افزار مدیریت گردش کار کمک بگیرید. با نرم افزار مدیریت گردش کار، ضمن ساده‌سازی فرآیندها و تاثیر بیشتر در ارائه ارزش به مشتریان، بهره‌وری کسب و کارتان نیز افزایش پیدا می‌کند.