تحول دیجیتال در فرآیندهای کسب و کار(BPM) چگونه اتفاق می‌افتد؟

زمان مطالعه: 6 دقیقه

در دنیای امروز موضوع اصلی بیشتر مقالات و بحث‌های علمی مرتبط با مشاغل مختلف، چگونگی حفظ روحیه رقابتی در دنیای دیجیتال است که این امر با «تحول دیجیتال» اتفاق می‌افتد. اما معنی دقیق این عبارت چیست؟ آیا به مراحل و گام‌های مشخصی نیاز دارد؟ مراحل تحول دیجیتال چیست؟ برای این تغییر و تحول، کدام یک از استراتژی‌های کسب و کار باید تغییر کنند؟ تحول دیجیتال در فرآیندهای کسب و کار (BPM) شامل چه مراحلی است؟ برای پاسخ به این سوالات تا پایان این مقاله همراه ما باشید.

تحول دیجیتال چیست؟

تحول دیجیتال (Digital transformation) یا DT به معنی یکپارچه سازی فناوری‌های دیجیتال با تمامی زمینه‌های کسب و کار است. این مفهوم بر تغییر نحوه انجام عملیات و ارزش گذاری بر مشتری متمرکز است و به ایجاد تغییرات فرهنگی- سازمانی برای مقابله با چالش‌های موجود نیز می‌پردازد.

به بیان دیگر، در پاسخ به سوال بستر اصلی تحول دیجیتالی چیست، می‌توان گفت DT ، فرآیند دیجیتالی کردن فرآیندهای داخلی و خارجی سازمان با استفاده از فناوری است. DT به کسب و کارها کمک می‌کند تا عملکرد خود را بهبود ببخشند و با خطر اختلالات و مشکلات کاری مقابله کنند.

تاریخچه تحول دیجیتال چیست؟

هرچند ریشه DT به دهه 1940 برمی‌گردد، اما با ارائه محصولات، خدمات و رسانه‌های دیجیتالی در دهه 1990 و 2000، افراد درک بهتری از تحولات دیجیتال پیدا کردند.

ظهور سیستم عامل رسانه‌های اجتماعی و انواع دستگاه‌های هوشمند، در نحوه ارتباط مشتریان با مشاغل مختلف، تغییرات بزرگی ایجاد کرد. علاوه براین، مدت انتظار برای پاسخگویی و در دسترس بودن چند کانال را نیز تغییر داد.

از سوی دیگر، با تحولات صورت گرفته، تجارت آنلاین، فرصت‌های فروش مبتنی بر وب و سیستم‌های پرداخت آنلاین، محبوبیت زیادی پیدا کردند. به این ترتیب، کسب و کارها می‌توانند محصولات، خدمات و ارتباطات خود را بر اساس نیازمندی مشتریان تنظیم کرده و موفق‌تر عمل کنند.

محرک‌های طرح تحول دیجیتال چیست؟

چند سالی است که سازمان‌ها و شرکت‌ها برای مقابله با احتمال ایجاد مشکل و اختلال، طرح DT را آغاز کرده‌اند.

به عنوان مثال، خرده فروشان محلی در پاسخ به کاهش اجناس موجود در بازار توسط سایت‌های بزرگ، در حال طراحی و ساخت الگوهایی برای اصلاح تدارکات و ذخیره کالاهای مختلف هستند.

همه‌گیری ویروس کرونا نیز، تعیین اولویت نقشه‌های راهبردی را برای رهبران فناوری اطلاعات به یک ضرورت تبدیل کرده است.

این اهداف با پیاده سازی نرم افزار یادگیری ماشین (ML) به سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف از طریق زنجیره تامین کمک می‌کند. آنچه اهمیت دارد این است که، نحوه به کار رفتن این ابزارها، روش‌ها و سایر راه‌حل‌ها در تمامی بخش‌های سازمان یا شرکت، تصویری بسیار روشن‌تر و واضح‌تر از DT در آن را ارائه داده و اولویت‌های آن کسب و کار را مشخص می‌کند.

 

تحول دیجیتال در فرآیندهای کسب و کار چگونه اتفاق می‌افتد؟

تا اینجا با مفهوم DT و اهمیت آن آشنا شدیم. در ادامه می‌خواهیم چارچوب ضرورت تحول دیجیتال برای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) را بررسی کنیم. BPM، زمینه‌ای است که DT می‌تواند در آن نقش کلیدی و اثرگذاری داشته باشد. با این حال در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها در رابطه با نحوه دستیابی به تحولات دیجیتال در مدیریت فرآیند کسب و کار، سردرگمی زیادی وجود دارد. برای حل این مشکل می‌توانید چارچوبی که در ادامه می‌آید را برای تصمیم گیری در زمینه DT در مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در نظر بگیرید و از آن استفاده کنید. پیش از آن، لازم است بدانید

در حالی که BPM، بین زمینه‌های کارکردی متفاوت مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت محتوا و… در حال اجرا است، DT در BPM به توانمندسازی تحول در تمامی این زمینه‌ها اشاره دارد.

همان طور که می‌دانید یک سازمان به منظور توانمندسازی DT به یک استراتژی قابل اعتماد و مستحکم نیاز دارد که به وسیله آن بتواند شکاف موجود میان موجودیت‌های مختلف مانند افراد، بخش‌ها، اطلاعات، فرآیندها، فناوری و… را کاهش داده و یا از بین ببرد.

در ادامه یک چارچوب برای ایجاد تحول دیجیتال در فرآیندهای کسب و کار ارائه شده که شامل موارد زیر است:

درک وضعیت

کسب و کارها برای پیاده سازی موفق یک استراتژی تحول دیجیتال باید از روش کار، نحوه تغییرات و اتفاقات سازمان خود درک روشن و درستی داشته باشند. علاوه بر این باید از نحوه انجام کار توسط رقیبان خود نیز مطلع باشند. همچنین باید قادر باشند وضعیت کسب و کار خود را از منظر رقابتی بررسی کنند. شناخت و درک درست تمامی این مسائل، عواملی که باید به کار گرفته شوند و عواملی که نیاز به تغییر و تحول دارند را مشخص می‌کند. به این ترتیب در رابطه با نیاز یا عدم نیاز به تحولات دیجیتال در سازمان می‌توانید به راحتی تصمیم گیری کنید.

تحلیل

سازمان‌ها باید از ساز و کارها و فرآیندهای موجود حداکثر بهره را ببرند و نقاط قوت فناوری خود را شناسایی کنند. در این مرحله در مورد کارهایی که سازمان با استفاده از فرآیندهای موجود می‌تواند آن‌ها را بهتر انجام دهد، تحلیل صورت می‌گیرد. بر اساس اطلاعات به دست آمده سازمان‌ها می‌توانند پیشرفت‌های فناوری را برای ایجاد تغییرات مثبت در کسب و کار شناسایی کرده و آن‌ها را به کار گیرند.

به این ترتیب نتایج مثبت قابل توجهی در ابعاد مختلف کسب و کار شما اتفاق خواهد افتاد.

تشخیص

سازمان‌ها در حوزه تحولات دیجیتال در BPM، باید تغییرات ممکن برای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار را شناسایی کنند. این تغییرات شامل فعالیت‌ها، تعاملات، تاییدیه‌ها، ارتباطات و… است. این موضوع نیاز به انجام اقداماتی مانند موارد زیر دارد:

• مطالعه فرآیندهای موجود در کسب و کار
• شناسایی نحوه حذف داده‌های ورودی، داده‌های خروجی، تاییدیه‌ها، تذکرات کاغذی و…
• شناسایی فناوری‌ها و محصولات فنی که می‌توان از آن‌ها در کسب و کار استفاده کرد.
• بازبینی و تعریف مجدد محصولات و پیشنهادات خدماتی و حتی مدل کسب و کار و…

توجه داشته باشید که تمرکز شما باید در راستای ایجاد تغییراتی برای افزایش فروش و درآمد باشد. شما نباید بر روی صرفه جویی در هزینه‌های عملیاتی متمرکز شوید. زمانی که تغییرات لازم برای افزایش فروش و افزایش درآمد را شناختید، آنگاه می‌توانید در مورد کاهش هزینه‌های عملیاتی در حین پیاده سازی نیز فکر کنید.

مشاهده کردید که در این مرحله به لیستی از تغییرات نیاز دارید. این تغییرات می‌تواند شامل مجموعه‌ای فعالیت‌ها، فرآیندها، تغییرات مدل کسب و کار و… باشد.

اولویت بندی

در این مرحله سازمان‌ها باید تغییرات شناسایی شده در سازمان را مجددا بررسی کنند. هزینه‌ها را تحلیل کرده، قابلیت‌ها، منابع، بودجه و… را ارزیابی و سپس موارد را اولویت بندی کنند. آن‌ها همچنین باید با ذینفعان کلیدی (شامل: تیم‌های کسب و کار، تیم‌های عملیاتی، تیم مدیریت، مشتریان و…) گفتگو کنند و یک نقشه راه برای تغییراتی که قصد پیاده سازی آن‌ها را دارند، تهیه کنند.

بنابراین در یک جمله می‌توانیم بگوییم یک نقشه راه واضح و روشن برای تغییرات شناسایی شده فراهم می‌شود.

تبلیغ

این مرحله زوایایی از تغییرات را تبلیغ می‌کند که یک سازمان برای روبرو شدن با آن تلاش می‌کند. تبلیغات باید به صورتی باشند که ویژگی‌های مثبت تغییرات را به خوبی بیان کنند. بهتر است تبلیغات بر آموزش و پشتیبانی از افراد تمرکز کند تا آن‌ها در آینده به سمت کسب و کارهای دیجیتال حرکت کنند.

در این مرحله تیم‌های آموزش دیده به انجام کسب و کارهای متحول شده دیجیتالی می‌پردازند.

پیاده سازی

حالا وقت آن است که تغییرات صورت گرفته پیاده سازی شوند. این مرحله شامل گرفتن بودجه مورد نیاز، شناسایی تیم‌های مسئول، طراحی مجدد فرآیندها با استفاده از تغیرات شناسایی شده و پیاده سازی فنی با استفاده از فناوری‌های شناسایی شده است.

به این ترتیب اپلیکیشن‌هایی که آزمایش و ارزیابی شده‌اند برای استقرار و پیاده سازی آماده می‌شوند.

رونمایی

در این مرحله با استفاده از نقش‌ها، مسئولیت‌ها و جدول‌های زمانی یک نقشه شفاف و واضح رونمایی ایجاد می‌شود. بنابراین، مرحله آخر این چارچوب مربوط به در دسترس قرار دادن سیستم جدید و کاربرد آن در تولید است.

به طور کلی، مدرن سازی و تحول فناوری در BPM یک نقش بسیار اثر گذار و مهم دارد. سازمان‌ها‌ و شرکت‌های مختلف با وجود این فناوری‌های بهینه شده، مدل‌های فعلی کسب و کار خود را بازبینی کرده و روش‌های جدید و بهبود یافته‌ای را برای انجام کارها پیدا می‌کنند. به یاد داشته باشید که تحول دیجیتال فقط ارائه و کاربرد جدیدترین روندهای فناوری به درون سازمان‌ها نیست، بلکه نوعی تغییر فرهنگی نیز به شمار می‌رود.

تحول دیجیتال با نحوه پذیرش و کاربرد فناوری‌های به روز و مدرن به وسیله افراد مختلف سازمان مرتبط است. عوامل رونی و بیرونی سازمان مانند کارمندان، مدیران، رقبا، شرکا، مشتریان، قوانین و… در چارچوب استراتژی‌های DT هر سازمان نقش کلیدی را بر عهده دارند.

و در انتها…

با مطالعه این مطلب دانستیم که تکنولوژی در توانایی تغییر و تکامل کسب و کار و خلق ارزش برای مشتری نقش اصلی را بر عهده دارد و مدیران باید سازمان خود را به سمت تحول دیجیتال هدایت کنند.

می‌توانیم بگوییم DT نوعی تغییر در فرهنگ سازمانی است که با وضعیت موجود چالش ایجاد می‌کند. در واقع گاهی اوقات لازم است فرآیندهای قدیمی را کنار بگذارید تا بتوانید فعالیت‌های جدیدتر و مناسب‌تری انجام دهید.