با مرکز تعالی چابک و الگوهای آن آشنا شویم
بسیاری از سازمان‌های بزرگ ایجاد یک مرکز تعالی چابک را به عنوان بخشی از سفر توسعه سازمانی خود در نظر می‌گیرند. تیم مرکز تعالی چابک (Agile CoE)، از افراد مسئول در پیش‌برد چابکی در سراسر سازمان محسوب می‌شوند. یک مرکز تعالی چابک با کیفیت و موثر، وظیفه دارد سازمان را در مورد بهترین روش‌های فعلی موضوعاتی که مسئولیت آنها را بر عهده دارد، آموزش دهد. همچنین باید مطمئن شود که طرز فکر افراد و فرهنگ سازمان به سمت پذیرش ارزش‌های جدید تغییر می‌کند.
همراه ما بمانید تا با مرکز تعالی چابک و الگوهای آن آشنا شویم.
مرکز تعالی چابک (Agile CoE) چیست؟
مرکز تعالی چابک، مجموعه‌ای از افراد یک سازمان است که مسئولیت پذیرش و پیش‌برد فرهنگ، طرز فکر، چارچوب‌ها، فرآیندها، مهارت‌ها، نقش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهای چابک را برای حمایت از سازمان جهت دستیابی به اهداف استراتژیک خود و ارائه خدمات بیشتر به مشتریان، بر عهده دارند. در واقع، سازمان‌ها یک مرکز تعالی چابک ایجاد می‌کنند تا برای تغییرات و تحولات، نوعی احساس مالکیت و مسئولیت پذیری ایجاد کنند. همچنین، Agile CoE، کم کم به یک منبع یادگیری شناخته شده برای تمامی افراد سازمان تبدیل می‌شود. در برخی موارد نیز، مسئولیت اجرای ممیزی چارچوب‌ها، روش‌ها و تکنیک‌های تایید شده را بر عهده دارد.
اعضای مرکز تعالی چابک، بسته به مهارت‌های خود و نیازهای سازمان، درگیر فعالیت‌های مختلفی هستند. برخی از این فعالیت‌ها عبارتند از:
- تصمیم‌گیری در مورد توصیه تغییرات در ساختار و سیاست‌های سازمان
- ایجاد احساس فوریت برای اعمال تغییرات و تحولات
- مربیگری تیم‌ها و رهبران
- تامین منابع آموزشی در سراسر سازمان
- تثبیت و انتشار آموخته‌های حاصل از تجربیات مختلف در سازمان
- توسعه یا سفارشی سازی چارچوب‌ها، فرآیندها، سیاست‌ها و ابزارهای مناسب برای پیش‌برد اهداف سازمان
- ارزیابی و توصیه ابزارهای همکاری و هماهنگی
- اندازه‌گیری تحولات و پیشرفت‌ها
- اندازه‌گیری تاثیر تحولات بر کسب و کار
ویژگی‌های اعضای تیم مرکز تعالی چابک چیست؟
همان طور که گفتیم، مراکز تعالی چابک، نیروهای قدرتمندی برای ایجاد تحول در یک سازمان محسوب می‌شوند. آنها چابکی را به عنوان طرز فکر و روش کار خود، به خوبی پذیرفته‌اند. اعضای تیم Agile CoE، افرادی مشتاق و متعهدند که روابط رسمی و غیر رسمی گسترده‌ای در سراسر سازمان دارند. آنها دائما در حال یادگیری هستند و همیشه تحول را بر وضعیت موجود ترجیح می‌دهند.
افراد مرکز تعالی چابک، به طور مداوم فعالیت می‌کنند تا به سازمان کمک کنند تغییرات کوچک زیادی در زمان کوتاه و تغییرات فرهنگی گسترده‌ای را در زمان طولانی ایجاد کند.
الگوهای مرکز تعالی چابک
برای ایجاد و سازماندهی یک مرکز برتر چابک، 3 الگوی اصلی وجود دارد که هر کدام دارای ویژگی‌های خاصی هستند:
1. مرکز تعالی چابک مدیریت شده
این افراد، گروهی از متخصصان چابک هستند که توسط مدیریت ارشد انتخاب می‌شوند. آنها کارکنان فعلی یا مدیران سطح پایین هستند که علاوه بر تجربه، توان مربیگری هم دارند.
این گروه، معمولا از ترکیبی از مربیان چابک سازمانی و مربیان چابک تیمی تشکیل می‌شود. مربیان سازمانی بر رهبری و تغییر سازمانی متمرکز هستند. در حالی که مربیان تیم بر فرآیندها، تکنیک‌ها، ساختار تیم‌ها و بخش‌ها تمرکز می‌کنند. معمولا این گروه دارای یک فرد ارشدتر است که رهبری مرکز تعالی چابک را بر عهده دارد.
این الگوی Agile CoE، رایج‌ترین رویکرد محسوب می‌شود. هر چند ایجاد آن آسان است و در کوتاه مدت مزایایی به همراه دارد، اما به دلایل زیر راهکار مناسب و پایداری برای ایجاد چابکی در یک سازمان نیست:
- در این روش، اعضای مرکز تعالی چابک به ندرت در مقابل نتایج عملکرد سازمان پاسخگو هستند.
- این روش، رهایی از فرهنگ سازمانی و بوروکراسی موجود را به دلیل وضعیت مدیریت، غیر ممکن می‌داند.
- این روش، برای اجرای تغییرات مهم سازمانی، معمولا هیچ اختیاری ندارد.
اعضای یک مرکز تعالی چابک مدیریت شده، معمولا همیشه شاهد تاخیر در برنامه‌های تحول و پیشرفت‌های آهسته هستند. همچنین آنها درجات بالایی از مقاومت شخصی و سیاسی در برابر تغییر را تجربه می‌کنند.
2. مرکز تعالی چابک خودسازماندهی شده
افراد سازمان، با حمایت مدیریت اجرایی، رسما به عنوان اعضای گروه Agile CoE شناخته می‌شوند. اعضای تیم، منشوری برای فعالیت‌ها پیش نویس می‌کنند و سازمان معمولا این منشور را با تغییرات جزئی تایید می‌کند. در نهایت، سازمان بودجه‌ای را برای حقوق اعضا در نظر می‌گیرد.
ساختار داخلی یک مرکز تعالی چابک خودسازماندهی شده، معمولا منعکس کننده ساختار روش‌های چابک غالب است که توسط شرکت کنندگان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
این روش از روش قبل کارآمدتر و بهتر است، چرا که با انگیزه بالا، روحیه خودسازماندهی را برای چابکی به خوبی تجسم می‌کند. با این حال، در سازمان‌های بزرگ، فشارهای شدیدی برای رسمی‌تر کردن CoE چابک وجود دارد و برای یک CoE خودسازمان دهنده، کمی سخت است که خود سازمان دهنده باقی بماند.
اعضای یک مرکز تعالی خودسازمان‌دهنده، بسیاری از مشکلات یک مرکز تعالی مدیریت شده مانند تاخیر در کارها، پیشرفت آهسته، عقب نشینی و مقاومت را تجربه می‌کنند. اما به دلیل سطح بالای تعهد شخصی اعضای گروه و کنار آمدن آنها با رویکردهای تغییر، این افراد نسبت به اعضای تیم چابک مدیریت شده، پیشرفت بهتری خواهند داشت.
3. مرکز تعالی چابک ایده آل
بهترین مرکز تعالی چابک، گروهی است که تغییر و تحول را بر عهده تیم اجرایی یا تیم رهبری ارشد موجود (SLT) قرار دهد. در این الگو، گروهی جداگانه از افراد تشکیل دهنده CoE چابک وجود ندارد. این، اکنون نه تنها یک مرکز برتر، بلکه یک تیم تحول است.
تبدیل چابک، فقط یکی از مواردی است که تیم تبدیل با آن سر و کار دارد. تمام کارهای SLT با چارچوب‌ها و تکنیک‌های فرآیند چابک مدیریت می‌شوند. در واقع، SLT با چابکی خود، فرآیند تحول را هدایت می‌کند.
از آنجا که اکثر مدیران، خود را بسیار پر مسئولیت می‌دانند، وسوسه زیادی برای تفویض مسئولیت‌های مرکز تعالی چابک (در نتیجه دو الگوی دیگر) وجود دارد. اما در صورتی که آنها واقعا به اهمیت چابکی برای سازمان معتقد باشند، باید در برابر این وسوسه مقاومت کنند.
اقدامات کلیدی تیم تحول عبارت است از:
- تحول ارزش افزایشی: تغییر سازمان، خط مشی‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌ها و تصمیم‌گیری‌ها
- تجسم کار سازمانی
- انتقال فوریت به سایر بخش‌های سازمان
اعضای تیم تحول، که با عنوان مرکز تعالی چابک عمل می‌کنند، دارای عملکرد متقابل هستند و هر یک از اعضا، دارای اختیار تصمیم‌گیری برای حوزه عملکردی خود است. این قدرت تصمیم‌گیری و کارکرد متقابل، برای یک مرکز برتر چابک، اهمیت زیادی دارد. چرا که بدون این ویژگی، هر گونه تغییر از نظر دامنه محدود است و بسیار سخت به دست می‌آید. با تشکیل تیم تحول توسط مدیران اجرایی، این موانع از بین خواهند رفت.
می‌توانید به طور موقت یک مربی خارجی استخدام کنید تا تیم تحول سازمان را با تخصص Agile، رهبری کند. اما به خاطر داشته باشید که این مربی، تصمیم گیرنده نیست و تیم، در نهایت بدون این شخص فعالیت خواهد کرد. مربی خارجی با ارائه یک برنامه آموزشی قدرتمند، باید بتواند موارد زیر را به انجام برساند:
- نگرانی اعضای تیم رهبری ارشد (SLT) را با ارائه فرآیندها، روش‌ها و ابزارهای مشخص، کاهش دهد.
- با ترغیب تیم تحول، به اتخاذ برخی تصمیمات و رفتارهای مهم برای کل سازمان یا بخش‌های کلیدی آن، به سرعت نتایج ملموسی برای تحولات سازمان فراهم کند.
- نسبت به فرهنگ و طرز فکری که SLT مسئول ایجاد آن در سراسر سازمان است، آگاهی لازم را ایجاد کند.
نقش‌های یک مرکز تعالی چابک چیست؟
همان طور که گفتیم، یک مرکز عالی چابک معمولا گروه کوچکی از متخصصان چابک را در خود جای می‌دهد. این تیم‌های کوچک از رهبر Agile CoE، یک مربی در حوزه رهبری و مربیان چابک تشکیل شده است.
تیم Agile CoE، یک گروه کوچک از منابع محدود است که باید در سراسر سازمان، مثلا بخش مالی، منابع انسانی، حقوقی و…، به اشتراک گذاشته شود.
مرکز تعالی چابک در سازمان اهمیت زیادی دارد، چرا که آنها می‌توانند به عنوان قهرمانان چابک عمل کنند، توانایی‌های خود را در CoE و همچنین در مدل‌های عملیاتی گسترده‌تر ایجاد کرده و به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، می‌توانند به عنوان یک جامعه پشتیبانی، به اشتراک گذاری و بهبود مستمر را عملیاتی کنند.
مربی Agile CoE، بهترین روش‌ها را در میان تیم‌ها به اشتراک می‌گذارد و برای اطمینان از کیفیت Epics و داستان‌های کاربر، پشتیبانی لازم را ارائه می‌دهد.
خوب است بدانید، Epic در اسکرام، یک وظیفه بزرگ است که می‌تواند به داستان‌های کاربر (User Stories) کوچکتر تقسیم شود.
مربیان چابک در 3 حوزه کلیدی فعالیت می‌کنند:
- کمک به دیگران جهت به دست آوردن مهارت‌های ضروری
- فعالیت مستقیم با مردم
- استفاده از اصول و روش‌هایی برای افزایش چابکی در سازمان
چه زمانی یک کسب و کار به مرکز تعالی چابک نیاز دارد؟
یک کسب و کار زمانی که احساس می‌کند توانمندی لازم برای انجام فعالیت‌ها را ندارد، یعنی به Agile CoE نیاز دارد. چرا که، تیم‌های سازمان به قابلیت‌های مختلف مرکز تعالی چابک نیاز دارند. همچنین اگر شکاف دانش و مهارت در سازمان وجود داشته باشد، برای رفع آنها می‌توانید از Agile CoE کمک بگیرید.
***
همان طور که ملاحظه کردید، یک مرکز تعالی چابک معمولا از گروه کوچکی از متخصصان چابک، شامل رهبر Agile CoE و مربیان چابک تشکیل شده است. ایجاد مرکز تعالی چابک برای سازمان شما، راهی است تا مالکیت تحولات خود را در دست بگیرید و وابستگی خود را به مشاوران و مربیان خارج از سازمان کاهش دهید.