زمان مطالعه: 9 دقیقه

یکپارچه‌سازی فرایند کسب ‌و کار (Business Process Integration)، عمل یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و فرایندهای مختلف یک سازمان برای کاهش موانع عملیاتی و بهبود کارایی است. BPI فرایندهای مختلف سازمان را در یک واحد منسجم ادغام می‌کند. این ادغام، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، خدمات مشتری را بهبود می‌بخشد و کسب و کار را قادر می‌سازد تا در مقابل شرایط متغیر بازار واکنش مناسب نشان دهد.

تا پایان این مطلب همراه ما بمانید تا به طور کامل با یکپارچه سازی فرایند کسب و کار، امکانات، مزایا و ابزارهای آن آشنا شویم.

یکپارچه سازی فرایند کسب و کار (BPI) چیست؟

یکپارچه سازی فرایند کسب و کار (BPI)، فرایند ادغام و یکپارچه سازی چندین فرایند تجاری جهت دستیابی به اهداف کل سازمان است. در واقع، BPI هماهنگی بین فرایندهای مختلف یک سازمان در جهت بهبود کارایی، اثربخشی و امنیت فرایندهای کسب و کار محسوب می‌شود.

می‌توانید سیستم یکپارچه مدیریت فرایندهای کسب و کار را برای اتوماسیون فرایندهای تجاری با ایجاد یک نسخه واحد از منبع اصلی اطلاعات برای همه سهامداران درگیر آن وظایف استفاده کنید. به این معنی که هر ذینفع، با دسترسی به داده‌های یکسان، می‌تواند وظایف خود را تا حد امکان، کارآمد و موثر انجام دهد.

امکانات سامانه یکپارچه سازی فرایند کسب و کار

یکپارچه سازی موثر فرایندها، به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا عملیات را ساده‌تر کنند، در زمان صرفه جویی کنند، تصمیمات بهتر و موثرتری بگیرند، خدمات مشتریان را خودکارسازی کنند و در نهایت، رضایت مشتریان را افزایش دهند. سامانه مدیریت فرایند هماهنگ، به سازمان‌های پیچیده کمک می‌کند تا برای نگهداری سیستم‌های متفاوت، زمان کمتر و برای نگهداری پروژه‌های با اولویت بالا، زمان بیشتری اختصاص دهند.

انواع یکپارچه سازی فرایند کسب و کار

یکپارچه سازی فرایند، انواع مختلفی دارد که لازم است کسب و کارها از آنها مطلع باشند. پرکاربردترین انواع BPI به شرح زیر است:

اتوماسیون فرایند

خودکارسازی فرایندها، مانند وظایفی که به طور منظم تکرار می‌شوند، به کسب و کارها کمک می‌کند تا کارایی و اثربخشی بیشتری داشته باشند. می‌توانید فرایندهای خودکار را برای اتوماسیون وظایف معمول مانند انجام سفارشات، تنظیم صورتحساب‌ها، ورود داده‌ها و… استفاده کنید. همچنین استفاده از اتوماسیون برای ساده سازی ارتباطات و همکاری بین بخش‌ها، امکان گردش کار کارآمدتر را فراهم می‌کند.

یکپارچه سازی داده‌ها

یکپارچه سازی داده‌ها، فرایند ترکیب و به اشتراک گذاری داده‌ها در سیستم‌های مختلف است که به صورت دستی یا با استفاده از ابزارهای یکپارچه سازی داده‌ها انجام می‌شود. کسب و کارها با یکپارچه سازی داده‌ها می‌توانند ضمن بهبود دقت داده‌های خود، مطمئن شوند که اطلاعات لازم در دسترس همه ذینفعان قرار دارد.

مهندسی مجدد فرایند کسب و کار (BPR)

BPR، فرایند طراحی و مهندسی مجدد فرایندهای موجود برای بهبود عملکرد و کارایی است. این می‌تواند شامل تغییر در فرایندهای کسب و کار، مانند تغییر نحوه انجام وظایف یا ساده سازی نحوه مدیریت اطلاعات باشد.

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

BPM، فرایند مدیریت و نظارت بر عملکرد فرایندهای تجاری است. سازمان‌ها با ابزارهای BPM می‌توانند ضمن پیگیری پیشرفت فرایندهای داخلی، عملکرد فرایندها را تجزیه و تحلیل کرده و در صورت نیاز، تغییراتی ایجاد کنند.

کسب و کارها برای اجرای موثر هر یک از مواردی که بیان کردیم، باید به نکات زیر توجه کنند:

• سرمایه گذاری روی فناوری مناسب

فناوری کارآمد و مناسب، می‌تواند فرایند یکپارچه سازی فرایندهای تجاری را بسیار ساده‌تر کند. بنابراین، روی ابزارهایی مانند گذرگاه خدمات سازمانی یا نرم افزار اتوماسیون فرایندهای تجاری سرمایه گذاری کنید که به ساده سازی فرایند کمک می‌کند.

• ایجاد یک استراتژی واضح و صریح

برای یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار، یک استراتژی روشن و واضح شامل اهداف، جدول زمانی و منابع در نظر بگیرید.

• آزمایش و اصلاح

زمانی که یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار را اجرا کردید، آن را آزمایش و در صورت نیاز، اصلاح کنید. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن شوید که فرایندهای کسب و کارتان تا حد امکان، موثر عمل می‌کنند.

ابزارهای یکپارچه سازی فرایند کسب و کار

وقتی از یکپارچه سازی سامانه های کسب و کار صحبت می‌شود، می‌توانید از ابزارهای مختلف استفاده کنید. برخی از محبوب‌ترین ابزارهای BPI عبارتند از:

• اتوماسیون فرایند (Process Automation): استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرایندهاست. می‌توانید از اتوماسیون برای خودکارسازی فرایندهایی مانند صورتحساب، حقوق و دستمزد استفاده کنید. همچنین، اتوماسیون برای ایجاد همکاری بهتر بین بخش‌ها یا واحدهای تجاری مختلف نیز کاربرد دارد.

• ساده سازی فرایند (Simplify the process): شامل کاهش تعداد مراحل و فرایندهای مورد نیاز برای تکمیل یک کار است. ساده سازی می‌تواند برای کاهش زمان و منابع مورد نیاز جهت تکمیل یک کار و همچنین جهت کاهش پیچیدگی‌های یک فرایند مورد استفاده قرار گیرد.

• برون سپاری فرایند (Business Process Outsourcing): فرایند بستن قرارداد با فروشندگان یا ارائه دهندگان خارجی برای تکمیل یک فعالیت خاص است. برون سپاری (BPO)، می‌تواند برای کاهش هزینه‌های تکمیل یک کار و همچنین برای اطمینان از تکمیل کارآمد و به موقع کار مورد استفاده قرار گیرد. این کار معمولا از طریق پلتفرم‌هایی مانند Toptal انجام می‌شود که به شما امکان می‌دهد استعدادهای مناسب برای برون سپاری‌ پروژه‌های خاص را پیدا کنید.

• برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning): ERP، برای مدیریت ابعاد مختلف یک کسب و کار مانند حسابداری، منابع انسانی و زنجیره تامین مورد استفاده قرار می‌گیرد. با ادغام سیستم‌های Enterprise Resource Planning (ERP)، کسب و کارها می‌توانند فرایندها را ساده‌تر کرده و هزینه‌ها را کاهش دهند.

• تجارت الکترونیک (E-commerce): ادغام کانال‌های فروش آنلاین و آفلاین. برای انجام این کار، باید موجودی، سفارش‌ها و پرداخت‌ها را بین وب سایت سازمان، دستگاه‌های تلفن همراه و سایر برنامه‌های نرم افزاری ردیابی کنید. استفاده از ابزارهایی مانند QR کدها می‌تواند با امکان دسترسی سریع به جزئیات محصول یا وضعیت سفارش در سیستم‌ عامل‌ها، فرایندها را ساده‌تر کند.

• مدیریت زنجیره تامین (Supply Chain Management): نوعی فرایند تجاری است که جریان کالا از تامین کنندگان را از طریق تاسیسات تولیدی تا رسیدن به مشتریان در کانال‌های خرده فروشی یا توزیع (مانند انبارها)، توصیف می‌کند. یکپارچه سازی زنجیره تامین، عملی برای اتصال سیستم‌های مختلف، مانند مدیریت موجودی، پردازش سفارش و حمل و نقل است. با یکپارچه سازی سیستم‌های مختلف، سازمان‌ها می‌توانند ضمن بهبود مدیریت زنجیره تامین خود، هزینه‌ها را نیز کاهش دهند.

• مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management): نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ابزاری قدرتمند برای ردیابی تعاملات مشتری، تجزیه و تحلیل داده‌های مشتری و مدیریت روابط با مشتری است. با یکپارچه سازی سیستم‌های CRM، کسب و کارها می‌توانند دیدگاهی در مورد ترجیحات و نیازهای مشتریان به دست آورند و کمپین‌های بازاریابی هدفمند ایجاد کنند.

ابزارهای BPI	کاربردها
اتوماسیون فرایند	خودکارسازی فرایندها و ایجاد همکاری بهتر بین بخش‌ها یا واحدهای تجاری مختلف
ساده سازی فرایند	کاهش تعداد مراحل، زمان، منابع و فرایندهای مورد نیاز برای تکمیل کار
برون سپاری فرایند (BPO)	قرارداد بین دو سازمان به منظور برون سپاری برخی فعالیت‌ها
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)	تلفیق جمع‌آوری و سازماندهی داده‌های سازمان از طریق مجموعه نرم‌افزارهای یکپارچه
تجارت الکترونیک	انجام تمام فعالیت‌های تجاری از طریق اینترنت
مدیریت زنجیره تامین (SCM)	هماهنگی در فعالیت‌های تجاری میان شرکت کنندگان در یک زنجیره تامین با هدف افزایش کارایی و بهره‌وری
مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)	شناسایی و حفظ مشتریان سودآور و حفظ روابط بلند مدت با آنها

 

همچنین مواردی مانند ابزارهای مدیریت پروژه (Project Management Tools)، بهینه‌سازی گردش کار (Workflow Optimization)، انتقال داده‌ها (Data Migration)، مدیریت منابع IT (IT Resource Management) و سیستم‌های مبتنی بر ابر (Cloud-Based Systems)، از نمونه‌های یکپارچه سازی با سایر نرم افزارها محسوب می‌شوند.

مزایای یکپارچه سازی فرایند کسب و کار

سادگی عملیات

یک برنامه کارآمد و موثر BPI به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با حذف وظایف اضافی و کاهش مداخلات دستی، کارایی را بهبود ببخشند. این منجر به صرفه جویی در هزینه‌ها، کاهش زمان تحویل و سادگی عملیات می‌شود.

کاهش هزینه‌ها

BPI با خودکارسازی وظایف دستی، به حداقل رساندن خطاهای انسانی و بهبود کارایی در چندین بخش، هزینه‌های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

افزایش رضایت مشتریان

یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار با خودکارسازی خدمات مشتریان، به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا زمان بیشتری را برای خوشحال کردن مشتریان و زمان کمتری را به فرایندهای دستی اختصاص دهند. این منجر به تجربیات شخصی‌تر، بهبود رضایتمندی و کاهش ریزش مشتری می‌شود.

تصمیم‌گیری بهتر

با وجود سیستم های یکپارچه، سازمان‌ها به داده‌های بهتری دسترسی دارند که منجر به بهبود شفافیت، بینش عملی و تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر می‌شود.

چالش‌های یکپارچه سازی فرایند کسب و کار

هر چند BPI، در دنیای امروز از اجزای حیاتی موفقیت کسب و کارها محسوب می‌شود، اما ممکن است کمی چالش برانگیز باشد. از این رو، مدیران و کارکنان سازمان باید چالش‌های مرتبط با این فرایند را به خوبی درک کنند.

شناسایی فرایندها

هر کسب و کار دارای فرایندهای منحصر به فرد است. آنچه اهمیت دارد، این است که درک کنید کدام یک از این فرایندها برای ترکیب در یک فرایند جامع، کارآمدتر و مفیدتر است. البته این کار، به زمان زیادی نیاز دارد. بنابراین، مهم است که مطمئن شوید همه فرایندها به درستی شناسایی و یکپارچه سازی شده‌اند.

یکپارچه سازی چندین فرایند

چالش دیگر یکپارچه سازی، پیچیدگی مربوط به ترکیب فرایندهای متعدد است. علاوه بر درک عملکرد هر فرایند، نحوه تعامل و کار آنها با یکدیگر نیز اهمیت دارد. ادغام چندین فرایند، کمی سخت است و اطمینان از اینکه هر فرایند به درستی متصل و اجرا شده، ضروری است.

امنیت داده‌ها

از آنجا که امنیت و محافظت از داده‌ها بسیار مهم است، همه کسب و کارها باید مطمئن شوند که از داده‌های خود به خوبی محافظت می‌کنند. این موضوع هنگام برخورد با چندین فرایند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. بنابراین، مدیران و کارکنان سازمان باید خطرات یکپارچه سازی فرایند، بدون در نظر گرفتن قوانین ایمنی مناسب را به خوبی درک کنند.

مقیاس پذیری

کسب و کارها همان طور که به رشد خود ادامه می‌دهند، باید بتوانند فرایندهای خود را گسترش دهند و مطمئن باشند که بسته به نیاز خود می‌توانند مقیاس را افزایش یا کاهش دهند. این یک چالش است و آنچه اهمیت دارد، این است که مطمئن شوید همه فرایندها برای حفظ کارایی به درستی مقیاس بندی شده‌اند.

قابلیت همکاری

کسب و کارها باید بتوانند بین فرایندها و سیستم‌های مختلف ارتباط برقرار کرده و داده‌ها را به اشتراک بگذارند. این برای عملکرد کارآمد و موثر آنها ضروری است. افراد نیز باید چالش‌های مرتبط با این فرایند را به درستی درک کنند.

به طور کلی، اجرای نرم افزار یکپارچه سازی فرایند کسب و کار، یک تلاش پیچیده و چالش برانگیز است. اما سازمان‌ها با برنامه ریزی دقیق، به کارگیری ابزارها و استراتژی‌های اتوماسیون مناسب، می‌توانند چالش‌های BPI را با موفقیت حل کنند و از مزایای یکپارچه سازی فرایند برای مشتریان و کارکنان خود بهره‌مند شوند.

چگونه BPI با BPMS مرتبط‌ است؟

همه می‌دانیم BPMS، ابزاری است که می‌تواند به مدیریت، خودکارسازی و بهینه سازی فرایندهای مختلف کسب و کار کمک کند. این سیستم، برای مدیریت فرایندهایی مانند صورتحساب‌ها، پردازش سفارش‌ها، خدمات مشتریان و… مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین به ارائه دید و کنترل بر کل فرایندهای کسب و کار، از ابتدا تا انتها کمک می‌کند.

• ادغام BPI و BPMS برای اطمینان از مدیریت کارآمد و موثر تمام فرایندهای کسب و کار ضروری است. با ادغام این دو، سازمان‌ها می‌توانند علاوه بر ساده سازی عملیات، هزینه‌ها را نیز کاهش دهند. همچنین این یکپارچه سازی، بسته به نیاز سازمان، امکان افزایش یا کاهش فرایندهای تجاری را فراهم می‌کند.

• ادغام BPI و BPMS، به افزایش رضایتمندی و وفاداری مشتریان کمک می‌کند. با ساده سازی فرایندهای کسب و کار، مشتریان می‌توانند محصولات یا خدمات مورد نیاز خود را به سرعت دریافت کنند. همچنین این یکپارچه سازی با کمک به کاهش زمان پردازش سفارشات و فاکتورها، منجر به افزایش رضایت مشتریان می‌شود.

• BPMS برای نظارت و ارزیابی عملکرد فرایندهای تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. با نظارت بر عملکرد یکی از فرایندهای کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند زمینه‌های بهبود را شناسایی کرده و تغییرات لازم را ایجاد کنند. این به کاهش هزینه و افزایش کارایی کمک می‌کند.

به طور کلی، BPI و BPMS برای رقابتی ماندن کسب و کارها و افزایش کارایی، کاملا ضروری هستند. کسب و کارها با ادغام BPI و BPMS می‌توانند فرایندهای تجاری را ساده‌تر کرده و رضایت مشتریان را افزایش دهند. یکپارچگی این دو می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و بهبود وفاداری مشتری کمک کند و در نهایت، منجر به افزایش سود شود.

سوالات متداول

یکپارچه سازی فرایند کسب و کار (BPI) چیست؟

BPI، فرآیند اتصال سیستم‌ها، برنامه‌ها و فرایندهای مختلف برای ایجاد جریان روان اطلاعات و داده‌ها بین آنهاست. این یکپارچه سازی برای کسب و کارها مهم است تا کارایی عملیاتی خود را افزایش دهند، هزینه ها را کاهش دهند و اطمینان حاصل کنند که همه بخش های کسب و کار آنها با هم هماهنگ هستند.

نمونه ای از یکپارچه سازی فرایند کسب و کار چیست؟

به عنوان مثال، اگر شرکتی یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) جدید خریداری کند، می‌تواند از BPI برای اطمینان از ادغام موفقیت آمیز CRM با سیستم‌های موجود خود، مانند صورتحساب، ارتباط با مشتری، یا پورتال‌های کاری کارکنان استفاده کند.

انواع یکپارچه سازی فرایند کسب و کار چیست؟

• اتوماسیون فرایند
• یکپارچه سازی داده‌ها
• مهندسی مجدد فرایند کسب و کار (BPR)
• مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

فرایند یکپارچه سازی سیستم کسب و کار چیست؟

یکپارچه‌ سازی سیستم‌های تجاری، فرایند ترکیب اطلاعات و داده‌ها از سراسر شرکت در یک مکان واحد و در دسترس است.

سخن پایانی

به طور کلی، یکپارچه سازی فرایند کسب و کار برای کسب و کارها در هر اندازه‌ای ضروری است. با ادغام سیستم‌ها، برنامه‌ها و فرایندهای مختلف، کسب و کارها می‌توانند هزینه‌ها را کاهش دهند، کارایی را افزایش دهند و رضایت کاربران را بهبود ببخشند. بنابراین، در دنیای دیجیتال امروز با BPI می‌توانید جایگاه رقابتی خود را حفظ کنید، از رقبا جلوتر بمانید و کسب و کار خود را به یک مجموعه مستقل و موثر تبدیل کنید.