مرکز تعالی (CoE) چیست؟ BPM CoE چگونه بر فرآیندهای سازمان شما موثر است؟
همه کسب و کارها برای حفظ مزیت رقابتی، باید از تحول دیجیتال استقبال کنند و برای استفاده موثرتر از فناوری نسبت به رقیبان خود، راهکارهایی بیابند. با در نظر گرفتن این هدف، برای استفاده از فناوری‌های خاص در سازمان خود، یک مرکز تعالی ایجاد کنید.
مرکز تعالی یا CoE ، مکانی متمرکز است که در آن بهترین روش‌ها بر اساس دانش و داده‌های تجربی یک سازمان فرموله می‌شوند. در نهایت، این روش‌ها به عنوان استانداردهایی در فرهنگ سازمان جای می‌گیرند و در همه مناطق آن پیاده سازی می‌شوند.
به این ترتیب، برای آزمایش فرآیندهای جدید، کشف، نظارت و انتشار پیشرفتهای تولید، ابزارهای کارآمد و مناسب را در اختیارتان قرار می‌دهند.
همراه ما بمانید تا به طور کامل با مرکز تعالی و مراحل ایجاد آن آشنا شویم.
مرکز تعالی (CoE) چیست؟
مرکز تعالی (Center of Excellence) یا CoE، تیمی از کارکنان ماهر و متخصص است که از اجزای مهم و کلیدی هر سازمان محسوب می‌شوند. آنها قصد دارند تحول دیجیتال را در سراسر سازمان محقق کنند. یک مرکز تعالی، برای بهبود دسترسی به تخصص‌های حیاتی و مهم در سراسر سازمان طراحی شده است.
CoE ها معولا زمانی ایجاد می‌شوند که در یک سازمان، شکاف مهارتی یا کمبود دانش وجود داشته باشد. مثلا ممکن است سازمان شما یک مرکز تعالی جدید برای مدیریت پذیرش و ادغام اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) تشکیل دهد.
شرکت تحقیقاتی Gartner، مرکز تعالی موثر را به عنوان تمرکز تخصص و منابع موجود در یک رشته یا توانایی دستیابی و حفظ عملکرد و ارزش در سطح جهانی توصیف می‌کند.
در زمینه مدیریت فرآیند و اتوماسیون، تمرکز تخصص و منابع در چارچوب مرکز تعالی به این معنی است که وقتی تولید را افزایش می‌دهید، می‌توانید صرفه‌جویی در مقیاس را با کاهش زمان چرخش برای ایجاد گردش‌های کاری اضافی و کاهش هزینه‌های تولید، مشاهد کنید.
هدف مرکز تعالی (CoE) چیست؟
مهم‌ترین هدف یک CoE، حذف ناکارآمدی‌ها و کمک به حرکت سازمان به سطح بعدی مدل بلوغ است. بنابراین، باید شامل نمایندگانی از مدیریت، خط کسب و کار (LOB) و فناوری کسب و کار (IT) باشد.
بسته به نوع سازمان، ممکن است مرکز تعالی، در حال انجام یا موقت باشد. هنگامی که CoE در حال انجام است، معمولا اعضای تیم مسئولیت‌های شغلی دیگری دارند. اما هنگامی که CoE موقت است، ممکن است اعضای تیم از یک سری وظایف روزانه معاف شوند.
در حالت ایده‌آل، اعضای CoE ، مسئول انتشار دانش در حوزه مورد علاقه مرکز و ارائه پشتیبانی به کارکنان برای اجرای بهترین روش‌های توصیه شده هستند.
مولفه‌های مرکز تعالی (CoE) چیست؟
گاهی مرکز تعالی با عنوان مرکز شایستگی یا توانایی نامیده می‌شود. همان طور که اشاره کردیم، مرکز تعالی یا CoE ، تیمی است که در جستجوها و به کارگیری ابزارها، تکنیکها یا روش‌های فناوری جدید، پیشرو است. مولفه‌های یک مرکز تعالی عبارتند از:
- استاندارد سازی
- سنجش کارایی و بهره‌وری
- دارایی‌های اهرمی
- کارشناسان ماهر و متخصص
- مدیریت و حکمرانی قدرتمند
خوب است بدانید، دارایی‌های اهرمی نوعی روش تکثیر سود یا زیان است. به عبارت دقیق‌تر، اهرم به معنی قرض کردن پول به منظور چندبرابر کردن درآمد حاصل از تجارت است.
مزایای مرکز تعالی (CoE) چیست؟
با استفاده از یک مرکز تعالی می‌توانید مطمئن باشید که:
- از منابعی که در اختیارتان قرار داشته، به صورت بهینه استفاده کرده‌اید.
- محصولات و خدمات باکیفیت و کارآمدی به مشتریان ارائه می‌دهید.
- با حذف روش‌های ناکارآمد، هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهید.
- برای اجرای مهارت‌ها و فناوری‌های جدید به زمان کمتری نیاز دارید.
مراحل ایجاد مرکز تعالی (CoE) در سازمان شما
اکنون به شما خواهیم گفت چگونه می‌توانید یک مرکز تعالی موفق ایجاد کنید، تخصص‌های مهم را به اشتراک بگذارید و پذیرش فناوری را در کسب و کارتان افزایش دهید.
مرحله1: اصول طراحی و بهترین روش‌ها را به صورت واضح تعریف کنید
هر مرحله از فرآیندهای شما نیاز به ثبت گزارش، قابلیت ردیابی و پشتیبانی طولانی مدت از راه حل‌ها دارد. این کمک می‌کند تا در پروژه‌های شما قابلیت ردیابی، سازگاری و انعطاف پذیری ایجاد شود و با توجه به رویکرد مدنظرتان در مسیر درست حرکت کنید.
اگر می‌خواهید راه‌حل‌ها را با تغییرات کسب و کار سازگار کنید و در برابر هر مشکلی که ممکن است ایجاد شود، انعطاف پذیر باشید، باید در مورد نحوه ایجاد راه‌حل‌ها، قوانین واضح و شفافی تعریف کنید.
مرحله2: یک تیم قدرتمند تشکیل دهید
یکی از عوامل موفقیت در ایجاد مرکز تعالی، داشتن یک تیم نوآور و خلاق است. اما اگر آنها نگران خطرات باشند، نمی‌توانند نوآوری کنند. هر چند شما می‌توانید اعضای تیم را برای استفاده از تکنولوژی‌های مختلف آموزش دهید، اما داشتن تمایل طبیعی برای نوآوری و ریسک‌های حساب شده، اهمیت زیادی دارد.
بنابراین، همه اعضای تیم باید ظرفیت ریسک کردن را داشته باشند، اشتباهات خود را به اشتراک بگذارند و از آنها درس بگیرند. با سیستم fail-fast، تیم شما می‌تواند با روش‌های چابک برای بهبود مستمر فعالیت کند. fail-fast، سیستمی است که هر شرایطی را که احتمالا نشان دهنده خرابی است، در رابط خود گزارش می‌دهد. استفاده از این سیستم، به دریافت نتایج سریع منجر می‌شود. می‌توانید یکپارچگی و انرژی را با احساس مالکیت در موفقیت‌های مشترک به تیم کسب و کارتان وارد کنید.
مرحله3: مجموعه‌ای از اجزای قابل استفاده مجدد بسازید
مجموعه اجزای قابل استفاده مجدد می‌تواند فعالیت‌های شما را ارزشمند و تسریع کند. یک جزء، چیزی به سادگی یک الگو برای یک سند یا چیزی است که توسعه دهندگان ایجاد می‌کنند. هر چیزی که طراحی می‌شود، باید طوری ساخته شود که بتوانید از آن در موارد متعدد استفاده کنید.
به عنوان مثال، می‌توانید یک تایید گردش کار را به صورت قابل تنظیم بسازید. بنابراین، افراد تیم می‌توانند انتخاب کنند که: چند سطح تایید کننده داشته باشند، چه کسی تاییدیه‌ها را در هر سطح انجام دهد، مسیر رد کردن چگونه باشد و…، این پیکربندی‌ها به معنای تایید گردش کار است. بنابراین، شما واقعا می‌توانید چابکی سازمان خود را افزایش دهید.
این کار به صرفه‌جویی در هزینه‌های ساخت کمک می‌کند، چرا که لازم نیست چندین بار گردش کار ایجاد کنید. بلکه تنها یک بار با تکرارهای قابل تنظیم کافی است. همچنین وقتی از مواردی که قبلا آزمایش شده‌اند، مجددا استفاده می‌کنید، می‌توانید زمان‌های برگشت را تسریع کرده و خروجی با کیفیت‌تری ارائه دهید.
مرحله4: محیط‌های پایدار و نظارت شده ایجاد کنید
ایجاد جریان‌های نظارت فعال به عنوان بخشی از CoE اهمیت زیادی دارد. ایجاد تضمین کیفیت مکرر و فرآیندهای تست پلتفرم به این معنی است که می‌توانید مطمئن باشید تغییرات تولید مطابق با بهترین روش‌ها پیش می‌رود. برای این منظور می‌توانید از سیستم‌های BPMS کمک بگیرید و برای مشکلات خود راه‌حل‌های فوری فراهم کنید.
مرحله5: فرآیندها را به طور مداوم بهبود ببخشید
یک روش تکراری ایجاد کنید تا مطمئن شوید که همه کارها با روش درست، در زمان مناسب و با مشارکت افراد مناسب انجام می‌شود. برای این کار بهتر است از فرآیند دریافت که شامل یک ارزیابی 3 لایه است، استفاده کنید:
1. مناسب بودن: آیا فرآیند به اندازه کافی بالغ و پایدار است که خودکارسازی شود؟
2. پیچیدگی: یکپارچگی زبان‌های سیستم را ارزیابی کنید.
3. ارزش تجاری: میزان پس‌انداز، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها را ارزیابی کنید.
در کنار این روش، باید فرآیندهای گذشته نگر را برای یادگیری مستمر تنظیم کنید. با ایجاد یک مخزن اسناد برای نگهداری تمامی مصنوعات تیم، اعضا می‌توانند اطلاعات را به خوبی بررسی کرده، زمان ورود به بازار را تسریع کنند و در نهایت، کیفیت را بهبود ببخشند.
مرحله6: یک روش مدیریتی سبک و سازگار طراحی کنید
در این مرحله برای اطمینان از رعایت انطباق و ایجاد بهترین عملکرد، باید یک روش مدیریتی سبک، سازگار و انعطاف پذیر طراحی کنید. از تیم‌های زیرساختی سازمان خود بخواهید فهرستی از مناطقی که نیاز به مشاوره دارند، ارائه دهند. سپس تیم‌ها را به چرخه برنامه‌ریزی، آزمایش، ساخت، استقرار و بررسی گذشته وارد کنید.
انجام این کارها با درگیر کردن افراد مناسب در زمان مناسب به افزایش کارایی و بهره‌وری کمک می‌کند. همچنین کیفیت را بهبود می‌بخشد و نرخ فعالیت مجدد را کاهش می‌دهد. چرا که بررسی‌های اولیه از صحت فرآیندها مطمئن شده‌اند.
***
موفقیت در تحول دیجیتال، علاوه بر ابزارها و فناوری‌ها، به توانایی سازمان برای خلق ارزش (از طریق طراحی مجدد فرآیندهای تجاری حساس و کلیدی با مشتریان) نیز بستگی دارد.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چارچوبی است که احتمال موفقیت در تحول دیجیتال را افزایش می‌دهد. راه‌حل‌های مدرن BPM از فناوری و دارایی‌های سازمانی موجود برای ایجاد فرآیندهای هوشمندانه‌تر استفاده می‌کنند. این فرآیندهای هوشمند، کارایی عملیاتی را افزایش می‌دهند. با دید بهبود یافته در مورد فرآیندها، چابکی تجاری برتری خواهید داشت و می‌توانید محصولات و خدمات باکیفیت‌تری به مشتریان خود ارائه دهید.
ادغام CoE و BPM
BPM CoE به کسب و کارها امکان می‌دهد تا از طریق ایجاد ساختارها و رویه‌های سازمانی برای بهره‌برداری موثرتر و به اشتراک گذاری دانش، اجرای استانداردهای منسجم، بهینه سازی روند استفاده از منابع و مدیریت خدمات، طیف گسترده‌ای از مزایا را به دست آورند.
BPM CoE ، برای ایجاد چشم‌انداز بلندمدت، به کارگیری روشی نظام‌مند برای نزدیکی به طرح‌های BPM و در نهایت رسیدن به بلوغ BPM، نقش کلیدی ایفا می‌کند. همان طور که از نام آن پیداست، مرکز تعالی، در مرکز تمام ابتکارات فرآیند قرار دارد و توسط مدیریت ارشد اداره می‌شود. با توجه به تصمیمات و وظایفی که برای اجرای CoE باید انجام شود، ضروری است که مدیریت ارشد سازمان این نقش را بر عهده بگیرد.
برخی جنبه‌های کلیدی BPM CoE عبارت است از:
- حکمرانی: این بخش با مالکیت یک فرآیند، یعنی واگذاری مالکیت به یک فرد یا گروه سروکار دارد.
- وضعیت پروژه: این بخش در مدیریت وضعیت ابتکارات فرآیندهای مختلفی که در حال اجرا هستند، نقش کلیدی دارد.
- ردیابی ارزش تحویل شده: یک BPM CoE باید به صورت مداوم بر ارزش ارائه شده از طریق طرح‌های BPM نظارت کند.
- نمونه کارهای فرآیند: BPM CoE می‌تواند ضمن کار با تمام بخش‌ها، یک نمونه کار فرآیند ایجاد کند. این نمونه کار، درک خوبی از تقاضای آینده ارائه می‌دهد و به برنامه‌ریزی برای رسیدگی به آن کمک می‌کند.
- استانداردها: این بخش برای تضمین ثبات و هماهنگی در سراسر سازمان اهمیت زیادی دارد.
- مهارت‌ها: BPM CoE ، در ایجاد و حفظ مهارت‌های مرتبط با فعالیت‌های تعالی فرآیند و اجرای فناوری‌های جدید نقش حیاتی دارد.
- خدمات قابل استفاده مجدد: BPM CoE باید بتواند فهرستی از تمامی خدمات در حال توسعه را همراه با خدمات رایج مورد استفاده، حفظ کند.
یک BPM CoE می‌تواند در اشکال و مدل‌های مختلف ایجاد شود. از یک مدل فدرال و غیرمتمرکز گرفته تا ساختار مرکزی سازماندهی شده که در آن دارایی‌ها، چارچوب‌ها، خدمات و ابزارهای کلیدی به صورت متمرکز مدیریت می‌شوند. اما بهتر است در ابتدا که سازمان سطح بلوغ پایینی دارد، یک مدل مرکزی ایجاد کنید که در آن تیم‌های توسعه، دارایی‌ها، خدمات و ابزارها، بخشی از یک گروه باشند و به صورت متمرکز مدیریت شوند. بعد از مدتی با رسیدن به بلوغ، تیم توسعه سازمان شما می‌تواند مانند یک مدل فدرال، به صورت غیرمتمرکز عمل کند.
به طور کلی، مرکز تعالی BPM یا BPM CoE، یک مکانیسم سازمانی مهم است که با هدف نهادینه کردن ابتکارات BPM و تداوم مزایای آن، به صورت متمرکز در سراسر سازمان، مورد استفاده قرار می‌گیرد.