چگونه یک نقشه راه PMO بسازیم؟
مراحل ساخت نقشه راه دفتر مدیریت پروژه
یکی از بخش‌ها یا اجزای حیاتی اکثر مشاغل در سطح سازمان، دفتر مدیریت پروژه (PMO) است. PMO، چه یک بخش داخلی باشد و چه یک بخش خارجی، با بهبود کارایی و استانداردسازی فرآیندها، نقش مهمی در مدیریت پروژه‌های کسب و کار شما ایفا می‌کند. همراه ما بمانید تا با نقشه راه PMO و مراحل ایجاد آن آشنا شویم.
هر سازمان با در نظر گرفتن قابلیت‌هایی که برای ارائه کارآمدتر و موثرتر مجموعه پروژه‌های خود به آنها نیاز دارد، با چالش‌ها و مسائل متفاوتی روبروست. قابلیت‌های مهمی که یک PMO معمولا از آنها پشتیبانی می‌کند، عبارتند از:
- اولویت‌بندی پورتفولیو، برنامه‌ریزی و بودجه بندی
- فرآیندها، استانداردها و متدولوژی‌ها
- حاکمیت و گزارش
- آموزش و توسعه
- تیم‌های پشتیبانی پروژه
- نرم افزارها و سیستم‌ها
- نظارت، پشتیبانی و مربیگری
- برنامه‌ریزی نیروی کار و مدیریت منابع
نقشه راه PMO چیست؟
نقشه راه PMO، برنامه‌ای را ترسیم می‌کند که شامل اهداف قابل تحویل برای رسیدن به وضعیت مطلوب است. همچنین، این نقشه، به تعریف و انتقال ارزش پیشنهادی PMO نیز کمک می‌کند.
چرا سازمان شما به یک نقشه راه PMO نیاز دارد؟
دلایل زیر نشان می‌دهد که به یک نقشه راه PMO نیاز دارید:
- عملکردها یا خدمات سیستم مدیریت پروژه سازمانی (EPM) و دفتر مدیریت پروژه (PMO)، معمولا در طول زمان تمرکز خود را از دست می‌دهند و کاملا اداری می‌شوند یا با استراتژی تحویل سازمان ناهماهنگ خواهند شد.
- با توجه به اینکه بسیاری از سازمان‌ها به دنبال چابکی بیشتر هستند، ممکن است PMO ها برای ارائه خدمات انعطاف پذیرتر نیاز به انتقال از مدل‌های تحویل سنتی و تغییر سبک رهبری داشته باشند.
برای ایجاد موارد زیر، یک نقشه راه PMO به کمک شما می‌آید:
- تراز کردن پورتفولیوهای پروژه با نتایج کسب و کار
- مدیریت ریسک و کاهش عدم اطمینان
- ایجاد تغییر در کسب و کار
- نشان دادن میزان ارزش
- بهبود مستمر خدمات
- ارائه خدمات مطلوب به مشتریان
مراحل ایجاد یک نقشه راه PMO
اکنون راجع به 7 مرحله صحبت می‌کنیم که برای ایجاد یک نقشه راه PMO لازم است آنها را طی کنید.
1. وضعیت فعلی را تحلیل کنید
اولین مرحله ایجاد هر نقشه راه، درک شرایط فعلی است. این مرحله می‌تواند شامل تجزیه و تحلیل فرآیندها، یعنی درک نقاط قوت، نقاط ضعف، احتمالات و خطرات باشد. علاوه بر این، بوم مدل کسب و کار (BMC) نیز می‌تواند به عنوان یک ابزار برای شروع، مورد استفاده قرار گیرد.
2. هدف پروژه را تعیین کنید
هدف پروژه، نشان دهنده اهداف صریح و روشن است. این اهداف، برای ذینفعان به ارزش PMO مربوط می‌شود. اهداف برای توصیف و درک، باید کاملا واضح باشند. می‌توانید از مدل KISS برای توسعه اهداف سازمان استفاده کنید. KISS، مدلی را توصیف می‌کند که بر اساس آن هر رهبر، صرف نظر از اندازه سازمان، می تواند فرصت‌های توسعه رهبری واضح و روشنی برای کارکنان خود ایجاد کند.
3. فهرست محصولات و خدمات را تنظیم کنید
اکنون باید فهرست محصولات، خدمات، سطح خدمات و مسئولیت‌های هر بخش را مشخص کنید. در این مرحله، درک نوع PMO که داخل سازمان برای کمک به این فرآیند قرار دارد، بسیار کارآمد و مفید است.
4. پروژه را مدیریت و کنترل کنید
این مرحله، علاوه بر شرح روش‌های بررسی و مدیریت پروژه‌هایی که پیش‌بینی می‌شود دنبال شوند، توضیح می‌دهد که چرا، چگونه و چه زمانی تیم‌های پروژه می‌توانند تعهدات موجود را بپذیرند. دفتر مدیریت پروژه باید تا حد امکان تشریفات اداری و کاغذ بازی کمتری داشته باشد.
بر روی اصول اولیه تمرکز کنید، آنها را به پایان برسانید، علاوه بر این، تعادلی ایجاد کنید که از آشفتگی همه چیز جلوگیری کند.
5. یک برنامه عملیاتی و قابل تحویل ایجاد کنید
نقشه راه PMO، معمولا به دلیل طرح‌ها و برنامه‌های کاری نادرست از مسیر خود خارج می‌شود. بنابراین اقدامات مشخص شده باید خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و در مراحل اولیه، فهرست بندی شده باشند. در این مرحله، ارائه بهبودهای منظم در برابر اقدامات و شاخص‌های کلیدی عملکرد و هدایت بررسی‌های منظم با پشتیبانی PMO ضروری است.
6. مهارت‌ها و ظرفیت‌های افراد را شناسایی کنید
نقشه راه PMO، قابلیت موفقیت افزایشی را فراهم کرده و استعدادهای ضروری برای حفظ نقشه راه را در محل خود شناسایی می‌کند. به طور کلی، با بهره‌گیری از یک منبع داده می‌توانید یک برنامه توانمند ایجاد کنید. این برنامه توانمند، مبتنی بر مهارت‌ها و ویژگی‌هایی مانند تمرکز بر مشتریان، احساسات، عواطف و نظارت PMO است. مهارت‌های فناورانه نیز به عنوان مهارت‌های ثانویه برای به دست آوردن توانمندی بیشتر ضروری هستند.
7. نظارت و اجرا کنید
PMO باید برای افشای نقشه راه، مشاهده و بهبود عملکردها، مراحل دقیقی را طی کند. روش اندازه‌گیری نتایج و همچنین موقعیت باید تایید شود. یکی از روش‌های اندازه‌گیری، استفاده از کارت امتیازی عملکرد برای تهیه سریع گزارش‌هاست. با این گزارش‌ها، مدیران ارشد و پشتیبانان PMO می‌توانند درک مناسبی از پیشرفت پروژه به دست آورند.
ویژگی‌های نقشه راه PMO چیست؟
همه نقشه‌های راه، از جمله نقشه راه PMO دارای ویژگی‌های مشترک زیر هستند:
نمای مرحله‌ای زمانی
نقشه راه PMO باید بتواند استراتژی‌های فعلی و برنامه‌ریزی شده را در قالب یک جدول زمانی مشخص نشان دهد. در این صورت می‌توانید پیشرفت‌ها را به سرعت مشاهده کنید و چرخه‌های حیات و رشد را بهتر و سریع‌تر انتقال دهید. زیاده‌روی‌ها، شکست‌ها و عدم رعایت مهلت‌ها باید به وضوح دیده شوند. مراحل زمانی باید انعطاف پذیر باشند. بهتر است انها را در سطح استراتژیک به صورت سالیانه یا فصلی و در سطوح دقیق‌تر به صورت ماهیانه یا هفتگی در نظر بگیرید.
وابستگی‌ها
برای یک دفتر مدیریت پروژه، هر فعالیت یا هر اولویت به سایر عناصر برنامه وابسته است. وابستگی‌ها باید به طور موثر و واضح، همراه روابطی که باید بررسی شده و نشان داده شوند، در نقشه راه PMO مدیریت شوند.
مدیریت وابستگی، از بخش‌های جدایی ناپذیر برنامه‌ریزی است. کل سازمان در شبکه‌ای از وابستگی‌های متقابل، به هم متصل است. وابستگی‌ها باید به طور دقیق در نقشه راه PMO نمایش داده شوند. نقشه راه باید با سایر عناصر مدیریت پورتفولیوی استراتژیک و نرم افزارهای یک کسب و کار ادغام شود تا به عنوان یک عملکرد مستقل و مجزا مطرح شود.
یکپارچه سازی عملکردی
از آنجا که سازمان‌ها از نقشه‌های راه متفاوتی در سراسر سازمان استفاده می‌کنند، باید روابطی بین این نقشه‌ها وجود داشته باشد. نقشه راه PMO باید امکان ارتباط بین اولویت‌ها، سرمایه گذاری‌ها، قابلیت‌ها و عملکردها را فراهم کند.
نقاط عطف
نقاط عطف، عناصر ضروری نقشه راه PMO در همه سطوح محسوب می‌شود و اهداف حیاتی را نشان می‌دهد. آنها به عنوان یک مقیاس اندازه‌گیری عمل می‌کنند که پیشرفت به سمت اهداف بلندمدت را تایید می‌کند یا نیاز بالقوه برای تنظیم برنامه‌ها و استراتژی‌ها را شناسایی می‌کند.
نقاط عطف با عنصر جدول زمانی نقشه‌های راه ترکیب می‌شوند تا معیارهای موفقیت را در یک نقطه مشخص نشان دهند. همچنین می‌توانید آنها را در ترکیب با وابستگی‌ها مشاهده کنید تا:
- از آنچه برای ارائه هر نقطه عطف لازم است، درک بهتری داشته باشید.
- بخش‌هایی که موانع پیشرفت در آنها ایجاد می‌شود، به خوبی تشخیص دهید.
به روز رسانی‌های خودکار
نقشه‌های راه برای مدیریت فعالانه توسط افراد، تنظیم برنامه‌ها در پاسخ به تغییر شرایط در حال تحول، تغییر اولویت‌ها و فرصت‌های جدید در نظر گرفته شده‌اند. اما ابزار نقشه راه PMO که توسط سازمان، مورد استفاده قرار می‌گیرد، باید با سایر راه‌حل‌های سازمانی برای به روز رسانی خودکار اطلاعات عملکرد و تکمیل ابتکارات استراتژیک، تغییرات و… ادغام شود. این توانایی نقشه راه چابک، که توسط به روز رسانی‌های خودکار هدایت می‌شود، کلید نقشه برداری کارآمد و موثر است.
مزایای استفاده از نقشه راه PMO چیست؟
- نقشه راه PMO، نوعی طراحی است که چشم‌انداز سازمان (مانند موارد قابل تحویل و اهداف) و چگونگی دستیابی به آنها را مشخص می‌کند. نقشه راه PMO، با فراهم کردن امکان جهت یابی، وظایف و فعالیت‌هایی که برای دستیابی به اهداف و نتایج مورد نظر باید تکمیل شوند را نیز تعریف می‌کند.
- کارآمدترین و موثرترین راه برای رسیدن به اهداف سازمان، شروع پروژه با یک نقشه راه مدیریت پروژه یا نقشه راه PMO است که به صورت بصری، طرح و تمامی عناصر ضروری موجود در آن را نشان می‌دهد. این نقشه شامل جدول زمانی، سرمایه‌گذاری‌های استراتژیک در طول مسیر، پرسنل درگیر، فعالیت‌های مهم آنها، جابجایی منابع و سایر فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده است.
- همه نقشه‌های راه، ظاهری مشابه و عناصر مشترکی مانند جدول زمانی و نمایش گرافیکی عناصر مختلف در سراسر خط زمانی دارند. برای موثر بودن، لازم است نقشه راه PMO، بسیاری از اطلاعات پیچیده را در یک سند قابل درک جمع‌آوری کند.
***
اگر از ابزارهای مناسب استفاده کنید، ایجاد یک نقشه راه PMO کار سختی نیست. این نقشه کاربردی، به ذینفعان پروژه امکان می‌دهد تا برنامه‌ها را بررسی کنند، تنظیمات فوری پروژه را انجام دهند و پیامدهای هر گونه تغییر احتمالی را به وضوح بررسی کنند.
برای ایجاد و توسعه یک نقشه راه PMO موثر، سازمان شما ضمن روشن کردن اهداف و مقاصد خود، باید از پروژه، رویکردهای مورد توافق و سهامداران نیز به طورکامل حمایت کند.