پورتال چیست ؟ آشنایی با انواع پورتال (پرتال) و پورتال سازمانی

زمان مطالعه: 22 دقیقه

چند سالی است که شرکت‌های نرم‌افزاری زیادی به تولید و توسعه پورتال و ارائه آن به شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌پردازند. پورتال گاهی با سایت اشتباه گرفته می‌شود، حتی باید بگوییم در ایران خیلی از پورتال‌ها در واقع نسخه فارسی و شمسی سیستم مدیریت محتوا (CMS) هستند؛ که بعضا ممکن است افرادی که خدمات پورتال دریافت می‌کنند، متوجه این تفاوت‌ها و انواع مختلف پورتال نباشند. در این مطلب خواهیم گفت پورتال چیست ، تاریخچه، انواع و کارکردهای هر کدام چه هستند؟

منظور از پورتال چیست ؟

تعریف پورتال (Portal) در فارسی دریچه، درگاه و مدخل است اما در دنیای فن‌آوری می‌توانیم آن را درگاهی تعریف کنیم که شما را وارد یک دنیای مجازی می‌کند که در آن همه نیازهایتان برآورده می‌شود. از جستجو و خرید یک محصول مثلا کتاب گرفته تا دسترسی به حساب بانکی، افزایش یا کاهش اعتبار یک حساب یا به روزرسانی اطلاعات سخت‌افزاری.

ویژگی‌های اصلی یک پورتال چیست ؟

بیایید نگاهی به ویژگی‌های پورتال بیندازیم. پورتال:

• درگاه ورود منحصر به فردی است
• مجموعه‌ای از اطلاعات را در خود دارد
• اطلاعات همگی هدفمند هستند
• اطلاعات در دسترسند.

حالا با توجه به این ویژگی‌هایی که گفته شد، می‌توانیم پاسخ سوال “تفاوت وبسایت و پورتال چیست ؟“ را بدهیم:

• پورتال درگاه ورودی منحصر به فردی به مجموعه منابع است
• اطلاعات را با توجه به تجربیات کاربر نمایش می‌دهد
• دسترسی‌ها به اطلاعات دسته‌بندی شده به طور تفکیکی انجام می‌شود
• امکان ارتباط بین کاربران و همه استفاده‌کنندگان ار پورتال وجود دارد
• به نرم‌افزارها و سیستم‌های نرم‌افزاری وصل می‌شود

درباره تفاوت پورتال و سیستم مدیریت محتوا هم باید گفت، در عین حال که پورتال یک CMS است اما از آن جامع‌تر است. سیستم مدیریت محتوا ماژولار است اما همه ماژول‌ها را در خود ندارد، از این جهت پورتال مجموعه کامل‌تری از ماژول‌هاست.

کمی به عقب برمی‌گردیم تا ببینیم سابقه پورتال چیست :

تاریخچه خلاصه پورتال

از همان زمان که سیستم‌های نرم‌افزاری به گونه‌ای شدند که دیگر لازم نبود برای کار با یک برنامه، برنامه‌های دیگر را بست، پورتال پا به دنیای اطلاعات گذاشت و مدام نسل‌های پیشرفته‌تری ارائه داد.

نسل اول:

نسل اول پورتال‌ها، فقط محتوا، مستندات و خوراک‌های اطلاعاتی ارائه می‌داد، نمونه آن سایت‌های yahoo یا Excite است که به فرد مجموعه اطلاعات در خصوص شرکت یا سازمان خود ارائه می‌داد. این اطلاعات معمولاً شامل اخبار شرکت، شرایط و فرم‌های استخدام، اطلاعاتی مربوط به کارکنان و چگونگی ارتباط با آنها، مستندات رسمی و سیاست‌های اعلام شده شرکت و همچنین لینک‌های ارتباطی مفید است.

نسل دوم:

تمایز نسل دوم با نسل اول پورتال‌ها، در امکان همکاری کاربران در محیط پورتال است. پرتال‌های نسل دوم، امکان همکاری متقابل در ادارات برای تیم‌های کاری به منظور انجام وظایفشان فراهم کرد. از جمله سرویس‌هایی که ارائه شد، می‌توان به سرویس مدیریت محتوا (سازماندهی و مدیریت اطلاعات) و سرویس‌های همکاری اشاره کرد، که امکان گپ زدن همکاران با هم و رد و بدل کردن ایمیل و تنظیم قرار ملاقات را فراهم می‌کرد.

نسل سوم:

نسل سوم  با هدف ایجاد فضای مجازی تجارت الکترونیک (E-Business) به وجود آمد. این پورتال‌ها نقطه اتصالی شد بین کارمندان، تولیدکنندگان، عرضه‌کنندگان و مشتریان. کاربران هم با هم می‌توانند ارتباط داشته باشند و هم به محتوا، امکانات و تجهیزاتی که پورتال ارائه می‌دهد، دسترسی داشته باشند.

ویژگی خاص نسل سوم پورتال‌ها این است که اتوماتیک و بر اساس نقش کاربر، هدفمند شده و ویژگی‌های مخصوص آن کاربر را ارائه می‌دهد. یعنی نحوه نمایش اطلاعات، امکانات و … بر اساس نقش هر کاربر متفاوت است.

پورتال‎ها انواع مختلفی دارند که در ادامه آنها را بر اساس معیارهای مختلف تقسیم‌بندی کرده‌ایم:

انواع پورتال‌ چیست ؟

همانطور که گفتیم، پورتال انواع مختلفی دارد که گاها برخی افراد که به دنبال پورتال خوب برای کسب و کار خود هستند، به دلیل آشنایی نداشتن با انواع مختلف پورتال، پورتال اشتباه برای خود برمی‌گزینند. برای مشخص شدن این تفاوت‌ها، دسته‌بندی‌های زیر از پورتال ارائه شده است:

• برحسب چگونگی پاسخگویی به نیازهای کاربران
• برحسب مخاطب و موضوع
• برحسب کارکرد

انواع پورتال بر حسب چگونگی پاسخگویی به نیازهای کاربران

Business to Customer Portal) B2C)

این نوع پورتال به سیستم CRM متصل است و به مصرف‌کننده دسترسی مستقیم به اطلاعات و خدمات می‌دهد، مثل «راهنمای استفاده از محصولات» و «وضعیت سفارش مشتری». همچنین امکان ارتباط کاربر با بخش پشتیبان مشتری هم وجود دارد. یک پرتال B2C معمولاً در قد و قواره‌ای ارائه می‌شود که نیازهای مشتریان خود را پاسخ دهد.

Business to Business Portal) B2B)

در این نوع پورتال اطلاعات لازم برای تولیدکنندگان، عرضه‌کنندگان، توزیع‌کنندگان و نمایندگی‌ها جمع‌آوری و در اختیارشان قرار می‌گیرد. مثلا در یک پرتال B2B یک بنگاه تجاری می‌تواند اطلاعات سفارش خرید و صدور فاکتور را ببیند. در واقع این پورتال یک محیط مناسب برای هر کسب و کاری است که در آن امکان تهیه کالا یا خدمات، صدور صورت حساب خرید و فروش، دسترسی به اطلاعات تولید و دیگر امکانات مرتبط با نیازها فراهم می‌آید.

Business to Employee Portal) B2E)

این دسته که به آن پورتال اینترانتی هم می‌گویند، جهت جمع‌آوری، انتشار و به اشتراک گذاشتن اطلاعات و خدمات پرسنل یک سازمان استفاده می‌شود که دو دسته اصلی دارد.

• پرتال کارکنان که مجموعه محتواهایی چون اخبار شرکت، اطلاعات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، موتور جستجو و منابع فنی را در اختیار کارمندان قرار می‌دهد. این اطلاعات در اختیار همه کارمندان یک سازمان قرار می‌گیرد و آنها را قادر می‌سازد از طریق گپ و گفت با هم در تماس باشند و به یکدیگر کمک کنند. افراد می‌توانند با نام کاربری و کلمه عبور وارد پروفایل خود شوند و از امکانات دیگری چون ثبت نام در یک کلاس یا اردو نیز استفاده کنند.
• Knowledge worker portal: این پورتال مجموعه اطلاعاتی که برای هدفی مشخص لازم است، در اختیار کارمند قرار می‌دهد. مثلا تصور کنید کارمند از یک اپلیکیشن تکنسین خودکار استفاده می‌کند، این برنامه باید با برنامه‌های کاربردی دیگر مثل برنامه تعمیر و نگهداری متصل شود تا اطلاعات لازم درباره تاریخ آخرین تعمیر، برنامه تجهیز برنامه و قطعات موردنیاز برای تعمیر را به کارمند بدهد.

در یک تقسیم‌بندی دیگری از انواع پورتال، می‌توان پورتال‌ها را به سازمانی (Enterprise Portal) و تجاری (CommercialPortal) تقسیم کرد.

پورتال سازمانی (EIP یا  Enterprise Information Portals)

دسترسی کارمندان را به اطلاعات، به اشتراک گذاشتن اطلاعات و اعمال تغییرات بر آنها فراهم می‌کند. با این پورتال همه کارمندان به اطلاعات درون سازمانی دسترسی پیدا می‌کنند، می‌توانند اطلاعات را شخصی‌سازی کنند و بر اساس آنها تصمیم بگیرند. این پورتال خود انواع مختلفی دارد:

Business intelligence portals

IBM و Oracle از ارائه‌کنندگان این پورتال هستند. این پورتال شامل برنامه‌هایی می‌شود برای جمع‌آوری، ذخیره، تحلیل و دسترسی به اطلاعات. کارمندان به این اطلاعات دسترسی پیدا می‌کنند و گزارش‌هایی را وارد بانک اطلاعاتی سازمان می‌کنند. همه این اطلاعات و گزارش‌ها به تصمیم‌گیری‌های بهتر کارمندان سازمان کمک می‌کنند.

Business area (Intranet) portals

پرتال‌هایی که تنها عملکردهای خاص درون سازمانی را شامل می‌شوند. Authoria و PeopleSoft در زمینه مدیریت منابع انسانی، SAPPortal و Oracle در زمینه ERP ، Siebel در زمینه بازاریابی و فروش، از ارائه‌دهندگان این نوع پورتال هستند. این نوع پورتال سازمانی به کارمندان کمک می‌کند به اطلاعاتی که در سازمان ذخیره شده‌اند، دسترسی داشته باشند و از آن برای هدف تعیین شده استفاده کنند.

Role portals

این نوع پورتال سه نوع مدل تجاری (B2B، B2C و B2E) را ساپورت می‌کند و برای هر یک خدماتی ارائه می‌دهد.

در محدوده B2E به کارمندان اجازه می‌دهد به اطلاعات موردنظرشان دسترسی پیدا کنند. در B2C ارتباط بین شرکت و مشتریان را برقرار می‌کند و خدماتی مانند سفارش‌دهی، صدور صورتحساب، پشتیبانی و پیگیری فرآیند خرید به صورت الکترونیکی ارائه می‌دهد. در محدوده B2B نیز به شرکت اجازه می‌دهد نحوه انتقال اطلاعات، فرآیندهای تجاری بین خود و تولیدکنندگان، شرکت‌های همکار و توزیع‌کنندگان را کنترل کند.

---

در این قسمت لازم است شما را بیشتر با پورتال سازمانی، اهمیت و نقش آن در سازمان و ویژگی‌هایش آشنا کنیم:

پورتال سازمانی چیست ؟

وب پرتال سازمانی یک پلتفرم مبتنی بر وب است که اطلاعات را از منابع مختلف در یک رابط واحد ذخیره می‌کند.

دیگر لازم نیست کارمندان، مشتریان و کاربران پنجره‌های مختلف باز کنند یا برای بدست آوردن اطلاعات موردنیازشان در اپلیکیشن‌های مختلف ثبت‌نام کنند. آنها از طریق پلتفرم پورتال که همه اطلاعات کسب و کار را یکجا جمع کرده، به محتوایی که مدنظرشان است، دست پیدا می‌کنند.

پورتال‌ سازمانی دسته‌بندی‌های مختلف دارند، اما بر اساس یک دسته‌بندی معروف، به سه گروه تقسیم می‌شود:

• پورتال اطلاعاتی سازمانی: از یک لوکیشن واحد به منابع اطلاعاتی دسترسی می‌دهد
• پورتال اپلیکیشن سازمانی: دسترسی به اپلیکیشن‌های مورداستفاده شرکت را پیشنهاد می‌دهد
• پورتال تخصصی سازمانی: برای تحلیل داده‌هایی که توسط کارمندان جهت دسترسی به پایگاه دانش سازمان مورداستفاده قرار می‌گیرد، به کار گرفته می‌شود.

مشکلاتی که پورتال سازمانی حل می‌کند

مشکل پیدا کردن محتوای موردنیاز

اگر کسی بخواهد وام بگیرد، ابتدا باید یکسری اطلاعات در خصوص شرایط وام گرفتن بدست آورد. این شخص به سراغ وبسایت بانک می‌رود، ولی نمی‌تواند اطلاعات دقیق پیدا کند و با ناامیدی با پشتیبان مشتری تماس می‌گیرد. یک پورتال Self-Service از این سردرگمی جلوگیری می‌کند. جستجوی هوشمند، انجمن‌ها یا فروم‌ها و یک کتابخانه که خوب طراحی شده باشد، به مشتری کمک می‌کند تا جواب سوالاتی که به طور مرتب پرسیده می‌شود را پیدا کند.

یک ربات چت هم می‌تواند تجربه خوبی برای مشتری ایجاد کند و برای تسک‌های آنلاین، راه‌حل‌های سریع ارائه دهد.

ابزارهای مشارکت ناکارآمد

ممکن است کامپیوتر کارمندی خراب شود. این اتفاقی است که ممکن است برای هر کسی بیفتد. کارمند باید یک درخواست آماده کند. گاهی، نداشتن اپلیکیشن مرتبط، جایگزین کردن سریع دستگاه سالم با یک دستگاه خراب را دشوار می‌کند. درنتیجه این کار دیر انجام می‌شود. یک پورتال خدمات داخلی از باارزش‌ترین سرویس‌ها برای عملیات فوری در موارد اورژانسی است. با توجه به ویژگی پیگیری درخواست کارمند، کارمند همیشه مطلع خواهد بود که دقیقا چه زمانی کامپیوتر جدید خود را دریافت می‌کند.

سطح پایین اینگیجمنت

برای حل مشکل سطح پایین مشارکت بین اعضای تیم، پورتال مشارکت اجتماعی پیشنهاد می‌شود که در آن اسناد ضروری، کامنت‌های پیگیری، بازخوردها و ورژن‌های قدیمی‌تر اسناد ذخیره می‌شود. ویژگی جالب این پورتال این است که حتی می‌تواند به عنوان جایی برای ذخیره محتوای غیررسمی (فیلم و عکس‌های شرکتی) نیز مورداستفاده قرار گیرد. محتوای رسمی و غیررسمی که در پورتال قرار دارد، کارمندان را راغب می‌کند همیشه در پورتال حضور داشته باشند با چراغ‌های سبز، اعلان‌های خود را چک کنند و مدام به روزرسانی انجام دهند.

ورود به سایت‌های مختلف برای شخصی‌سازی اطلاعات

اگر یک عمده فروش بزرگ هستید که بیش از 100 فروشنده و خرده فروش در سرتاسر دنیا دارید، می‌دانید که هر یک از آنها رویکرد فردی خود را دارند. یک پارتنر پورتال با امکان ورود به سیستم برای هر یک از شرکا، می‌تواند راه‌حل خوبی باشد. با ورود به سایت شخصی‌شان می‌توانند کاتالوگ محصولات، لیست قیمت‌ها، تخفیف‌ها و پیشنهادات ویژه خود را شخصی‌سازی کنند. فروشندگان و توزیع‌کنندگان از چنین امکان شخصی بهره زیادی می‌برند و به رضایت طولانی مدت و شراکت پرسود می‌انجامد.

درباره اینکه پورتال سازمانی چیست و مشکلاتی که برطرف می‌کنند، صحبت کردیم. حال توجه شما را به کیفیت و ویژگی‌های این پورتال جلب می‌کنیم. بدون توجه به این موارد، پول خود را در ساخت محصولی ناکارآمد و بلااستفاده هدر خواهید داد.

ویژگی‌‌های پورتال سازمانی

امنیت

امنیت یکی از چالش‌های اصلی توسعه سازمانی است، زیرا رخنه به اطلاعات رو به افزایش است. یک سازمان بین‌المللی غیرانتفاعی  OWASP مدام گزارش‌ها را به روز می‌کند تا نگرانی‌های اولیه امنیتی برای امنیت اپلیکیشن وب از بین برود. این توصیه‌ها را در زمان انتخاب پلتفرم توسعه مدنظر داشته باشید تا از حمله سایبری و رخنه به داده‌ها جلوگیری شود.

قابلیت دسترسی

پورتال اینترانتی شما مستلزم تنها یک کنترل دسترس ایمن دو سطحی است. در سطح اول، توسط شبکه‌های خصوصی مجازی (VPN) عمل می‌کند. توزیع دقیق نقش‌ها و مجوزها در سطح دوم امنیت قرار می‌گیرد. این یعنی کارمندان مطابق با مجوزی که دارند (بر اساس عنوان شغلی و مسئولیت‌هایشان)، به اطلاعات و اپلیکیشن‌های کسب و کار خود دسترسی دارند. اگر می‌خواهید برای مواقعی که کارمندان از طریق موبایل وارد اپ می‌شوند، امنیت را تامین کنید. MAC با محدود کردن تعداد ابزارهایی که می‌توانند به شبکه دسترسی داشته باشند، به راحتی فیلترهایی اعمال می‌کند.

قابل اعتماد

ممکن است کسی درگیر خرابی سرور شود. این وضعیت وقتی بدتر می‌شود که مسائل فنی غیرمنتظره اثر منفی بر سود شما بگذارد. اما باید صبر داشته باشید، روش‌های مختلفی برای مقابله با آن وجود دارد، اول اینکه از استراتژی بازتاب سرور (server mirroring) استفاده کنید.

روش دیگر در حفظ امنیت سیستم و ذخیره بیشتر پول، مجازی‌سازی سرور است. این به عملکرد چند سرور بر روی یک سخت‌افزار می‌انجامد. پیشنهاد می‌شود یک سرور برای بکاپ گرفتن از داده‌های مهمتان اضافه کنید. در صورت بروز خطای مهمی در برنامه، داده‌ها بازگردانی می‌شوند، در حالی که ادمین سیستم سعی در تعمیر خرابی سخت‌افزار به صورت دستی دارد. علاوه بر این، اگر مشکل سرور کندی بارگذاری است، می‌توانید auto-scaling را فعال کنید.

به طور خلاصه می‌توان گفت پرتال سازمانی اهداف زیر را دنبال می‌کند:

اهداف پورتال وب سازمانی

ایجاد پورتال سازمانی اهداف کاملا مشخصی برای هر مشتری دارد. اما همه آنها در موارد زیر با هم مشترک هستند:

• پشتیبانی از اهداف بیزنسی مشتری: اغلب وب پورتال تنها راهی است که می‌توانید با گروه‌های هدف خود در ارتباط باشید. این موفقیت کالاها یا خدمات شما و به طور کلی رضایت کاربر هدف شما را تعیین می‌کند.
• کاهش بار اعزام (بهبود قابلیت سلف سرویس)، سهولت نویگیت و رابط کاربرپسند، پاسخ به درخواست کاربر را آسانتر می‌کند و نیاز به خدمات اضافی را کم می‌کند.
• آموزش: اطلاعاتی که درست ارائه می‌شوند، باید به کاربر آموزش داده شوند.
• ابزار ارتباطی قوی: قطعا پورتال همیشه یک وبسایت است و یک کانال ارتباطی مهمی است جهت اطلاع‌رسانی به مشتریان. اما مشتریان نیز از این طریق ما را مطلع می‌کنند، هم از طریق بازخوردها (فرم تماس، مشاوره و پرسش) و هم غیرمستقیم از طریق تحلیل رفتار بازدیدکننده.
• ساده‌سازی انتقال داده‌ها (بهینه‌سازی)

پرتال سازمانی اطلاعات را دسته‌بندی می‌کند، بنابراین کابران همیشه می‌توانند اطلاعات خود را در زمینه دپارتمان، پروژه‌ها و … ببینند. پورتال سازمانی چیست ؛تلاشی است برای ارائه اطلاعات به کاربران بر اساس نقش و علایق آنها (شخصی‌سازی) و کمک می‌کند کاربران صفحه شخصی و تنظیمات کاربری خود را نگه دارند.

اگر می‌خواهید بدانید لزوم به کارگیری این نوع پورتال چیست ، زندگی بدون پورتال سازمانی و مشکلاتی که ایجاد می کند را برایتان به تصویر می کشیم:

مصیبت برای مشتریان و کاربران کسب و کار

مهمترین کاربران سیستم آی‌تی یک کسب و کار، مشتریان و کاربران آن کسب و کار هستند. کاربرانی چون نمایندگان خدمات مشتری (CSR)، نمایندگی‌های فروش و تحلیلگران مالی در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند. آنها بخش عمده‌ای از ساعات کاری خود را به استفاده از برنامه‌های آی‌تی شرکت می‌پردازند. وقتی کاربران این برنامه‌ها یا اپلیکیشن‌ها کارمندان هستند، به آن سیستم بیزنس به کارمند (B2E) می‌گویند. وقتی کاربران، مشتریان هستند، برنامه بیزنس به مشتری (B2C) است.

گرچه اپلیکیشن‌های آی‌تی می‌تواند برای آنها مفید باشد، اما می‌تواند مانع بزرگی برای بهره‌وری باشد که تجربه بدی برای آنها ایجاد کند. حل این مشکل هم صرفه‌جویی خوبی در هزینه‌ها ایجاد می‌کند، و هم روحیه افرادی که از اپلیکیشن‌های B2E استفاده می‌کنند را افزایش می‌دهد. در مورد اپلیکیشن‌های B2C نیز افزایش بهره‌وری به درآمد بیشتر و رضایت بیشتر مشتری می‌انجامد.

حال به مشکلاتی می‌پردازیم که این کاربران با آنها مواجه خواهند شد:

“برای آنکه کارم را انجام بدهم باید از 20 تا اپلیکیشن استفاده کنم”

این گله و شکایت به خصوص در میان SCRها خیلی رواج دارد. وقتی اپلیکیشن‌های سازمانی یکپارچگی ندارند، کاربران مجبورند برای به انجام رساندن یک تسک چندین پنجره باز کنند. هر پنجره مربوط به یک اپلیکیشن است. اولا، پیدا کردن اطلاعاتی که نیاز دارند خودش یک چالش است. دوما، کاربران باید داده‌ها را از پنجره‌ای به پنجره دیگر کپی پیست کنند تا وضعیت یک سفارش را بررسی کنند، محموله‌ای را کنسل کنند یا حساب یک مشتری جدید را پردازش کنند. این نه تنها وقت‌گیر است، بلکه احتمال خطا در آن هم بالاست.

“دو ماه طول می‌کشد تا سیستم آی‌تی خود را به کارمند جدید یاد بدهیم”

این هم مشکلی است که هر کارمندی که برای کار خود با اپلیکیشن‌ها کار می‌کند، آن را تجربه می‌کند. هر اپلیکیشن آموزش مخصوص خود را دارد، به خصوص وقتی هر یک طراحی و استایل خاص خود را داشته باشند. بعضی از آنها حتی ممکن است اپلیکیشن وب نباشند. گرچه کارمندانی که سواد کامپیوتری دارند مشکل کمتری در یادگیری رابط کاربری‌های مختلف دارند، کارمندانی که سابقه چندانی در کامپیوتر ندارند، در یادگیری و استفاده از این اپلیکیشن‌ها مشکلات زیادی خواهند داشت.

“برای اینکه از سیستم آی‌تی شرکتم استفاده کنم، باید 20 تا نام کاربری و رمز عبور مختلف را به خاطر بسپارم”

این مشکل نه تنها در شرکت‌ها، بلکه در شبکه مصرف‌کنندگان هم رایج است. وقتی کاربران مجبورند چند حساب کاربری و رمز عبور متمایز داشته باشند، اغلب خطاهایی چون نوشتن پسوردها روی کاغذ انجام می‌دهند. این کار نه تنها آزاردهنده است، بلکه مشکلات امنیتی نیز ایجاد می‌کند. گرچه حل این مشکل لزوما مستلزم داشتن یک پورتال نیست، اما استفاده از پورتال، یک راه حل مرسوم برای این مشکل است.

“می‌خواهم اپلیکیشن وب را در معرض مشتریان قرار دهم، اما باید بر ظاهر و برند نظارت داشته باشم”

گرچه موارد بالا همه مربوط به اپلیکیشن‌های B2C می‌شوند، مساله تاثیرگذار بر اپلیکیشن‌های B2C نیاز به برندسازی درست رابط کاربری است. این یک مشکل بزرگ است اگر اپلیکیشن‌های back-end ظاهر ثابت نداشته باشند (مانند رنگ و فونت). همچنین مواقعی که شرکت محصولات مشابهی را تحت برندهای مختلفی عرضه می‌کند، مشکل‌آفرین می‌شود. لازم است ظاهر سایت براساس هویت مشتری تغییر کند.

“هرکس آخرین نسخه پرزنتیشن را دارد، آن را برای من ایمیل کند”

چقدر از کسب و کار شما با اکسل مدیریت می‌شود و استفاده از ارائه پاورپوینت چقدر نیروی فکری از شما می‌گیرد؟ کاربران بیزنس درون اسناد مایکروسافت آفیس زندگی و رشد می‌کنند و برای انجام کارهایشان به آن وابسته‌اند. متاسفانه این اسناد که برای کسب و کار حیاتی هستند، اغلب با استفاده از ایمیل یا شبکه ساده‌ای که به ابزارهای ذخیره‌سازی متصل شده، به اشتراک گذاشته می‌شوند. این مکانیسم‌های غیررسمی کار را برای کاربرانی که دنبال اسنادی می‌گردند که نیاز دارند، سخت می‌کند، امنیت این اسناد را تضعیف می‌کند و مواقعی که نسخه‌های چندگانه از یک سند درون سازمان به گردش درمی‌آید، مسائلی ایجاد می‌کند.

ایجاد مشکل برای کارمندان تکنولوژی اطلاعات

در قسمت قبل به مشکلاتی که اغلب کاربران شرکت و مشتریانی که با اپلیکیشن‌های سازمانی سر کار دارند، اشاره کردیم. حال به مسائلی که کارمندان آی‌تی شامل CIO مواجه هستند، می‌پردازیم.

“مجبورم برای اجرا و نگهداری 2000 اپلیکیشن وب تامین اعتبار کنم”

مساله اساسی بسیاری از شرکت‌ها، اپلیکیشن وب است. تنها هزینه روشن نگه داشتن آنها بسیار بالاست، زیرا هر یک از اپلیکیشن‌های وب جداگانه اداره می‌شوند. پیگیری مجوزهای نرم‌افزار، قرارداد سرویس، سخت‌افزار و یو آر ال‌های اپلیکیشن می‌تواند کابوس بزرگی باشد. بخش عظیمی از بودجه CIO، به مدیریت همه این سیستم‌های مستقل اختصاص پیدا می‌کند.

“هیچ امنیت مرکزی برای اپلیکیشن‌های وب ندارم. حذف یا اضافه کردن کاربری از سازمان بسیار گران می‌شود”

با گسترش اپلیکیشن‌های وب، مسائل امنیتی بزرگی نیز ایجاد می‌شود. اضافه کردن یک کاربر جدید یا حذف یک کارمند هزینه‌بر و زمانبر است، زیرا باید در بسیاری از اپلیکیشن‌ها تغییرات امنیتی اعمال شود. به علاوه، اجرای سیاست‌های امنیتی متداوم در سرتاسر سازمان بسیار دشوار است.

“به نظر می‌رسد هربار که اپلیکیشن وب جدیدی می‌سازیم، مجبوریم دوباره چرخ را اختراع کنیم”

اپلیکیشن‌های وب سازمانی معمولا به مجموعه ویژگی‌ها و خدماتی نیاز دارند. ویژگی‌هایی چون قابلیت رابط کاربری پویا، ظاهر و حس پایدار (برندینگ) و قابلیت شخصی‌سازی. خدمات نیز شامل مدیریت محتوا، جستجو، همکاری و سرویس امنیتی می‌شود. وقتی یک سازمان پلتفرم توسعه سازمانی ثابت نداشته باشد، هر اپلیکیشن وبی احتمالا راه‌حل‌های مختلفی برای این الزامات دارد.

“کاربران بیزنس سرورهای ویکی و شیرپوینت را خارج از کنترل ما قرار می‌دهند و از این سیستم‌ها برای از بین بردن و سوءاستفاده از داده‌های مهم استفاده می‌کنند”

اگر آی‌تی سیستم مناسبی برای همکاری فراهم نکند، کاربران بیزنس احتمالا خودشان دست به کار می‌شوند و این نیاز را رفع می‌کنند. گرچه این کار یک نیاز فوری را برآورده می‌کند، اما اثر بلندمدت آن می‌تواند مخرب باشد. غیر از آی‌تی، چه کسی امنیت، بکاپ‌گیری و بروزرسانی این اپلیکیشن‌ها را مدیریت می‌کند؟ اغلب تا زمانی که مشکل جدی رخ ندهد، از این جنبه‌ها غفلت می‌شود.

---

پورتال تجاری (e-Business (Extranet) Portals)

این نوع پورتال هم خود سه زیرمجموعه دارد:

Extended enterprise portals

این نوع پورتال در محدوده B2B به شرکت‌های همکار و تولیدکننده اجازه می‌دهد که به Exteranet شرکت دیگر دسترسی داشته باشند . در این حالت خدماتی نظیر سفارش کالا، مطرح کردن درخواست مناقصه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در محدوده B2C این نوع پرتال به مشتریان اجازه می‌دهد که به Extranet شرکت دسترسی داشته باشند و خدماتی نظیر سفارش کالا، صدور صورتحساب و خدمات مشتری دریافت نمایند.

e-Marketplace portals

این نوع پورتال به کاربران اجازه می‌دهد که کالاهای خود را برای خرید و یا فروش بر روی پرتال قرار دهند. این نوع پورتال، ارتباط بین خریدار و فروشنده را برقرار کرده و با ارائه اخبار و اطلاعات مرتبط با موضوعی که در آن زمینه فعالیت می‌کند، به کاربران سایت کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری درستی داشته باشند.

ASP portals

این نوع پورتال، در محدوده B2B بوده و به کاربران خود اجازه می‌دهد تا خدمات و کالاهای موجود را اجاره نمایند، نمونه‌های این نوع پرتال عبارتند از:

•  Salesforce.com
• SAP’s MySAP.com
• Oracle’s oraclesmallbusiness.com
• Portera’s ServicePort

انواع پورتال برحسب مخاطب و موضوع

 پورتال‌های افقی یا پرتال‌های عمومی (Mega Or Public Portal)

يک پرتال افقی طيف گسترده و متنوعی از موضوعات و عناوين را شامل می‌شود که مورد علاقه عموم است. اين نوع پرتال‌ها سعی دارند تا بيشترين مراجعه‌كننده را داشته باشند و انواع سرويس‌های مختلف و جذاب را برای كاربران خود ايجاد كنند. محتوای اين پورتال‌ها، عمومی است و بر روی يک حوزه خاص تمركز ندارند. نمونه‌های معروف از اين نوع پورتال‌ها Yahoo، Google، Altavista ،MSN و غيره هستند.

پورتال‌های عمودی (VORTAL)

يک پرتال عمودی اطلاعات متمرکز را بر روی يک موضوع خاص و برای يک مجموعه خاص از مردم ارائه می‌کند. امروزه پرتال‌های عمودی رشد بسيار سريعی دارند و به شدت فراگير شده‌اند. اين نوع پورتال‌ها بر روی اطلاعات با موضوعات مشخص تمركز دارند و سرويس‌های ارائه شده توسط آنها متناسب با موضوع پرتال و نوع محتوا است. پورتال‌های عمودی به صورت تخصصی اطلاعات يک حوزه خاص را شاخص‌بندی می‌کنند و امكان جستجو و دسترسی به اطلاعات تخصصی را براي كاربران فراهم می‌سازند.
امروزه پرتال‌هايی وجود دارند که بطور مثال در مورد اتومبيل هستند و يا حتی پرتال‌هايی که در مورد يک مدل خاص از يک اتومبيل هستند.
پرتال‌های علمي و دانشگاهی هم از نوع پورتال‌های عمودی هستند که از طريق آنها، اطلاعات پژوهشی و تحقيقاتی در قالب يك ساختار منظم در اختيار دانشجويان، محققين و اساتيد دانشگاه‌ها قرار می‌گيرد.
از مفهوم پورتال‌های عمودی (vortal)، پورتال‌های منابع بنگاه‌ها (ERP) و پورتال‌های اطلاعات بنگاه‌ها (EIP) به وجود آمدند. اين پرتال‌ها به سادگی شرکت‌ها را قادر می‌سازند که منابع داخلی و خارجی خود را مثل اطلاعات تجاری و شغلی (بودجه، قيمت گذاری، فروش‌ها، درآمد) و اطلاعات مشتريان و اخبار تجاری را به اشتراک بگذارند. اين پرتال‌ها با عنوان پرتال صنعتی نيز شناخته می‍‌‌‌‌‌‍‌شوند.
يک پرتال (B2B) شبيه پرتال‌های ERP و EIP است. اين گونه از پرتال‌های عمودی به صنايع اجازه می‌دهند که علاوه بر گسترش اطلاعات، در آنها تبديل و تکامل نيز انجام دهند. در واقع اين اهداف را با توجه به پوشش اخبار تجاری و بازار به نتيجه می‌رسانند.
باید توجه داشت که یک پورتال می‌تواند از پیوند انواع پورتال‌های دیگر ایجاد شود. به علاوه همانطور که یک سازمان کاربران متنوعی دارد، می‌تواند (و گاهی نیز لازم است) که پرتال‌های مختلفی برای پشتیبانی از نیازهای آنان داشته باشد.

انواع پورتال برحسب کارکرد

پورتال‌های شخصی

هدف از ایجاد یک پورتال شخصی در مفهوم عام، بیشتر ایجاد بستر تعامل و اطلاع‌رسانی بین طیف خاصی از کاربران توسط یک نفر است. ارتباط با جامعه دوستان، یکی از اهداف ایجاد این پرتال‌هاست. اما در مقیاسی تخصصی‌تر، خبرگان حوزه‌های مختلف علمی و تجربی اقدام به ایجاد پرتال‌های شخصی می‌کنند تا علاوه بر معرفی خود به عنوان شخص خبره و ارائه انواع اطلاعات شامل تجربیات، آموخته‌ها، تفکرات راجع به خود و حوزه فعالیت، نسبت به فروش دانش، تجربه و خدمات خود و ارتباط با سایر خبرگان اقدام نمایند. در بعضی پرتال‌های شخصی حتی خدمات آنلاین و نرم‌افزارهای مبتنی بر وب تخصصی در اختیار کاربران قرار می‌گیرد و با توجه به امکان تعریف سطوح دسترسی و ارتباط با ابزارهایی نظیر موبایل، خدمات ویژه به کاربران خاص ارائه می‌گردد.

پورتال‌های خبری

همانطور که می‌دانیم و بارها به این پرتال‌ها برخورد کرده‌ایم، رسالت این دست از پرتال‌ها ارائه اخبار در حوزه‌های عام یا مشخص است که با توجه به اهداف مؤسسین آن تعیین می‌شود. در واقع این نوع از پورتال، شکل نوین رسانه در حوزه اخبار محسوب می‌شود که باز هم در این پرتال مواردی نظیر ارسال خبرنامه و پیام کوتاه، حوزه انتشار آن را وسیع‌تر، و دسترسی به اخبار را تسهیل می‌نماید. در ضمن، هزینه دسترسی به اخبار در این روش بسیار ناچیز است.

پورتال‌های دولتی

در دهه نود میلادی یا دهه انفجار اینترنت، دولت‌ها شروع به ایجاد پرتال‌هایی برای شهروندان خود نمودند. امروز قاره اروپا به صورت مستقل دارای یک پورتال بسیار عظیم دولتی است که علاوه بر ارائه انواع اطلاعات برای طیف وسیعی از مخاطبین، خدمات متنوع دولتی را در سطح قاره به شهروندان ارائه می‌کند. مفاهیمی چون دولت الکترونیک و شهروند الکترونیک نتیجه چنین بروز و ظهوری است. یکی از مهمترین ویژگی‌های پورتال‌های دولتی باید امنیت باشد که شرکت‌های طراحی پورتال دولتی باید حتما آن را موردتوجه قرار دهند.

پورتال‌های شرکتی

در طی دهه گذشته شبکه‌های داخلی شرکت‌ها به شدت رشد کرده و رفته رفته مدیران این شبکه‌ها با انبوهی از اطلاعات و کاربران مواجه شدند که مدیریت آنها کار ساده‌ای نبود. در ضمن، کاربران هم برای استفاده از این شبکه‌ها مشکلات زیادی داشتند. در واقع، رویکرد متمرکز نمودن سیستم اطلاعات شرکت کافی نبود و کاربران خواستار شخصی‌سازی و سفارشی‌سازی محیط کاربری خود بودند. در این زمان بود که ابزارهایی تولید شد تا مدیران شبکه‌ها بتوانند داده‌ها، اطلاعات و نرم‌افزارهای شرکت را به صورت متمرکز و از طریق نمایی با قابلیت شخصی‌سازی ارائه نمایند. به علاوه این پورتال‌ها امکاناتی نظیر مدیریت گردش کار، محیط همکاری گروه‌های کاری به صورت آنلاین و مدیریت مستندات با سطوح دسترسی و انتشار سیاست‌گذاری شده را نیز ارائه کردند. این نرم‌افزارها دسترسی‌های داخلی و خارجی را بر اساس سیستم‌های اعتبار سنجی ایمن (Secure Authentication) و به صورت Single Sign-on میسر می‌ساختند. با ورود استاندارد JSR 168 به عرصه توسعه پرتال‌ها، امکان ایجاد ارتباط بین ابزارهای پورتال‌های مختلف با هم میسر شد و عمکلرد پورتال‌ها بیش از پیش توسعه یافت و وارد عرصه‌های جدیدی شد. پرتال‌های شرکتی ابزارهای مختلفی را ویژه مشتریان و پرسنل در خود جای داده‌اند که امکان اخذ سرویس را توسط خود کاربران و به صورت هوشمند امکان‌پذیر ساخته است.

پورتال‌های بورس

در این پرتال‌ها کاربران از طیف گسترده‌ای از اطلاعات مرتبط با پول، سهام و سرمایه استفاده می‌کنند. از سهام و اعتبار خود گزارش‌گیری می‌نمایند و سابقه فعالیت خود را پیگیری می‌نمایند. با کارگزاران ارتباط برقرار می‌کنند و از همه مهمتر، با استفاده از درگاه‌های امن پرداخت، اقدام به مبادله و خرید و فروش می‌نمایند.

پورتال‌های پزشکی و بهداشتی

مشخصاً در حوزه‌های پزشکی و بهداشتی، بانک جامعی از اطلاعات را ارائه نموده و خدمات پزشکی قابل ارائه به صورت آنلاین در اختیار کاربران قرار می‌دهند. خدماتی نظیر اعلام عوارض بیماری و دریافت نوع درمان، خدمات بیمه، ارتباط با پزشکان، بانک‌های اطلاعاتی تخصصی بیماری‌ها و داروها، رزرو ویزیت پزشک و جراحی بیمارستان و … .

پورتال‌های جستجو

این پرتال‌ها نتایج جستجو را از موتورهای گوناگون تجمیع و ارائه می‌کنند.

پورتال‌های مناقصه

این پرتال‌ها مسئولیت ثبت، تجمیع، ویرایش و بایگانی مناقصات را برعهده دارند. در این پورتال‌ها فرآیند پیشرفته برگزاری مناقصه، شرکت در مناقصه، ارائه پروپوزال، ارزیابی و مدیریت به صورت آنلاین پیاده‌سازی می‌شود. در واقع در این پورتال‌ها، علاوه بر پیاده‌سازی روش سنتی برگزاری مناقصه به صورت آنلاین، امکانات زیر برای پیشنهادکنندگان نیز ارائه می‌گردد.

• اطلاع‌رسانی فهرست مناقصات
• ارسال اطلاعات مناقصه و شرح و الزامات آن
• امکان ثبت آنلاین فرم مناقصه
• بارگذاری پروپوزال و اسناد ضمیمه برای هر مناقصه
• ارائه آنلاین پیشنهاد

پورتال‌های میزبان

در این پرتال‌ها مجموعه‌ای از ابزارها، نرم‌افزارها، بانک‌های اطلاعاتی و … به صورت تجمیع شده با قابلیت سفارشی و شخصی‌سازی در اختیار کاربر قرار می‌گیرد. به عنوان مثال hyperoffice.com به عنوان یک پورتال میزبان، امکان ایجاد یک دفتر مجازی با طیفی از ابزارهای مفید نظیر ارسال ایمیل‌های کاری، مدیریت و کنترل پروژه‌ها و تیم‌های کاری، مدیریت اسناد با تنظیم سطوح دسترسی افراد، مدیریت مخاطبین اعم از مشتریان، پرسنل و … را در اختیار می‌گذارد. در واقع هر شخص حقیقی یا حقوقی می‌تواند بدون نیاز به هر ابزار خاصی، یک دفتر مجازی را برای خود ساخته و سفارشی‌سازی کند. امروز این مفهوم بسیار گسترده‌تر شده و ساختار جدیدی به نام پورتال‌های ابری جایگزین آن شده است، که اشاره به آن در این مقال نمی‌گنجد.

پورتال‌های دامنه ویژه

در این پرتال‌ها مجموعه‌ای از سرویس‌های مرتبط با یک مفهوم خاص در یک دامنه ویژه تجمیع شده‌اند. برای مثال در یک دامنه خاص، مجموعه‌ای از خدمات مشاوره املاک، مشاوره حقوقی در زمینه ملک، خدمات حمل و نقل، خدمات نظافت منزل، خدمات مدیریت املاک، خدمات تأسیسات و حتی لوازم و اثاثیه جهت فروش ارائه می‌گردد. در واقع کاربر با ورود به یک سایت خاص، می‌تواند تمامی نیازهای خود را در یک حوزه مشخص دریافت نماید.

اما پورتال به طور کلی چه اطلاعاتی به ما می‌دهد؟

بر این اساس، پورتال‌ها دو دسته می‌شوند، یکی پورتال‌های اطلاعاتی (Information Portal)، که اطلاعات استاتیک منابع مختلف را جمع کرده و نمایش می‌دهند و دیگری پورتال‌های کاربردی (Application Portal) که بیشتر ارائه‌دهنده سرویس هستند.

به طور کلی اطلاعات پورتال‌ها سه دسته هستند:

• داده‌های ساختاریافته: داده‌هایی که به صورتی سازمان یافته‌اند که امکان جستجوی آسان آنها وجود داشته باشد (اغلب به صورت سلسله مراتب و بر اساس کلمات کلیدی). فهرست الفبایی کتاب‌های یک کتابخانه مثال خوبی از داده‌های ساخت یافته است. داده‌های ساخت یافته اغلب شامل گزارش‌ها، تحلیل‌ها، پرس و جوهای مشخص و دیگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است.
• داده‌های بدون ساختار: داده‌هایی که جستجو در آنها معمولاً دشوار بوده و خارج از یک بانک اطلاعاتی قرار دارند. از این نوع داده می‌توان متن‌ها، صوت، تصویر و یا گرافیک و اشکالی مانند مستندات Office ،memos، ایمیل، قرارهای ملاقات را مثال زد.
• اطلاعات خاص: که شامل محتویات قابل خرید و فروش (مثل انواع اخبار، گزارش‌ها، اطلاعات مربوط به سهام، کاریکاتورها و محتویات بی‌اهمیت) بوده و مخصوصا به منظور استفاده در فرآیندهای تولیدی دیگر تهیه و در اختیار قرار می‌گیرند.

خدماتی که به وسیله پورتال برای کاربر فراهم می‌شود:

• همکاری (با عنوان خدمات ارتباطی نیز شناخته می‌شود) و به کاربران اجازه می‌دهد تا با هم تعامل داشته، در بحث‌های گروهی مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختیار یکدیگر قرار دهند و…
• مدیریت محتوا که انواع جستجوها، رهگیری‌ها را مدیریت می‌کند و همچنین قابلیت‌های خاصی را به منظور استخراج داده‌ها در اختیار می‌گذارد.
• خدمات شخصی (با عنوان خدمات تراکنشی نیز نام برده می‌شود) که کاربران را قادر می‌سازد تا با دیگر سیستم‌ها (مثلا سیستم‌های فروشنده و یا نماینده یک محصول) مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولاً این قابلیت به کاربر امکان می‌دهد تا برای مثال فعالیت‌های زیر را انجام دهد:
  • محصولات یک سازمان را خریداری کند.
  • ملاقات‌های خود را زمان‌بندی کند.
  • حساب خود را مشاهده یا تراز کند.
  • در کلاس مورد علاقه خود ثبت‌نام کند.

شخصی‌سازی و سفارشی‌سازی

یکی از ویژگی‌های جالب یک پورتال، شکل و عملکرد متفاوت آن برای اشخاص مختلف است. یکی از روش‌هایی که به این منظور استفاده می‌شود، متناسب‌سازی و تغییر شکل پرتال بر حسب خواسته‌ها یا تجارب شخص یا گروه استفاده‌کننده است. به همین دلیل است که کاربران متفاوت، شکل متفاوتی از یک پرتال مشاهده کرده و اطلاعات و خدمات متفاوتی در اختیار ایشان قرار می‌گیرد:

• امکان تغییر بر حسب خواسته‌ها بر حسب تجارب شخص یا گروه (personalize)، به این معنی است که در پرتال امکان انتخاب نحوه نمایش محتوی پیش‌بینی شده است. اغلب این انتخاب بصورت خودکار و بر اساس نقش کاربر (مثلا پست سازمانی وی) انجام می‌شود. برای مثال، وقتی کارمند فروش به سیستم وارد می‌شود، به صورت خودکار فهرستی از جدیدترین محصولات برای وی به نمایش در می‌آید. با این همه، در بعضی از پورتال‌ها انتخاب محتوی نمایش داده شده به کاربر محول می‌شود تا در زمان ورود به پرتال، خود آن را انتخاب کند.
• تغییر و Customize شدن یک پرتال شامل انتخاب چگونگی شکل ظاهری آن (مثلا رنگ و چیدمان صفحه)، مدل مرورگر و محل نمایش محتویات روی صفحه است. یک پرتال می‌تواند حتی برچسب و عنوان تجاری مشخصی داشته و ظاهر متفاوتی را برای انواع کاربرانش به نمایش گذارد.

این دو ویژگی به پورتال امکان می‌دهد تا مجموعه مشخص و تعریف شده‌ای از کاربران (مثلا مشتریان، شرکا و یا کارکنان) را هدف قرار دهد. بعضی از پرتال‌ها حتی می‌توانند برای هر کاربر مشخص، شکل و شمایل متفاوتی از خود نشان دهند.

• یک پورتال، در هر زمان و از هرمکانی همیشه در دسترس است.
• هدف اصلی پورتال، فراهم آوردن امکان دسترسی آسان به هرچیزی (اطلاعات و خدمات) است که یک کاربر برای انجام وظایف و مسئولیت‌هایش به آن احتیاج دارد، صرف نظر از اینکه منبع آن کجا باشد.
• هر پورتال می‌تواند در اندازه لازم برای شخص، گروه یا سازمان درآید.
• ازآنجا که پرتال‌ها برای استفاده در محیط وب ساخته می‌شوند، در هر زمان و از هر مکانی با استفاده از یک مرورگر استاندارد وب در دسترس‌اند. انواع تجهیزات مبتنی بر وب نیز از جمله تلفن‌های همراه، دسترسی به پرتال‌ها را آسان نموده‌اند.

پرداختن به تفاوت‌های ساختاری این مفاهیم به زمان زیادی نیاز دارد و در این مجال کوتاه نمی‌گنجد، اما اشاره به این نکته لازم است که این ابزارها در درجه اول از نظر هدف بهره‌بردار و در درجه دوم از نظر طیف مخاطبین، تفاوت‌های کلیدی با هم دارند و در ضمن، جریان اطلاعات در گردش در این ابزارها بسیار متفاوت است. در پورتال‌های سازمانی جریان گسترده‌ای از اطلاعات درون و برون سازمانی در گردش است.

سخن آخر:

حال که برایتان روشن شد که پورتال چیست ، باید در نظر داشته باشید که با توجه به این موارد، نرم‌افزار پرتال ساز خود را انتخاب کنید. به طور خلاصه تعدادی از مهمترین ویژگی‌های پرتال عبارت است از:

• ارائه شخصی‌سازی اطلاعات و کاربری‌های پورتال بر حسب نیاز کاربر (Personalization و Tailoring).
• ارائه سیستم‌های جستجو و دایرکتوری به گونه‌ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد (Search and Directory).
• ارائه امکان شخصی‌سازی برای تغییر ظاهر و ساختار پورتال به ازای هر کاربر (End user customization).
• ارائه ساز و کار مدیریت اطلاعات به افراد مسئول پورتال (Content & Data Management).
•  ارائه مکانیزم‌هایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان.
• پشتیبانی برقراری ارتباط با منابع خارج از پورتال نظیر web service و سایت‌های دیگر، برای دریافت اطلاعات و سرویس‌های مورد نیاز.
• عدم وابستگی به پهنه‌ای (Platform) خاص به گونه‌ای که برای تمامی افراد با سیستم عامل‌های مختلف و مرورگرهای مختلف قابل دسترس باشد (Cross-platform functionality). این مورد شامل پشتیبانی توسط سیستم‌های PDA و موبایل نیز می‌شود.
•  Single sign-on : مکانیزمی که به وسیله آن کاربر تنها با یک بار ورود به سیستم، به تمام سرویس‌ها و اطلاعات محدوده خود دسترسی داشته باشد.
• راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم. این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و مسئولین پورتال می‌شود (Security).
•  ساختار مشخصی برای ارائه اطلاعات به کاربر
•  Taxonomy- ساختار پیمایش ساده به گونه‌ای که کاربر با کمترین کلیک به مکان، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد ( Browse / Navigate Documents).
• ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسئولین پورتال و دیگر کاربران پرتال به صورت همزمان (“Chat”) یا غیر همزمان (“Forum”) . (Collaboration)
• ارائه سرویس‌های متداول در اینترنت
• ارائه مکانیزمی که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش‌های مختلف پرتال عضو شده و در صورت تغییر اطلاعات آن بخش و یا افزودن اطلاعات جدید، Email دریافت کنند ( Subscribe / What’s new).
• ارسال پیام به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند. این سیستم با استفاده از email و یا خود پرتال، پیامی برای مشتری ارسال کرده و به او می‌گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است. به عنوان مثال، کاربران می‌توانند در بخش تنظمیات خود، برای دریافت پیام‌های شخصی، دریافت یک وظیفه، دریافت یک خبر با عنوانی خاص “دریافت پیام ” را درخواست کنند (Alert)