ساختار هولاکراسی چیست؟ سازمان هولاکراسی و سازمان بوروکراسی چه تفاوتی دارند؟
ساختارهای سازمانی انواع مختلفی دارند. یکی از بهترین و شناخته شده ترین آنها، ساختار هولاکراسی (Holacracy) است که فرهنگی پیشرو در سازمان‌ها ایجاد می‌کند. در این سبک مدیریتی، کارکنان می‌توانند افکار و ایده‌های خود را مطرح کنند، برای آنها فعالیت کنند و مسئولیت موفقیت ایده‌‌ها را بر عهده بگیرند. همراه ما بمانید تا با این ساختار جذاب و منعطف بیشتر آشنا شویم.
ساختار هولاکراسی چیست؟
هولاکراسی (Holacracy)، نوعی ساختار سازمانی مبتنی بر مدیریت غیرمتمرکز است که در آن یک سازمان، واحدهایی تشکیل می‌دهد که برای دستیابی به اهداف کل سازمان به صورت مستقل فعالیت می‌کنند. کلمه هولاکراسی از واژه Holon گرفته شده و به معنی «یک کل متکی به خود» است.
در این سیستم، کارکنان کسب و کار، تیم‌های مجزا، مستقل و در عین حال، وابسته به یکدیگر تشکیل می‌دهند. وجود سلسله مراتب سازمانی روان و منعطف در این ساختار، به اعضای تیم امکان می‌دهد تا در حوزه اختیارات خود، تصمیمات کلیدی و مهم بگیرند.
هدف هولاکراسی، توزیع اختیارات تصمیم‌گیری و نوآوری از طریق تیم‌هایی است که خودشان را اداره می‌کنند. در این ساختار، قوانین و الزماتی وجود دارد که برای تمامی افراد سازمان، از مدیر عامل تا افرادی که به تازگی استخدام شده‌اند، اعمال می‌شود. به جای یک سیستم سلسله مراتبی کلاسیک که در آن قدرت تصمیم‌گیری در راس ساختار متمرکز است، وجود تیم‌های مستقل و به هم پیوستگی آنها ساختار هولاکراسی را توجیه می‌کند.
قوانین اساسی ساختار هولاکراسی
در این ساختار قوانینی وجود دارد که سازمان شما به کمک آنها می‌تواند ضمن جلب رضایت کارکنان، در مسیر درست حرکت کند.
صریح و شفاف باشید
ابهام را رفع کنید. چرا که ابهام، سوءتفاهم، درگیری، اشتباهات پرهزینه، خستگی و عدم رشد سازمان را به دنبال دارد. بنابراین، باید به صورت واضح و شفاف مشخص باشد که افراد چه کاری باید انجام دهند.
به کارکنان اختیار و آزادی عمل بدهید
تحمیل تصمیمات از بالا به پایین، به سازمان‌ها آسیب می‌رساند. در واقع اگر صرفا افراد رده بالای سازمان برای یافتن راه‌حل اقدام کنند، سازمان شما نمی‌تواند از دیدگاه عملیاتی افرادی که به سطح عملیات سازمان نزدیک هستند، استفاده کند. پس بهتر است ضمن تشویق تعامل و گفتگو در سازمان، به افراد شاغل در بخش‌های مختلف اعتماد کرده و نظراتشان را مدنظر قرار دهید.
برای افراد فرصت رشد فراهم کنید
اشتیاق افراد برای یادگیری را از بین نبرید، چون آنها بی حوصله و کم انرژی خواهند شد. بنابراین حرکت سازمان کند شده و در نهایت، عملکرد آن، ضعیف می‌شود. بنابراین، بهتر است فرصت رشد برای همه افراد سازمان را فراهم کنید. علاوه بر این، از افرادی که می‌خواهند کارهای جدید و خلاقانه را امتحان کنند، حمایت کنید.
ویژگی‌های ساختار هولاکراسی
- ساختار هولاکراسی، یک روش مدیریتی است که استقلال و ظرفیت خلاقانه حل مسائل را در بر می‌گیرد.
- این چارچوب مدیریتی، سلسله مراتب دستورات سخت و منسوخ را به سیستمی از شبکه‌های چابک و خودسازماندهی شده تبدیل می‌کند.
- با پیاده سازی ساختار هولاکراسی، در مورد نحوه اداره و نحوه عملکرد کسب و کارتان حق انتخاب دارید.
- سازمان شما به اندازه افراد فعال در آن، منحصر به فرد است. به همین دلیل ساختار هولاکراسی، یک راه‌حل مدیریتی یکسان نیست.
- با استفاده از این ساختار می‌توانید سیستم مدیریتی سازمانتان را طراحی کرده و آن را به طور مداوم بهبود ببخشید.
- در ساختار هولاکراسی، کارکنان مالکیت واقعی و شفافی بر فعالیت‌های خود دارند و بر اساس اهداف کسب و کار هدایت می‌شوند. این در نهایت بهره‌وری سازمان شما را افزایش خواهد داد.
- با اختیارات توزیع شده در این ساختار، همه کارکنان با قوانین یکسان بازی می‌کنند.
- در این چارچوب، جهت جلوگیری از آسیب‌های سازمانی، یک سری بررسی‌های ایمنی در نظر گرفته شده است.
- پیاده سازی ساختار هولاکراسی، باعث بهبود ارتباطات، همکاری و وضوح در سراسر سازمان شما می‌شود.
- در ساختار هولاکراسی، می‌توانید ماژول‌هایی را انتخاب کنید که برای سازمان شما کاربرد دارند. بدون اینکه کل ساختار را بپذیرید و پیاده سازی کنید.
عناصر ساختار هولاکراسی
همان طور که اشاره کردیم، ساختار هولاکراسی برای دستیابی به منافع بیشتر برای سازمان، در یک سیستم انعطاف پذیر و مستقل کار می‌کند. عناصری وجود دارند که به ساختار هولاکراسی امکان می‌دهد تا آرام‌تر و موثرتر عمل کند. در ادامه راجع به این عناصر صحبت می‌کنیم.
- ایجاد نقش شغلی به جای شرح شغل، یکی از این عناصر است. در ساختار هولاکراسی یک فرد می‌تواند چندین نقش ایفا کند. این به کاهش هزینه‌ها کمک قابل توجهی خواهد کرد. به عنوان مثال، وقتی به دنبال ایفای نقش جدید در کسب و کارتان هستید، می‌توانید به جای استخدام یک فرد جدید، کارکنان سازمان را بررسی کنید تا ببینید چه کسی برای انجام این نقش جدید، مهارت‌های لازم را دارد. با این کار می‌توانید در هزینه‌های فرآیند استخدام، آموزش و پذیرش، صرفه جویی کنید. یک ساختار هولاکراسی برای کارکنان سازمان بسیار ارزشمند است. چرا که به آنها کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را بهبود ببخشند و نقش‌های شغلی مختلف و متنوعی را تجربه کنند.
- عنصر دیگر، قلمرو یا حوزه مربوط به ساختار سازمانی هولاکراسی است که در آن یک سازمان، شامل تیم‌ها و حوزه‌هایی است که خودسازماندهی می‌شوند. همچنین، حوزه‌ها نیز در بین خود، به صورت سلسله مراتبی سازماندهی می‌شوند و معمولا اهدافی برای دستیابی به آنها تعیین می‌کنند. با این حال، مدیریت و تصمیم‌گیری در مورد چگونگی دستیابی به اهداف معین یک حوزه، مستقل از سایر حوزه‌هاست. این، به معنی این است که هر حوزه به صورت مستقل برای بحث و تصمیم‌گیری در مورد چگونگی دستیابی به هدفی که در نظر دارد، تشکیل جلسه می‌دهد و وظایفی را تعیین می‌کند.
- عنصر دیگر در ساختار هولاکراسی، حکمرانی است. حاکمیت، اغلب به طور مستقل در هر حوزه انجام می‌شود. علاوه بر این، الزامات و قوانین، در هر حوزه ایجاد شده و به طور منظم به روز رسانی می‌شوند. ساختار هولاکراسی برای اصلاح یا پیشنهاد تغییر در قوانین موجود، از فرآیندی به نام «تصمیم‌گیری یکپارچه» استفاده می‌کند. این فرآیند، سیستمی است که در زمینه جمع‌آوری تمامی ورودی‌ها و گرفتن تصمیمات موثر و مناسب فعالیت می‌کند. به خاطر داشته باشید که این فرآیند با سیستم مبتنی بر ارجاع یا سیستم مبتنی بر رضایت، متفاوت است.
- فرآیند عملیاتی، عنصر دیگر ساختار هولاکراسی است. فرآیند عملیاتی، بر سازماندهی تیم‌ها تمرکز می‌کند تا به بهترین نحو با نیازهای عملیاتی سازمان مطابقت داشته باشند. این فرآیند، به شما اطمینان می‌دهد که هر تیم به صورت کارآمد و موثر فعالیت می‌کند. علاوه بر این، نشان می‌دهد، هر عضو که نقشی را بر عهده دارد، برای تصمیم‌گیری در مورد چگونگی رسیدن به اهداف خود، از آزادی و استقلال کافی برخوردار است.
مزایای ساختار هولاکراسی
- طرفداران هولاکراسی، معتقدند که این ساختار به اعضای تیم قدرت می‌دهد تا مانند ساختار شایسته سالاری، ایده‌هایشان را آزادانه ارائه دهند.
- در این ساختار، کارکنان همه سطوح مستقل هستند. آنها آزادند تا در مورد ایده‌هایی که معتقدند به نفع سازمان است، بحث و تبادل نظر کنند.
- ساختار هولاکراسی، لایه‌های بین کارکنان سازمان و مشتریان را کاهش می‌دهد.
- این ساختار، با سرعت بخشیدن به فرآیند تصمیم‌گیری، رضایت مشتریان را بهبود می‌بخشد.
محدودیت‌های ساختار هولاکراسی
- هر چند، دادن استقلال و اختیار عمل به کارکنان، یک فرصت بسیار خوب به حساب می‌آید، اما برخی افراد اگر مدیری برای صحبت کردن در مورد مسئولیت‌ها و مراحل پیشرفت کار نداشته باشند، احساس رها شدگی و سردرگمی می‌کنند.
- هر چند، داشتن فضای رشد با واگذاری چند نقش، بسیار عالی است، اما این موضوع می‌تواند سخت و طاقت فرسا نیز باشد. چرا که مسئولیت زیادی بر عهده یک نفر قرار می‌دهد.
عملکرد ساختار هولاکراسی
اما ساختار هولاکراسی چگونه کار می‌کند؟ این رویکرد، به دنبال جایگزینی استحکام و سختی ساختار مدیریت سنتی با سیستمی از نقش‌های انعطاف پذیر است که هر کدام در حوزه مسئولیت‌های خاص خود دارای اختیارات گسترده هستند. به جای ساختار سنتی هرمی شکل، ساختار هولاکراسی به عنوان یک سری از دایره‌های تو در تو توصیف می‌شود که هر کدام نماینده تیم‌های مستقل با نقش‌های متعدد هستند.
افرادی که در ساختار هولاکراسی فعالیت می‌کنند، به جای داشتن مسئولیت‌های شغلی ثابت، می‌توانند چندین نقش را با اهداف خاص، ایفا کنند. از آنجا که هر فرد دارای نقش‌های متعددی است، ممکن است مدیر عامل یک کسب و کار در یک تیم، نقش رهبری و در تیم دیگر، نقش فرعی داشته باشد. هر تعارض و مشکلی که ایجاد شود، در جلسات دوره‌ای مدیریتی هر حلقه حل و رفع می‌شود.
رهبران نقش‌ها می‌توانند بدون نیاز به تسلیم شدن در زنجیره مدیریت، تصمیمات مهم و کلیدی بگیرند. این امر باعث ایجاد قانون طلایی هولاکراسی می‌شود. بر اساس این قانون، شما برای تصمیم‌گیری یا هر اقدام دیگری، اختیار کامل دارید. البته تا زمانی که هیچ قانونی بر ضد آن وجود نداشته باشد.
به طور کلی، ساختار هولاکراسی، نگرش از بالا به پایین را کنار می‌گذارد و به افراد و تیم‌ها امکان می‌دهد تا بر روی فرآیندها کنترل بیشتری داشته باشند.
ساختار هولاکراسی برای کدام سازمان‌ها مناسب است؟
بر اساس نظر کارشناسان، شاید ساختار هولاکراسی برای برخی سازمان‌ها مفید، قابل اعتماد و موثر باشد، اما برای برخی چندان خوب عمل نمی‌کند. چرا که بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند در یک ساختار سلسله مراتبی کار کنند. آنها دوست دارند کسی باشد که به آنها بگوید چه کاری انجام دهند؟ چگونه این کار را انجام دهند؟ چه زمانی این کار را انجام دهند؟ برای پیشبرد این کار با چه کسانی ارتباط داشته باشد؟ و…
پس بهتر است قبل از پیاده سازی ساختار هولاکراسی، افراد سازمان خود را درک کنید و تمایلات آنها را در نظر بگیرید.
تفاوت میان ساختار هولاکراسی و ساختار بوروکراسی
تا اینجا با ساختار هولاکراسی، عناصر، ویژگی‌ها و روش عملکرد آن آشنا شدیم. اکنون به بررسی تفاوت‌های دو رویکرد هولاکراسی و بوروکراسی می‌پردازیم.
بین یک ساختار سلسله مراتبی سنتی و یک سازمان هولاکراسی، چند تفاوت اساسی وجود دارد:
- در یک سازمان بوروکراسی یا سلسله مراتبی، به وظایف توجه می‌شود اما در سازمان هولوکراتیک، توجه به نقش‌ها اهمیت دارد.
- در ساختار Bureaucracy، افراد در یک نقش معین فعالیت می‌کنند و وظایف مشخصی دارند. اما در ساختار هولاکراسی، به جای استخدام شخصی برای بر عهده گرفتن یک نقش از پیش تعریف شده، افراد در یک زمان، یک یا چند نقش را بر عهده دارند. علاوه بر این، در صورت داشتن مهارت‌های مفید برای سازمان، انعطاف پذیری لازم برای جابجایی بین تیم‌ها و نقش‌ها نیز وجود دارد.
- سازمان‌های مبتنی بر ساختار مدیریت سنتی، با وجود یک برنامه از پیش تنظیم شده، به ثبات و پایداری تمایل دارند. در حالی که سازمان‌های مبتنی بر هولاکراسی، به طور مداوم تکامل پیدا می‌کنند. در این سیستم به جای تهیه برنامه، جلسات منظمی برای پاسخ به سوالاتی مانند: ما تاکنون چه کارهایی انجام داده‌ایم؟ تا چه اندازه موفق بوده‌ایم؟ و بهتر است در آینده چه کارهایی انجام دهیم؟، برگزار می‌شود.
- سازمان‌های مبتنی بر ساختار بوروکراسی، معمولا به صورت تک بعدی هستند. اما یک سازمان هولاکراسی، در بر دارنده افرادی با تخصص‌های مختلف است.
- در سازمان‌های سلسله مراتبی، قدرت اختیار و تصمیم‌گیری (به اندازه مشخص) به افراد زیر مجموعه تفویض می‌شود. در حالی که اختیارات، در سازمان‌های هولاکراسی توزیع شده است.
- در یک سازمان سلسله مراتبی، برای گرفتن تصمیمات مهم، به تایید مدیران سازمانی نیاز دارید. اما در ساختار هولاکراسی، روند تصمیم‌گیری متغیر و انعطاف پذیر است.
و در انتها …
حتما متوجه شده‌اید که ساختار هولاکراسی، چابکی، بازدهی، نوآوری و شفافیت را در سازمان‌ها افزایش می‌دهد و بار تصمیم‌گیری را از دوش مدیران برمی‌دارد. همچنین، با تقویت روحیه خلاقیت و نوآوری در اعضای تیم، دغدغه‌ها و ایده‌های آنان را نیز مورد توجه قرار می‌دهد.