با مهم‌ترین مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) آشنا شویم

زمان مطالعه: 7 دقیقه

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، با ارائه یک درک جامع از نحوه عملکرد سازمان، به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهینه ‌سازی کنند، کارایی را بهبود ببخشند و بهره‌وری را افزایش دهند.

زمانی که کسب و کارها تصمیم می‌گیرند به طور جدی از مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده کنند، مزایای فراوانی را تجربه خواهند کرد. مواردی مانند بهبود کارایی، افزایش چابکی، دید بهتر داده‌ها، انطباق، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، افزایش همکاری و بهبود تصمیم‌گیری، برخی از مهم‌ترین مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM است که امروز به طور مفصل راجع به آنها صحبت می‌کنیم.

مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

با پیاده سازی سیستم BPM از مزایای زیر بهره‎‌مند خواهید شد:

کارایی بیشتر و گردش کار ساده‌تر

بهبود کیفیت کار و افزایش کارایی عملیاتی، دلایل اصلی استفاده از BPM هستند. این سیستم، با استانداردسازی فرآیندها به کارمندان امکان می‌دهد تا در چارچوب مشخصی که تصمیم‌گیری را تسریع کرده و خطرات خطای انسانی را کاهش می‌دهد، بهتر و موثرتر کار کنند. همچنین، ابزارهای تجزیه و تحلیل BPM، دید جامع و دقیقی از نحوه عملکرد بخش‌ها و فرآیندهای فردی به مدیران ارائه می‌دهد.

افزایش بهره‌وری

افزایش بهره‌وری یکی از مهم‌ترین مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار محسوب می‌شود. سیستم BPM به سازمان کمک می‌کند تا برای تمام فرآیندهای خود چارچوب قدرتمندی بسازد. چرا که تمام فرآیندها مهم هستند و باید مورد نظارت و بهینه‌سازی قرار بگیرند. هنگامی که در کل جریان فرآیندها، کمترین نوسان اتفاق بیفتد، کارایی فرآیندها افزایش پیدا می‌کند.

به این ترتیب، تجزیه و تحلیل فرآیندها به طور مداوم انجام می‌شود. وظایفی که هیچ ارزشی اضافه نمی‌کنند، به راحتی شناسایی و حذف می‌شوند. این موارد منجر به افزایش کلی بهره‌وری می‌شود.

چابکی و مقیاس پذیری تجاری بیشتر

با اجرای BPM کارآمد و مناسب در سازمان، تیم‌ها نسبت به تغییرات، انعطاف پذیرتر می‌شوند. از آنجا که برای تیم‌ها درک دقیق و کاملی از فرآیندها ایجاد شده، توضیح راجع به چرایی و چگونگی تغییرات جدید به آنها، آسان‌تر است.

با اجرای BPM، اصلاح دوره‌ها ساده‌تر است، زیرا نقشه راه فرآیند کاملا واضح است. بنابراین، می‌توانید هر تغییری را به راحتی مشخص کنید و به سرعت بپذیرید.

سازمان انعطاف پذیر در مقابل تغییرات، بسیار قدرتمند است. این سازمان می‌تواند با وجود مشکلات ناشی از عوامل داخلی و خارجی، مسیر خود را طی کند و نتایج را به صورت تصاعدی افزایش دهد. به این ترتیب، تیم‌ها، مقیاس پذیر، رقابتی و مشارکتی خواهند شد.

به طور کلی، درک و کنترل بیشتر فرآیندها هنگام چرخش به سمت فرصت‌های جدید، انعطاف‌پذیری بیشتری ایجاد می‌کند. سازمان‌های سریع و چابک، به طور فزاینده نسبت به کسب و کارهای کند و قدیمی، برتر هستند. چرا که، می‌توانند خدمات ارزش افزوده را از طریق انعطاف پذیرترین و سریع‌ترین روش‌ها ارائه دهند.

ارئه خدمات و تجربیات بهتر به مشتریان

یکی دیگر از مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار، بهبود تجربه مشتریان و ارائه خدمات بهتر به آنهاست. این سیستم کمک می‌کند تا:

• با تجزیه و تحلیل فرآیندهای موجود، مناطقی را شناسایی کنید که در آن خدمات مشتریان، زمان را برای ارسال اطلاعات اضافی به یک سیستم تلف می‌کند.

• اطلاعات مورد نیاز مشتریان را به صورت خودکار از منابع متعدد جمع‌آوری و مرتب کرده و افزونگی را نیز حذف می‌کند.

• برای اینکه مشتریان بدانند در یک فرآیند تا چه اندازه پیچیده هستند و به چه مراحل اضافی نیاز دارند، راهکارهایی به آنها ارائه می‌دهد.

• ساخت، توسعه و بهبود کیفیت محصول نهایی ارائه شده به مشتریان را بهبود می‌بخشد.

کاهش خطاها

در ابزارهای ابتدایی مانند ایمیل‌، خطاها تقریبا اجتناب ناپذیر هستند. در اینجا هیچ راهی برای اطمینان از به روز ماندن داده‌ها و اینکه چه کسی چه کاری انجام می‌دهد، وجود ندارد.

هنگامی که فرآیندها در صفحات گسترده مدیریت می‌شوند، ردیابی خطاها غیرممکن است.

زمانی که فرآیندها برای هر مرحله ذینفعی نداشته باشند، معمولا خطاهای زیادی اتفاق می‌افتد.

با پیاده سازی و استفاده از یک BPM خوب و کامل، احتمال بروز خطاها تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند. ذینفعان از وظایف خود در هر مرحله مطلع شده و از رعایت معیارهای تعیین شده، مطمئن می‌شوند. بنابراین اگر خطا و اشتباهی اتفاق بیفتد، می‌توان به راحتی آنها را به منبع ردیابی کرد.

تضمین انطباق با خط مشی

اتخاذ مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM، یک رویکرد one-shot برای ساده‌ سازی فرآیندها و اجرای چارچوبی برای مطابقت با تمام سیاست‌های داخلی و خارجی است. یکی از مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار، این است که مطمئن ‌شود فرآیندها به خوبی درک شده و از دستورالعمل‌های دقیق پیروی می‌کنند.

به عنوان مثال، تیم‌های تدارکات و منابع انسانی، سیاست‌های داخلی کاملا متفاوتی برای رعایت کردن دارند. سیستم BPM باید مطمئن شوند که هر کدام از تیم‌های سازمان قادر به پیروی از سیاست‌های مربوط به خود در یک ابزار هستند.

کاهش مدیریت خرد

هر چند روش مدیریت خرد (Micromanagement)، کارها را ظرف مدت کوتاهی به انجام می‌رساند، اما برای یک کسب و کار در درازمدت مخرب است. یکی از دلایلی که رهبران سازمان تمایل به مدیریت خرد تیم‌های خود دارند، پایبندی به روش‌های کاهش خطاست. در حالی که مدیریت فرآیند کسب و کار، نیاز به مدیریت خرد را ازبین می‌برد. در این سیستم، تمامی رویه‌های عملیاتی استاندارد به صورت کاملا واضح و دقیق توسط رهبران و کارکنانی که در مورد وظایف خود آموزش دیده‌اند، مستندسازی شده است. با فرارسیدن زمان انجام یک مرحله خاص، کارمندان بدون دستورالعمل، کارها را به صورت واضح و کامل انجام می‌دهند.

دسترسی به داده‌های کنترل شده

کارمندان برای کار موثرتر، نیاز به دسترسی به داده‌ها از منابع مختلف دارند. اما به یاد داشته باشید که دسترسی به اطلاعات غیرضروری، باعث سردرگمی و تاخیر در فعالیت‌ آنها خواهد شد.

سیستم BPM بهترین ابزار برای ایجاد تعادل بین اطلاعات اضافه و کمبود اطلاعات است. می‌توانید دسترسی به داده‌های مورد نیاز برای تکمیل یک فعالیت خاص را کنترل و بقیه را پنهان کنید.

زیرساخت گسترده در سطح سازمان

ابزار مناسب BPM می‌تواند به عنوان یک پلتفرم مرکزی برای هدایت داده‌ها به سیستم‌های نرم افزاری اصلی مانند ERP و CRM عمل کند. معمولا نرم افزارهای مخصوص دپارتمان برای کاربردهای منحصر به فرد ساخته می‌شوند. اما دسترسی به داده‌ها و استفاده از آنها برای سایر فعالیت‌ها کمی دشوار است.

ادغام نرم افزار اصلی با یک پلتفرم BPM در سطح سازمان، مزایای زیادی به همراه دارد. می‌توانید با خودکارسازی فرآیندها، ورودی‌های دستی و زمان چرخه را کاهش دهید.

اگر همه کارمندان در این پلتفرم، به کاربر تبدیل شوند، ضمن دسترسی به عملیات اصلی سازمان، از سطح مناسبی از دسترسی به اطلاعات در سیستم‌های مختلف برخوردار خواهند شد.

تحول دیجیتال

یکی از اجزای اصلی و مهم تحول دیجیتال، ایجاد ثبات و سازگاری سازمانی با ابزارها و روش‌های دیجیتال است. پس از تعیین اهداف سازمان در آینده، می‌توانید از BPM به عنوان ابزاری برای ایجاد فرآیندهایی استفاده کنید که در دستیابی به آن اهداف به شما کمک می‌کنند.

کارکنان سازمان آن چیزی که برای تیمشان بهترین است، تجزیه و تحلیل می‌کنند و راه‌حل‌هایی می‌سازند که به ایجاد تحول دیجیتال کمک می‌کند.

شناسایی نقاط قوت و شکاف‌های مهارتی

فرآیندها، راهکارهایی برای هماهنگ کردن افراد، مهارت‌ها، قابلیت‌ها و رفتارها با سایر منابع و سیستم‌ها برای به دست آوردن نتایج مطلوب تجاری هستند. با BPM، نظارت مداوم بر فرآیندها امکان‌پذیر است. این بخش از مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار، می‌تواند به شما در مورد شکاف‌های مهارتی کارکنان هشدار دهد. هنگامی که یک فرآیند همیشه در یک مرحله خاص با یک شخص خاص گیر دارد، برای یک کارمند غیر ماهر هشدار محسوب می‌شود. در حالی که این موضوع در تیم‌های پشتیبانی و مالی که در آنها کارکنان آموزش لازم را دریافت کرده‌اند، بسیار رایج است.

سرعت بالای یک مرحله خاص در یک فرآیند، نشان دهنده مهارت و عملکرد خوب کارکنان است. به خاطر داشته باشید که این تنها در BPM انسان محور، امکان‌پذیر است.

منحنی پذیرش محصول

منحنی پذیرش محصول، یک مدل بصری است که نشان دهنده پذیرش یک محصول یا نوآوری جدید در طول زمان در بین گروه‌های متمایز است. این منحنی، از پذیرندگان اولیه تا کاربران اصلی را به تصویر می‌کشد و بینش‌های ارزشمندی در مورد الگوها و جدول‌های زمانی پذیرش کاربران ارائه می‌دهد.

با استفاده از منحنی پذیرش محصول، کسب و کارها درک عمیق‌تری از نگرش‌ها، رفتارها و ترجیحات هر بخش از مشتریان به دست می‌آورند. این درک آنها را قادر می‌سازد تا نقاط عطف کلیدی را شناسایی کرده و چالش‌ها و فرصت‌های مرتبط با هر مرحله از پذیرش را پیش‌بینی کنند.

با معرفی هر محصول جدید، روش جدیدی برای کار مطرح می‌شود. زمان صرف شده برای رسیدن به بهره‌وری برای هر برنامه متفاوت است. پذیرش برخی ساده‌تر و پذیرش برخی سخت‌تر است. این به پهنای باند راه‌ حلی که پیاده سازی می‌کنید، بستگی دارد.

هر راه‌حل، زمان پذیرش خاص خود را دارد. هر بار که نرم افزار جدیدی خریداری می‌کنید، باید از کل منحنی عبور کنید تا یک فرآیند را تطبیق دهید.

هر چند، با یک پلتفرم BPM بدون کد، ممکن است زمان صرف شده برای رسیدن به اوج بهره‌وری بیشتر باشد، اما می‌توانید مطمئن باشید میزان بهره‌وری افزایش پیدا می‌کند.

سیلوهای متصل و ارتباطات متمرکز

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار می‌تواند با ساده‌تر کردن کارهای فنی و بهبود ارتباطات، به اتصال سیستم‌ها و فرآیندهای سیلو کمک کند. سیلوهای سازمانی بخش‌های تجاری هستند که به طور مستقل عمل کرده و از به اشتراک گذاری اطلاعات اجتناب می‌کنند. سیستم BPM می‌تواند مدل‌های گرافیکی را به دستورات اجرایی تبدیل کند تا ادغام فناوری اطلاعات اتوماسیون و فرآیندهای تجاری را خودکارسازی کند.

و در انتها…

کسب و کارها برای درک بهتر نحوه عملکرد، کسب برتری در بازار و رقابتی ماندن، به مدیریت فرآیند کسب و کار متکی هستند. آنها با پیاده سازی BPM، به مزایای قابل توجهی دست پیدا می‌کنند.

پیاده سازی یک استراتژی موفق BPM، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، عملیات را ساده‌تر می‌کند، ضایعات را حذف می‌کند، نقاط بین فرآیندها را به هم متصل می‌کند، چابکی کسب و کار را افزایش می‌دهد، ارائه خدمات به مشتریان را ارتقا می‌دهد، کنترل فرآیندها را بهبود می‌بخشد و اجرای فناوری‌های جدید را آسان‌تر می‌کند.

به خاطر داشته باشید که بهره‌مندی از مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار، معمولا نیازمند سرمایه گذاری قابل توجهی در استقرار فناوری و تغییرات فرهنگی سازمان است.