تحول فرآیند کسب و کار (BPT) چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟

زمان مطالعه: 7 دقیقه

تحول فرآیند کسب و کار، بهینه سازی فرآیندهای مدیریتی برای انطباق با اهداف جدید کسب و کار است. این اصطلاح نسبتا جدید، اولین بار در زمینه فناوری اطلاعات و مشاوره مدیریت مطرح شد. همراه ما بمانید تا با تحول فرآیندهای کسب و کار چگونگی ایجاد آن آشنا شویم.

تحول فرآیند کسب و کار چیست؟

تحول فرآیند کسب و کار (BPT)، طراحی مجدد و بازسازی کامل فرآیندهای کسب و کار برای دستیابی به بهبودهای قابل توجه در کارایی و چابکی عملیاتی است. تحول فرآیند کسب و کار، می‌تواند توسط عوامل مختلفی همچون: نیاز به کاهش هزینه‌ها، بهبود رضایت مشتریان و افزایش رقابت پذیری هدایت شود. این مفهوم، شبیه مهندسی مجدد فرآیندهای مهم، عملکردها، ابزارها و گردش کارها برای تطبیق با خواسته‌های کسب و کار و تسریع زمان ورود به بازار است.

تحول فرآیند کسب و کار، شامل ایجاد تغییرات اساسی در عناصر فرآیندها برای رسیدن به اهداف تجاری جدید است. این اهداف جدید، معمولا پیرامون یک اجرای تحول دیجیتال جدید متمرکز می‌شوند.

اکثر کسب و کارها در زمان به روز رسانی فرآیندهای موجود، درگیر تحول فرآیندهای کسب و کار می‌شوند. با این متدولوژی، می‌توانید فرآیندهای کسب و کارتان را خودکارسازی کنید، زنجیره تامین را مدرن‌تر کنید، در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید، فناوری‌های جدید را یکپارچه سازی کنید، در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید و سیستم‌های اصلی خود را بهتر ادغام کنید.

ابتکارات تحول فرآیند کسب و کار، معمولا بر روی موارد زیر متمرکز هستند:

• اهداف استراتژیک

برآورده کردن نیازهای مشتریان جدید یا رسیدن به یک هدف استراتژیک تجاری مانند گسترش یافتن به مناطق جغرافیایی جدید، افزایش مقیاس، افزایش نفوذ در بازار و یا به عنوان بخشی از یک ابتکار تحول دیجیتال گسترده‌تر.

• تغییر فرآیندها

تغییر فرآیندها برای حفظ یا از بین بردن اهداف انطباق. این شامل تغییراتی در مقررات عمومی حفاظت از داده‌ها (GDPR) است و می‌تواند شامل حذف کوکی‌های شخص ثالث توسط Google باشد.

• کاهش هزینه

تغییر فرآیندها برای افزایش کارایی هزینه. این، معمولا شامل دیجیتالی کردن یا به روز رسانی فرآیندهای قدیمی مانند خودکارسازی فرآیندهای دستی پرهزینه، ناکارآمد و مستعد خطاست.

انواع تحول فرآیند کسب و کار

تحول فرآیند کسب و کار، مرحله‌ای مهم در اعمال هر نوع تغییر کسب و کار است که به 4 دسته تقسیم می‌شود:

1. تحولات سازمانی

شامل بازسازی ساختار و عملیات سازمان است. این تحول، تمرکز را از مدیریت به کارکنان تغییر می‌دهد.

2. تحولات مدیریت

این تحول، شامل تعریف مجدد ساختار سلسله مراتبی و روابط داخلی است. بسیاری از واسطه‌ها، با آهسته کردن روند تصمیم‌گیری، روند رشد را کندتر کرده و کار را برای استعدادهای جدید سخت‌تر می‌کنند.

3. تحولات فرهنگی

از سخت‌ترین و پیچیده‌ترین تحولات برای یک سازمان محسوب می‌شود که شامل تغییر و مدیریت طرز فکر کارکنان است. اجرای یک فرهنگ جدید، تنها پس از ایجاد تحول در رهبری و شکل گیری چشم‌انداز، اتفاق می‌افتد.

4. تحولات دیجیتال

یک سازمان، با در نظر گرفتن دیجیتالی شدن، باید مدل کسب و کار خود را تغییر دهد. همچنین، بخش مدیریت باید تصمیم بگیرد که چگونه می‌تواند از فناوری‌های مدرن برای بهبود محصولات و تجربیات کاربران استفاده کند.

مراحل تحول فرآیند کسب و کار چیست؟

تحول فرآیند کسب و کار نیز مانند هر تصمیم دیگری، به برنامه‌ریزی دقیق با اهداف روشن توسط مدیران قدرتمند نیاز دارد. در این بخش، مراحلی را برای برنامه‌ریزی تحول فرآیند کسب و کار به شما معرفی می‌کنیم.

اهداف و معیارهای موفقیت را تعریف کنید

تا جایی که ممکن است، اهداف قابل دستیابی را مشخص کنید. آنها با تنظیم معیارها، می‌توانند به شما کمک کنند در مسیر درست بمانید و موفقیت تحولات را بسنجید. این اهداف و معیارها باید از نظر زمان و هزینه، قابل اندازه گیری باشند.

بستر مشارکت ذینفعان را فراهم کنید

از تمام افرادی که در تحولات دخیل هستند، در مورد چیزهایی که خوب کار کرده و چیزهایی که می‌توانید از تغییرات جدید انتظار داشته باشید، نظرخواهی کنید.

فرآیندها را به فازهای مختلف تقسیم کنید

داشتن اهداف بلند مدت، یک نتیجه دوگانه دارد، شکست کلی یا موفقیت کلی. پیگیری و بررسی این نتایج نیز دشوار است. بنابراین، تجزیه فرآیند به فازهای کوچکتر، بسیار منطقی و موثر است.

جزئیات را ضبط و فرآیندها را تجزیه و تحلیل کنید

تمام اطلاعات را در مناطقی که نیاز به تحول دارند، جمع‌آوری کنید. سپس سعی کنید دلایل ریشه‌ای مسائل شناسایی شده را پیدا کنید.

از مدل سازی و شبیه سازی استفاده کنید

مدل سازی و شبیه سازی، فرآیندهایی را طراحی می‌کند که می‌توانند برای حل مسائل شناسایی شده در مراحل قبل مورد استفاده قرار گیرند. فرآیندهای جایگزین را شبیه سازی یا آزمایش کنید تا متوجه شوید چقدر احتمال دارد آنها در موقعیت‌های جاری بتوانند کار کنند. این، علاوه بر کمک به درک خطرات موجود، به شما امکان می‌دهد تا استراتژی‌های خود را بهتر تدوین کنید.

پیاده سازی را به صورت مرحله‌ای انجام دهید

به جای اجرای همه تغییرات به صورت همزمان، بهتر است آنها را به صورت مرحله‌ای منتشر کنید. این به قابل کنترل نگه داشتن تغییرات کمک می‌کند. اگر مشکلی هم ایجاد ‌شد، می‌توانید آن را در زمان فعالیت، اصلاح کنید.

مزایای تحول فرآیند کسب و کار

در این بخش راجع به مهم‌ترین مزایای دگرگونی فرآیند کسب و کار صحبت می‌کنیم:

به حداکثر رساندن کارایی

ساده سازی و خودکارسازی فرآیندها همراه با تجزیه و تحلیل بهتر داده‌ها، امکان تصمیم‌گیری سریع را فراهم می‌کند.

افزایش بهره‌وری

یک کسب و کار، با ادغام فناوری‌های جدید می‌تواند خروجی را به حداکثر و ضایعات را به حداقل برساند.

افزایش سودآوری

یک کسب و کار، با بهینه سازی فرآیندها می‌تواند با همان سرمایه، بازدهی بهتری داشته باشد.

چالش‌های تحول فرآیند کسب و کار

دگرگونی فرآیندهای کسب و کار معمولا با چالش‌هایی همراه است. برای رسیدن به موفقیت، باید این چالش‌ها را حل کنید. برخی از آنها عبارتند از:

حمایت مالی ضعیف

در طول چرخه عمر تحول، از شروع به کار تا توسعه و استقرار، به حمایت مالی شخصی نیاز دارید که علاوه بر حمایت از نیازهای شما، برای نمایان شدن نتایج نیز به اندازه کافی صبور باشد. بدون حمایت مالی قوی، تکمیل فرآیند تحول با مشکل روبرو خواهد شد.

تغییر در روش‌های مدیریت

چالش دیگر برای تحول فرآیندهای کسب و کار، تغییر مداوم شیوه‌های مدیریت است. هر چند ممکن است فرآیندهای قدیمی شما ناکارآمد بوده باشد، اما همیشه افرادی هستند که روش‌های گذشته را ترجیح می‌دهند. بنابراین، از اصول مدیریت تغییر به درستی استفاده کنید تا همه افراد سازمان با شما همراهی کنند.

یکپارچه سازی

در صورتی که پلتفرم BPM مناسب را انتخاب نکنید، در مواردی که لازم است با پلتفرم‌های دیگر ادغام کنید، بسیار محدود خواهید شد. چرا که لینک دادن به پلتفرم‌های مختلف، کمی چالش برانگیز است.

غافل شدن از اهداف کلیدی

از دست دادن اهداف کلیدی، یک چالش بزرگ محسوب می‌شود. بسیاری از تلاش‌های تحول فرآیندهای کسب و کار، تنها به دیجیتالی کردن یک فرآیند منتهی می‌شوند و تاثیر قابل توجهی بر کارایی فرآیندها ندارند. بهتر است به نسخه قدیمی فرآیندهای کسب و کارتان اکتفا نکنید و سعی کنید مطمئن شوید که موفقیت‌های شما به وضوح تعریف شده‌اند.

چه زمانی به تحول فرآیند کسب و کار نیاز دارید؟

موارد زیر نشان می‌دهد شما به اعمال دگرگونی در فرآیندهای کسب و کارتان نیاز دارید:

• زمانی که فرآیندهای موجود، خواسته‌های کسب و کارتان را برآورده نمی‌کند.

• زمانی که تعداد قابل توجهی خطا در یک فرآیند وجود دارد.

• زمانی که فناوری‌های محیط کسب و کار را به روز رسانی کرده‌اید.

• زمانی که هسته سازماندهی موجود در کسب و کار شما دیگر معنی ندارد.

 

چگونه برای تحول فرآیند کسب و کار آماده شویم؟

برای ارزیابی آمادگی شما جهت تحول فرآیندهای کسب و کار، 2 مرحله وجود دارد:

1. اکتشاف
2. برنامه ریزی

 

مرحله اکتشاف

مرحله اکتشاف، جهت ارزیابی آمادگی سازمان برای شروع تحول، طراحی شده است. در این مرحله باید سوالات زیر را بپرسید:

• هدف شما چیست؟

چرا می‌خواهید این تحول را ایجاد کنید؟ این تحول چگونه به کسب و کار شما کمک می‌کند؟

• این تحول چه سودی برای مشتریان شما دارد؟

ارزیابی کنید که دستیابی به هدف چگونه به نفع مشتریان شما خواهد بود؟ به خاطر داشته باشید که باارزش‌ترین تحولات، با تجربه بهتر مشتریان رابطه دارد.

• در کجا باید تغییر ایجاد کنید؟

ارزیابی اولیه از درستی و نادرستی کاری که انجام می‌دهید، به شما کمک می‌کند تا بتوانید چالش‌های پیش رو را آشکار کنید.

• خودتان می‌توانید این تحول را ایجاد کنید؟

بررسی کنید که منابع لازم برای تحولات داخلی در اختیارتان است یا به یک شریک برون سپاری نیاز دارید؟

 

مرحله برنامه ریزی

هر دگرگونی و تحول در فرآیند کسب و کار، چالش‌های منحصر به فردی به همراه دارد. اما 6 مرحله وجود دارد که زیربنای برنامه ریزی تحول فرآیند کسب و کار موفق است:

1. هدف گذاری خاص

اکنون شما باید اهداف اولیه خود را به چیزی خاص و قابل اجرا تبدیل کنید.

2. تقویت ذهنیت مشتری اول

در مرحله اکتشاف اولیه، این موضوع را در نظر گرفته‌اید که تحولات شما چگونه به نفع مشتریان خواهد بود. اکنون باید این رویکرد را تقویت کنید و با گره زدن آن به یک نتیجه خاص، مطمئن شوید که در هسته فرآیند تحول شما قرار دارد.

3. ارزیابی فرآیندهای جاری

پس از بررسی فرآیندهای فعلی، اکنون باید آنها را با جزئیات، مورد ارزیابی قرار دهید. این مرحله، به شما کمک می‌کند تا شناسایی کنید کدام فرآیندها برای تغییر و به روز رسانی، باارزش‌تر هستند و کدام وظایف، سیستم‌ها و فرآیندها اضافه شده‌اند.

4. تعیین سطح خرید

چه با یک شریک برون سپاری کار کنید و چه تحولات سازمان در داخل انجام شود، باید زمان و منابع لازم را برای انجام کارها اختصاص دهید. اگر تحول فرآیند کسب و کار شما موفقیت‌آمیز باشد، به حمایت تصمیم‌گیرندگان درون سازمان نیاز خواهید داشت. سطح خرید، میزان منابعی که برای تغییر و تحول در اختیار دارید، مشخص می‌کند.

در این مرحله، برای چگونگی ارائه تحولات، چه در داخل و چه به صورت برون سپاری، به یک برنامه کامل و دقیق نیاز دارید. اکنون باید تمام مراحلی را که پیش‌بینی می‌کنید فرآیند تحول را طی خواهند کرد، مشخص کنید. این مراحل، شامل موارد زیر است:

•  جدول زمانی
• بودجه
• اهداف هر مرحله
• مسئولیت افراد

5. ایجاد معیارها و KPI ها

در مورد اندازه‌گیری، 2 موضوع مهم وجود دارد:

• اطمینان از رسیدن به نقاط عطف کلیدی در طول تحول
• ارزیابی تاثیر مستمر تحول فرآیند کسب و کار

اگر با یک شریک برون سپاری کار می‌کنید، این معیارها اهمیت زیادی دارند. چرا که شما به یک چشم‌انداز واضح و همچنین شفافیت در مورد نحوه اندازه‌گیری آنها، نیاز دارید.

تحول فرآیند کسب و کار مهم است؛ چرا ؟

تحول در فرآیندهای کسب و کار، یکی از بخش‌های کلیدی با ساختاری خلاقانه محسوب می‌شود. کسب و کارها در هر بخش، با راه‌اندازی نوعی تحول دیجیتال، به افزایش رقابت‌ها و تغییر انتظارات مشتریان واکنش نشان می‌دهند.

اما اگر می‌خواهید این تحولات، تاثیر تجاری معناداری داشته باشد، باید به فرآیندهای هسته اصلی کسب و کار بپردازید. هر چند، این کار، آسان به نظر می‌رسد، اما بسیاری از سازمان‌ها در انجام آن کوتاهی می‌کنند و اغلب با پیامدهای منفی روبرو می‌شوند.

در فضای رقابتی این روزها، بسیاری از کسب و کارها بیش از حد بر ارائه محصولات و خدمات جدید متمرکز هستند. اما به فرآیندهایی که مورد استفاده قرار می‌دهند، توجه چندانی ندارند. در نتیجه، تجربه مشتریان (CX) آسیب می‌بیند و بازده سرمایه‌گذاری هزینه‌های تحول، مطابق انتظار نخواهد بود.