همه چیز درباره مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM)

زمان مطالعه: 6 دقیقه

در دنیای امروز، با توجه به پیچیده‌تر شده نرم افزارها و سخت افزاها، به دست آوردن اطلاعات دقیق و استفاده به موقع از آنها سخت‌تر شده است. از آنجا که بدون شناخت دقیق و درست این دارایی‌ها، نمی‌توانید خدمات موثر ارائه دهید، باید سعی کنید ضمن شناخت کامل، ایمنی آنها را نیز تضمین کرده و از دارایی‌ها محافظت کنید.

ابتدا ممکن است تهیه فهرست دارایی‌ها آسان به نظر برسد، اما اطمینان از معتبر و به روز بودن نسخه‌های نرم افزاری و سخت افزاری، چندان ساده نیست. اینجاست که «مدیریت دارایی فناوری اطلاعات» یا ITAM مطرح می‌شود. امروز به شما خواهیم گفت مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM) چیست و تا چه اندازه برای مدیریت موثر دارایی‌های IT سازمان‌ها ضروری است.

مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM) چیست؟

ITAM، فرم کوتاه شده عبارت Information Technology Asset Management و به معنی مدیریت دارایی فناوری اطلاعات است. این سیستم، مجموعه افراد، فرآیندها و ابزارهایی را شامل می‌شود که برای مدیریت و محافظت از دارایی‌های IT یک سازمان ایجاد می‌شوند.

به بیان دیگر، مدیریت دارایی در فناوری اطلاعات، هر نوع اطلاعات، سیستم یا سخت افزار متعلق به کسب و کار است که در جریان فعالیت‌های تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع، دارایی‌ها می‌توانند هم شامل دارایی‌های فیزیکی مانند سخت افزارها و سرورها باشند و هم شامل دارایی‌های غیرفیزیکی مانند نرم افزار، سفارشات خرید و قراردادها.

متخصصان از طريق ITAM، سخت‌افزارها و نرم‌افزارهاي موجود سازمان را بررسي مي‌کنند و تصميمات جامعي در مورد تمامي جنبه‌هاي مربوط به چرخه عمر دارايي مي‌گيرند.

فرآیند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات، به معنی جمع‌آوری فهرست دقیق و کاملی از سخت افزار، نرم افزار و دارایی‌های سازمان و استفاده از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری‌های آگاهانه تجاری در مورد خریدها و توزیع‌های مرتبط با فناوری اطلاعات است. می‌توانید ITAM را مجموعه‌ای از شیوه‌های تجاری در نظر بگیرید که که عملکردهای مالی، موجودی و قراردادی را برای بهینه سازی هزینه‌ها، پشتیبانی از مدیریت چرخه عمر و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، در محیط فناوری اطلاعات ترکیب می‌کند. ITAM، معمولا به عنوان زیرمجموعه‌ای از فرآیند مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) به شما می‌رود.

همان طور که گفتیم، مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM)، فرآیند فهرست نویسی، ردیابی و نگهداری دارایی‌های فناوری یک سازمان است که توانایی ردیابی و تحلیل قطعات مالی و قراردادی را در برابر موجودی واقعی ترکیب می‌کند تا موفقیت خدمات را با درک بهتر نحوه پشتیبانی دارایی‌های فناوری اطلاعات از کسب و کار فراهم کند. این روش به عنوان یک راه‌حل جامع برای موفقیت سازمان به حساب می‌آید.

این روش ، چارچوبی را در اختیارتان قرار می‌دهد تا بتوانید چرخه عمر هر دارایی فناوری اطلاعات را از زمانی که برای اولین بار مورد استفاده قرار می‌گیرد تا زمانی که بازنشسته و از رده خارج می‌شود و همچنین حرکت بین آنها را مستند سازی و مدیریت کنید. یک نرم افزار ITAM، به شما امکان می‌دهد تا به راحتی موجودی سخت افزار و نرم افزار، صاحبان دارایی‌ها، تکالیف و سایر اطلاعات خود را در یک مکان مدیریت کنید.

برنامه‌های ITAM برای کمک به انجام موفق فرآیند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات در دسترس سازمان‌ها قرار می‌گیرد. این روش، قادر است دارایی‌های سخت افزار، نرم افزار و شبکه را در سراسر سازمان شناسایی کرده، سپس داده را ضبط کند و در دسترس قرار دهد.

چرا مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM) مهم است؟

• از آنجا که سیستم ITAM، چیزی فراتر از ایجاد موجودی دارایی است، برای استفاده مداوم از داده‌ها جهت به حداکثر رساندن بازده، به حداقل رساندن ریسک‌ و افزایش ارزش تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• مدیران دارایی فناوری اطلاعات با جلوگیری از خریدهای غیرضروری دارایی و استفاده مطلوب و بهینه از منابع فعلی، می‌توانند هزینه‌های دریافت مجوز و پشتیبانی نرم افزار را کاهش دهند، ضایعات را حذف کنند و کارایی را بهبود ببخشند.

• مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM)، به افزایش درک کسب و کار از ارزش تجاری فناوری اطلاعات کمک می‌کند، درک و ارتباط میان بخش IT و سایر بخش‌ها را بهبود می‌بخشد و قوانین و الزامات نظارتی تایید شده را نیز اعمال می‌کند.

• سیستم ITAM، از طریق پشتیبانی فناوری اطلاعات، بهره‌وری را بهبود می‌بخشد و هزینه‌های سربار مدیریت محیط فناوری اطلاعات را محدود می‌کند.

• مدیریت موثر دارایی‌های فناوری اطلاعات، همچنین می‌تواند دید و کنترل دارایی‌های فناوری اطلاعات را بهبود ببخشد و قطعات مفقود شده سخت افزاری و نرم افزاری را به سرعت شناسایی و جایگزین کند.

• این سیستم قادر است با ارائه اطلاعات دقیق در مورد دارایی‌های تحت تاثیر یک مشکل یا تغییر، از سایر فرآیندهای ITIL (کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات) پشتیبانی کند.

• ITAM، کسب و کارها را با امکان انتقال سریع‌تر و دقیق‌تر تغییرات در سح سازمان، چابک‌تر می‌کند.

• داده‌های دارایی و پیکربندی فناوری اطلاعات، در عواقب رویدادها و اتفاقات غیر منتظره بسیار حیاتی و کارآمد است. یک ITAM مناسب می‌تواند به مدیران کمک کند تا تاثیر چنین رویدادهایی را به سرعت شناسایی کرده و برای بازیابی خدمات با اطمینان بیشتری تصمیم‌گیری کنند.

مزایای مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM) چیست؟

گفتیم، ITAM مدیریت دارایی های فناوری اطلاعات یک کسب و کار است. داشتن یک ITAM موفق و موثر، مزایای زیادی به همراه دارد که در این بخش به تعدادی از آنها اشاره می‌کنیم.

صرفه جویی در هزینه‌ها

با فرآیند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات، چیزی در سازمان شما از بین نمی‌رود و گم نمی‌شود. به این معنی که مجوزها قابل استفاده مجدد هستند و می‌توانید از خریدهای تکراری جلوگیری کنید. با وجود ITAM، سازمان شما هنگام عقد قرارداد با تامین کنندگان سخت افزار و نرم افزار، موقعیت بهتری دارد.

با مشاهده و کنترل دارایی‌های فناوری اطلاعات در چرخه عمر دارایی، می‌توانید استفاده از دارایی‌ها را بهینه سازی کرده و هزینه‌ها را نیز کاهش دهید.

کاهش ریسک

همه می‌دانیم که همیشه خطرات مختلف در کمین کسب و کارهاست. در صورتی که افراد، فرآیندها و ابزارهای ITAM را دقیقا در جای خود قرار دهید، می‌توانید مطمئن باشید که خطرات ناشی از درک عمر دارایی‌های سخت افزاری وهمچنین خطر خرابی تجهیزات و تاثیر آن بر درآمد، اعتبار و حفظ مشتری کاهش پیدا می‌کند.

افزایش رضایتمندی مشتریان

با ایجاد ITAM در سازمان، فرآیند مدیریت حوادث و تحقق درخواست‌ها موثرتر می‌شوند. در این سیستم، درخواست‌ها به صورت کارآمد پردازش شده و به صورت کاملا واضح ردیابی می‌شوند. همچنین بهبود و ارتقای مدیریت دانش، منجر به کیفیت بهتر خدمات و در نهایت، افزایش رضایت مشتریان می‌شود.

افزایش کارایی

مدیریت دارایی فناوری اطلاعات، به شما کمک می‌کند تا تصمیمات مناسبی و موثری بگیرید و نتایج مطلوبی به دست آورید. همچنین این سیستم، محیط پایداری برای تولید ایجاد می‌کند. وقتی می‌دانید چه چیزهایی دارید، می‌توانید ضمن تصمیم‌گیری در مورد هماهنگی آنها، وابستگی‌های مهم را نیز پیدا کنید. بنابراین، برای مدیریت یک رویداد مهم،  اطلاعات اساسی و مهم را در اختیار خواهید داشت.

افزایش بهره وری

این روزها با دیجیتالی شدن نحوه عملکرد سازمان‌ها و مدیریت مدرن دارایی‌ها، کسب و کارها از اصول DevOps و SRE استقبال می‌کنند. آنها برای اینکه بتوانند عملکرد و خدمات جدید را به سرعت و بدون احتمال خطر ارائه دهند، به فرآیندها و ابزارهای مدیریت دارایی نیاز دارند. با توجه به افزایش اعتماد به سیستم‌ عامل‌ها و خدمات زیرساختی، مدیریت موثر دارایی‌ها می‌تواند سازمان‌ها را قادر به مدیریت مصرف خدمات درخواستی کند. با افزایش امکان کنترل مسئولیت‌های اختصاص داده شده، تیم‌ها می‌توانند ضمن  جلوگیری از هزینه‌های غیرضروری، میزان بهره‌ وری را افزایش دهند.

بهبود استفاده از دارایی‌ها و از رده خارج کردن اموال قدیمی

استفاده از سیستم ITAM، اطلاعات سازمان را به روز می‌کند و به تیم‌ها امکان می‌دهد بدانند که کدام اموال، دیگر قابل استفاده نیستند و باید از رده خارج شوند. همچنین به جلوگیری از خریدهای غیرضروری و کاهش هزینه‌های صدور مجوز و پشتیبانی کمک می‌کند. به این ترتیب مبالغ قابل توجهی پس انداز می‌شود.

علاوه بر این، کنترل بیشتر، با اعمال سیاست‌های امنیتی و قانونی، ریسک‌ها و تهدیدات را کاهش می‌دهد و در نهایت، به نفع کل سازمان است.

پشتیبانی از روش‌های ITIL

مدیریت دارایی فناوری اطلاعات، برای پشتیبانی از فرآیندهای ITIL (رویکردی در مدیریت خدمات IT) از جمله مدیریت حوادث و مدیریت مشکلات، اهمیت زیادی دارد. از آنجا که تیم IT، کل سازمان را قادر به ابتکار عمل بیشتر می‌کند، تیم‌ها می‌توانند با وجود داده‌های کارآمد و مناسب، با سرعت حرکت کرده و تاثیر تغییرات را قبل از وقوع پیش بینی کنند.

فرآیند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM) چگونه انجام می‌شود؟

از آنجا که ITAM یک فرآیند مستمر و سیستماتیک است، مفهوم چرخه عمر دارایی اغلب برای ساختار دادن به فعالیت‌ها و کمک به حمایت از تصمیم‌گیری‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• این چرخه با برنامه‌ریزی استراتژیک در سراسر سازمان شروع می‌شود تا مشخص کند:

• چه دارایی‌هایی مورد نیاز است؟
• نحوه تامین مالی برای تهیه این دارایی‌ها چگونه است؟
• از چه راههایی می‌توان این دارایی‌ها را تهیه کرد؟
• روش استفاده از آنها چگونه است؟

پاسخ به این سوالات، شامل برآوردهزینه کل مالکیت (TCO)، به همراه تجزیه و تحلیل هزینه فایده گزینه‌های جایگزین است.

• مرحله بعد، مرحله تدارکات است. اکنون سازمان‌ها دارایی‌های مورد نیاز خود را می‌سازند، می‌خرند و یا اجاره می‌کنند.

• پس از تدارکات، وارد مرحله یکپارچه سازی می‌شوید. در این مرحله، دارایی‌ها نصب شده و وارد اکوسیستم فناوری اطلاعات می‌شوند. این مرحله شامل ادغام صحیح و موثر دارایی‌ها با سایر اجزا، ایجاد فرآیندهای پشتیبانی و عملیات مشخص کردن مدل دسترسی کاربران است.

• حفظ و ارتقای دارایی‌ها در مرحله بعد اتفاق می‌افتد. این مرحله برای به حداکثر رساندن ارزش دارایی‌ها، افزایش عمر آنها، کاهش خطرات، کاهش هزینه‌های پشتیبانی، کاهش هزینه‌های تعمیر و نگهداری و… ضروری است.

• بازنشستگی و دفع دارایی، آخرین مرحله و مربوط به زمانی است که عمر مفید دارایی شما به پایان رسیده است. در این مرحله می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

• کاربران خود را به منابع دیگر انتقال دهید.
• سوابق دارایی کسب و کار را به روز رسانی کنید.
• قراردادهای پشتیبانی را لغو کنید.
• مجوزها را تمدید نکنید.
• برنامه ریزی برای دارایی‌های جایگزین را شروع کنید.

و در انتها…

امروز با مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM)، کارکردها و ضرورت وجود آن در هر سازمان آشنا شدیم و گفتیم این سیستم، نوعی برنامه سازمان یافته است که در صورت اجرای کامل و دقیق، می‌تواند به عنوان یک سرمایه‌گذاری مناسب برای تجارت هر سازمانی مطرح شود. چرا که شما با داشتن درک صحیح از دارایی‌های خود، می‌توانید کیفیت را در برابر هزینه‌ها متعادل کرده، رضایت مشتریان را بهبود ببخشید و میزان ریسک را کاهش دهید.