چابکی و کارایی کسب و کارتان را با فناوری BPM تضمین کنید
در بازار پویای امروز، کسب و کارها برای رقابتی ماندن و رسیدن به اهداف سازمانی، باید بر اجرا و مدیریت موثر فرآیندها تمرکز کنند. به همین دلیل، موفق‌ترین سازمان‌ها در مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، برای بهبود مستمر فرآیندهای کسب و کار، تلاش می‌کنند.
حتما می‌دانید که محور متدولوژی BPM، تغییر مداوم است. به منظور اعمال این تغییر در سراسر فرآیندها، کسب و کارها باید با جدیدترین برنامه‌ها، ابزارها، راه‌حل‌ها و فناوری‌هایی که بر اجرای فرآیند و مدیریت گردش کار موثر هستند، هماهنگ باشند و همزمان با آنها تغییر شکل دهند. برای این موضوع باید به این سوال مهم پاسخ دهید:
فناوری BPM چیست و چه نقشی در مدیریت فرآیندهای کسب و کار دارد؟
فناوری BPM چیست؟
فناوری مدیریت فرآیند کسب و کار (Business process management technology) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از طریق اتوماسیون و بهینه سازی فرآیندها، چابکی را در کسب و کار فعال کنند. فناوری‌های BPM، از طریق یک فرآیند بهبود مستمر فعال می‌شود، چرا که فناوری اطلاعات، همواره در حال تغییر و تکامل است. فرآیندهای کسب و کار، بر اساس ماهیت صنعتی که در آن فعالیت می‌کنند، متفاوت هستند. بنابراین، امکان اعمال فناوری برای مدیریت فرآیند کسب و کار، بر اساس ویژگی‌های سازمان و مطابق با نیازها و قابلیت‌های آن طراحی می‌شود.
فناوری مدیریت فرآیند کسب و کار، ترکیبی از ابزارها، راه‌حل‌ها و تکنیک‌های BPM با هدف آسان‌تر کردن روند مدل‌سازی موثر فرآیندهای کسب و کار، تغییر تاثیرگذار فرآیند و مدیریت جامع فرآیندهای BPM است. فناوری BPM، به کسب و کارها کمک می‌کند تا از طریق اتوماسیون، مدیریت و بهینه سازی فرآیندها، به چابکی، نگرش و کارایی تجاری دست پیدا می‌کنند.
قابلیت‌های فناوری BPM چیست؟
فناوری BPM توسط 4 ویژگی اصلی تعریف می‌شود، که عبارتند از:
مدل سازی فرآیند
این بخش به طراحی، نقشه برداری و مدل سازی فرآیندهای کسب و کار اشاره می‌کند. همچنین، گردش کار در ابتدای مدیریت فرآیند کسب و کار برای دست پیدا کردن به نتایج مطلوب را مدنظر قرار می‌دهد.
تولید برنامه‌های کاربردی
اینجاست که فناوری اتوماسیون، به منظور دستیابی به پیکربندی، مدیریت داده‌ها و توسعه فهرست وظایف کاربر نهایی برای تغییر یکپارچه‌تر و موثرتر فرآیند کسب و کار، مطرح می‌شود.
نظارت بر عملکرد
اکنون راه‌حل‌های مدیریتی مانند داشبوردهای مدیریت پروژه، ابزارهای گزارش دهی و تجزیه و تحلیل برای بهبود مستمر فرآیندهای کسب و کار، جهت افزایش بهره‌وری معرفی می‌شوند.
یکپارچه سازی برنامه‌های سازمانی (EAI) و معماری سرویس گرا (SOA)
یکپارچه سازی استراتژیک ابزارها، پلتفرم‌ها و راه‌حل‌های فناوری BPM با سیستم‌های قدیمی به منظور دور زدن زمان از کار افتادگی احتمالی ناشی از ارتقای فرآیندها و سیستم‌ها.
اهمیت فناوری BPM چیست؟
گسترش انبوه فناوری در BPM، نشان دهنده یک فرصت تجاری بزرگ برای کسب و کارهاست، تا آنجا که آخرین و به روزترین ابزارها و راه‌حل‌ها را برای دستیابی به برتری فرآیند، در اختیار داشته باشند.
استراتژی‌های یک کسب و کار موفق، به طور مداوم فرآیندهای کسب و کار را با آخرین فناوری، بهینه سازی و خودکار می‌کند تا اهداف کسب و کار به صورت مداوم برآورده شوند.
فناوری BPM، در تبدیل داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها به دیدگاه‌های تجاری عملیاتی، ارزش واقعی خود را نشان می‌دهد.
کسب و کارها می‌توانند از طریق پیاده سازی یک پلتفرم یا راه حل هوش مصنوعی که حجم زیادی از داده‌ها و اطلاعات را با سرعت و دقت جمع‌آوری، ذخیره سازی، نظارت و برون یابی می‌کند، به این هدف دست پیدا کنند.
نتیجه نهایی اعمال فناوری BPM، مدیریت پیچیده‌تر گردش کار و اتوماسیون تجاری فرآیندها است.
برخی نمونه‌های فناوری BPM
این نمونه‌ها عبارتند از:
موتور قوانین کسب و کار
موتور قوانین کسب و کار (Business rules engine)، یک سیستم نرم افزاری است که یک یا چند قانون تجاری را در یک محیط تولید و اجرا می‌کند.
لازم است کسب و کار، نحوه انجام یک فرآیند تجاری را مشخص کند. این شامل وظایفی است که هر فرآیند یا گردش کار را تشکیل می‌دهد. به همین دلیل، اجرا و حفظ مجموعه دقیقی از قوانین تجاری مانند: قوانین تصمیم گیری، قوانین عملیاتی، قوانین نظارتی و… برای فرآیندهای مدیریت، اهمیت زیادی دارد.
موتورهای قوانین از مواردی مانند: توسعه، مستندسازی و اثربخشی قوانین فرآیندهای کسب و کار پشتیبانی می‌کنند. آنها با متمرکز کردن روشی که فرآیند کسب و کار اداره می‌شود، یک نقشه راه برای بهینه سازی آن ارائه می‌دهند.
با مطالعه و تسلط بر کتاب قوانین رسمی و تعریف درست و دقیق یک فرآیند تجاری، تحلیلگران فرآیند می‌توانند از موتورهای قوانین برای آزمایش، حفظ و توسعه قوانین جدید تجاری و همچنین کنترل متون و تایید فرآیند گردش کار استفاده کنند.
مدل سازی فرآیند و گردش کار
ابزارهای مدل‌سازی برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار و همچنین ایجاد مستندات درست و دقیق در مورد فرصت‌ها، ریسک‌ها، نتایج و تنگناهای موجود، اهمیت زیادی دارند. با طراحی و ترسیم نموداری از هر فرآیند تجاری، یک کسب و کار می‌تواند از این فناوری برای شناسایی فعالیت‌ها، وظایف و مسئولیت‌های تشکیل دهنده آن استفاده کند.
سپس تحلیلگران فرآیند این نمودارها را در یک پلتفرم ویرایش می‌کنند تا بتوانند پیشرفت‌های بالقوه را ترسیم کنند. نتیجه این فعالیت‌ها، تولید نسخه جدید و کارآمدتر فرآیند با پیشرفت‌های از قبل اجرا شده است.
نظارت بر فرآیند کسب و کار
فناوری BPM، نسبت به اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب و کار، دیدگاهی همه جانبه و عمیق ارائه می‌دهد. تحلیلگران فرآیند، با استفاده از داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها می‌توانند در مورد روش انجام اقدامات اصلاحی در مواجهه با گلوگاه‌ها و مشکلات، تصمیم موثر و مناسبی بگیرند. این منجر به افزایش بهینه سازی عملکردهای تجاری خواهد شد.
رایج‌ترین شکل فناوری BPM در اینجا، داشبوردهای مدیریتی است که برای ارائه یک نمای جامع از کل فرآیند یا گردش کار از عناصر گرافیکی (نمودار، جدول، فهرست)، استفاده می‌کند. کسب و کارها با استفاده از این اطلاعات بصری می‌توانند گستره عملیات و توانمندی‌های خود را به طور کامل مشاهده کنند. به این ترتیب، فرآیندهای خود را بهتر و دقیق‌تر مدیریت و بهینه سازی خواهند کرد.
مجموعه‌های مدیریت فرآیند کسب و کار
مجموعه BPM یک محیط تکنواوژیکی دقیق و کامل است که برای کسب و کارها امکان مدل‌سازی، اجرا، بهینه سازی، مدیریت و خودکارسازی فرآیندهای تجاری از یک مکان را فراهم می‌کند. فناوری BPM، نیز تمامی برنامه‌های کاربردی مورد نیاز یک سازمان برای دستیابی به مدیریت فرآیندهای کسب و کار را با ترکیب پیشرفته‌ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار تولید می‌کند.
مزایای فناوری BPM چیست؟
- مدیریت فرآیندهای کسب و کار با راه‌حل‌های فناوری به روز و پیشرفته، عملکرد سازمانی هر کسب و کار را تا حد زیادی بهبود می‌بخشد.
- با فناوری BPM، مدیران می‌توانند بهتر و موثرتر به فرآیندهای کسب و کار پاسخ دهند، آنها را کنترل‌کنند و در صورت بروز مشکل، راهکارهای مورد نظر را به طور مستقیم اعمال کنند.
- فناوری اتوماسیون، با خودکارسازی فعالیت‌های روزمره زمان‌بر و خسته کننده، بهره‌وری کارکنان را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهند.
- فناوری BPM، به کسب و کارها فرصت می‌دهد تا با روش چابک، کارایی فرآیندها را افزایش دهند و در نهایت به بهره‌وری و سود بیشتری دست پیدا کنند.
- حتما می‌دانید که چابکی کسب و کار به سازمان شما امکان می‌دهد تا بهتر و سریع‌تر با شرایط در حال تغییر سازگار شده و برای مطابقت با این تغییرات، به بهبود فرآیندها ادامه دهد.
دیدگاه گسترده‌تر و شفافیت بیشتر در فرآیندهای تجاری به این معنی است که یک کسب و کار برای دستیابی به نتایج مطلوب، بهتر می‌تواند فرآیندها را نظارت و مدیریت کند. در نهایت، کارایی بیشتر به حذف افزونگی‌ها، تنگناها و خطاهایی تبدیل می‌شود که سرعت کسب و کار را کاهش می‌دهد.
اگر فرآیندهای کسب و کار، موثر و روان باشند، سازمان‌ها بهتر می‌توانند به درخواست‌های مشتریان پاسخ داده و خدماتی که انتظار دارند در اختیارشان قرار دهند.
با اعمال اتوماسیون و استفاده از فناوری BPM در فرآیندها، اکنون کارکنان سازمان زمان بیشتری برای تفکر خلاقانه در اختیار دارند. این امر، منجر به رشد کسب و کار و سودآوری بیشتر خواهد شد.
فناوری BPM، اثر قابل توجهی در بهبود فرآیندهای تجاری دارد. از آنجا که رهبران کسب و کار در جهت افزایش مقیاس و رقابتی بودن فعالیت می‌کنند، تفاوت میان یک کسب و کار متوسط و یک کسب و کار خلاق و موفق، به فناوری‌های مورد استفاده آنها برای هماهنگی فرآیندها با اهداف تجاری، بستگی دارد.
نقش فناوری BPM در کسب و کار چیست؟
فناوری BPM، در جهت سرعت بخشیدن و آسان‌تر کردن استفاده از روش‌های ناب و شش سیگما عمل می‌کند و می‌تواند با ارتقای فرآیندهای تجاری به کمک 3 مولفه‌ای که در ادامه به معرفی آنها می‌پردازیم، کارایی، اثربخشی و سودآوری سازمان را افزایش دهد.
چابکی
سازگاری فرآیندهای کسب و کار با محیط و شرایط جدید، به خصوص زمانی که فضای کسب و کار در یک حالت ثابت باقی مانده، اهمیت بسیار زیادی دارد. نرم افزار BPM، از طریق چارچوبی که مستلزم طراحی دقیق مراحل است، به چابک‌تر شدن فرآیندهای تجاری کمک می‌کند. سطح بالای دقت در فناوری BPM، به شما امکان می‌دهد تا نسبت به هر مرحله از روند کار، درک کامل و درستی داشته باشید.
این دانش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تاثیر تغییرات بر روندها را شناسایی و درک کنند. کسب و کاری که از تاثیر تعدیل فرآیندهای کسب و کار خود بر سودآوری سازمان آگاهی دارد، از توانایی بیشتری برخوردار است. به این ترتیب، می‌تواند به سرعت با تغییرات ایجاد شده سازگار شود و بهترین گزینه ممکن را انتخاب کند.
صراحت و شفافیت
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، برای اتوماسیون فرآیندها، نظارت بر عملکرد تجاری و آشکار کردن جزئیات عملکرد فرآیندها، از برنامه‌های نرم افزاری پیچیده‌ای استفاده می‌کند. اتوماسیون فرآیند، بدون نیاز به تکنیک‌ها و روش‌های نظارت دستی، قادر است چگونگی عملکرد را به صورت صریح و شفاف نشان دهد. این صراحت و شفافیت، علاوه بر امکان درک بهتر فرآیندها، امکان تغییر مستقیم ساختار و جریان فرآیند را در زمان پیگیری نتایج، به مدیران کسب و کار ارائه می‌دهد.
اثربخشی
کسب و کارهایی که از نرم افزار BPM استفاده می‌کنند، ضمن افزایش بهره‌وری، می‌توانند هزینه‌ها را نیز کاهش دهند. منافع حاصل از فناوری BPM می‌تواند به دلیل تعیین نحوه عملکرد فرآیندها در شرایط مطلوب، تنظیم فرآیندها برای کمک به دستیابی به عملکرد قدرتمند و اجرای کنترل‌هایی جهت نظارت بر بازدهی مطلوب فرآیندها در آینده باشد.
نرم افزار BPM، با کاهش احتمال خطا و افزایش سرعت انجام کارها از طریق حذف فعالیت‌های تکراری و زمان‌بر، به افزایش سود و بهره‌وری کمک قابل توجهی می‌کند.
می‌توانید از نرم افزار BPM، برای تکمیل و افزایش کارایی کسب و کار و نتایج حاصل از رویکرد ناب و شش سیگما استفاده کنید، این موضوع، بیش از پیش اهمیت فناوری BPM را نشان می‌دهد.
چابکی و شفافیتی که فناوری BPM برای کسب و کارها ایجاد می‌کند، به آنها امکان می‌دهد تا فرآیندهای فعلی خود را به منظور افزایش دادن یا به حداکثر رساندن سود و بهره‌وری و همچنین، همسویی فرآیندهای تجاری با اهداف تجاری، مشاهده و بررسی کرده و تغییرات لازم را اعمال کنند.
و در انتها…
همان طور که بیان کردیم، فناوری BPM، از طریق بهبود مستمر، پویایی و کارایی پیدا می‌کند، چرا که فناوری اطلاعات، همواره در حال تغییر و با گذشت زمان در حال تکامل است. در نهایت، این فناوری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از طریق اتوماسیون و بهینه سازی فرآیندها، روش چابک را در سازمان خود فعال و پیاده سازی کنند.