مدیریت کارآمد و موثر کسب و کار با نمودار زمینه
در دنیای تجارت امروز، موضوع حائز اهمیت برای هر کسب و کار، تکمیل و بهینه سازی فرآیندها برای رقابتی ماندن است. اینجاست که نمودار زمینه به عنوان یک ابزار تجسم مفید، به کمک شما می‌آید. امروز ضمن بررسی دیاگرام زمینه، به شما خواهیم گفت این سیستم چگونه بر پروژه‌های شما اثر می‌گذارد.
نمودار زمینه سیستم چیست؟
نمودار زمینه سیستم (System Context Diagram)، بالاترین سطح در نمودار جریان داده و شامل یک فرآیند است که کل سیستم را نشان می‌دهد و زمینه و مرزهای سیستمی که باید مدل‌سازی شود را تعیین می‌کند. همچنین، جریان‌های اطلاعات، بین سیستم و نهادهای خارجی را نیز شناسایی می‌کند.
تحلیلگران تجاری از این ابزار برای درک جزئیات و مرزهایی که در یک پروژه در نظر گرفته می‌شود، استفاده می‌کنند. این نمودار به جریان اطلاعات بین سیستم و اجزای خارجی اشاره می‌کند.
نمودار زمینه، سیستم مورد بررسی را به عنوان یک فرآیند واحد سطح بالا در نظر می‌گیرد. سپس رابطه سیستم با سایر واحدهای خارجی (سیستم‌ها، گروه‌های سازمانی، فروشگاه داده‌ها و…) را نشان می‌دهد.
از آنجا که SCD، به عنوان بخشی از سند الزامات یک پروژه، برای استفاده ذینفعان پروژه طراحی شده، لازم است برای درک سریع و آسان، با زبانی ساده و قابل فهم ارائه شود.
بر اساس مطالب سایت Wikipedia :
نمودار زمینه سیستم (system context diagram)، نموداری است که مرز میان یک سیستم و محیط آن را مشخص می‌کند و موجودیت‌هایی را نشان می‌دهد که با آن تعامل دارند. نمودار زمینه سیستم (SCD)، یک سیستم را به عنوان یک کل و ورودی‌ها و خروجی‌ها را به عنوان عوامل خارجی نشان می‌دهد.
هدف از ایجاد نمودار زمینه سیستم، تمرکز بر عوامل و رویدادهای خارجی است که باید در توسعه مجموعه کامل و دقیقی از الزامات و محدودیت‌های سیستم در نظر گرفته شوند.
نمودار زمینه از یک حباب زمینه تشکیل می‌شود که وسط نمودار ترسیم می‌شود. این شکل دایره‌ای، نشان دهنده یک مرز مفهومی است که گروهی از فرآیندها و فعالیت‌های به هم پیوسته یک پروژه را در بر می‌گیرد. به بیان دیگر، جزئیات دقیق ساختار داخلی سیستم در یک نمودار زمینه پوشانده می‌شود. زیرا نمای سطح بالایی سیستم را در خود نگه می‌دارد. این فرآیند را پنهان کردن اطلاعات می‌نامند.
نمودارهای زمینه با استفاده از دو بلوک توسعه پیدا می‌کنند:
- نهادها: موارد داری برچسب در مرکز سیستم هستند که در اطراف آنها، جعبه‌های متعدد برای هر بازیگر خارجی قرار دارد.
- روابط: خطوط برچسب گذاری شده بین موجودیت‌ها و سیستم
یک نمودار زمینه همچنین می‌تواند طبقه‌بندی موجودیت‌های خارجی را به عنوان یک مجموعه ساده دسته‌بندی و فهرست کند.
این دسته بندی شامل موارد زیر است:
- نهاد فعال: موجودیتی که برای رسیدن به هدف، کاملا پویا رفتار می‌کند.
- نهاد غیر فعال: نهادهای خارجی ثابت که به ندرت با سیستم تعامل دارند.
- نهاد مشارکتی: نهادهای خارجی قابل پیش‌بینی که برای به دست آوردن برخی نتایج مطلوب، توسط سیستم مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- نهاد مستقل: نهادهای خارجی که از سیستم جدا شده‌اند، اما سیستم را از طریق محدودیت‌های تحمیلی یا تاثیرات مشابه، به صورت غیرمستقیم تحت تاثیر قرار می‌دهند.
عناصر نمودار زمینه چیست؟
هر نمودار زمینه شامل 3 عنصر اصلی است:
محصول
پروژه، سیستم یا موجودیتی که باید تعریف شود. نماد این بخش، دایره‌ای است که هر چیزی (نقش‌ها، مسئولیت‌های شغلی و فرآیندها) را در کنترل خود نگه می‌دارد. نمودارهای دایره‌ای، به عنوان استانداردی برای ارائه موضوعات به عنوان بخشی از یک کل به حساب می‌آیند.
نهادها یا عوامل خارجی
افراد، سیستم‌ها و سازمان‌هایی که در خارج فعالیت می‌کنند اما به نحوی با محصول تعامل دارند. مانند: تصمیم گیرندگان، تامین کنندگان و مشتریان. این‌ها با مربع یا مستطیل نشان داده می‌شوند.
خطوط جریان
این بخش، با فلش نشان داده می‌شود و شامل ارتباطی است که به وسیله آنها موجودیت‌های خارجی با محصول ارتباط برقرار می‌کنند. فلش‌ها معمولا با متن همراهی می‌شوند تا نوع خاصی از داده‌های مبادله شده یا اقدامات در حال انجام را نشان دهند.
هدف نمودار زمینه چیست؟
هدف از طراحی و ایجاد نمودار زمینه سیستم، تمرکز بر عوامل و رویدادهای خارجی است که باید در توسعه مجموعه کاملی از الزامات و محدودیت‌های سیستم در نظر گرفته شوند. نمودار زمینه سیستم، معمولا در اوایل شروع یک پروژه، برای تعیین محدوده بررسی، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
SCD، تمام موجودیت‌های خارجی را که ممکن است با یک سیستم تعامل داشته باشند، نشان می‌دهد. علاوه بر این، کل سیستم نرم افزاری به صورت یک فرآیند واحد نشان داده می‌شود. این نمودار، سیستم را در مرکز و احاطه شده توسط موجودیت‌های خارجی، سیستم‌های متقابل و محیط‌های آن و بدون هیچ جزئیاتی از ساختار داخلی آن، به تصویر می‌کشد.
مزایای نمودار زمینه چیست؟
- یک نمودار زمینه، تمامی عوامل خارجی را که هنگام ساختن یک پروژه یا معماری داخلی محصول باید در نظر گرفته شود، نشان می‌دهد.
- ایجاد نمودار زمینه، در مرحله برنامه‌ریزی و زمانی که طرفداران، تازه شروع به بررسی و تفسیر چشم‌انداز فعالیت خود کرده‌اند، بسیار کارآمد و مفید است. در این مرحله، نمودار مطمئن می‌شود که سیستم‌های توسعه یافته با الزامات و محدودیت‌های پروژه مرتبط هستند. بنابراین، می‌تواند خطرات بالقوه را کاهش دهد.
- نمودارهای زمینه، در مقایسه با نمودارهای پیچیده‌ای که درک آنها نیاز به دانش فنی دارد، بسیار ساده‌تر است.
- نمودار زمینه، یک ابزار بسیار مناسب برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات مهم با اعضای تیم پروژه و کمک به آنها جهت درک بهتر پروژه است.
- SCD، یک ابزار عالی برای آسان کردن روند طوفان فکری در میان افرادی است که آنها را طراحی و تجزیه و تحلیل می‌کنند.
کلیک کنید تا به شما بگوئیم طوفان فکری چیست و چه نقشی در تحلیل کسب و کار دارد.
- نمودار زمینه جهت یادداشت اشتباهات و حذفیات در یک طرح تجاری یا الزامات پروژه، مناسب است. از این رو می‌توانید قبل از اجرای پروژه، اصلاحات و تنظیمات لازم را انجام داده و خطرات پروژه را کاهش دهید.
- نمودار زمینه، از محدوده پروژه یک چارچوب ساده به شما ارائه می‌دهد. همچنین با افزایش آشکار سازی و تایید رویدادهای پیشرفته، تمامی فرآیندهای پروژه مانند اجزای خارجی، ورودی‌ها، خروجی‌ها و الزامات اولیه فرآیندها را بررسی و ارائه می‌کند.
- ایجاد اصلاحات در نمودار زمینه بسیار آسان است.
- در صورت نیاز می‌توانید نمودار زمینه را به چند سطح گسترش دهید تا اطلاعات بیشتری را که اخیرا ارائه شده، نمایش دهد.
- برای استفاده از اشکال و نمادهای مختلف در ترسیم این نوع نمودار، هیچ محدودیتی وجود ندارد.
- درک نمودار زمینه نیازی به مهارت و دانش فنی ندارد.
محدودیت‌های نمودار زمینه چیست؟
حالا که مزایای این سیستم را شناختیم، خوب است کمی هم راجع به محدودیت‌های آن صحبت کنیم.
- نمودارهای زمینه نمی‌توانند در مورد توالی یا زمان فرآیندهای پروژه، جزئیات لازم را ارئه دهند.
- طراحی و ایجاد نمودار زمینه به زمان زیادی نیاز دارد و مستعد خطاست.
- نمودارهای زمینه، تنها به نمایش فرآیندهای در دست اقدام محدود می‌شوند.
روش ایجاد نمودار زمینه چگونه است؟
به منظور ایجاد نمودار زمینه و توافق در مورد دامنه سیستم، موارد زیر باید شناسایی شوند:
- نهادهای خارجی
- جریان‌های داده
با دنبال کردن مراحلی که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم، می‌توانید دیاگرام مورد نظر خود را در کوتاه‌ترین زمان ممکن ایجاد کنید.
1. مرزهای اولیه را تعیین کنید
با شناسایی محصول یا پروژه‌ای که می‌خواهید در مورد آن زمینه سازی کنید، کار خود را آغاز کنید. سپس آن را در یک دایره در مرکز نمودار خود قرار دهید. در این مرحله، باید نقش‌ها و فرآیندهایی را که داخل این مرزها قرار می‌گیرند را نیز تعیین کنید.
2. همه عوامل خارجی را شناسایی و فهرست کنید
عوامل خارجی را در محدوده اولیه خود فهرست کنید. بهتر است، موجودیت‌هایی با عملکردهای مشابه، اگر کنار هم نیستند، نزدیک هم قرار داده شوند.
3. جریان داده را تعیین کنید
نمودار سیستم را بررسی کنید و مطمئن شوید چه داده‌ها، خدمات یا فرآیندهایی را می‌توانید از محصول اصلی انتظار داشته باشید. این کار را برای هر موجودیت خارجی انجام دهید تا زمانی که به آخرین آنها یک جریان داده اختصاص داده شود.
4. نمودار زمینه را کامل کنید
پس از شناسایی جریان‌های داده، نمودار زمینه را بررسی کرده و درستی هر کدام از عناصر را تعیین کنید. هر موجودیت خارجی که تعاملی با محصول شما ندارد را حذف کنید. هر موجودیت غلط مانند عوامل خارجی که در محدوده پروژه هستند را بررسی و اصلاح کنید تا جایی که مطمئن شوید هیچ جریان گم شده‌ای وجود ندارد.
چه زمانی از نمودار زمینه استفاده کنیم؟
دیاگرام زمینه تمامی توجهات را به عوامل خارجی و رویدادهایی که در طراحی مجموعه‌ای از محدودیت‌ها و الزامات سیستم در نظر گرفته می‌شود، جلب می‌کند. بنابراین، در ابتدای پروژه برای کمک به رمزگشایی دامنه پروژه‌ای که در حال بررسی آن هستید، ضروری است.
همان طور که اشاره کردیم، نمودار زمینه، سیستم تمام اجزای خارجی را که ممکن است با سیستم تعامل داشته باشند، نشان می‌دهد. از این رو، قادر است کل سیستم نرم افزار را به عنوان یک واحد، نمایش دهد. این نوع نمودار، سیستم را در وسط قرار داده و آن را با بخش‌های خارجی، موجودیت‌های مرتبط و محیط اطراف احاطه می‌کند. در واقع، جزئیات ساختار داخلی سیستم را کنار می‌گذارد.
همچنین برای کاهش ریسک‌های پروژه و تنظیم درست هزینه‌های پروژه نیز می‌توانید از نمودار زمینه استفاده کنید.
و در انتها…
امروز با نمودار زمینه و روش ایجاد آن آشنا شدید و ملاحظه کردید که طراحی و ایجاد نمودار زمینه، مدیران و برنامه ریزان را قادر می‌سازد تا ضمن ارزیابی کامل و دقیق پروژه‌ها، خطرات احتمالی را نیز کاهش دهند.