تکنیک‌ها و ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار در سال 2024

زمان مطالعه: 7 دقیقه

تجزیه و تحلیل فرآیند، اولین گام برای تجسم، بهبود و مدیریت فرآیند است. همچنین در تسهیل اجرای عملیات کسب و کار و بهینه سازی بهره‌وری، نقش حیاتی بر عهده دارد.

در واقع، اولین مرحله در هر ابتکار بهبود فرآیند، تجزیه و تحلیل فرآیند است که انگیزه اصلی ایجاد یک برنامه بهبود فرآیند را فراهم می‌کند. ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار، نقش مهمی در تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار بر عهده دارند. تکنیک‌ها و ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار را می‌توانید برای مکان یابی قسمت‌های مشکل ساز فرآیند، بررسی نقاط درد و پایه گذاری یک طراحی بهتر و کارآمدتر، مورد استفاده قرار دهید. همراه ما بمانید تا با برخی ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار در سال 2024 آشنا شویم.

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار چیست؟

پیش‌تر راجع به تحلیل فرآیند صحبت کردیم و گفتیم، تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)، راهی برای ارزیابی وضعیت فعالیت‌های مختلف تجاری جهت افزایش اثربخشی آنهاست. در واقع، تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار، فرآیندها را برای شناسایی ماهیت و علت اصلی ناکارآمدی‌ها ارزیابی می‌کند.

BPA، بخشی از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) محسوب می‌شود که یک تکنیک تخصصی برای ارزیابی عملکرد فرآیندهای فعلی در سطوح بهینه و دستیابی به اهداف است.

تجزیه و تحلیل فرآیند (BPA)، می‌تواند:

• فرآیندها را بهبود ببخشد.

• فعالیت‌های اضافی را خودکارسازی کند.

• شما را از استانداردسازی و انطباق مطمئن کند.

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را می‌توانید از طریق ابزارها و تکنیک‌های مختلف انجام دهید. در ادامه راجع به برخی تکنیک‌ها و ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار صحبت می‌کنیم.

ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار

نرم افزار تجزیه و تحلیل فرآیند

نرم افزار تجزیه و تحلیل فرآیند، به نرم افزارهایی اشاره می‌کند که می‌توانند برای استخراج، کشف و مدل سازی داده‌های فرآیند در جهت اهداف تجزیه و تحلیل، مورد استفاده قرار گیرند.

پلتفرم‌های هوش فرآیند، می‌توانند داده‌های فرآیند را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کنند تا بینش عملکرد فرآیند را ارائه دهند.

1. فرآیند کاوی (Process mining)

فرآیندکاوی، یک رشته و فناوری تحلیلی برای جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و مدل سازی داده‌های فرآیند ثبت شده در سیستم‌های فناوری اطلاعات است.

2. وظیفه کاوی (Task mining)

وظیفه کاوی، یک فناوری نوظهور است که به کسب و کارها اجازه می‌دهد با نظارت بر تعاملات کاربران، نحوه انجام وظایف درون سازمان را درک کنند. این فناوری، برای ثبت معاملات کاربران بر روی دسکتاپ، مانند اجرای وظایف در صفحات گسترده کاربرد دارد.

3. نرم افزار مدل سازی فرآیند

مدل سازی فرآیند کسب و کار، یک نمایش تصویری یا گرافیکی از فرآیندها یا گردش‌های کاری در محیط کسب و کار است. مدل سازی فرآیند، به ضبط تصویری جریان کار، اطلاعات و منابع در یک فرآیند کمک کرده و شناسایی ناکارآمدی‌ها، تنگناها و زمینه‌های بهبود را آسان‌تر می‌کند. نرم افزار مدل سازی فرآیند، مدل‌ها را پردازش و اجرا می‌کند.

4. دوقلوی دیجیتال سازمان (DTO)

دوقلوی دیجیتال سازمان، مدل‌های مجازی از فرآیندها، خدمات یا ساختارهای سازمانی را برای شبیه سازی سناریوها ایجاد می‌کند.

5. نقشه برداری فرآیند

نقشه برداری فرآیند، جریان فرآیند را با استفاده از نمادها برای ارائه بینش در مورد طرف‌های درگیر، تعاملات و هر مرحله‌ای که انجام شده است، نشان می‌دهد.

6. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)، یک پلتفرم دیجیتال است که فرآیندهای تجاری سازمان را مدیریت و خودکارسازی می‌کند. به این ترتیب، چابکی در کسب و کار افزایش پیدا می‌کند و روند کارها آسان‌تر و سریع‌تر پیش می‌رود. همچنین، BPMS، به طور خودکار، فرآیندها و گردش کار را تجزیه و تحلیل و مدیریت می‌کند.

Process Street، نوعی پلتفرم مدیریت فرآیند است که به کاربران امکان می‌دهد تا فرآیندهای خود را ترسیم کنند، ناکارآمدی‌ها را شناسایی کنند و اقدامات اصلاحی را اجرا کنند. همچنین، ویژگی‌های تجزیه و تحلیل و گزارش دهی Process Street، بینش ارزشمندی ارائه می‌دهد و تصمیم گیری‌های آگاهانه را برای بهبود مستمر فرآیند و موفقیت سازمانی، امکان پذیر می‌سازد.

7. نرم افزار تجزیه و تحلیل گردش کار (Workflow)

نرم افزار تجزیه و تحلیل گردش کار، می‌تواند ناکارآمدی‌ها را به صورت خودکار مشخص کرده و KPI های عملکرد را ردیابی کند. همچنین، این نرم افزار، نموداری را برای افزایش دید و کمک به مکان یابی مسائل در جریان گردش کار، ارائه می‌دهد.

برخی از ابزارهای مدیریت گردش کار عبارت است از:

• نرم افزار مدیریت گردش کار (Workflow)

• پلتفرم توسعه کم کد/ بدون کد

• نرم افزار Onboarding

تکنیک‌های تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار

برای تجزیه و تحلیل داده‌های فرآیند، تکنیک‌های مختلفی وجود دارد. برخی از نمونه‌های آن به شرح زیر است:

8. تجزیه و تحلیل شکاف (Gap analysis)

تجزیه و تحلیل شکاف، نوعی تکنیک سطح بالاست که به تحلیلگران اجازه می‌دهد تا تفاوت میان عملکرد فرآیندی را که هدف قرار می‌دهند و آنچه را که به دست می‌آورند، شناسایی کنند. تجزیه و تحلیل شکاف می‌تواند موارد اضافی، فعالیت‌های بیهوده، فقدان مدیریت و مراحل از دست رفته را برجسته کند.

تجزیه و تحلیل شکاف، برای تحلیلگران فرآیند، یک تکنیک کارآمد و موثر محسوب می‌شود که هدف آن، تغییر جهت عملکرد فرآیند و ارتباط مجدد با اهداف خود است.

9. تجزیه و تحلیل ارزش افزوده (Value-added analysis)

این روش، یک تکنیک مرتب سازی گسترده است برای ارزیابی اینکه آیا هر مرحله از فرآیند، نیازهای کسب و کار یا مشتریان را برآورده می‌کند یا نه. تکنیک تحلیل ارزش افزوده، تمام فعالیت‌ها را در یک جریان فرآیند بررسی کرده و سپس مراحل را برچسب گذاری و مرتب سازی می‌کند، تا بتوانید:

• مراحل ارزش افزوده کسب و کار را تعریف کنید.

• مراحل ارزش افزوده واقعی (RVA) را شناسایی کنید.

• مراحل غیر ارزش افزوده (NVA) را کشف کنید.

 

10. تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای (Root cause analysis)

این تکنیک، با تخمین احتمالات دلایل بالقوه، دلایل اصلی مشکلات شناسایی شده را پیدا می‌کند. تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای، به تحلیلگران اجازه می‌دهد تا مسائل عمیق پنهان را کشف کنند و بر این اساس، یک راه‌حل ارائه دهند.

این تکنیک می‌تواند موارد زیر را بررسی کند:

• راهنماها و دستورالعمل‌ها

• تجهیزاتی مانند دستگاه‌ها و ابزارها

• روش‌هایی مانند درخواست سفارش

• فعالیت‌های کارکنان

• محیط تجاری شامل فضاهای درونی و بیرونی

خوب است بدانید، برخی ابزارهای هوش فرآیند می‌توانند به طور خودکار از تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای استفاده کنند.

11. تجزیه و تحلیل مشاهده‌ای (Observational analysis)

این تکنیک، مراحل نادیده گرفته شده و فعالیت‌های غایب در فرآیندهای واقعی را نشان می‌دهد. با تجزیه و تحلیل مشاهده‌ای می‌توانید:

• داده‌ها را از مصاحبه‌ها، نقشه‌های فرآیند و سایر اسناد برای مشاهده غیرفعال، جمع‌آوری کنید.

• در فرآیند شرکت کنید و بر گردش کار به طور فعال نظارت کنید.

تحلیلگران می‌توانند برای ارزیابی دقت فرآیند، از تجزیه و تحلیل مشاهده‌ای استفاده کنند.

12. تحلیل آزمون تجربی (Experience examination analysis)

تحلیل آزمون تجربی، مستلزم مشاهده طولانی مدت و مصاحبه با کارکنان برای به دست آوردن دانش فرآیند است. کارکنان با تجربه، می‌توانند به شناسایی موارد زیر کمک کنند:

• ناکارآمدی فرآیند و دلایل بالقوه پشت آن

• فرآیندهای کارآمد و جریان فرآیند مطلوب

تحلیلگران می‌توانند دستورالعمل‌های فرآیند خود را بررسی کرده و فرآیندهای کارکنان را بر اساس نتایج، به روز رسانی کنند.

13. تجزیه و تحلیل پیش بینی (Predictive analysis)

تجزیه و تحلیل پیش بینی، تکنیکی برای پیش بینی تاثیر تغییرات بر عملکرد فرآیند است که می‌تواند به توسعه و اولویت بندی استراتژی‌های بهبود فرآیند کمک کند. تجزیه و تحلیل پیش بینی، با عنوان تجزیه و تحلیل شبیه سازی نیز شناخته می‌شود.

به عنوان مثال، با این روش تحلیلگران می‌توانند:

• مناطقی که بیشترین بهره را از اتوماسیون می‌برند، شناسایی کنند.

• در مورد نوع تغییرات مانند استانداردسازی، تصمیم گیری کنند.

نگهداری پیش بینی کننده، نظارت بر فرآیند پیش بینی و استخراج فرآیند پیش بینی، برخی نرم افزارهایی هستند که به تحلیلگران اجازه می‌دهند فرآیندهای خود را پیش بینی کنند.

14. تجزیه و تحلیل تاثیرات (Impact analysis)

تجزیه و تحلیل تاثیرات، نوعی معیار ارزش برای ارزیابی تاثیر تعاملات بین فرآیندها، سیستم‌ها و برنامه‌های کاربردی است.

تحول دیجیتال، مستلزم آن است که کسب و کارها، سیستم‌ها و برنامه‌های جدید را پیاده سازی کنند. تجزیه و تحلیل تاثیرات، می‌تواند استقرار ابزارها و سیستم‌های جدید را ساده‌تر کند و تصمیم بگیرد که چه زمانی آنها را تغییر دهد. همچنین به کسب و کارها اجازه می‌دهد وابستگی‌های خود را به درستی درک کنند.

15. تجزیه و تحلیل حالت و اثرات شکست (FMEA)

این تکنیک، یک رویکرد گام به گام برای تعیین محل خرابی‌های احتمالی طراحی، فرآیندها یا خدمات است. تجزیه و تحلیل حالت و اثرات شکست، بر نتایج شکست در از بین بردن چنین خطاهایی در دراز مدت متمرکز است.

نمودارها و چارت‌ها

نمودارها و چارت‌ها، به طور گسترده برای تجسم یا مدل سازی فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخی تکنیک‌های تجسم که می‌توانید برای تجزیه و تحلیل فرآیندها استفاده کنید به شرح زیر است:

16. نقشه برداری فلوچارت (Flowchart mapping)

فلوچارت‌های فرآیند، فرآیندهای ساده را به عنوان مراحل جداگانه فرآیند به ترتیب نقشه برداری می‌کند. نقشه برداری فلوچارت، موارد زیر را نشان می‌دهد:

• ورودی‎‌ها و خروجی‌ها مانند مواد، محصولات نهایی و خدمات

• افراد درگیر

• نقاط تصمیم گیری

• زمان برای هر مرحله

• KPI های کارایی فرآیند

 

17. نمودار اسپاگتی (Spaghetti diagram)

نمودار اسپاگتی، فرآیندها را به عنوان یک جریان پیوسته از خطوط نشان می‌دهد. این نمودارها، برای ردیابی مسیر فعالیت‌ها، وظایف و منابع، کارآمد و مفید هستند. همچنین می‌توانند به شناسایی افزونگی‌ها و فرصت‌ها در جریان داده کمک کنند. با این حال، برای فرآیندهای بسیار پیچیده، فایده چندانی ندارند.

فرآیندکاوی چند سطحی و فرآیند کاوی شی محور، 2 روشی است که با آنها، فرآیند استخراج می‌تواند بر پیچیدگی‌های نمودار اسپاگتی غلبه کند.

18. نمودار استخوان ماهی (Fishbone diagram)

نمودار استخوان ماهی، روابط علت و معلولی یک مسئله را در فرآیند داده شده نشان می‌دهد. این نمودارها با تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای ترکیب می‌شوند. نمودار استخوان ماهی، موارد زیر را در نظر می‌گیرد:

• تجهیزات، مانند نرم افزارها و ماشین آلات مورد استفاده

• محیط داخل و خارج از سایت

• اسناد فرآیند، خط مشی‌ها، قوانین و رویه‌ها

• کارکنان

مشخص شدن این عوامل، تحلیلگران را قادر می‌سازد تا دلایل اصلی مشکل را تعیین کنند.

***

اکثر کسب و کارها، پس از انجام فرآیندها یا تنها زمانی که مشکلی در فرآیندها ایجاد می‌شود، به ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار توجه می‌کنند. در حالی که، تکنیک‌ها و ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار، باید از همان ابتدا یعنی در هنگام ایجاد فرآیندها در نظر گرفته شوند. چرا که، آنها با کاهش تلاش‌های دستی، به حداقل رساندن خطاها، بهبود ثبات، مدیریت بهتر وظایف و سازگاری با تغییرات، فعالیت‌های کسب و کار شما را ساده‌تر و سریع‌تر پیش می‌برند. با استفاده از تکنیک‌ها و ابزارهای تحلیل فرآیند کسب و کار ، می‌توانید بر فعالیت‌های با ارزش‌تر تمرکز کنید، بهره‌وری کسب و کارتان را افزایش دهید و به نتایج بهتری برسید.