پورتال سازمانی چیست؟ (معرفی، ویژگی ها و مزایای EIP)
پورتال سازمانی (EIP)، یک پلتفرم مبتنی بر وب است که برای کارکنان، شرکا و مشتریان سازمان یک نقطه دسترسی واحد به داده‌ها و خدمات فراهم می‌کند. از آنجا که این روزها یک گردش کار موثر برای سازمان، بدون داشتن پورتال سازمانی غیر ممکن است، این سامانه‌های مدیریتی، ابزاری کارآمد و مفید برای دسترسی یکپارچه و هماهنگ به چندین سیستم سازمانی مجزا محسوب می‌شوند. همراه ما بمانید تا به طور کامل با پرتال سازمانی و ویژگی‌های آن آشنا شویم.
پورتال سازمانی چیست؟
پورتال اطلاعات سازمانی (Enterprise Information Portal)، درگاهی برای ورود به شبکه داخلی سازمان است که جهت مدیریت دانش در یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. EIP ها، اغلب به شکل یک رابط کاربری مبتنی بر وب و برای جمع‌آوری و شخصی سازی اطلاعات از طریق افزونه‌های خاص برنامه طراحی شده‌اند و ابزاری جهت دسترسی و به اشتراک گذاری داده‌ها و اطلاعات سازمان در اختیار کارکنان قرار می‌دهند.
از آنجا که پورتال سازمانی، دسترسی به انواع منابع اطلاعات را آسان‌تر می‌کند، دیگر لازم نیست کارمندان، مشتریان و کاربران پنجره‌های مختلف باز کنند یا برای بدست آوردن اطلاعات موردنیاز در اپلیکیشن‌های مختلف ثبت‌نام کنند. آنها از طریق پلتفرم پورتال که همه اطلاعات کسب و کار را در یک جا جمع‌آوری کرده، به محتوای مورد نظر، دست پیدا می‌کنند.
انواع پورتال سازمانی
پورتال‌های اطلاعات سازمانی به 2 دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
1. پورتال سازمانی مشارکتی
به کاربران امکان می‌دهد تا اطلاعاتی مانند ایمیل‌ها، گزارشات، یادداشت‌ها و… را سازمان دهی کرده و به اشتراک بگذارند.
2. پورتال سازمانی تصمیم گیری
با ارائه طیف وسیعی از انواع مختلف اطلاعات تجاری، ظرفیت قابل توجهی برای استفاده از آنها در جهت منافع تجاری فراهم می‌کند. همچنین به مدیران اجرایی، تصمیم گیرندگان و تحلیلگران کسب و کار امکان می‌دهد تا برای تصمیم‌گیری‌های مهم، به اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشند.
انواع دیگری از پورتال‌های سازمانی وجود دارد که هر کدام برای هدف خاصی طراحی شده‌اند. در ادامه به برخی از آنها اشاره کرده‌ایم:
- پورتال سازمانی اطلاعاتی: برای دسترسی به اطلاعات سازمانی طراحی شده‌اند و به کابران امکان می‌دهند تا به اخبار، اسناد، گزارش‌ها و… دسترسی پیدا کنند.
- پورتال سازمانی همکاری: برای آسان‌تر کردن جریان همکاری میان اعضای سازمان طراحی شده‌اند و امکان ایجاد اتاق‌های گفتگو، به اشتراک گذاری اسناد و همکاری گروهی را فراهم می‌کنند.
- پورتال سازمانی خدماتی: برای ارائه خدمات داخلی یا خارجی به کاربران، مانند پشتیبانی مشتریان، مدیریت درخواست‌ها و… مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- پورتال کاربردی: امکان دسترسی به نرم افزارها و ابزارهای کاربردی مختلف را برای کاربران فراهم می‌کند.
- پورتال سازمانی مدیریت دانش: به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا دانش سازمانی را ذخیره و مدیریت کرده و آن را به اشتراک بگذارند.
- پورتال سازمانی دانشگاهی: معمولا برای ارائه خدمات اداری و آموزشی به دانشگاهیان مانند ثبت نام، اطلاع از نمرات، رزرو خوابگاه و… کاربرد دارد.
- پورتال سازمانی دولتی: برای ارائه و توسعه خدمات دولت الکترونیک مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مزایای استفاده از پورتال سازمانی
- مدیریت و تحلیل داده‌های سازمانی: پورتال سازمانی امکان دسترسی، استفاده، برررسی و تحلیل داده‌ها (سازمان یافته و سازمان نیافته) را برای استفاده کنندگان فراهم می‌کند.
- ایجاد یکپارچگی و تعامل بین سیستم‌ها: پرتال سازمانی با وجود نرم افزارها و ابزارهای کاربردی مدیریت یکپارچه، امکان یکپارچگی و تعامل بین سیستم‌ها را فراهم می‌کند.
- مدیریت منابع انسانی: مدیران با پورتال سازمانی می‌توانند مواردی مانند برنامه ریزی آموزشی، ثبت اطلاعات کارکنان، مدیریت مرخصی‌ها و… را سریع‌تر و آسان‌تر انجام دهند.
- مدیریت ریسک: مدیران با پورتال سازمانی می‌توانند به طور شفاف به جمع‌آوری، بررسی و تحلیل داده‌ها و اطلاعات پرداخته و ریسک‌ها را مدیریت کنند.
- تسهیل ارتباطات داخلی: پرتال سازمانی، امکان ارتباط و همکاری موثر میان کارمندان را فراهم می‌کند.
- تهیه گزارشات سازمانی: پورتال سازمانی امکان تهیه گزارشات سازمانی با سرعت زیاد و دقت بالا را فراهم می‌کند.
هزینه طراحی پورتال سازمانی
برآورد دقیق هزینه‌های طراحی پورتال سازمانی اهمیت زیادی دارد، زیرا به سازمان کمک می‌کند تا قبل از شروع پروژه، به طور دقیق از نیازهای مالی آن مطلع شود. همچنین، به شرکت طراحی پرتال نیز امکان می‌دهد تا از بودجه در نظر گرفته شده برای طراحی پرتال سازمانی، به بهترین شکل ممکن استفاده و به صرفه‌ترین راه پیاده سازی پروژه را پیدا کند.
جدول زیر مراحل اجرا و متوسط هزینه‌های پروژه طراحی پورتال را نشان می‌دهد.
| ردیف | موضوع | هزینه |
| 1 | تحلیل و نیاز سنجی | 20 نفر / ساعت |
| 2 | طراحی ui و ux | 100 نفر / ساعت |
| 3 | تولید بسته پوسته گرافیکی | 50 نفر / ساعت |
| 4 | لیسانس نرم افزار | تعرفه روز |
| 5 | پیاده سازی سیستم مدیریت محتوا | حدود 200 نفر / ساعت |
| 6 | نهایی سازی و تحویل پروژه | 50 نفر / ساعت |
| 7 | توسعه و سفارشی سازی | متناسب با نیاز کارفرما |
متوسط هزینه هر نفر/ ساعت تا پایان سال 1403 مبلغ 8000000 ریال می‌باشد.
ویژگی‌های پورتال سازمانی
امنیت
این روزها نفوذ به اطلاعات سازمان‌ها رو به افزایش است، بنابراین تامین امنیت داده‌ها اهمیت زیادی دارد. OWASP، از ابزارهای ایجاد امنیت در پرتال سازمانی است که مدام گزارش‌ها را به روز می‌کند تا نگرانی‌های اولیه امنیتی برای تامین امنیت اپلیکیشن وب از بین برود. به این ترتیب، می‌تواند از حملات سایبری، رخنه به داده‌ها و سرقت آنها جلوگیری کند.
قابلیت دسترسی
پورتال اینترانتی شما مستلزم تنها یک کنترل دسترس ایمن دو سطحی است. در سطح اول، توسط شبکه‌های خصوصی مجازی (VPN) عمل می‌کند. توزیع دقیق نقش‌ها و مجوزها در سطح دوم امنیت قرار می‌گیرد. این یعنی کارمندان مطابق با مجوزی که دارند (بر اساس عنوان شغلی و نوع مسئولیت)، به اطلاعات و اپلیکیشن‌های کسب و کار خود دسترسی خواهند داشت.
قابل اعتماد بودن
ممکن است کسی درگیر خرابی سرور شود. این وضعیت وقتی بدتر می‌شود که مسائل فنی غیرمنتظره اثر منفی بر سود شما بگذارد. اما نگران نباشید، روش‌های مختلفی برای مقابله با آن وجود دارد، اول اینکه از استراتژی بازتاب سرور (server mirroring) استفاده کنید. روش دیگر در حفظ امنیت سیستم و ذخیره بیشتر پول، مجازی‌سازی سرور است. این به عملکرد چند سرور بر روی یک سخت‌افزار می‌انجامد. پیشنهاد می‌شود یک سرور برای بکاپ گرفتن از داده‌های مهمتان اضافه کنید. به این ترتیب، در صورت بروز خطای مهم در برنامه، داده‌ها بازگردانی خواهند شد.
اهداف پورتال سازمانی
ایجاد پورتال سازمانی اهداف کاملا مشخصی دارد که در موارد زیر با هم مشترک هستند:
- ارائه خدمات سلف سرویس به کارمندان و مشتریان: پورتال سازمانی با ایجاد امکان دسترسی سریع به اطلاعات، به کارکنان و مشتریان سازمان کمک می‌کند تا شخصا به خدمات دست پیدا کنند.
- ابزار ارتباطی قدرتمند: پرتال سازمانی، یک کانال ارتباطی مهم و قوی برای اطلاع رسانی به مشتریان و دریافت بازخودهای آنها محسوب می‌شود.
- بهبود ارائه خدمات: تعدد خدمات، ممکن است منجر به کاهش کیفیت شود. اما پورتال سازمانی کمک می‌کند تا با استفاده از داده‌های یکپارچه در زمانی کوتاه به سرویس دهی بهتر و مطلوب‌تری دست پیدا کنید.
- مدیریت ریسک: مدیران با پورتال سازمانی می‌توانند به طور شفاف به بررسی و تحلیل داده‌ها بپردازند و با جمع‌آوری و ضبط صحیح داده‌ها و اطلاعات، از کاهش خطرات مطمئن شوند.
آشنایی با پلتفرم‌های پورتال سازمانی
پورتال سازمانی Red Hat Jboss
Red Hat Jboss، یک پلتفرم منبع باز برای میزبانی، ارائه رابط وب پورتال، مدیریت محتوا، انتشار و سفارشی کردن تجربه کاربری فراهم می‌کند. این پلتفرم، مزایای مجوز منبع باز بدون هزینه را همراه با یک پلتفرم زیربنایی انعطاف پذیر و مقیاس پذیر ارائه می‌دهد. هرچند، پلتفرم پورتال Red Hat JBoss در میان ارائه‌دهندگان نرم‌افزارهای سازمانی یکی از بهترین پلتفرم‌هاست، اما عملکرد آن در مقایسه با دیگر پلتفرم‌های منبع باز، پیچیده‌تر است.
پورتال سازمانی SAP
پورتال سازمانی SAP، یک پلتفرم جامع یکپارچه سازی و برنامه کاربردی است که همسویی افراد، اطلاعات و فرایندهای تجاری را در مرزهای سازمانی و فنی تسهیل می‌کند.
پورتال سازمانی SharePoint
پورتال SharePoint می‌تواند پایگاه اصلی شما برای اخبار سازمان، به روز رسانی‌ها، خط‌مشی‌ها و پیوندها از سراسر کسب و کار باشد. با این پلتفرم می‌توانید سایت‌های اینترانت بسازید و صفحات، کتابخانه، اسناد و لیست‌های متعدد ایجاد کنید.
پورتال سازمانی IBM WebSphere
IBM WebSphere، یک راه حل پورتال سازمانی با خدمات پورتال کامل است که برای ارائه یک نقطه تعامل شخصی به برنامه، محتوا، فرایندهای تجاری و افراد جهت ایجاد تجربه کاربری یکپارچه وابسته است.
پورتال سازمانی Oracle WebCenter
Oracle WebCenter، یک پلتفرم وب برای ایجاد اینترانت، اکسترانت، برنامه‌های کاربردی ترکیبی و پورتال‌های سلف سرویس است که به کاربران برنامه‌ای کارآمد و مطمئن برای استفاده از اطلاعات و تعامل با برنامه‌ها، فرایندها و کاربران ارائه می‌دهد.
تفاوت وب سایت و پورتال
وب سایت و پورتال از جنبه‌های مختلف از هم متمایز می‌شوند:
- وب سایت، بر جذب کاربران بیشتر و افزایش ترافیک سایت متمرکز است، اما پورتال برای کاربران خاصی تعریف شده و فقط به آنها اجازه ورود می‌دهد.
- افراد برای ورود به سایت نیازی به شناسه و رمز عبور ندارند، اما وارد شدن به پورتال، نیازمند مشخصات کاربری است.
- دسترسی به سایت برای عموم افراد آزاد است، اما پورتال به طور خصوصی قابل دسترسی است.
- محتوای وب سایت، می‌تواند ایستا یا پویا باشد. اما محتوای پورتال پویاست، به این معنی که هر زمان کاربر از پورتال بازدید می‌کند، محتوا تغییر می‌کند.
سوالات متداول
پورتال سازمانی چیست؟
پورتال سازمانی، یک پلتفرم مبتنی بر وب است که اطلاعات را از منابع مختلف در یک رابط واحد ذخیره کرده و دسترسی به انواع منابع اطلاعاتی را آسان‌تر می‌کند.
مزایای استفاده از پورتال سازمانی چیست؟
- مدیریت و تحلیل داده‌های سازمانی
- ایجاد یکپارچگی و تعامل بین سیستم‌ها
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت ریسک
- تسهیل ارتباطات داخلی
- تهیه سریع و دقیق گزارشات سازمانی
ویژگی‌های پورتال سازمانی چیست؟
امنیت، قابلیت دسترسی و قابل اعتماد بودن از ویژگی‌های پورتال سازمانی محسوب می‌شوند.
سایت سازمانی چیست؟
وب سایت سازمانی، یک پلتفرم آنلاین است که به عنوان ویترین دیجیتال فعالیت‌های سازمان عمل می‌کند و جهت نمایش هویت، محصولات و خدمات سازمان طراحی شده است.
سخن پایانی
همان طور که ملاحظه کردید، پورتال سازمانی، علاوه بر صرفه جویی در زمان و هزینه، بهره‌وری را نیز افزایش می‌دهد و با شخصی‌سازی و دسته‌بندی اطلاعات متناسب با هر کاربر، به تسریع کار کمک می‌کند. اگر به دنبال آن هستید که در سازمان شما، کارمندان مشارکت بهتری در کارها داشته باشند و لازم نباشد برای آموزش ابزارها و نرم افزارهای جدید، زمان زیادی صرف کنید، بهتر است خیلی زود به تهیه پرتال سازمانی از یک شرکت موفق طراحی پورتال اقدام کنید.
طراحی پورتال سازمانی، از جمله خدماتی است که شرکت راهبران، به صاحبان کسب و کار ارائه می‌دهد تا جریان ارتباط، تسهیل و مکانیزه شود و با کمترین هزینه صورت گیرد.
پورتال سازمانی راهبران با تجربیات موفق در نصب و راه‌اندازی انواع پرتال سازمانی در سازمان‌های متعدد، از سازمان‌های موفق در زمینه طراحی پورتال سازمانی محسوب می‌شود.