ماتریس آیزنهاور؛ ابزاری کارآمد و موثر برای اولویت بندی کارها
شاید راجع به «ماتریس آیزنهاور» چیزهایی شنیده باشید. این ماتریس ابزاری است که به شما در اولویت‌بندی کارها بر اساس ضرورت و اهمیت آنها کمک می‌کند. با وجود این ابزار به راحتی پی می‌برید که چه کارهایی را باید انجام دهید، کدام کارها را می‌توانید به دیگران بسپارید و کدام کارها را می‌توانید اصلا انجام ندهید.
قبل از معرفی و بررسی جدول ماتریس آیزنهاور، بهتر است بدانیم اصلا آیزنهاور کیست و چرا این ماتریس، به نام آیزنهاور شناخته شده است؟
دوایت آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) ، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، از 1953 تا 1961 ریاست جمهوری این کشور را بر عهده داشت. برنامه‌های او در این مدت به طور مستقیم منجر به توسعه سیستم بزرگراه بین ایالتی در آمریکا، راه اندازی اینترنت (DARPA)، ایجاد سازمان ناسا (اکتشاف فضا)، خاتمه دادن به جنگ کره، استفاده صلح‌آمیز از منابع انرژی جایگزین و… شد. وی همچنین موفق شد جنگ سرد با روسیه را همچنان سرد نگه دارد. خوب است بدانید آیزنهاور پیش از رئیس جمهور شدن یک ژنرال 5 ستاره در ارتش آمریکا بود. در جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده نیروهای متفقین در اروپا خدمت کرد و مسئولیت برنامه ریزی و اجرای عملیات حمله به شمال آفریقا، فرانسه و آلمان را بر عهده داشت.
همچنین وی زمانی ریاست دانشگاه کلمبیا را بر عهده گرفت و به عنوان اولین فرمانده عالی سازمان ناتو منصوب شد.
اما او چگونه توانست این موفقیت‌های ارزشمند و پایدار را به دست آورد؟
آیزنهاور یک توانایی ویژه و باور نکردنی در حفظ بهره‌وری خود در طول زمان داشت. بنابراین چندان عجیب نیست که روش‌های او در زمینه مدیریت زمان (time management)، مدیریت وظایف و بهره‌وری، مورد توجه، مطالعه و بررسی بسیاری از افراد قرار گرفته باشد.
دلیل موفقیت آیزنهاور این بود که او تفاوت میان دو مفهوم «ضروری» و «مهم» را درک کرد. وی در یک سخنرانی در سال 1945 گفت «من دو نوع مساله دارم، مسائل ضروری و مسائل مهم. مسائل ضروری مهم نیستند، مسائل مهم هرگز فوری و ضروری نیستند.»
ماتریس آیزنهاور چیست؟
آیزنهاور متوجه این نکته شده بود که مدیریت درست و اصولی زمان، به معنی انجام دادن موثر کارها است، نه فقط انجام دادن آنها. به عبارت دیگر، باید قسمی از زمان خودمان را به تکمیل کردن کارهای مهم اختصاص دهیم. نه اینکه همه زمان را صرف انجام کارهای فوری کنیم. بنابراین لازم است فرق این دو واژه را به خوبی متوجه شویم.
کارهای مهم:
کارهایی که انجام دادن آنها باعث می‌شود به اهداف موردنظرمان برسیم.
کارهای فوری:
کارهایی که به واکنش سریع نیاز دارند و انجام آنها معمولا باعث می‌شود سایر افراد را به اهدافشان برسانیم. علاوه بر اینکه ما بر روی این کارها تمرکز می‌کنیم، خود آنها توجه و تمرکز ما را می‌طلبند. این کارها را اگر به تاخیر بیندازیم و سریع انجامشان ندهیم، عواقب آنها ما را درگیر خواهد کرد.
در صورتی که بتوانیم کارهای مهم و فوری را از هم تشخیص دهیم، قادر خواهیم بود از تمرکز کردن بر روی کارهای بی اهمیت جلوگیری کنیم. در نهایت می‌توانیم با بهینه سازی برنامه زمان بندی، برای کارهایی که باعث موفقیت‌مان می‌شوند، جای خالی پیدا کنیم.
معروف‌ترین و پرکاربردترین استراتژی بهره‌وری آیزنهاور، با عنوان «جعبه آیزنهاور» یا «ماتریس آیزنهاور» شناخته می‌شود. این ماتریس نوعی ابزار تصمیم‌گیری بسیار ساده است که همه ما می‌توانیم از آن استفاده کنیم. بهتر است در مورد نحوه استفاده از استراتژی ماتریس آیزنهاور بیشتر صحبت کنیم.
استراتژی و برنامه ماتریس آیزنهاور برای سازماندهی و اقدامات لازم در مورد وظایف، بسیار ساده است. با استفاده از این ماتریس، باید اقدامات خود را بر اساس 4 احتمال، دسته بندی کنید.
فوری و مهم: کارهایی که سریع انجام می‌دهید.
کارهای مهم و فوری به 2 دسته تقسیم می‌شوند: دسته اول: کارهایی که قادر به پیش بینی آنها نبودید و حالا شما را غافلگیر کرده‌اند.
برای اینکه کم‌تر گرفتار این وضعیت شوید، بهتر است همیشه در برنامه ریزی‌تان برای این کارها، یک جای خالی در نظر بگیرید.
دسته دوم: کارهایی که آنها را فعلا رها کرده‌اید تا در لحظات پایانی به آنها رسیدگی کنید.
توجه داشته باشید که می‌توانید با برنامه ریزی درست و همچنین جلوگیری از به آینده موکول کردن کارها تا حد زیادی از ایجاد این شرایط پیشگیری کنید.
مهم، اما غیر فوری: کارهایی که قرار است بعدا انجام دهید.
انجام این کارها به شما کمک می‌کند تا اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را محقق کرده و کارهای مهم را تکمیل کنید. باید سعی کنید زمان کافی برای انجام دقیق و درست این کارها اختصاص دهید تا به کارهای فوری تبدیل نشوند. البته یادتان باشد که بیش از اندازه هم روی آنها تمرکز نکنید. استفاده از این استراتژی باعث می‌شود از استرس انجام کارهای فوری در امان بمانید.
فوری، اما غیر مهم: کارهایی که انجام آنها را به دیگران واگذار می‌کنید.
کارهای فوری و کم اهمیت باعث می‌شوند از اهداف مورد نظرمان دور بمانیم. لازم است اینجا از خودتان بپرسید«می‌توانم انجام این کارها را به فرد دیگری واگذار کنم؟» معمولا این کارها را افراد دیگر برای شما ایجاد می‌کنند. پس بهتر است به آنها «نه» بگویید و تشویقشان کنید تا خودشان راه حلی برای کارهای خودشان پیدا کنند.
از سوی دیگر، زمان‌هایی را هم به افرادی که قصد دارند با شما صحبت کنند، اختصاص دهید. می‌توانید با افرادی که مدام با شما کار دارند جلسه روزانه بگذارید و به مشکلات و نظراتشان گوش دهید. به این ترتیب آنها دیگر مزاحم کارتان نمی‌شوند و شما هم زمان بیشتری برای تمرکز بر روی کارهایتان خواهید داشت.
نه فوری و نه مهم: کارهایی که انجام نمی‌دهید.
این جور کارها فقط وقت شما را تلف می‌کنند. پس تا حد ممکن از انجام دادن آنها خودداری کنید.
یک سری از آنها را می‌توانید نادیده بگیرید و از انجامشان صرف نظر کنید. اما بعضی دیگر کارهایی هستند که سایر افراد از شما می‌خواهند انجام دهید. بهتر است به این افراد هم کاملا مودبانه «نه» بگویید و برایشان توضیح دهید که چرا نمی‌توانید درخواست آنها را انجام دهید. یا اینکه بگویید «اگر فرصت پیدا کردم حتما کمکتان می‌کنم.»
وقتی دوستان و همکاران می‌بینند که شما برای خودتان محدوده‌ای را تعریف کرده‌اید و کارهای خود را با در نظر گرفتن آن انجام می‌دهید، راجع به «کارهای غیر مهم»، وقت شما را نمی‌گیرند.
در ماتریس آیزنهاور باید چگونه عمل کنید؟
برای اطمینان از موثر بودن ماتریس آیزنهاور باید به ترتیب زیر عمل کنید:
- برای انجام وظایف بخش اول (امور فوری و مهم) باید از اصل «قورباغه‌ات را قورت بده» استفاده کنید. چرا که انجام سخت‌ترین کارها باعث می‌شود برای انجام سایر وظایف انگیزه بیشتری داشته باشید. وقتی سخت‌ترین کار را اول انجام می‌دهید، خواهید دید که انجام سایر کارها چقدر ساده‌تر خواهد شد.
- برای اطمینان از انجام وظایف این بخش می‌توانید از تکنیک پومودور (Pomodoro Technique) استفاده کنید. این تکنیک از روش‌های مدیریت زمان است که باعث می‌شود بهتر و کارآمدتر روی وظایف خود متمرکز شوید.
- برای دسته بندی کارهای بخش دوم (امور مهم و غیر فوری) باید آنها را به لیست‌های کاری روزانه یا هفتگی تبدیل کرده و برای انجام درست و به موقع آنها از تکنیک‌های برنامه ریزی استفاده کنید.
- به یاد داشته باشید که حتی اگر برنامه ریزی شما کاملا درست باشد اما نسبت به آن سهل‌انگاری و بی توجهی کنید، برنامه با شکست روبرو می‌شود. پس بهتر است به برنامه ریزی خود توجه کافی داشته باشید.
- در بخش سوم (امور کم اهمیت اما فوری)، پس از سپردن کار به دیگران لازم است با تماس تلفنی، ایمیل و سایر امکانات ارتباطی، پیشرفت و نتایج کار را پیگیری کنید. در صورتی که کار را بدون پیگیری و نظارت واگذار کنید، هیچ کس مسئولیت آن را نخواهد پذیرفت.
- برای پیدا کردن موارد بخش چهارم (امور کم اهمیت و غیر فوری) در ماتریس آیزنهاور، باید دنبال عادت‌های بد خود بگردید. عادت‌هایی که فقط وقت شما را هدر می‌دهند و هیچ نتیجه مثبتی به همراه ندارند. کارهایی مانند جستجوی بی هدف در اینترنت، صحبت‌های طولانی و بی فایده با تلفن و… از جمله این موارد هستند.
- البته می‌توانید در طول روز یا در طول هفته زمان‌های خاصی را به عنوان «اوقات فراغت» در نظر گرفته و به کارهایی که خیلی مهم نیستند اما دوست دارید آنها را انجام دهید، بپردازید. اما حتما توجه کنید که این موارد در خارج از وقت مشخص شده انجام نشوند.
توصیه‌های لازم برای کار با ماتریس آیزنهاور
- از وظایف و کارهای خود یک لیست تهیه کنید. در این صورت ذهن منظمی خواهید داشت و خودتان را نسبت به اموری که روی کاغذ نوشته‌اید بیشتر مسئول خواهید دانست. از خودتان بپرسید «کدام کارها ارزش اول انجام شدن را دارند؟»
- به خاطر داشته باشید که برای انجام فعالیت‌ها و وظایف روزانه خود فقط «یک لیست» داشته باشید. در صورتی که بیشتر از یک لیست تهیه کنید، در پایان روز خواهید دید بسیاری از کارها انجام نشده‌اند.
- هرگز اجازه ندهید دیگران اولویت‌های شما را تعیین کنند و یا باعث حواس پرتی شما شوند.
- برای انجام هر کاری شب قبل برنامه ریزی کرده و صبح برنامه‌تان را مرور کنید. سپس موارد موجود را اولویت بندی کرده و مشغول انجام کارها شوید. در نهایت می‌توانید از نتیجه کار لذت ببرید.
- در هر کدام از مربع‌های ماتریس آیزنهاور، حداکثر 8 کار تعریف کنید. سعی کنید قبل از اضافه کردن یک فعالیت جدید، اول مهم‌ترین کار را انجام دهید.
- مراقب باشید انجام کارها را زیاد به تاخیر نیندازید و از طرف دیگر سعی کنید گرفتار حساسیت و مدیریت بیش از حد در فرآیند برنامه ریزی نشوید.
- برای ترک عادت‌های غلط خود از برخی تکنیک‌ها استفاده کنید. مثلا اگر زمان زیادی را برای استفاده از شبکه‌های اجتماعی هدر می‌دهید، می‌توانید از ابزار مسدود کردن استفاده کنید.
- وظایفی را که به دیگران واگذار می‌کنید، حتما پیگیری کنید.
و در انتها…
ماتریس آیزنهاور می‌گوید کارهایتان را به 2 دوسته تقسیم کنید:
1- کارهایی که باید روی آنها تمرکز کنید.
2- کارهایی که باید از آنها فرار کنید.
اگر این قانون را رعایت کنید می‌توانید کارهای واقعا فوری را همزمان با کارهای مهم و اهداف بلند مدت پیش ببرید. پس از شناسایی نوع کار و تشخیص «فوری» و «مهم» بودن آن کار، از طریق این 4 استراتژی که بیان کردیم، جدول زمان بندی خود را بر اساس فوریت و اهمیت کارها تنظیم کنید.
نکته قابل توجه در ماتریس آیزنهاور این است که می‌توانید از آن برای برنامه‌های گسترده (در طول هفته چه کارهایی باید انجام دهم؟) و همچنین برای برنامه‌های کوچکتر (امروز چه کارهایی باید انجام دهم؟) استفاده کنید.
سلام؛
بسیار خلاصه و مفید بود؛
به قول آن بزرگوار: کم بود و کافی