کدام یک از نرم افزارهای bpms برای کسب و کار شما مناسب‌تر است؟
کسب و کارها با تلاش زیاد رشد می‌کنند و به موفقیت می‌رسند. اما برای بعضی از آنها این رشد و موفقیت پایدار نیست و بعد از مدتی با مشکلاتی همچون ورشکستگی، نارضایتی مشتریان و… روبرو می‌شوند که آثار مخربی به دنبال دارد. اما چگونه می‌توان جلوی این اتفاقات را گرفت؟ در این مطلب قصد داریم بررسی کنیم چگونه با نرم افزارهای bpms این مسائل را حل کنیم؟
شما احتمالا می‌دانید نرم افزارهای bpms یا سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست و چه کاربردی دارد. با این سیستم شما می‌توانید با صرف کم‌ترین زمان و هزینه فرآیندهای کسب و کار خود را مکانیزه، اتوماسیون و یکپارچه کنید.
نرم افزارهای bpms چگونه در سازمان یکپارچگی ایجاد می‌کند؟
ابتدا لازم است بدانیم BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، نوعی زیرساخت نرم افزاری است که به وسیله آن می‌توان فرآیندها را مکانیزه کرد. همچنین در بستر انواع نرم افزارهای bpms یا نرم افزار مدیریت فرآیندهای پروژه، می‌توانید انواع سیستم‌های نرم افزاری موجود در سازمان را یکپارچه سازی کنید.
با ورود لیست نرم افزارهای bpms به کسب و کارها و گسترش استفاده از آن، شرکت‌هایی که از اهمیت کاربرد این سیستم مطلع شدند و عملیات مکانیزه کردن، خودکارسازی و یکپارچه سازی فرآیندهای سازمان را با کمک نرم افزارهای bpms انجام دادند، توانستند در مدت کوتاهی در مقایسه با سایر رقبا به موفقیت‌های چشمگیری دست پیدا کنند.
با انجام عملیات یکپارچه سازی با نرم افزارهای bpms، کارکنان سازمان می‌توانند در زمان اجرای یک فرآیند از سایر امکانات نرم افزار استفاده کنند. به این ترتیب تمام واحدهای سازمان، هماهنگ با اهداف و استراتژی‌های سازمان حرکت خواهند کرد. اجرای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، علاوه بر یکپارچه سازی و خودکار سازی فرآیندها، افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها را به دنبال دارد.
مدیریت کارآمد و موثر فرآیندهای کسب و کار با نرم افزار BPMS راهبران
کدام یک از نرم افزارهای bpms برای کسب و کار ما مناسب است؟
اکنون که دانستیم سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار تا چه اندازه مهم است، ممکن این سوال به وجود آید که بهترین سیستم BPMS برای کسب و کار ما کدام است؟ قبلا اشاره کردیم که انتخاب یک نرم افزار bpms نامناسب، منابع مالی و زمان زیادی را هدر می‌دهد. از سوی دیگر، ما در ایران برای انتخاب BPMS با مساله تحریم روبرو هستیم. طبیعی است که وجود این مسائل دایره انتخاب ما را محدود خواهد کرد. با این حال، گزینه‌های زیادی برای انتخاب و مقایسه نرم افزارهای bpms وجود دارد که سطح انتظار ما از یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به خوبی برآورده می‌کند. به طور کلی انتخاب سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، بر اساس دو معیار «نرم افزارهای bpms اپن سورس» و «نسخه‌های تجاری با قابلیت بومی سازی»، صورت می‌گیرد.
در ادامه تعدادی از بهترین و پرکاربردترین نرم افزارهای bpms را معرفی کرده و به بررسی آنها می‌پردازیم.
نرم افزار Bizagi
بیزاجی، از محبوب‌ترین نرم افزارهای bpms در ایران به شمار می‌رود. این نرم افزار، پکیج کاملی از ابزارهای مورد نیاز شما را ارائه می‌کند. همچنین رابط کاربری ساده و دوستانه (user friendly) و سرعت بالا در اجرای فرآیندها باعث شده سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از این ابزار استفاده می‌کنند، خیلی زود به نتیجه مطلوب برسند.
برخی ویژگی‌ها در سال 2019 به نرم افزار بیزاجی اضافه شده‌اند، که عبارتند از:
- امکان چت برای فرآیندها (کارکنان سازمان می‌توانند اطلاعات مرتبط با فرآیندها را برای یکدیگر ارسال کنند)
- مشاهده روند انجام کار، مستندات و اطلاعات تبادل شده به صورت گرافیکی در تایم لاین
- امکان شناسایی خطاها در EXPERSION به صورت آنلاین
- امکان ایجاد فرم بر اساس ساختار دستگاه (گوشی، لپ تاپ و…)
- قابلیت snapshot (این امکان را فراهم می‌کند تا قبل از اعمال تغییرات snapshot گرفته و در صورتی که تغییرات مناسب نبود، به سادگی عملیات بازگردانی را انجام دهیم)
- و…
هزینه لایسنس دائمی Bizagi برای هر کاربر در سازمان برابر با 800 دلار در سال است. علاوه بر این 134 دلار نیز هزینه نگهداری دارد.
در صورت تمایل می‌توانید از سایت رسمی Bizagi، نسخه رایگان آن را دریافت کنید. اما توجه کنید که این نسخه با محدودیت‌هایی از جمله تعداد کاربران و تعداد فرآیندهای اجرایی همراه است.
نرم افزار process maker
این نرم افزار در مقیاس کوچک به خوبی کار می‌کند، پس تنها برای شرکت‌های کوچک که تعداد پرسنل کمتر و فرآیندهای ساده‌تری دارند، پیشنهاد می‌شود. نسخه قابل استفاده از نرم افزار process maker در ایران، نسخه رایگان است. این نرم افزار نواقص و ضعف‌های زیادی دارد از جمله:
- به دلیل توانمندی کمتر برای پشتیبانی از نمادهای BPMN2، این نرم افزار در فرآیندهای پیچیده، نیاز بیشتری به کدنویسی دارد.
- قابلیت ادغام نرم افزار process maker، نسبت به سایر نرم افزارهای کاربردی، در سطح پایین‌تری قرار دارد.
- نسخه سوم نرم افزار به راحتی امکان آپدیت به نسخه جدید را ندارد.
هر چند که میانگین امتیاز پروسس میکر نسبت به سایر نرم افزارهای bpms، پایین‌تر است، اما به دلیل رایگان بودن آن و همچنین اعمال محدودیت برای استفاده از سایر نرم افزارها، شرایط برای استفاده سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی از این نرم افزار فراهم است.
نرم افزار Oracle
نرم افزار اوراکل در لیست بهترین نرم افزارهای جهان قرار دارد، اما باید توجه کنید که پیاده سازی این ابزار برای شرکت‌های ایرانی بسیار سخت و پیچیده است. علاوه بر این، تعداد افراد متخصص در کار پیاده‌سازی نرم افزار Oracle، بسیار کم هستند.
بانک اطلاعات Oracle برای شما این امکان را فراهم می‌کند که داده‌ها را به سرعت ذخیره و بازیابی کنید. در ادامه مزایای ادغام بانک اطلاعات اوراکل را بررسی می‌کنیم.
- بانک اطلاعات اوراکل، کراس پلتفرم است. این نرم افزار می‌تواند بر روی سخت افزارهای مختلف در سیستم عامل‌های مختلف مانند ویندوز سرور و یونیکس اجرا شود.
- پایگاه داده اوراکل یک شبکه Stack است. این ویژگی امکان ایجاد Oracle Database را از طریق یک پلتفرم دیگر فراهم می‌کند.
- پایگاه داده Oracle با ACID سازگار است که به حفظ یکپارچگی داده‌ها و امنیت آنها کمک می‌کند.
پایگاه داده Oracle چند ویژگی ساختاری دارد که باعث محبوبیت این سیستم شده است. این ویژگی‌ها عبارت است از:
- ساختار داده‌های منطقی: اوراکل از ساختار داده‌های منطقی برای ذخیره‌سازی استفاده می‌کند. به این ترتیب می‌توانید به راحتی با بانک اطلاعاتی ارتباط برقرار کنید.
- پارتیشن بندی: این ویژگی برای شما این امکان را فراهم می‌کند که یک میز را به قطعات مختلف تقسیم کرده و هر قطعه را در دستگاه‌های ذخیره‌سازی، ذخیره کنید.
- حافظه پنهان: معماری حافظه پنهان به صورتی است که این امکان را برای شما فراهم می‌کند که یک پایگاه داده بسیار بزرگ را با سرعت بالا تنظیم کنید.
- دیکشنری داده‌ها: مجموعه‌ای از جدول‌ها و دیدگاه‌ها است که از پایگاه داده اوراکل پشتیبانی می‌کند.
به طور کلی پیشنهاد ما این است که سازمان‌هایی با تعداد پرسنل بالای 10 هزار نفر نرم افزار Oracle را انتخاب کنند.
نرم افزار Camunda
نرم افزار کموندا یا کاموندا، از بهترین نرم افزارهای اپن سورس و بر پایه جاوا است. یکی از قابلیت‌هایی که Camunda را از سایر نرم افزارهای bpms جدا می‌کند، پشتیبانی از نمادهای CMMN و DMN است. لازم است بدانیم DMN، یک روش استاندارد برای توصیف و مدلسازی تصمیم‌گیری‌های قابل تکرار در سازمان است. CMMN نیز یک استاندارد مدیریتی و یک نمایش گرافیکی برای بیان گرافیکی موارد مختلف است.
یکی دیگر از قابلیت‌های نرم افزار Camunda، ماژول Optimize است. Optimize، ابزار گزارش ساز نرم افزار کموندا است. این ابزار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای پیاده شده را به طور مستمر رصد کرده و در صورت نیاز بهینه سازی کنند. از دیگر قابلیت‌های Optimize ساخت گزارش با ابزار heat map است. وجود نقشه‌های گرمایی کمک می‌کند مراحل طولانی و پر تکرار را در فرآیندها شناسایی کنید.
Optimize در نرم افزار Camunda BPMS قابلیت‌های دیگری هم دارد که عبارت است از:
- تهیه داشبوردهای مدیریتی
- آنالیز فرآیندها
- تهیه گزارشات سفارشی سازی شده در یک محیط کاربر پسند
- ساخت سیستم هشدار برای اطلاع رسانی درمورد از کنترل خارج شدن فرآیندها
ماژول Cockpit، نیز از دیگر ابزارهای نظارتی و کنترلی قدرتمند برای تحلیل و بهبود فرآیندها در نرم افزار Camunda است. این بخش تاریخچه فرآیندهای پیاده سازی شده را نمایش می‌دهد. همچنین در این بخش علاوه بر امکانات نظارتی، کنترل‌هایی مانند توقف گروهی نمونه فرآیندها، حذف و انتقال آنها نیز قرار داده شده است. نرم افزار Camunda برای شرکت‌های بزرگ کارایی بیشتری دارد.
نرم افزار Monday.com
این ابزار یکی از بهترین نرم افزارهای bpms به شمار می‌رود که بر روی طرح‌بندی‌های ساده و پویا متمرکز است، به این ترتیب به مشخص شدن فرآیند توالی کارها کمک می‌کند. نرم افزار Monday.com از یک سیستم هوشمند به نام Pulses برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کند. یک Pulses می‌تواند هر چیزی، مثلا یک وظیفه، یک مشتری یا یک پروژه باشد. شما می‌توانید یک Pulse ایجاد کرده، وضعیت برنامه ریزی آن را مشخص نموده و زمان تحویل آن را نیز مشخص کنید، سپس آن را به یکی از اعضای سازمان خود بسپارید. Pulse ها بر روی Board قرار داده می‌شوند. Board، قسمتی است که شما می‌توانید در آن تمام Pulse ها را با تیم و مشتریان خود مدیریت کنید. بنابراین Monday.com به شما این امکان را می‌دهد تا از طریق یک board به تمامی کارها رسیدگی کنید.
ویژگی‌های این این نرم افزار برای مدیریت پروژه عبارت است از:
- مدیریت منابع و پروژه‌ها
- پیگیری زمان
- گزارش دهی
نرم افزار monday.com، یکی از قابل تنظیم‌ترین راه حل‌های نرم افزاری مدیریت فرآیند کسب و کار است که برای شما این امکان را فراهم می‌کند که با هر متدولوژی متناسب با پروژه و تیم خود کار کنید. همچنین می‌توانید برخی از ابزارهای مفید و کارآمد گردش کار برای اتوماسیون بخش‌هایی از فرآیند را در آن پیدا کنید.
-
نرم افزار Bonita
نرم افزار Bonita یکی از بهترین نرم افزارهای bpms اپن سورس است که شامل دو نسخه استدیو و پورتال می‌شود. بونیتا بر اساس تکنولوژی Java شکل گرفته که برای بومی سازی، به توسعه دهندگان این نرم افزار کمک قابل توجهی می‌کند. سیستم Bonita پشتیبانی خوبی از نمادهای BPMN2 دارد و محیط آن کاربر پسند است. کاربران بونیتا، می‌توانند به راحتی فرم‌های وب مرتبط با فرآیند کسب و کار خود را طراحی و راه حل‌های مدنظر خود را به کار ببرند.
نرم افزار Bonita دارای 3 جزء اصلی است.
- استدیو: این بخش امکان اعمال تغییر در فرآیندهای کسب و کار در یک محیط گرافیکی را طبق استانداردهای BMPN برای کاربران فراهم می‌کند. استودیو Bonita، با جعبه ابزارهایی که در اختیار کاربران قرار می‌دهد، امکان طراحی گرافیکی فرم‌های تحت وب، جهت تعامل کاربران با فرآیندها را ایجاد می‌کند. همچنین کاربران می‌توانند فرآیندها را به سایر قسمت‌های سیستم اطلاعاتی مرتبط کنند. به این ترتیب می‌توان نرم افزاری با قابلیت ارائه فرم‌های تحت وب برای مدیریت کسب و کار ایجاد کرد.
- موتور BPM: موتور این نرم افزار مبتنی بر سیستم جاوا است که فرآیند تعریف و ساخت با استدیو بونیتا را اجرا می‌کند. APIهای موجود در موتور، این امکان را برای کاربران فراهم می‌کند که با استفاده از تکنیک‌های برنامه نویسی با فرآیندها تعامل داشته باشند.
- پورتال: پورتال Bonita محیطی است که به هریک از کاربران این امکان را می‌دهد که در محیطی شبیه به webmain، تمامی فعالیت‌ها را مدیریت کرده و از انواع فرآیندها گزارشاتی دریافت کنند.
به طور کلی می‌توان گفت، بونیتا، پکیج کاملی از ابزارهای مورد نیاز در زمینه نرم افزارهای bpms ارائه می‌دهد. تعدادی از این ابزارها را در ادامه معرفی می‌کنیم:
- ابزارهای مدلسازی فرآیند
- طراحی پایگاه داده
- طراحی فرم
- شبیه سازی
- داشبورد مدیریتی
- پورتال کاربری و…
دانستیم نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، شامل ابزاهای بهینه سازی و کاربرپسند برای نظارت بر فعالیت‌های مختلف از طریق ویژگی‌های مدیریت پرونده است.
حالا که با نرم افزارهای bpms آشنا شدیم، لازم است راجع به معیارهای انتخاب یک bpms مناسب صحبت کنیم.
معیارهای انتخاب یک bpms مناسب چیست؟
در این بخش تعدادی از ویژگی‌ها و عملکردهایی که هنگام انتخاب راهکار مدیریت فرآیند کسب و کار، لازم است در نظر گرفته شود را بررسی می‌کنیم.
قابلیت نظارت بر زمان واقعی
سعی کنید سیستم خود را با برنامه‌های «نظارت بر سفارش» طراحی کنید تا قادر باشد از نظارت در زمان واقعی پشتیبانی کند. این ویژگی همچنین به شما کمک می‌کند تا عملکرد شاخص‌های اصلی فرآیند را ارزیابی کنید.
انتخاب مسیر بر اساس نقس
انتخاب ابزاری که قابلیت مسیریابی مبتنی بر نقش را ارائه دهد، اهمیت زیادی دارد. این ویژگی برای شما این امکان را فراهم می‌کند که در سازمان خود، نقش، مسئولیت و وظایف همه اعضای تیم را به سادگی مشخص کنید.
امکان ادغام با راه حل‌های نرم افزاری موجود
یک نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار مناسب، باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا بتواند از قابلیت همکاری با سایر ابزارها و سیستم‌های تجاری پشتیبانی کند. با این راهکار، بدون لزوم وارد کردن اطلاعات و داده‌ها به صورت دستی، می‌توانید آنها را از سایر سیستم عامل‌ها استخراج کنید. همچنین، یکپارچه سازی سیستم، برای شما این امکان را فراهم می‌کند تا خیلی سریع به اطلاعات ذخیره شده در سایر ابزاهای تجاری دسترسی پیدا کنید. به این ترتیب می‌توانید داده‌های هدف را به سادگی در پایگاه داده راه حل bpms خود بارگذاری کنید. انجام این کار، در ساده سازی کل فرآیند موثر است و باعث صرفه جویی در زمان و منابع می‌شود.
سیستم جامع ارائه گزارش
دلیل اصلی استفاده از نرم افزارهای bpms در سازمان‌های مختلف، افزایش و تقویت سیستم تولید است. بنابراین ابزاری بدون سیستم گزارشگری جامع، قوی و کارآمد، ارزش چندانی ندارد. سیستم گزارش جامع برای اجرای کامل و بی‌نقص بسیاری از فرآیندهای تجاری سازمان، از اهمیت زیادی برخوردار است.
امکان پشتیبانی از تلفن همراه
معمولا افراد به گوشی‌های تلفن همراه خود علاقه زیادی دارند و معولا امکان دریافت ایمیل‌های کاری، بانکی و… را بر روی تلفن‌های خود فراهم می‌کنند.
وجود ابزارهای داشبورد
وجود ابزارهای داشبورد در تمام نرم افزارهای bpms ضروری است. با استفاده از یک داشبورد، کارمندان می‌توانند «طرح کلی وضعیت حیاتی» را ایجاد کرده و سریع‌تر به نتایج فیلتر شده دسترسی پیدا کنند.
و در انتها…
بارها مشاهده شده که انتخاب نرم افزارهای bpms نامناسب، در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف باعث هدر رفتن منابع مالی و زمانی شده است. از سوی دیگر ما در ایران با مساله تحریم نیز روبرو هستیم و این موضوع دایره انتخاب‌های ما را محدودتر می‌کند. با این حال از میان انواع نرم افزارهای bpms، نمونه‌های ایرانی و بومی سازی شده زیادی وجود دارد که می‌تواند برای کسب و کار شما مناسب باشد. در این مقاله سعی کردیم تعدادی از این نرم افزارها را معرفی و بررسی کنیم.