شبیه سازی فرآیند کسب و کار چیست و چه ارتباطی با مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) دارد؟
تصور کنید که سیستم سفارش خرید سازمانتان، مشکلات زیادی ایجاد کرده و شما قصد اصلاح این سیستم را دارید. اکنون باید چیز جدیدی را امتحان کنید که بتواند فرآیند فعلی را به فرآیندی کارآمدتر و قدرتمندتر تبدیل کند. اما هر گونه تغییر در سیستم، ممکن است دستورات فعلی را به هم بزند و آزمایش‌های شما را با شکست روبرو کند. پس باید چه کاری انجام دهید؟ اینجاست که موضوع شبیه سازی فرآیند کسب و کار مطرح می‌شود و به شما نشان می‌دهد سیستم یا سناریوهایی که تعریف کرده‌اید، هنگام اجرا چگونه رفتار می‌کنند.
اگر شما هم راجع به شبیه سازی فرآیند کسب و کار چیز زیادی نمی‌دانید، اصلا نگران نباشید. امروز به شما خواهیم گفت شبیه سازی فرآیند کسب و کار چیست و چه مراحلی دارد.
شبیه سازی فرآیند کسب و کار چیست؟
به طور کلی، شبیه سازی فرآیند (Process simulation)، به منظور توسعه، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی فرآیندهای فنی مانند: فرآیندهای شیمیایی، سیستم‌های محیطی، نیروگاه‌ها، عملیات پیچیده تولید، فرآیندهای بیولوژیک و عملکردهای فنی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
شبیه سازی فرآیند کسب و کار(Business Process Simulation)، ابزاری برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار است. این ابزار برای ارزیابی رفتار دینامیکی فرآیندها در طول زمان، یعنی توسعه عملکرد فرآیندها و منابع در واکنش به تغییر یا نوسان پارامترهای محیط یا سیستم‌های خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در واقع، شبیه سازی فرآیند کسب و کار، پس از طراحی اولیه یا طراحی مجدد یک فرآیند، جهت تجزیه و تحلیل کارایی فرآیند، پیش از اجرا مورد استفاده قرار می‌گیرد. آزمایش فرآیند در سناریوی دنیای واقعی به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا تاثیر فرآیند را بدون ایجاد اختلال در فعالیت‌های روزمره کسب و کار، تعیین کرده، بهتر تصمیم‌گیری کنند و فرآیند بهبود مستمر را تقویت کنند.
شبیه سازی فرآیندهای سازمان، یک راهکار بسیار عالی برای ایجاد متد چابک در سازمان شماست. این انعطاف‌پذیری و دانش، فرآیندهای مورد نیاز برای تبدیل فرآیندهای کنونی به فرآیندهای مورد نیاز را فراهم می‌کند، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد و منابع را نیز حفظ می‌کند. نتایج شبیه سازی فرآیند کسب و کار، با ارائه دیدگاه‌هایی، از تصمیمات شما در زمینه طراحی فرآیند، عملکرد فرآیند، کیفیت محصول، رضایت مشتری تامین منابع و استفاده از منابع پشتیبانی می‌کند.
در مطلب اجایل چیست، همه چیز را در مورد سیستم مدیریت چابک بیان کرده‌ایم.
ورودی شبیه سازی فرآیند کسب و کار چگونه تعیین می‌شود؟
ورودی شبیه سازی فرآیند کسب و کار، معمولا شامل اطلاعاتی در مورد جریان فرآیند، منابع و نمونه سازی فرآیند است.
خوب است بدانید، جریان فرآیند، ترتیب منطقی و مبتنی بر زمان اجرای کار را تعریف می‌کند. اطلاعات بیشتر برای تعریف رفتار نقاط تصمیم‌گیری یا حلقه‌های جریان، در طول فرآیند شبیه سازی اضافه می‌شوند. علاوه‌براین، زمان صرف شده برای اجرای هر فعالیت نیز مشخص شده است.
یکی از عوامل محدود کننده در اجرای فرآیندها، در دسترس بودن منابع انسانی و فنی مورد نیاز برای انجام وظایف در یک فرآیند است. برای این منابع، یک انتقال به فعالیت انجام شده و مشخص می‌شود که چه منابعی مورد نیاز است و چه مقدار ارائه شده است.
بسته به پیچیدگی شبیه سازی فرآیند، می‌توانید اطلاعات بیشتر، مانند در دسترس بودن، نرخ شکست یا مهارت‌ها و توانمندی‌ها را ارئه کنید.
الگوی شبیه سازی فرآیند کسب و کار، تعیین می‌کند که یک فرآیند، چه زمانی و چند بار راه‌اندازی می‌شود. علاوه‌براین، آنها رویدادهایی را نشان می‌دهند که باعث ایجاد یک فرآیند یا تقاضا برای اجرای یک فرآیند می‌شود.
آزمایش‌های شبیه سازی فرآیند کسب و کار چگونه انجام می‌شود؟
با تعریف ورودی، می‌توانید آزمایش‌های شبیه سازی را انجام دهید. این آزمایش‌ها می‌تواند شامل تغییر پارامترهای مدل یا خود مدل، به منظور آزمایش سناریوهای مختلف فرآیند و محیط باشد. معمولا در هر سناریو و شبیه سازی، به منظور تعیین اهداف تجزیه و تحلیل، نتایج، جمع‌آوری و ذخیره می‌شوند. به خاطر داشته باشید، انتخاب نتایجی که باید جمع‌آوری شوند، به اهداف تحلیل بستگی دارد.
مراحل شبیه سازی فرآیند کسب و کار چیست؟
برای شبیه سازی فرآیندکسب و کار باید مراحل زیر را طی کنید:
داده‌های خاص را در مورد فرآیندهای موجود جمع‌آوری کنید
در مورد معیارهایی که برای ارزیابی استفاده خواهید کرد تصمیم‌گیری کنید. آیا روند جدید، سریع‌تر به نتیجه می‌رسد؟ روند جدید باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود؟ نتایج شما خطاهای کمتری دارد؟
ابزار مدل‌سازی فرآیند کسب و کار را انتخاب کنید
بهتر است ابزاری را انتخاب کنید که دارای امکانات کشیدن و رها کردن است و نیازی به کدنویسی‌های سخت و پیچیده ندارد.
فرآیند بهبود یافته را طراحی کنید
تغییرات لازم را در فرآیند موجود ایجاد کرده و راه حل بهینه را ارائه دهید.
شبیه سازی فرآیندهای سازمان را اجرا کنید
اکنون باید تمام داده‌های لازم برای اثبات فرضیه خود را جمع‌آوری کنید.
تصمیم بگیرید که در فرآیند جدید چه چیزی را اجرا کنید
بر اساس نتایجی که به دست آورده‌اید، هر تغییری که لازم است در فرآیند موجود ایجاد کنید.
هدف از انجام شبیه سازی فرآیند کسب و کار چیست؟
هدف از انجام شبیه سازی، تسهیل ارتباط با ذینفعان برای تحلیل هزینه، تحلیل سود، انجام بهبود فرآیندها و… است. با اجرای شبیه ساز، می‌توانید اجرای فرآیند کسب و کار را برای مطالعه مصرف منابع (مانند منابع انسانی، دستگاه‌ها و…) در طول یک فرآیند، شناسایی تنگناها، تعیین کمیت تفاوت میان گزینه‌های بهبود که به مطالعه و اجرای بهبود فرآیندها کمک می‌کند را شبیه سازی کنید.
تجزیه و تحلیل نتایج شبیه سازی فرآیند کسب و کار چگونه انجام می‌شود؟
نتایج شبیه سازی فرآیند کسب و کار، شامل اطلاعات کمی مبتنی بر زمان، هزینه‌های مربوط به اجرای فرآیندها و استفاده از منابع است. به عنوان مثال، زمان انتظار، زمان‌های توان عملیاتی، نمونه‌های فرآیند تکمیل شده.
خوب است برای تجزیه و تحلیل، داده‌ها را در یک نقطه خاص از زمان ارزیابی کنید. به عنوان مثال، تعداد نمونه‌های فرآیند تکمیل شده در پایان زمان شبیه سازی فرآیند یا در طول زمان و یا توسعه زمان انتظار پس از اوج تقاضا. خوب است بدانید، نوع خاص داده‌هایی که باید توسط شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار تولید شوند و نحوه تجزیه و تحلیل آنها به هدف تحلیل بستگی دارد.
چه زمانی باید از شبیه سازی فرآیند کسب و کار استفاده کنیم؟
شبیه سازی فرآیند، برای زمانی مناسب است که:
- شما می‌خواهید یک فرآیند به میزان قابل توجهی تفغییر دهید، اما نتایج را نمی‌دانید.
- شما در حال کار با یک فرآیند مهم و حیاتی هستید که نمی‌توانید آن را متوقف کنید.
- شما می‌خواهید در مورد نحوه عملکرد یک فرآیند در شرایط خاص، اطلاعات واقعی و دقیق داشته باشید.
مزایای شبیه سازی فرآیند کسب و کار چیست؟
شبیه سازی فرآیند کسب و کار، مزایای زیادی دارد، از جمله اینکه به شما امکان می‌دهد تا:
از منابع مجازی استفاده کنید
در یک محیط مجازی، برای آزمایش و توسعه چیزی محدود نمی‌شوید. استفاده از یک محیط شبیه سازی شده به شما کمک می‌کند تا با استفاده از منابع مجازی موجود، بر این مشکلات و چالش‌ها غلبه کنید و ببینید کدام فرآیندها و ایده‌ها به درستی کار می‌کنند.
با ایده‌های مختلف آزمایش کنید
می‌توانید متغیرهای ورودی خود را برای آزمایش فرآیند و نحوه عملکرد آن در شرایط مختلف تعریف کنید. با استفاده از این داده‌ها، می‌توانید پارامترهای مدل را به عنوان یک کل، متناسب با نیاز خود تغییر دهید. به این ترتیب، قادر هستید ایده‌ها و مدل‌های مختلف را آزمایش کنید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای قدرتمندی بسازید که تحت هر شرایطی به خوبی عمل کنند.
قبل از بروز اشتباهات، آنها را پیدا کنید
یکی دیگر از مزایای شبیه سازی فرآیند کسب و کار این است که می‌توانید مشکلات و اشتباهات فرآیندهای خود را در یک محیط مجازی از بین ببرید. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن باشید که قبل از اجرای فرآیندها، همه اشکالات را برطرف کرده‌اید. این بسیار بهتر از پیدا کردن باگ و خطا در هنگام اجرای فرآیند است.
از نتایج واقعی مطلع شوید
ممکن است در تیم شما ایده‌هایی وجود داشته باشد که همه اعضا تمایل به اجرای آنها داشته باشند، اما شاید این ایده‌ها تنها بر روی کاغذ خوب به نظر برسند. در واقع هیچ تضمینی وجود ندارد که آنها مزایای دنیای واقعی را ارائه دهند. بنابراین، شبیه سازی فرآیند کسب و کار، یک راهکار بسیار کارآمد و مناسب برای آزمایش ایده‌های جدید است تا ببینید آیا آنها واقعا نتایج واقعی و امیدوار کننده ارائه می‌دهند یا نه. اگر پاسخ مثبت بود، می‌توانید شبیه سازی را به مرحله آزمایشی توسعه ببرید. اما در صورتی که نتایج مطلوب نبود، باید مشکل را پیدا کنید و آن را رفع کنید و یا فرآیند را به طور کامل رها کنید.
این روش، به کسب و کارها کمک می‌کند تا از هر گونه تاثیر فرآیندهای ناکارآمد بر بهره‌وری واقعی جلوگیری کنند.
هزینه‌های طراحی را کاهش دهید
با استفاده از شبیه سازی فرآیند کسب و کار، می‌توانید مدل‌ها و فرآیندهای نادرست و ناکارآمد را در مرحله طراحی ریشه کن کنید. این باعث صرفه جویی در زمان می‌شود، در غیر این صورت زمان شما صرف ایجاد یک مدل معیوب و ناکارآمد خواهد شد. در واقع، شبیه سازی فرآیندهای سازمان، به شما تضمین می‌دهد که فقط برای توسعه مدلی هزینه می‌کنید که می‌تواند مزایای دنیای واقعی را به شما نشان دهد.
فرآیندها را به آسانی آزمایش کنید
اگر فعلا یک مدل فرآیند موجود دارید و می‌خواهید مطمئن شوید که بهبود یافته یا به عملیات فعلی شما ارتقا یافته است، شبیه سازی راهکار مناسبی است. شبیه سازی فرآیند کسب و کار، راه خوبی است برای اینکه ببینید کدام بهبودها کار می‌کنند و کدام‌ها کار نمی‌کنند.
اتصال شبیه سازی فرآیند کسب و کار به BPM
حتما متوجه شده‌اید که شبیه سازی فرآیندها، در هنگام ایجاد مدل‌های نظری و تغییر در فرآیندها بسیار کارآمد و مفید است. اما شبیه سازی فرآیند کسب و کار چه ارتباطی با مدیریت فرآیند کسب و کار دارد؟
با یک نرم افزار مناسب در زمینه شبیه سازی فرآیند کسب و کار، می‌توانید طرح‌هایی را که در هنگام شبیه سازی انجام داده‌اید را تا مرحله مدل‌سازی دنبال کنید. به این ترتیب، شبیه سازی‌های مستقیم را به مدل‌های فرآیندی تبدیل می‌کنید که می‌توانند در توسعه این مدل‌ها مورد استفاده قرار گیرند.
همان طور که می‌توانید مدل‌های اثبات شده را در دنیای واقعی آزمایش کنید تا اثرات آنها مشخص شود، فرآیندهای ناکارآمد و نامناسب، حتی به ترک فاز طراحی نیازی ندارند. این موضوع، باعث صرفه‌جویی در زمان و تلاش بیشتر در زمینه مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌شود. اینجاست که شبیه سازی فرآیند کسب و کار مطرح می‌شود و به عنوان یک عنصر حمایتی برای مدیریت فرآیند کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
و در انتها…
همان طور که ملاحظه کردید، شبیه سازی فرآیند کسب و کار، به شما کمک می‌کند تا ویژگی‌ها و مدل‌های فرآیند را با متغیرها و پارمترهای مختلف آزمایش کنید تا ببینید آیا مدلی که ایجاد کرده‌اید به اندازه کافی کارآمد و مناسب است تا بتواند جایگزینی برای فرآیندهای موجود باشد یا نه.