تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) چیست؟ BPA و BPM چه تفاوتی دارند؟
افزایش کارایی و کاهش هزینه از طریق درک جامع و دقیق فرآیندهای کسب و کار، از اهداف دراز مدت دنیای تجارت محسوب می‌شود. این موضوع، منجر به توسعه رشته‌های مختلفی شده که هر کدام دارای تفاوت‌های ظریف و رویکردهای خاص خود هستند. امروز به بررسی رویکرد تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)، با هدف بهبود گردش کار، کاهش هزینه و تقویت عملکرد کسب و کار می‌پردازیم. همچنین، تفاوت این روش، با مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) را نیز بررسی خواهیم کرد.
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) چیست؟
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (Business Process Analysis) یا BPA، رویکردی است که بر مستندسازی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار متمرکز است تا کارایی و ارائه ارزش را افزایش دهد. BPA، بر داده‌ها تکیه می‌کند تا ضمن شناسایی راههای بهینه سازی فرآیند، روش انجام عملیات یک کسب و کار را اصلاح کند.
داده‌هایی که BPA مورد استفاده قرار می‌دهد، مشخص می‌کند که کدام فرآیندها به طور موثر کار می‌کنند، کدام‌ها چندان موثر نیستند و در کدام بخش‌ها ناکارآمدی و موارد اضافی وجود دارد. سپس BPA، با استفاده از تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده برای تجسم و شناسایی زمینه‌های بهبود فرآیند، تدوین یک برنامه بهبود و تحلیل، به همراه شبیه سازی بر اساس این طرح، برنامه را اجرا و بر آن نظارت می‌کند.
ساختار تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)
برای ایجاد ساختار BPA، باید مراحل زیر را طی کنید:
- فرآیندی برای بهبود شناسایی کنید.
- داده‌های مربوط به فرآیند را بررسی کنید.
- فرآیند را به طور کامل بررسی کنید.
- فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید تا بتوانید مشکلات و نقص‌ها را شناسایی کنید.
- بر اساس تجزیه و تحلیل‌ها، یک برنامه بهبود ایجاد کنید.
- برنامه را اجرا و بر پیشرفت آن نظارت کنید.
مراحل تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)
صرف نظر از اینکه چگونه BPA را در کسب و کارتان راه‌اندازی می‌کنید، با دنبال کردن این 5 مرحله، می‌توانید پایه محکمی برای حفظ و رشد این رویکرد بسازید.
1. بررسی کنید که فرآیندهای شما چگونه با تصویر بزرگتر مطابقت دارد
همه فرآیندهای شما باید به ابتکارات و اهداف تجاری بزرگتر منتهی شوند. فرآیندها، «چگونگی» کسب و کار شما هستند و باید به «چرا» متصل شوند. این روشی است که شما را به اهدافتان می‌رساند.
به عنوان مثال، اگر بیانیه سازمان شما این است که به همه افراد دسترسی آسان‌تر به مراقبت‌های بهداشتی بدهد، هر فرآیندی که ایجاد می‌کنید باید از این امر پشتیبانی کند. در اولین مرحله BPA، باید فرآیندهای موجود را بررسی کنید و ببینید که آنها چگونه در گردش کار، بخش‌ها و در نهایت، اهداف بلندمدتی که از ماموریت شرکت شما پشتیبانی می‌کنند، قرار می‌گیرند.
2. در مورد آنچه در حال حاضر اتفاق می‌افتد، اطلاعات جمع‌آوری کنید
این مرحله، جمع‌آوری داده‌هاست. قبل از اینکه بتوانید فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کنید، باید دقیقا بدانید که چگونه کار می‌کنند. بهترین راه برای انجام این کار، صحبت کردن با افرادی است که بیشتر از آنها استفاده می‌کنند. اکنون باید با ذینفعان کلیدی مصاحبه کنید، نظر سنجی طراحی کنید، شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارهای مرتبط را بررسی کنید. هر چند این مرحله نسبت به سایر مراحل، به زمان بیشتری نیاز دارد، اما ارزش آن را دارد که قبل از ایجاد هر گونه تغییر، درک دقیق و کاملی از فرآیندها داشته باشید.
3. داده‌ها را تجزیه و تحلیل و نقشه برداری کنید
اکنون زمان تحلیل است. در اینجا شما باید تمام داده‌های خود را گردآوری کنید. از جمله:
- تمام مراحل فرآیند
- نمودارهای فرآیند مربوطه
- اعضای تیم مرتبط
- معیارهای موفقیت فعلی و KPI ها
شما می‌توانید برای ایجاد یک طرح بصری از فرآیندها و گردش‌های کاری خود، از نقشه برداری فرآیند کسب و کار استفاده کنید تا بررسی آنها آسان‌تر شود. نقشه برداری فرآیند به شما کمک می‌کند تا یک چارت یا نقشه بصری دیگر از توالی‌ها و مراحل، ایجاد کنید تا بتوانید فرآیندها را بهتر تجسم کنید. در این طرح، شناسایی الگوها و شکاف‌ها در جریان فرآیند شما، آسان‌تر خواهد بود.
4. فرصت‌های بهبود را شناسایی کنید
در طول مرحله تجزیه و تحلیل، شما افزونگی‌ها و شکاف‌ها را شناسایی خواهید کرد. این‌ها زمینه‌های اصلی بهبود محسوب می‌شوند. به عنوان مثال، تصور کنید که تجزیه و تحلیل شما نشان می‌دهد که توسعه دهندگان، 3 روز را صرف برنامه ریزی یک بک لاگ اسپرینت می‌کنند. بر اساس مصاحبه با ذینفعان و تجزیه و تحلیل برنامه‌های جلسات، متوجه می‌شوید که مناطق زمانی مختلف باعث تاخیر می‌شود. در این مورد، گزینه‌های فناوری جدید با تقویت ارتباطات ناهمزمان، ارتباط میان اعضای تیم را آسان‌تر می‌کنند و زمان برقراری ارتباط را نیز کاهش می‌دهند.
5. تغییرات را ایجاد کنید
بهبود فرآیند کسب و کار (BPI)، جایی است که شما در مورد همه چیزهایی که آموخته‌اید، اقدام می‌کنید. پس از BPA، شما از BPI برای انطباق و ایجاد تغییرات در فرآیندهای خود با تمرکز بر افزایش سودآوری استفاده خواهید کرد. BPA، راهنمای اکتشاف شماست که ورودی و خروجی فرآیندهای کسب و کار را به شما نشان می‌دهد. آخرین مرحله این است که از تمام این اطلاعات برای اعمال تغییراتی که این فرآیندها را بهبود می‌بخشد یا به شما در ایجاد فرآیندهای جدید کمک می‌کند، استفاده کنید.
روش انجام تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)
تحلیلگری که تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را برای سازمان شما انجام می‌دهد، احتمالا روش‌ها و ابزارهای ترجیحی خود را دارد. اما برخی موارد رایج برای تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار، عبارت است از:
تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای
از این روش تحلیل، برای شناسایی پایه و اساس فرآیندهای خود استفاده کنید و مطمئن شوید که به اهداف بزرگتر کسب و کار شما متصل می‌شود.
تجزیه و تحلیل SWOT
SWOT، مخفف نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدات است و یک روش تجزیه و تحلیل مفید محسوب می‌شود. چرا که، در مورد چگونگی موفقیت فرآیندها و اینکه چگونه می‌توانند بهبود پیدا کنند، دیدگاه موثری در اختیار شما قرار می‌دهد.
تجزیه و تحلیل شکاف
تجزیه و تحلیل شکاف، به شما نشان می‌دهد که در مقایسه با اهداف بزرگتر کسب و کار، چه چیزی در فرآیندهای شما کم است.
ابزار مناسب برای تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار
برای انجام BPA، به یک ابزار تجزیه و تحلیل مناسب و موثر نیاز دارید که بتواند تمام داده‌ها را در یک منبع مرکزی حقیقت (Source of Truth) نگهداری کند. این مهم‌ترین و اساسی‌ترین کار یک ابزار مدیریت پروژه است. جایی که شما می‌توانید وظایف را خودکارسازی کنید، گزارش‌ها را تولید کنید و به روز رسانی وضعیت را فورا ارسال کنید. این تضمین می‌کند که همه ذینفعان می‌توانند BPA را در زمان واقعی مشاهده کنند و مطابق با اتوماسیون فرآیند کسب و کار شما عمل کنند.
منبع حقیقت (Source of Truth): استراتژی یا ابزاری است که داده‌های تجاری را ارائه می‌دهد. هنگامی که یک کسب و کار، منبع واحدی از این حقیقت داشته باشد، می‌تواند تمام داده‌ها را در یک سیستم مرکزی جمع کند.
زمان استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)
اکثر فرآیندهای کسب و کار از بهبود مستمر بهره‌مند می‌شوند، اما در برخی مواقع، BPA، نسبت به سایر موارد، مفیدتر و موثرتر است. بهتر است زمانی تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار انجام شود که:
- فرآیندها قدیمی و بالقوه هستند.
- وقتی متوجه کاهش بهره‌وری یا گردش مالی بالا در مناطق خاص می‌شوید.
- هنگام راه‌اندازی خط تولید یک محصول جدید یا ساختار تیمی برای تعیین اینکه آیا در دراز مدت قابل دوام است یا نه.
***
تا اینجا با تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار یا BPA آشنا شدیم و دانستیم با این روش، فرآیندهای فعلی کسب و کار شما مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند تا مشخص شود که آیا می‌توانند اهداف خود را برآورده کنند یا نه. با BPA، می‌توانید مشکلات یک عملیات را شناسایی کرده و راه غلبه بر این موانع و مشکلات را پیدا کنید.
اکنون به بررسی تفاوت میان مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) می‌پردازیم.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار، یک رویکرد جامع برای نظارت، ارتقا و بهبود کلیه فرآیندهای یک سازمان است. BPM، در هسته خود با پیگیری بی وقفه بهبود مستمر فرآیند، تمرکز بر مشتری محوری و افزایش تجارب مشتریان، هدایت می‌شود. همچنین BPM، برای ارائه سریع‌تر ارزش به مشتریان، فرآیندهای سازمان را بهینه سازی کرده و تحویل ارزش به مشتریان از طریق فرآیندهای ساده را در اولویت قرار می‌دهد.
ساختار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)
مدیریت فرآیند کسب و کار بر اساس ارکان زیر اجرا می‌شود:
- تعریف: این بخش، شامل مدل سازی فرآیندها و ایجاد ارتباط با تمام سیستم‌ها و برنامه‌های مربوطه است.
- بهینه سازی: شناسایی ناکارآمدی‌ها، افزونگی‌ها و خطاها در فرآیند برای افزایش کارایی آن.
- اجرا: عملیاتی کردن فرآیندهای بهینه سازی شده، اطمینان یافتن از اینکه بهبودها نتایج مورد نظر را به همراه دارند و به کارگیری آنها به طور گسترده در بین همه کارشناسان موضوع و صاحبان فرآیند.
- نظارت: ردیابی، ارزیابی و نظارت مستمر بر فرآیند، برای اطمینان از عملکرد بهبود جریان کار، مطابق با اهداف و انتظارات.
- بهبود مستمر: BPM، با نظارت مستمر، دائما در حال جستجوی فرصت‌هایی برای بهبود بیشتر فرآیندهاست که منجر به افزایش کارایی و ارائه ارزش بهبود یافته می‌شود.
تفاوت تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)، زیرمجموعه‌ای از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) محسوب می‌شود. در واقع، BPM شامل یک رویکرد سازمانی گسترده‌تر برای حاکمیت و بهبود فرآیند است.
تفاوت بین این دو رویکرد، نکات قابل توجهی به همراه دارد:
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، به عنوان یک اصطلاح فراگیر، به نحوه اداره و مدیریت فرآیندها در یک سازمان مربوط می‌شود. همچنین، بر بهبود و استاندارد سازی فرآیندها در سراسر سازمان تاکید می‌کند. به بیان دیگر، BPM راهی برای اداره تمام فرآیندها به روشی استاندارد در سراسر کسب و کار است.
اما تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)، شاخه‌ای از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) است که برای شناسایی و رسیدگی به پیشرفت‌های فرآیند، به بینش‌های مبتنی بر داده متکی است.
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)، بر همسویی فرآیندهای کسب و کار با اهداف کسب و کار تاکید می‌کند.
رویکرد BPA که با تجزیه و تحلیل مبتنی بر داده فعال می‌شود، امکان بررسی سریع‌تر، عمیق‌تر و کامل‌تر را فراهم می‌کند. همچنین BPA، بر اتصال همه فرآیندها به خط نهایی تاکید زیادی دارد.
ایجاد ارتباط میان فرآیندها و اهداف کسب و کار، به BPA امکان می‌دهد تا به طور مداوم هزینه‌ها را کاهش داده و کارایی را افزایش دهد. همچنین با شناسایی اینکه کدام فرآیندها به آن کمک می‌کنند، کدام‌ها کمک نمی‌کنند و چه تغییراتی باید برای اصلاح فرآیندهای ناهماهنگ یا حتی ضعیف ایجاد شود، می‌تواند ارزش بالاتری ارئه دهد.
بنابراین، در حالی که هر دو رویکرد مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)، هدف مشترک بهبود فرآیندهای کسب و کار را دارند، اما از اولویت‌های متمایز و روش‌های متفاوتی استفاده می‌کنند. درک این تفاوت‌ها برای کسب و کارهایی که به دنبال بهینه سازی موثر عملیات تجاری خود هستند، اهمیت زیادی دارد.