انطباق پذیری سازمانی چیست؟ چگونه کارکنان را با محیط سازمان سازگار کنیم؟
از آنجا که سازمان‌های امروزی در محیطی متحول و پویا قرار دارند، تغییرات سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و تکنولوژیکی، تاثیر قابل توجهی در عملکرد آنها دارد. در این شرایط، سازمان‌هایی می‌توانند کارآمد و موثر باقی بمانند که به صورت پویا و انعطاف پذیر برنامه‌ریزی شده باشند و بتوانند به سرعت خود را با عوامل متغیر محیط تطبیق دهند. در واقع، موفقیت سازمان‌ها به توانایی انطباق و سازگاری آنها با عوامل متغیر محیط بستگی دارد. امروز راجع به انطباق پذیری سازمانی و چگونگی تحقق آن صحبت خواهیم کرد.
انطباق پذیری سازمانی چیست؟
انطباق پذیری سازمانی (Organizational adaptability)، میزان توانایی سازمان‌ها در پاسخ به تغییرات درونی و بیرونی سازمان است. سازمان‌های انطباق پذیر، قابلیت سازگاری با تغییرات محیطی را دارند و می‌توانند بحران‌ها و تغییرات را با موفقیت پشت سر بگذارند.
به بیان دیگر، سازگاری سازمانی به این معناست که سازمان‌ها چقدر سریع می‌توانند فرآیندهای کسب و کارشان را تنظیم کرده و خود را برای دستیابی به اهداف آماده کنند.
خوب است بدانید، سازگاری و انطباق پذیری سازمانی، یکی از شروط اصلی برای به دست آوردن مزیت رقابتی به شمار می‌رود. رقابتی ماندن، به این معنی است که رهبری سازمانی باید آماده و مایل به پذیرش تغییرات در قالب محصولات و خدمات جدید، قیمت گذاری، مکان یا مفاهیم جدید باشد. همچنین، عملکرد سازمان‌های انطباق پذیر، به گونه‌ای است که پیش از دیر شدن، نیاز به تغییر را پیش‌بینی می‌کنند.
بر اساس مطالب سایت Wikipedia:
انطباق پذیری سازمانی، تناسب استراتژیک یا تطابق سازمانی، مفهومی در تئوری سازمان و مدیریت استراتژیک است که برای توصیف رابطه بین سازمان و محیط مورد استفاده قرار می‌گیرد.
هر چند انطباق پذیری سازمانی، فرآیندی دشوار است و معمولا سازمان‌ها و کارکنان آن را با چالش‌های زیادی روبرو می‌کند، اما از طریق آشنایی با اصولی مشخص و رعایت آنها می‌توانید سختی این کار را به میزان زیادی کاهش دهید. در ادامه ویژگی‌های یک سازمان انطباق پذیر را به شما معرفی میکنیم.
ویژگی‌های سازمان انطباق پذیر چیست؟
معمولا یک سری از ویژگی‌ها در میان سازمان‌های انطباق پذیر، مشترک است. در این بخش راجع به این ویژگی‌ها صحبت میکنیم. این سازمان‌ها:
اهداف، انتظارات و فرهنگ سازمانی کاملا مشخصی دارند
سازمان‌های سازگار، آینده نگرند. آنها اهمیت تغییر و تحولات را تشخیص می‌دهند، آنها را پیش‌بینی کرده و از این تغییرات استقبال می‌کنند.
برای کارکنان خود ارزش زیادی قائل هستند
آنها کارکنان خود را مایه حیات سازمان و تحقق یک سازگاری موفقیت‌آمیز می‌دانند.
از خلاقیت استقبال می‌کنند
این سازمان‌ها، خلاقیت را در کارکنان خود تشویق می‌کنند، چرا که سازگاری سازمانی مستلزم این است که کارکنان با داشتن ذهنی خلاق، مایل به پذیرش ایده‌های جدید باشند.
توانایی حل مسئله دارند
سازمان‌های سازگار، با داشتن توانایی حل مسئله، می‌توانند را ه حل یک مشکل را قبل از بروز آن پیش‌بینی کنند.
ظرفیت انطباق پذیری سازمانی چیست؟
ظرفیت انطباق پذیری سازمانی، به میزان توانمندی سازمان‌ها در نظارت، ارزیابی و تمرکز بر تغییرات داخلی و خارجی آنها بستگی دارد. می‌توانید ظرفیت انطباق پذیری یک سازمان را با ظرفیت انعطاف پذیری آن، یکسان در نظر بگیرید. هر چه توانایی و قابلیت انعطاف پذیری یک سازمان بیشتر باشد، موضوع انطباق و سازگاری سریع‌تر و آسان‌تر انجام می‌شود. خوب است بدانید که در موضوع ظرفیت انطباق پذیری، کارکنان هر مجموعه نقش مهمی بر عهده دارند، زیرا برای تحقق این امر، تغییرات رفتاری و همکاری همه جانبه کاملا ضروری است.
اصول انطباق پذیری سازمانی چیست؟
برای داشتن یک سازمان سازگار، لازم است اصول زیر را رعایت کنید:
یک چشم‌انداز کلی داشته باشید
داشتن یک چشم‌انداز کلی و پیش‌بینی آینده، در انطباق پذیری اهمیت زیادی دارد. به عنوان مدیر سازمان، سعی کنید از بالا به محیط دورن سازمان نگاه کنید و الگوهای جدید را کشف کنید.
مشکلات انطباق پذیری را شناسایی کنید
یکی از مهم‌ترین اصولی که باید در سازمان‌ها مورد بررسی قرار گیرد، شناخت مشکلات انطباق پذیری سازمانی است. بررسی و بازبینی باورها، ارزش‌ها و هنجارهای یک سازمان به حل و رفع تعارض‌ها و مشکلاتی یی که در سازمان اختلال ایجاد می‌کنند، کمک می‌کند و نقش مهمی در بهبود عملکرد سازمان دارد.
فشارهای روانی را در سازمان تنظیم کنید
قبل از هر چیز، مسائل و ارزش‌های اساسی سازمان خود را تعریف کنید و میزان فشار کار بر اساس این تعاریف را بررسی کنید. برای اعمال تغییرات موثر، فرصت کافی در اختیار کارکنان قرار دهید تا بتوانند با یکدیگر بحث و تعامل کنند.
از کارکنان سازمان حمایت کنید
در هر سازمان افراد خلاقی وجود دارند که ممکن از خط مشی مدیریت پیروی نکنند. هر چند کنار آمدن با این افراد و حمایت از آنها کار آسانی نیست، اما برخی مواقع لازم است این کار را انجام دهید تا از تفکرات جدید و دیدگاه‌های خلاقانه آنها آگاه شوید.
همان طور که می‌دانید، ریسک و مسئولیت‌پذیری در هر سازمان، به تشویق و حمایت نیاز دارد. رهبر سازمان با پشتیبانی از کارکنان، باید برای آنها فرصت اشتباه کردن و به دست آوردن تجربیات جدید را فراهم کند. این فرآیند در رشد و توسعه سازمان بسیار موثر است.
مهارت‌های انطباق پذیری سازمانی چیست؟
یادگیری
افراد دارای مهارت یادگیری، تاثیر قابل توجهی در موفقیت سازمان دارند. چرا که علاوه بر رشد شخصی، به پیشرفت سازمان هم فکر می‌کنند.
مواردی مانند: همکاری، تفکر انتقادی و توجه به جزئیات، از ویژگی‌های این افراد محسوب می‌شود.
کنجکاوی
افرادی که ذهن پویا و جستجوگری دارند، به راحتی با محیط‌های مختلف سازگار می‌شوند. تحقیق، پژوهش، پذیرش تفاوت‌ها و ارتباط غیرکلامی از ویژگی‌های افراد کنجکاو به حساب می‌آید.
توانمندی
هر چند که هر سازمان، اهداف و ارزش‌های مشخصی دارد، اما گاهی مسیر رسیدن به این اهداف کمی سخت و پیچیده است. افزایش توانمندی‌ها و قابلیت‌های فردی می‌تواند مسیر رسیدن به این اهداف را ساده‌تر کند. مواردی همچون: ابتکار، خلاقیت، توجه به الگوها و توان حل مسئله از جمله ویژگی‌های افراد توانمند است.
پشتکار
افراد دارای پشتکار به سادگی نا امید نمی‌شوند. آنها قادرند در مواجهه با سختی‌ها و مشکلات، روحیه خود را به خوبی حفظ کرده و سایر کارکنان را نیز به ادامه فعالیت تشویق کنند. نگرش مثبت، کنترل استرس و تسلط بر شرایط سخت، مهم‌ترین خصوصیات این افراد به شمار می‌رود.
مدیریت منابع
فرآیند توسعه کارآمد و استفاده بهینه از منابع یک سازمان در زمان مناسب، با عنوان مدیریت منابع تعریف می‌شود. اما شاید از خودتان پرسیده باشید که منابع دقیقا چه چیزهایی هستند و چگونه باعث انطباق پذیری در سازمان می‌شوند؟
مواردی مانند: شبکه ارتباطات انسانی، منابع مالی، زمان، مشتریان، اعتماد میان کارکنان و… از جمله منابع یک سازمان به شمار می‌روند. بسیاری از مدیران و کارمندان نسبت به مفهوم «منبع» شناخت کافی ندارند و نمی‌دانند بارزترین ویژگی منابع سازمانی، محدودیت آنهاست. بی توجهی اعضای سازمان نسبت به محدودیت منابع، موجب اتلاف و هدر رفت منابعی می‌شود که جایگزینی آنها در مواردی بسیار دشوار و حتی غیرممکن است.
اما از آنجا که مدیریت منابع در در سازمان‌های انطباق پذیر، به صورت کامل و دقیق اجرا می‌شود، این سازمان‌ها، ضمن درک ارزش و اهمیت منابع و استفاده درست از آنها، می‌توانند از هدر رفت منابع نیز جلوگیری کنند.
مهارت‌های تحلیلی
مهارت‌های تحلیلی، به معنی مجموعه‌ای از توانایی‌ها در زمینه حل مسئله، تصمیم‌گیری و تجزیه و تحلیل اطلاعات است، بنابراین برای مدیران و کارکنان سازمان‌ها، از مهارت‌های ضروری به شمار می‌رود. وجود مهارت‌های تحلیلی، تاثیر قابل توجهی در افزایش انطباق پذیری، حل مشکلات موجود و بالا رفتن میزان بهره‌وری در سازمان دارد. مواردی مانند: خلاقیت، پژوهش، تحقیق، مهارت‌های ارتباطی و تحلیل داده، از جمله مهارت‌های تحلیلی به حساب می‌آیند.
به خاطر داشته باشید که این مهارت‌ها زمانی بیشترین کاربرد را دارند که مسائل و مشکلات سازمانی راه‌‌حل‌های روشن و واضحی نداشته باشند یا برای حل مسائل موجود چندین متغیر مختلف وجود داشته باشد.
اصول طراحی انطباق پذیری سازمانی چیست؟
اما برای طراحی انطباق پذیری سازمانی، اصولی وجود دارد که لازم است آنها را بدانید تا بتوانید اصول انطباق پذیری مناسب کسب و کار خود را طراحی کنید.
هدف از تحول را مشخص کنید
ابتدا اهداف، اولویت‌ها، قوانین و مرزها را مشخص کنید و سعی کنید تا آنجا که ممکن است، تغییرات را از قبل هدایت کنید. می‌توانید با ارائه بازخورد مداوم در مورد اینکه آیا اقدامات فردی به هدف مشترک کمک می‌کند یا نه، از این موضوع حمایت کنید.
ذینفعان را برای موضوعات مختلف انتخاب کنید
اکنون مدیران سازمان باید تیم‌های موضوعی تشکیل دهند. وظیفه این تیم‌ها، پیدا کردن بهترین راه حل ممکن برای مقابله با چالش‌ها و مشکلات، به همراه استخدام تیمی از کارشناسان از درون سازمان برای کمک به آنها در فعالیت‌هایشان است. در پاسخ به وظایف جدید، کارکنان را گروه بندی کنید. بهتر است، به منظور جلوگیری از از ایجاد سیلوهای سازمانی، وظایف تیم‌ها متنوع و انعطاف پذیر باشد.
هر راه حل را آزمایش کنید
در این مرحله از انطباق پذیری سازمانی، تیم‌های موضوعی باید از راه حل‌های ابداعی با روشی برای سنجش موفقیت یا عدم موفقیت پشتیبان تهیه کنند. سپس شما می‌توانید هر راه حل را آزماش کنید تا ببینید آیا واقعا کار می‌کند یا نه. آزمایشات لازم را انجام دهید و از نتایج آنها به عنوان مبنایی برای طراحی راه حل‌های قابل اندازه‌گیری استفاده کنید.
به یاد داشته باشید که می‌توانید برای اندازه‌گیری حداقل و حداکثر تست‌ها و حداقل و حداکثر میزان شکست از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) استفاده کنید.
از تعامل بین افراد درگیر مطمئن شوید
برخورد و تعامل مستقیم و تصادفی بین افرارد سازمان را فعال کرده و آنها را به تبادل ایده‌ها و تجربیاتشان تشویق کنید. شبکه‌های پویا، مبنای بسیار خوبی برای تصمیم‌گیری و دستیابی به یک هدف مشترک به شمار می‌روند.
عوامل سازگاری با محیط سازمانی چیست؟
اما چگونه با سازمان یا محیط کار سازگاری پیدا کنیم؟ مواردی که در ادامه بیان میکنیم، از جمله عواملی هستند که به شما کمک می‌کنند تا راحت‌تر و سریع‌تر با محیط کارتان سازگار و هماهنگ شوید و انطباق پذیری سازمانی را عملیاتی کنید.
تلاش برای حل مسائل و مشکلات
با وجود ویژگی انطباق پذیری، اگر در محیط کارتان مشکلی ایجاد شود، شما به جای تشدید اختلافات سعی می‌کنید مسائل را با گفتگو یا پیدا کردن راهکار مناسب حل کنید. افراد سازگار، معمولا مهارت و تسلط بالایی بر روش‌های مدیریت تعارض دارند که در نهایت ویژگی انطباق پذیری را در آنها تقویت می‌کند.
مقاومت در مقابل چالش‌ها و مشکلات
افرادی که دارای روحیه سازگاری هستند، می‌توانند در مقابل مشکلات و بحران‌هایی که ممکن است در سازمان ایجاد شود، به خوبی مقاومت کنند. این افراد با بروز تعارضات و مشکلات، دچار به هم ریختگی نمی‌شوند و به راحتی خود را با شرایط تطبیق می‌دهند.
استقبال از یادگیری و تجربه فناوری‌های جدید
روحیه سازگاری و انطباق پذیری به افراد امکان می‌دهد تغییرات کسب و کار از روش سنتی به شیوه‌های آنلاین را سریع‌تر و راحت‌تر بپذیرند و مقاومت کمتری از خودشان نشان دهند.
و در انتها…
امروز سعی کردیم راجع به انطباق پذیری سازمانی توضیحات کاملی به شما ارائه دهیم. امیدواریم با این اطلاعات بتوانید به سازگاری و پیشرفت کسب و کارتان کمک کنید.