چقدر با سیستم مدیریت کسب و کار (bms) آشنا هستید؟
تقریبا همه افراد سیستم BMS را با عنوان «مدیریت هوشمند ساختمان» می‌شناسند، که به مجموعه سخت افزارها و نرم افزارهایی اشاره می‌کند که برای کنترل یکپارچه تجهیزات الکترونیکی در ساختمان‌ها نصب می‌شود. در این مطلب هم ما قصد داریم راجع به سیستم bms صحبت کنیم، اما bms مدنظر ما با آنچه شما می‌شناسید متفاوت است. منظور از این bms در این مطلب، سیستم مدیریت کسب و کار است که استقرار و پیاده سازی آن برای هر کسب و کاری لازم است. با ما همراه باشید تا با سیستم مدیریت کسب و کار (bms) آشنا شویم.
سیستم bms چیست؟
BMS مخفف عبارت (Business Management System)، و به معنی سیستم مدیریت کسب و کار است این اصطلاح برای توصیف ابزارهایی که یک کسب و کار برای برنامه‌ریزی و اجرای اهداف استراتژیک در زمینه سیاست‌ها، رهنمودها، رویه‌ها و فرآیندهای خود به کار می‌گیرد، استفاده می‌شود. کاملا روشن است که این عوامل، پایه و اساس تصمیمات تاکتیکی و استراتژی تجاری را فراهم می‌کنند و برای هر کسب و کاری بسیار مهم و حیاتی به شمار می‌روند.
با پیاده سازی و به کارگیری سیستم مدیریت کسب و کار (bms)، سازمان‌ها می‌توانند مفیدتر و کارآمدتر از گذشته به مسیر خود ادامه دهند و برای مدیریت موثر گردش کار، توانایی بیشتری داشته باشند. همچنین bms برای سازمان‌ها این امکان را فراهم می‌کند که برنامه‌های مدیریتی و استراتژی‌های تجاری خود را با موفقیت بیشتری اجرا کنند.
سیستم مدیریت کسب و کار(bms) با چه روش‌هایی فعالیت می‌کند؟
روش‌ها و تاکتیک‌های bms با عنوان فعالیت‌هایی تعریف می‌شوند که از استانداردهای تجاری مشخص شده در سیاست‌های سازمان پیروی می‌کنند. آنها با عملیاتی کردن وظایف و برنامه‌های تجاری، می‌توانند اهدافی که در اولویت قرار گرفته‌اند را برآورده کنند.
تیم عملکردی bms در سازمان، می‌تواند تشخیص دهد که تکنیک‌ها و رویکردهای تاکتیکی در هنگام اجرای برنامه‌های تجاری مرتبط با استراتژی‌های تجاری آنها چیست. توجه داشته باشید که راه‌حل‌های تاکتیکی فقط باید در بخش تصمیم‌گیری ارائه شده و بر اساس زمان‌بندی موجود در «سند استراتژی مدیریت کسب و کار»، اجرا شوند.
در این گروه عملکردی، فرآیندها و دستورالعمل‌هایی برای تنظیم و تدوین برنامه‌های مدیریت کسب و کار وجود دارد. این دستورالعمل‌ها شامل مواردی است که نشان می‌دهد چگونه تصمیم‌گیرندگان می‌توانند تمامی راه‌حل‌های تاکتیکی را کنترل کنند. علاوه‌بر این، روش‌ها و عملیات آنها به طور واضح نشان می‌دهد که اجرا کنندگان چگونه فعالیت‌ها و وظایف روزانه را انجام می‌هند.
همچنین این گروه، کارکنان را به سمت تکمیل راه‌‌حل‌ها و شناخت برنامه‌های اجرایی منطبق با تاکتیک‌های مدیریتی هدایت می‌کنند.
چرا سیستم مدیریت کسب و کار (bms) تا این اندازه مهم است؟
سیستم مدیریت کسب و کار برای انجام وظایف و تحقق اهداف خاص در بخش‌های مختلف سازمان شما مانند بازاریابی، منابع انسانی، فروش، فناوری اطلاعات و… می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. درست مانند اینکه شما در بخش‌های مختلف سازمان خود چراغی روشن کنید، در این صورت به خوبی می‌توانید نواقص، مشکلات و کمبودها را شناسایی کرده و برای رفع آنها راه‌حل‌های دقیق و کارآمد ارائه دهید.
سیستم مدیریت کسب و کار (bms) چه مزایایی دارد؟
تا اینجا با bms و اهمیت آن آشنا شدیم، در این بخش تعدادی از مزایای این سیستم را بیان خواهیم کرد.
- سیستم مدیریت کسب و کار ابزارهای متعدد و متنوعی برای بررسی، برنامه‌ریزی، مدیریت اقدامات و محاسبع عملکرد مشاغل مختلف، به مدیریت مجموعه ارائه می‌دهد.
- سیستم bms قادر است فرآیندهای سازمان را به صورت مداوم و مستمر، بهینه سازی کند.
- روش مدیریتی bms قادر است «اصل موجودیت» سازمان را پیدا کند و با معیارهای موفقیت در تجارت مرتبط باشد.
- سیستم مدیریت کسب و کار، نوعی راه حل و سلسله مراتب چند سطحی به حساب می‌آید که به سازمان کمک می‌کند عملکردهایی مانند بازاریابی، فروش و… را به طور هماهنگ و موثر انجام دهد.
چه زمانی به سیستم مدیریت کسب و کار (bms) نیاز داریم؟
اکنون تا حدودی با bms آشنا شدیم. اما چه زمان‌هایی بیشتر نیازمند استفاده از نوعی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار هستیم؟
- وقتی که قرار است تصمیمات بزرگ، مهم و حیاتی بگیرید، نرم افزارهای bms می‌توانند به کمک شما بیایند.
- زمانی که قرار است مشکلات موجود و مشکلات از پیش تعیین شده را در کل سازمان شناسایی کرده و برای آنها راهکارهای مناسب ارائه دهید.
- وقتی باید برای مشکلاتی که هنوز ایجاد نشده‌اند، راه‌‌حل مفید و موثر پیدا کنید.
- زمانی که می‌خواهید از تاکتیک‌های تجاری جدید استفاده کنید.
در تمام این شرایط نرم افزارهای bms می‌توانند به کاهش و حل مشکلات ایجاد شده کمک کنند.
کدام سیستم bms برای کسب و کار شما مناسب‌تر است؟
حالا که متوجه شدیم bms چیست و چرا تا این اندازه مهم است، باید روش‌های مختلف سیستم مدیریت کسب و کار را بررسی کنیم تا متوجه شویم کدامیک از آنها برای سازمان ما اثربخش‌تر و مفیدتر است.
برای مدیریت سیستم‌های تجاری برخی از کسب و کارها، اعمال روش‌های مبتنی بر متن کافی و موثر است.
در واقع استفاده از نرم افزارهای ساده و یک مرحله‌ای می‌تواند سریع‌تر و راحت‌تر شما را به سمت روندی که نیاز دارید، هدایت کند.
اما ممکن است مدیریت برخی دیگر از سیستم‌های تجاری به فناوری‌های پیشرفته‌تر مانند رویکردهای فرآیندی نیاز داشته باشد. به عنوان نمونه، رویکردهای فرآیندی برای ساده سازی فرآیندهای کسب وکار سازمان شما و تبدیل نحوه مشاهده کاری که در سازمان شما صورت می‌گیرد به مجموعه‌ای از ورودی‌ها و خروجی‌ها انجام می‌شود. نرم افزار مدیریت کسب و کار، فرآیندها را به خوبی ردیابی کرده و بررسی می‌کند که فعالیت انجام شده قرار است به چه چیزی دست پیدا کند؟
وقتی بر این اساس، برای فعالیت‌های خود برنامه ریزی کردید، می‌توانید همه فعالیت‌ها را بر مبنای فرمول زیر پیگیری کنید.
زمان صرف شده + هزینه صرف شده + نتیجه ارائه شده = ارزش محاسبه شده برای سازمان
محاسبه زمان صرف شده برای یک فعالیت، هزینه آن فعالیت (از نظر زمان و منابع مالی) و با در نظر گرفتن نتیجه نهایی، برای شما ارزشی برای هر فعالیت را ارائه می‌دهد. این رابطه برای شما سطحی از درک و کنترل نسبت به کسب و کارتان را فراهم می‌کند که بسیار کارآمد و موثر است.
بنابراین، فرقی نمی‌کند که برای مدیریت کسب و کار خود از کدام سیستم bms استفاده می‌کنید. نکته مهم این است که بتوانید پس از تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار سازمان، bms مورد نیاز سازمان خود را شناسایی کرده و از آن به درستی استفاده کنید.
و در انتها…
امروز با bms یا همان سیستم مدیریت کسب و کار آشنا شدیم و دانستیم bms ابزاری است که برای تصمیمات تاکتیکی و استراتژیک تجاری در مورد فرآیندها، روش‌ها، فعالیت‌ها و وظایف سازمان مبنایی کارآمد و مطمئن ایجاد می‌کند که هدف آن تامین تمام اهداف یک سازمان است.
کار اصلی سیستم bms این است که برای نظارت، برنامه‌ریزی، کنترل فعالیت‌ها و سنجش عملکردهای یک کسب و کار، ابزارهایی را به مدیریت سازمان معرفی و ارائه کند. همچنین این سیستم قادر است «اصول موجودیت» سازمان را پیدا کرده، فرآیندهای بهبود مستمر را در کل سازمان اعمال کند و با معیارهای موفقیت در تجارت هماهنگ و همسو شود.