مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار چیست؟ برای سازمان شما BPM موثرتر است یا Agile BPM؟
سرعت، یکی از ابعاد اصلی سیستم BPM است. از آنجا که شما تمایل دارید فرآیندهای کسب و کارتان سریع‌تر انجام شوند، برای خودکارسازی آنها معمولا به سراغ استفاده از نرم افزار BPM یا همان BPMS می‌روید. اما مسئله این است که سرعت فرآیندها به سرعت افرادی که به آنها اطلاعات می‌دهند، بستگی دارد. شما چگونه می‌توانید مطمئن شوید داده‌های کافی در فرآیندهایتان وجود دارد، تا آنها را در سریع‌ترین زمان ممکن حرکت دهد؟
اینجاست که مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار یا Agile BPM مطرح می‌شود. همراه ما بمانید تا به شما بگوییم Agile BPM دقیقا چیست و چه تاثیری بر کسب و کارتان دارد.
مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار یا Agile BPM چیست؟
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک رویکرد ساختار یافته با هدف بهبود کیفیت محصولات و خدمات است. این سیستم تلاش می‌کند تا فرآیندها و استراتژی‌های سازمان را هماهنگ و همسو نگه دارد و در نهایت، به هدف بزرگ‌تر یعنی رضایت مشتری برسد. BPM، ضمن تحلیل و بهبود اثرات فرآیندهای کسب و کار یک سازمان، سعی می‌کند برخی از آنها را به فرآیندهای قابل پیش بینی تبدیل کند.
بنابراین می‌توانید BPM را به عنوان راهکاری برای اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای کسب و کار ساختار یافته و قابل تکرار در نظر بگیرید. رویکرد چابک یا همان Agile یعنی توانایی این را داشته باشید که به شرایط و تغییرات پاسخ سریع بدهید. در واقع، مدیریت فرآیند کسب و کار چابک یا Agile BPM از طرف BPM، ساختارهای خودکار و مدیریت شده فراهم می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار قابل تکرار ایجاد کند. همزمان، رویکرد چابک، توانایی اقدام سریع را برای شرایطی که در فرآیندها پیش بینی نشده است، را فراهم می‌کند.
به این ترتیب، سیستم Agile BPM فرآیندها را از فرآیندهای از پیش تعریف شده و قابل پیش بینی به سمت مواردی هدایت می‌کند که از تکنیک‌های سنتی مدیریت فرآیند پیروی نمی‌کنند.
پیاده سازی سریع و دقیق فرآیندها در یک ساختار یکپارچه با نرم افزار BPMS راهبران
سیستم BPM و سیستم Agile BPM چه تفاوتی دارند؟
مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM، راهکاری برای خودکار سازی و مدیریت فرآیندهای ساختار یافته است که می‌تواند در یک زمان طولانی تکرار شود. اما به خاطر داشته باشید که فرآیندها همیشه برای واکنش در زمان واقعی طراحی نشده‌اند. در واقع آنها برای پیروی از الگویی که قبلا به آنها داده شده است، ایجاد شده‌اند و معمولا به بازخوردهای فوری واکنش نشان نمی‌دهند.
سیستم Agile BPM، با فراهم کردن ساختارهای خودکار برای فرآیندهای تجاری، به آنها امکان می‌دهد تا به ورودی داده‌های جدید در زمان واقعی پاسخ دهند. این موضوع بیشتر زمانی کاریرد دارد که نمی‌توانید شرایط آینده را در این فرآیندها پیش بینی کنید.
به طور کلی، تفاوت بین BPM سنتی و BPM چابک در این است که مدیریت فرآیند کسب و کار چابک، علاوه بر اینکه قادر است به ورودی داده‌ها در زمان واقعی پاسخ دهد، می‌تواند از مجموعه فرآیندهای سنتی تعریف شده، محدود و قابل پیش بینی نیز دوری کند.
ویژگی‌های سیستم Agile BPM چیست؟
برای کاهش مشکلات و محدودیت‌های BPM سنتی، BPM چابک ویژگی‌های زیر را دارد:
- کاربران می‌توانند با توجه به شرایط به وجود آمده، بدون تغییر مدل، فرآیندها را به سرعت تغییر داده و به شرایط فعلی پاسخ دهند.
- در این سیستم، توانایی بررسی و رسیدگی به کارهای بدون ساختار وجود دارد.
- با استفاده از تجزیه و تحلیل پیش بینانه، امکان آگاهی از شرایطی که فرآیند در آن کار می‌کند، وجود دارد.
ویژگی خاص Agile BPM چیست؟
سیستم مدیریت چابک فرآیندها یا Agile BPM بر قابلیت انعطاف پذیری متمرکز است
این ویژگی باعث جدا شدن مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار از سایر روش‌های بهبود کیفیت می‌شود. ابعاد زیر Agile BPM را تا حدودی منحصر به فرد می‌کند:
کارگاه‌های آموزشی
در این کارگاه‌ها در مورد نگرانی‌های مربوط به سازمان و فناوری در سازمان تحقیق شده و موارد مربوطه جمع آوری می‌شوند. سپس بر اساس یک تعهد دو طرفه، در مورد دستیابی به اهداف مشترک اقدامات لازم صورت می‌گیرد. شرکت کنندگان در این کارگاه آموزشی برای شناسایی مشکلات و یافتن راه حل با هم همکاری می‌کنند. نتایج آن نیز شامل برخی عناصر مهم مانند: نقشه راه، جدول زمانی، راه حل‌های مستند، لیست فعالیت‌های مراحل بعد و… است.
تکرارهای متعدد
هر چند کارشناسان کیفیت، منتظر نسخه‌های اولیه یک فرآیند بهبود یافته خام هستند، اما می‌دانند که تکرارهای اولیه نقایص و مشکلاتی را در فرآیند نشان می‌دهد که بدون این تکرارها هرگز دیده نخواهند شد. سیستم Agile BPM به شکلی طراحی شده که می‌توانید مطمئن باشید قبل به پایان رسیدن فرآیند، با تولید تعداد زیادی از نسخه‌های یک فرآیند، به اندازه کافی در مسیر مورد انتظار حرکت می‌کنید.
مدیریت فرهنگ‌ها
در یک سازمان، دو بخش عملیاتی و IT، فرهنگ‌های بسیار متفاوتی دارند. اما سیستم مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار، این دو بخش را به راحتی گرد هم می‌آورد. مطمئن باشید که متخصصان کیفیت می‌دانند چگونه BPM چابک را اعمال کنند تا بدون ایجاد خستگی در بین اعضای تیم، حداکثر سود را برای سازمان ایجاد کنند.
سیستم Agile BPM چگونه کار می‌کند؟
برای شروع به کار سیستم مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار، لازم است سیستم و شرکت کنندگان آن برای رسیدگی به درخواست‌های کاری بدون ساختار یا تفکیک شده، توانایی کافی را داشته باشند. علاوه بر این، شرکت کنندگان باید بتوانند در امور مربوط به طراحی کلی فرآیند پاسخ گو باشند.
بنابراین دو مدل علت و معلولی وجود دارد که مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار بر اساس این دو مدل فعالیت می‌کند.
مدل اول
علت: کار مبتنی بر روال عادی با کاری جایگزین می‌شود که بیش از یک روال آزمایش شده، به دانش و اطلاعات نیاز دارد.
اثر: سیستم‌های BPM سنتی با سریع‌تر شدن در پذیرش تغییرات و ورودی‌ها به این موضوع پاسخ می‌دهند. علاوه بر این، فرآیندها اصلاح می‌شوند تا نیازهای فعلی را برآورده کنند.
مدل دوم
علت: همکاری، به عنوان یک ضرورت برای دریافت ورودی در مورد چگونگی تغییر فرآیندها شناخته می‌شود.
اثر: سیستم‌های BPM سنتی با استقبال از ویژگی همکاری، اجازه می‌دهند تا چندین کاربر به طور همزمان در یک پروژه همکاری کنند.
استفاده از Agile BPM در کجا موثرتر است؟
این روزها مدیریت چابک فرآیندها در بین کسب و کارهای مختلف، به خصوص سازمان‌هایی که در آنها تعداد زیادی فرآیند وجود دارد، در حال فراگیر شدن است.
به طور کلی، سیستم BPM را در فرآیند کسب و کارهایی می‌توانید اعمال کنید که ویژگی‌های زیر را داشته باشند:
- سازمان‌هایی که در آنها درخواست‌های غیر قابل پیش بینی، یک عامل مشترک و رایج است.
- سازمان‌هایی که فرآیندهای آنها برای انطباق با نیازهای کسب و کار به اندازه کافی سریع نیستند.
- سازمان‌هایی که در آنها کارکنان ماهر و متخصص مشغول فعالیت‌های تکراری هستند. در صورتی که آنها نباید درگیر این کارها شوند.
سیستم Agile BPM چگونه می‌تواند برای شما مفید باشد؟
استفاده از سیستم Agile BPM یا BPM چابک تضمین می‌کند که کسب و کار شما نسبت به تغییرات غیرقابل پیش بینی و داده‌های فوری می‌تواند بسیار انعطاف پذیر عمل کند.
تعدادی از ویژگی‌هایی که رویکرد مدیریت چابک فرآیندها یا Agile BPM به شما می‌دهد، عبارت است از:
- اعضای تیم کارهای مهم با تمرکز بیشتری انجام می‌دهند.
- نسبت به شرایط پیش بینی نشده و غیر منتظره نگرش انعطاف پذیرتری ایجاد می‌شود.
- با وجود انتقال راحت و سریع داده‌ها و اطلاعات بین افراد، یک محیط مشارکتی شکل می‌گیرد.
چگونه می‌توانید به ارتقا و پیشرفت Agile BPM کمک کنید؟
توجه به دو نکته مهم به سیستم Agile BPM امکان می‌دهد تا جایگاه خود را برای بهبود کیفیت در آینده تضمین کند:
وجود کارکنان آگاه
ارزش کارمندان بر اساس معلومات و دانسته‌های آنها اندازه گیری می‌شود. از آنجا که این دارایی سازمان، کاملا انعطاف پذیر است، به فرآیندهایی نیاز دارد که بتواند با پیشرفت سریع دانش هماهنگ و سازگار شود.
ایجاد روحیه همکاری
کارکنانی که ایده‌های خود را به اشتراک می‌گذارند، به راحتی با هم ارتباط برقرار کرده و به خوبی همکاری می‌کنند. علاوه بر این، خلاقیت و بهره‌وری بالاتری نیز دارند.
سیستم Agile BPM چه تاثیری بر کسب و کار شما دارد؟
مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار به وسیله موارد زیر بر کسب و کارها اثر می‌گذارد. این موارد عبارتند از:
ایجاد رابطه واضح و شفاف بین همه بخشها
اولین اثر اجرای Agile BPM، ایجاد ارتباط بی نقص، صریح و شفاف بین همه بخش‌های سازمان است. این الگوی ارتباطی به بخشها و واحدهای مختلف کمک می‌کند تا در مورد انواع پروژه‌ها به نتیجه مطلوب برسند و به راحتی همکاری کنند.
کوتاه کردن مسیر توسعه
کسب و کارهایی که در استفاده از Agile BPM مهارت کافی دارند، سریع‌تر به تغییرات بازار پاسخ می‌دهند. همچنین، با نیاز به بهبود بیشتر فرآیندها راحت‌تر کنار می‌آیند و آن را سریع‌تر و آسان‌تر پیاده سازی می‌کنند.
ایجاد مزایای رقابتی بیشتر
کسب و کارهایی که از مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌کنند، سریع‌تر و آسان‌تر به نقطه بهینه عملکرد خود می‌رسند. چرا که این سازمان‌ها برای حل مشکلات خود خلاقیت بیشتری دارند و به سرعت با بازارهای جدید سازگار و همسو می‌شوند. این انعطاف پذیری به آنها کمک می‌کند تا جلوتر از رقبای خود حرکت کنند.
BPM یا Agile BPM؟ کدام کارآمدتر است؟
سیستم BPM همه چیز در مورد قوانین، روش پیروی از قوانین، رسیدگی به استثناها و بازگشت به قوانین را مطرح می‌کند. البته این راهکار در طول سالها پیچیده‌تر شده و مواردی مانند مسیریابی، مسیریابی مجدد، حالت‌های انتظار، قوانین بسیار پیچیده، فرآیندهای بازگشتی و مجموعه‌ای از روش‌ها برای تکرار فرآیند را نیز شامل می‌شود.
در حالی که مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار یا Agile BPM، راهکاری مناسب برای رها شدن از ساختار منظم، سخت و پیچیده BPM سنتی است و انعطاف پذیری بیشتری برای سازمان شما فراهم می‌کند. متدولوژی چابک، با ارزشیابی افراد نسبت به فرآیندها، سعی می‌کند اقداماتی انجام دهد که از موارد مستند سازی شده موثرتر باشند. در این سیستم، با ترجیح عناصر انسانی نسبت به عناصر کسب و کار، امکان تغییر در سازمان به راحتی فراهم می‌شود. البته به خاطر داشته باشید که برخی از این قابلیت‌ها نتیجه تقاضای مشتریان برای دریافت سیستم BPMS انعطاف پذیرتر و برخی دیگر، نتیجه پیشرفت‌های پردازش رایانه مانند افزایش دسترسی و استفاده از سیستم یادگیری ماشین (Machine Learning) است.
با پیشرفت BPM به Agile BPM، اکنون هیچ کسب و کاری از BPM یا Agile BPM به صورت انحصاری استفاده نمی‌کند. در واقع، برای دستیابی به اهداف سازمانی ترکیبی از این دو مورد نیاز است تا فرآیندها را موثرتر و کارآمدتر کند.
به طور کلی، باید بگوییم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) و مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار (Agile BPM) در یک نقطه اتصال مناسب می‌توانند در کنار یکدیگر قرار بگیرند و به صورت همزمان و موثر همکاری کنند.
کلیک کنید تا به شما بگوییم یادگیری ماشین چیست و چگونه عمل می‌کند.
و در انتها…
ملاحظه کردید که مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار یا همان Agile BPM، یک راهکار منطقی و مناسب برای دور شدن از ساختار سخت و منظم BPM سنتی است و برای سازمان شما امکان انعطاف پذیری بیشتر را فراهم می‌کند. همچنین، به کمک این سیستم می‌توانید کارایی، ثبات و کیفیت بیشتری در فرآیندهای BPM سازمان خود ایجاد کرده و ارزش بیشتری را به کاربران خود ارائه دهید.