با رایج‌ترین چالش های مدیریت پروژه چابک آشنا شویم
مدیریت پروژه چابک، روشی است که ثابت کرده می‌تواند عادات کاری موثر و سازمان یافته‌ای در محل کار ایجاد کند. با این حال، تیم‌های پروژه، به خصوص آنها که در حال گذار از مدیریت پروژه به روش سنتی، به روش چابک هستند، در طول فرآیند انطباق با روش جدید، معمولا با مسائل و چالش‌هایی روبرو می‌شوند.
چالش های مدیریت پروژه چابک باید به روشی استراتژیک و هوشمندانه حل شوند. آنچه اهمیت دارد این است که برای این چالش‌ها آماده باشید و بتوانید از هر نوع آسیبی که ممکن است ایجاد کنند، جلوگیری کنید. دانستن چگونگی کنار آمدن با چالش های مدیریت پروژه چابک، نوعی شبکه ایمنی ارزشمند برای شما فراهم می‌کند که می‌توانید فعالیت‌های کسب و کارتان را بر مبنای آن پیش ببرید. همراه ما بمانید تا با تعدادی از رایج‌ترین چالش های مدیریت پروژه چابک آشنا شویم.
چالش های مدیریت پروژه چابک
عدم برنامه ریزی کافی
پیش از تایید یک پروژه، رهبران سازمان به یک استراتژی جامع، شامل مواردی مانند مزایا و هزینه نهایی پیش بینی شده نیاز دارند. بسیاری از رهبران معتقدند که دانستن اینکه یک پروژه، از شروع تا اتمام چقدر هزینه دارد یا صرفا تکمیل مواردی که باید بدون استراتژی انجام شود، کافی نیست. رهبران کسب و کار باید نگرش چابک‌تری داشته باشند و درک کنند که برنامه‌ریزی برای پروژه‌های چابک کاملا ضروری است. برنامه ریزی در قالب محدوده الزامات، کار طراحی، معماری پروژه، برآورد زمان و هزینه برای پروژه‌ها انجام می‌شود. اگر برنامه ریزی در چارچوب برنامه ریزی سرعت و سازگاری مداوم انجام شود، می‌تواند به عنوان بخشی از روش چابک در نظر گرفته شود.
بی نظمی دفتر مدیریت پروژه
جدا از ایجاد تغییر در سازمان، ممکن است مجبور شوید در دفتر مدیریت پروژه تغییرات فیزیکی ایجاد کنید. روش چابک، متکی بر گسترش ارتباط و همکاری است. بنابراین، لازم است در یک فضا دور هم جمع شوید و به عنوان یک تیم فعالیت کنید.
مشکلات سازمان باید در همان ابتدا شناسایی شود. راه‌حل این است که با بازنگری نقشه جانمایی، یک فضای کار مشترک مناسب پیدا کنید که نیازهای شما را برآورده کند. اگر اصرار به فعالیت در فضای نامناسب داشته باشید، فرآیند مدیریت پروژه Agile، بی نظم و خسته کننده خواهد شد. همچنین اگر فضای اداری کسب و کار شما از دفاتر کوچک تشکیل شده باشد، کار گروهی روی پروژه کمی سخت خواهد بود.
عدم پذیرش تغییرات
کارکنانی که به رویکردهای سنتی عادت دارند، معمولا در برابر چارچوب چابک مقاومت نشان می‌دهند. نارضایتی آنها ممکن است به صورت آشکار بیان شود یا از طریق رفتارشان مشخص شود.
شکستن عادات کاری روزانه افراد و آموزش چیزهای جدید به آنها کار آسانی نیست. اما سخت‌ترین قسمت، این است که آنها را متقاعد کنید استفاده از روش جدید به نفع خودشان است.
از آنجا که افراد معمولا از ناشناخته‌ها می‌ترسند، برای آنها توضیح دهید که روش چابک چیست، چه مزایایی دارد و چرا آن را انتخاب کرده‌اید. به این ترتیب، شک و تردیدشان بر طرف شده و به خوبی با شما همکاری خواهند کرد.
اسکرام مستر بی تجربه
در سیستم Agile، اسکرام مستر، جایگاه رهبر تیم را بر عهده دارد. اسکرام مستر، فردی است که باید مطمئن شود اعضای تیم از اصول چابک استفاده می‌کنند. برای این منظور، او باید در Agile متخصص باشد. از آنجا که آموزش و نظارت بر دیگران بر عهده اسکرام مستر است، او باید واجد شرایط و دانش متدولوژی Agile باشد. بنابراین لازم است تیم منابع انسانی سازمان شما، فرد مناسبی را برای این کار استخدام کند.
عدم ارتباطات کافی
اداره یک تیم از راه دور، از لحاظ ارتباطی، کمی چالش برانگیز است. مناطق زمانی مختلف و کانال‌های ارتباطی ضعیف، می‌توانند فقدان ارتباط را به دنبال داشته باشند. بدون ارتباط مداوم، Agile هدف خود را از دست می‌دهد. به همین دلیل بهتر است مطمئن شوید اعضای تیم از راه دور نیز مرتب نظارت و کنترل می‌شوند.
کانال‌های ارتباطی مورد استفاده باید چند منظوره باشند. نمونه‌ای از یک پلتفرم چند منظوره که می‌تواند ارتباطات را ساده‌تر کند، Slack است. این ابزار، دارای سیستم پیام رسانی فوری است. همچنین، امکان به اشتراک گذاری اسناد و سازماندهی پیام‌ها را فراهم می‌کند و گزینه‌های تماس صوتی و تصویری نیز ارائه می‌دهد.
بی توجهی به برگزاری جلسات روزانه
در ابتدای کار، برای برگزاری جلسات روزانه معمولا نظم و انضباط کافی وجود دارد. اما ممکن است با گذشت زمان، به برگزاری منظم جلسات توجه چندانی نشود. این بی توجهی، از چالش های مدیریت پروژه چابک محسوب می‌شود.
هرچه کارها بیشتر به تصویر کشیده شود، تیم‌ها تمایل کمتری به برگزاری جلسات روزانه نشان می‌دهند و آنها را غیرضروری تصور می‌کنند. این می‌تواند مشکلات بزرگی ایجاد کند که توسط اعضای ناآگاه تیم و به دلیل سازماندهی ضعیف ایجاد شده است.
جلسات روزانه، بخش ضروری سیستم Agile است. این جلسات، به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا در مورد مسائل احتمالی آگاهی پیدا کنند، در مورد خطرات بحث کنند و در مورد برنامه کاری به توافق برسند.
لازم نیست زمان زیادی را به برگزاری جلسات روزانه اختصاص دهید. حتی یک جلسه 15 دقیقه‌ای هم می‌تواند کافی باشد. در این جلسات، در مورد ضرب‌الاجل‌ها، تکالیف روزانه، وظایف فوری، بودجه و… بحث کنید تا مطمئن شوید همه در مورد آنها اتفاق نظر دارند.
آزمایش در آخرین روز اسپرینت
آزمایش کنندگان معمولا در درک اهمیت آزمایش مداوم با مشکل روبرو هستند. این مشکل زمانی ایجاد می‌شود که توسعه دهندگان، کار خود را در آخرین روز اسپرینت به پایان برسانند. این کار، آزمایش کنندگان را به آزمایش، شناسایی باگ‌ها و یافتن راه‌حل در زمان کوتاه مجبور می‌کند. اگر آزمایش‌ها به درستی تکمیل نشود و راه‌حل‌ها به موقع پیدا نشود، بر پروژه تاثیر منفی می‌گذارد و باعث تاخیر در فعالیت‌ها می‌شود.
تست و آزمایش، باید در تمامی مراحل اسپرینت (sprint) گنجانده شود. به این ترتیب، توسعه دهندگان و آزمایش کنندگان، زمان کافی برای همکاری و یافتن راه‌حل برای هر مشکلی خواهند داشت.
تنها تکیه بر دستورالعمل‌ها
تیم‌هایی که به مدیریت پروژه سنتی عادت کرده‌اند، معمولا بیش از حد به دستورالعمل‌ها و قوانین وابسته هستند. در حالی که روش Agile بر تعامل و ارتباطات گسترده تاکید دارد، این موضوع می‌تواند مشکلات زیادی ایجاد کند.
به عنوان مثال، افراد به جای اینکه منتظر باشند به آنها گفته شود چه کاری باید انجام دهند و چه زمانی باید آن را انجام دهند، در روش چابک باید کنترل کار خود را به دست بگیرند. این تغییر طرز فکر، چالش برانگیز، اما قابل دستیابی است.
وظیفه شکستن عادات قدیمی بر عهده اسکرام مستر است. آنها باید اعضای تیم را تشویق کنند تا مالکیت فعالیت‌های خود را به دست بگیرند و راه‌حل‌های خود را ارائه دهند. اسکرام مستر باید بر ارتباطات باز و پشتیبانی تاکید کند تا به اعضای تیم پروژه کمک کند عادات و روش‌های جدید را جایگزین عادات قدیمی کنند.
راه‌حل‌های چابک، منجر به اتمام موفقیت‌آمیز پروژه می‌شود و صرفه جویی در زمان و هزینه را به همراه دارد. البته این تنها در صورتی امکان‌پذیر است که روش Agile به صورت کامل و درست پیاده سازی شود.
آگاهی از رایج‌ترین چالش های مدیریت پروژه چابک به شما کمک می‌کند تا از ظاهر شدن آنها در تیم خود جلوگیری کنید و اگر مشکلی ایجاد شد، آن را درست و به موقع حل کنید.
تغییر الزامات
برخی مواقع لازم است تغییراتی در مشخصات یا الزامات محصول ایجاد کنید. این اصلاحات و تغییرات معمولا بدون مشکل انجام می‌شوند. اما در صورتی که آنها نزدیک به پایان یک اسپرینت اعلام شوند، به اسپرینت بعدی موکول می‌شوند و برای توسعه دهندگان و آزمایش کنندگان مشکل ایجاد می‌کنند. چرا که، حجم اطلاعات را افزایش می‌دهند.
تیم آزمایش، باید تجزیه و تحلیل ریسک را در نظر گرفته و کار خود را با آزمایش مهم‌ترین ویژگی‌ها شروع کند.
عدم پشتیبانی مدیریت
پشتیبانی ضعیف مدیریتی یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت روش Agile در هر موقعیتی است. برای انتقال از روش سنتی به روش چابک، همه مدیران اجرایی، مدیران میانی و مدیران ارشد باید بدانند که روش‌های مدیریت پروژه به روش جدید و خاصی تغییر خواهد کرد. آنها باید درک کنند چگونه می‌توانند به پذیرش موثر روش Agile در کسب و کار کمک کنند.
مدیران باید از ویژگی‌ها و مزایای تحول چابک و همچنین میزان تاثیرگذاری آن بر جنبه‌های عملیاتی سازمان کاملا آگاه باشند.
آزمایش مداوم
تست و آزمایش مداوم، یک فرآیند پیوسته است که قبل از مرحله توسعه شروع می‌شود و در مراحل بعد نیز ادامه پیدا می‌کند. از آنجا که معمولا آزمایش کنندگان، قبل از توسعه یا در اواسط آن، شروع به آزمایش ویژگی‌ها می‌کنند، مشکلات زیادی ایجاد می‌شود.
آزمایش کنندگان، توسعه دهندگان و صاحبان محصول، باید قبل از ایجاد معیارهای پذیرش موثر، ویژگی‌های هر گزارش یا روایت را تعیین کنند.
پیش از شروع توسعه، تیم باید مطمئن شود که هر روایت، دارای معیارهای پذیرش کافی است و همه افراد زمینه موضوع را درک می‌کنند. به این ترتیب، توسعه آزمایش‌ها به محض تکمیل کد ویژگی، ساده‌تر و پیاده سازی آنها، بسیار آسان‌تر است.
عدم مالکیت تیم
یکی از موانع اصلی پشرفت تحولات چابک، مقاومت تیم‌ها در اجرای تکنیک‌های Agile است. روش چابک، اعضای تیم را تشویق می‌کند تا کاملا صاحب کار خود شوند، مسئولیت کار را بر عهده بگیرند و از تکیه بر آنچه دیگران به آنها می‌گویند، دست بکشند. برای این منظور، لازم است مدیران پروژه مشارکت و ارتباطات اعضای تیم را گسترش دهند.
افزایش مالکیت اعضای تیم به آنها امکان می‌دهد تا به جای منتظر ماندن برای مجوزهای پس از تایید، ارزیابی‌ها را به طور مستقل انجام دهند و راه‌حل‌هایی برای مشکلات پیدا کنند.
روش‌های معمول مدیریت منابع انسانی
بخش منابع انسانی سازمان باید در زمان استخدام، بررسی و ارتقای کارکنان از تکنیک‌های چابک استفاده کند. این تکنیک مفید و موثر، به جای تکیه بر نقش‌ها یا شرح مشاغل قبلی، مشارکت افراد در پروژه‌ها را تشویق می‌کند. به این ترتیب، افراد در زمینه پروژه احساس شایستگی و دانش می‌کنند، با سایر افراد روابط کاری مناسبی برقرار می‌کنند و برای پیشبرد اهداف پروژه به خوبی همکاری خواهند کرد.
این افراد برای پروژه مفید هستند، چرا که یک چالش جذاب در کار، همراهی با یک گروه خاص یا فعالیت زیر نظر یک رهبر خاص، بیش از دستمزد و سایر مزایای مادی به آنها انگیزه می‌دهد. بهتر است کسب و کارهای چابک، برنامه‌های انگیزشی و عملکردی خود را برای تطبیق با یادگیری مبتنی بر تیم، بازنگری کنند.
چرخه‌های رگرسیون مکرر
توسعه دهندگان به صورت منظم و مستمر قابلیت‌های جدیدی به محصولات اضافه می‌کنند. ویژگی‌های قبلی ممکن است دارای رگرسیون باشند. آزمایش کنندگان از تست رگرسیون برای مشخص کردن و رفع این مشکل استفاده می‌کنند. خوب است بدانید، تحلیل رگرسیون، یک فرآیند آماری برای تخمین روابط بین متغیرهاست. اما آزمایش رگرسیون دستی در یک محیط چابک و سریع، غیرممکن است.
از سوی دیگر، برنامه‌های آنلاین مدرن هنگام دسترسی به دستگاه‌ها یا مرورگرهای مختلف، به شکل متفاوت عمل می‌کنند که این موضوع، مشکلات دیگری ایجاد می‌کند. بنابراین، یک ماتریس پیچیده از نمونه‌های تست سازگاری باید بررسی شود تا مطمئن شوید برنامه‌ها برای همه کاربران به درستی کار می‌کند.
روش‌های ناسازگار در میان اعضای تیم
رضایت مشتریان، یکی از اصول مهم راهنمای متدلوژی چابک است. چارچوب‌های چابک مانند روش Kanban توصیه می‌کند: مجموعه‌ای از خدمات را در داخل سازمان برای دستیابی به اهداف ایجاد کنید. ممکن است همه بخش‌ها، تیم‌ها و افراد، خودسازماندهی شوند، همکاری کنند و نحوه انجام فعالیت‌های خود را تغییر دهند. در حالی که انگیزه بهبود کیفیت را نیز دارند.
برای ارائه ارزش بیشتر، لازم است فرآیندهای کاری، محصولات و خدمات را تقویت کنید. همچنین باید یک تیم چابک ایجاد کنید که اعضای آن به طور مداوم با هم ارتباط برقرار کنند. علاوه بر این، قوانین یکسانی تعریف کنید که افراد به آنها پایبند باشند و برای عملکرد، از مفاهیم یکسانی استفاده کنند.
درگیری‌های مالی
یکی دیگر از چالش های مدیریت پروژه چابک، تامین مالی است. از آنجا که تمامی مراحل این رویکرد، کاملا برنامه ریزی شده نیست، ممکن است تغییرات و هزینه‌های پیش بینی نشده‌ای ایجاد شود. کسب و کارها برای رسیدگی به این موضوع و بازسازی بخش‌های مالی به بهبود ارتباطات و آگاهی نیاز دارند. به عنوان مثال، بررسی راجع به اینکه چرا پروژه‌ها معمولا با تاخیر و با هزینه‌ای بیش از بودجه در نظر گرفته شده به پایان می‌رسند، می‌تواند مفید باشد.
تغییرات عملکرد
گاهی اوقات توسعه دهندگان بدون در نظر گرفتن نیاز کاربران و رعایت دقیق مشخصات، محصولی تولید می‌کنند. آنها در مرحله توسعه، باید کدنویسی مفصلی انجام دهند. این موضوع، معمولا بر عملکرد خوب محصول اثر می‌گذارد. در این شرایط، استفاده از ابزارهای تست بار (load testing tools)، می‌تواند منجر به مکان‌یابی و حل مشکلات عملکردی شود. همچنین، یافتن گلوگاه‌های عملکرد نیز می‌تواند به استفاده از تکنیک‌های خودکار کمک کند.
***
همان طور که می‌دانید، روش چابک یا Agile، محبوب‌ترین تکنیک مدیریت پروژه است. اما تیم‌هایی که عادت به استفاده از این روش ندارند، ممکن است انتقال از روش سنتی به روش چابک را چالش برانگیز بدانند. درک چالش های مدیریت پروژه چابک، به شما کمک می‌کند تا آنها را به درستی برطرف کرده و روش Agile را در کسب و کارتان به طور هدفمند و موثر پیاده سازی کنید.