با مدیریت تغییر سازمانی و مدل‌های آن آشنا شویم
تحولات سازمان را چگونه مدیریت کنیم؟
تقریبا هر کسب و کار در مقطعی از زمان دستخوش تغییر و تحولاتی می‌شود تا بتواند پایدار و مقیاس پذیر باقی بماند. این تغییرات می‌تواند استخدام یک کارمند جدید، برنامه‌ریزی برای رشد یکی از واحدهای سازمان و یا ادغام یک بخش با بخش‌های دیگر باشد که همگی آنها تاثیر قابل توجهی بر مسیر کسب و کار شما خواهند داشت.
سازگاری با تغییر سازمانی چندان هم آسان نیست و برای افرادی که خود را تحت تاثیر آن می‌بینند، می‌تواند کمی نگران کننده باشد.
شما به عنوان مدیری که وظیفه نظارت بر تغییرات سازمانی را بر عهده دارد، باید بدانید که فرایند تغییر در سازمان چگونه به نظر می‌رسد و چه چیزی را باید از آن انتظار داشته باشید. در واقع باید سعی کنید مدیریت تغییر سازمانی را به درستی انجام دهید.
امروز به شما خواهیم گفت مدیریت تغییر سازمانی چه تاثیری بر کسب و کارتان دارد.
تغییر سازمانی چیست؟
فرهنگ لغت کسب و کار، در تعریف تغییر سازمانی می‌گوید: تغییر سازمان، زمانی اتفاق می‌افتد که استراتژی‌های تجاری یا بخش‌های اصلی سازمان تغییر کنند.
در واقع، منظور از تغییر سازمانی، هر تغییری است که در کل محیط کار اتفاق می‌افتد و ویژگی مهم اکثر سازمان‌ها به شمار می‌رود.
یک سازمان می‌تواند از ابعاد مختلف مانند فناوری، ساختار، افراد و سایر عناصر موجود تغییر کند و تغییر سازمانی، با اشاره به تغییر روابط ساختاری و نقش‌های افراد سازمان، بر تغییر رفتار کارکنان متمرکز است.
سازمان‌ها باید انطباق پذیری لازم را برای ایجاد تغییر در خود ایجاد کنند، در غیر این صورت در محیط به شدت رقابتی امروز شکست می‌خورند.
از آنجا که تغییر سازمانی، امری اجتناب ناپذیر است، سازمان‌های پویا و متنوع امروز باید توان سازگاری با انواع تغییرات را در خود ایجاد کنند.
عوامل زیادی هستند که ضرورت ایجاد تغییر سازمانی را اعلام می‌کنند. برخی از رایج‌ترین مواردی که معمولا مدیران سازمان با آنها مواجه می‌شوند، عبارتند از:
- رهبری جدید در راس سازمان و یا در بخش‌های مختلف آن
- تغییر در ساختار تیم سازمان
- پیاده سازی فناوری‌های جدید
- به کارگیری مدل‌های جدید کسب و کار
عوامل کلیدی تغییر سازمان
به طور کلی 2 عامل اصلی سازمان‌ها را به سمت تغییر هدایت می‌کند:
تغییرات در حوزه کسب و کار
سازمان‌ها دارای وظایف و فعالیت‌های مشخصی هستند. اما گذر زمان و شرایط مختلف، ممکن است وضعیت آنها را دچار تغییر و تحول کند. به عنوان مثال، فروش اینترنتی یکی از الگوهای جدید کسب و کارهاست. در واقع، تغییراتی که در حوزه فعالیت‌های یک سازمان اتفاق می‌افتد، می‌تواند در سازمان تغییر و تحول ایجاد کند.
تغییرات در حوزه فناوری
همان طور که می‌دانید، هر سازمان برای انجام وظایف خود از فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطاتی مشخصی استفاده می‌کند. یکی از عوامل ایجاد تغییرات سازمانی، ظهور فناوری‌های جدید است. این فناوری‌های نوظهور باعث می‌شود سازمان از ابعاد مختلف (مانند به کارگیری فناوری جدید توسط رقبا)، تحت فشار قرار بگیرد.
انواع تغییر در سازمان
تغییرات سازمان به 2 دسته زیر تقسیم می‌شود:
تغییرات تطبیقی
تغییرات تطبیقی، تغییرات کوچک و تدریجی هستند که سازمان‌ها برای رفع نیازهایی که در طول زمان تکامل می‌یابند، اتخاذ می‌کنند. این تغییر، یک سری اصلاحات و تنظیمات جزئی است که مدیران برای اجرای استراتژی‌های کسب و کار، آنها را به خوبی تنظیم و اجرا می‌کنند. به عنوان مثال، سازمانی که سیستم عامل کامپیوترها را از ویندوز 8 به ویندوز 10 ارتقا می‌دهد، از تغییر تطبیقی استفاده کرده است.
تغییرات تحول آفرین
تغییرات دگرگونی یا تحول آفرین، نسبت به تغییرات تطبیقی، مقیاس و دامنه وسیع‌‌تری دارند. آنها شامل یک تغییر همزمان در ماموریت‌ها، استراتژی‌ها، ساختار سازمان، ساختار تیم، افراد، عملکردهای سازمان و یا فرآیندهای تجاری هستند. اعمال این تغییرات به دلیل مقیاس گسترده، معمولا به زمان و انرژی قابل توجهی نیاز دارد. تغییرات دگرگونی، اغلب در پاسخ به عوامل خارجی مانند ظهور یک رقیب جدید یا مشکلات موثر بر زنجیره تامین، دنبال می‌شوند.
به عنوان مثال، پذیرش و اجرای نرم افزار CRM، نمونه‌ای از تغییرات تحول آفرین است که انتظار می‌رود همه بخش‌ها آن را یاد گرفته و مورد استفاده قرار دهند.
به طور کلی، تغییرات سازمانی در طیفی از تغییرات تطبیقی و تغییرات تحول آفرین قرار می‌گیرند. به همین دلیل، مدیران باید درک کنند که فرآیند تغییر باید متناسب با چالش‌ها و نیازهای خاص هر موقعیت باشد.
مدیریت تغییر سازمانی چیست؟
تغییر سازمانی، شامل اقداماتی است که در آن یک سازمان یا کسب و کار، یکی از اجزای اصلی خود مانند فرهنگ، فناوری‌ها، زیرساخت‌های عملیاتی یا فرآیندهای داخلی را تغییر می‌دهد. مدیریت تغییر سازمانی (Organizational Change Management) یا OCM، فرآیند هدایت تغییرات سازمانی به سمت یک راه‌حل کارآمد و موثر است و معمولا 3 مرحله اصلی دارد: آماده سازی، اجرا و پیگیری.
ابعاد مدیریت تغییر سازمانی چیست؟
اما مدیریت تغییر سازمانی کدام حوزه‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد و بر کدام بخش‌های سازمان موثر است؟ در ادامه به چند نمونه از رایج‌ترین بخش‌ها اشاره می‌کنیم.
تغییر در ساختار سازمان
مانند ادغام دو کسب و کار در یکدیگر، جدا شدن یک تیم از کسب و کار و یا تاسیس یک کسب و کار جدید.
تغییر در فرآیندها
مانند تغییر در فرآیند تحویل محصولات و خدمات به مشتریان و یا تغییر در فرآیند تولید یک محصول.
تغییر در کارکنان
به معنی ایجاد هر نوع تغییر در نیروی کار، مانند: آموزش کارکنان، تغییر در شرح وظایف کارکنان، تعدیل نیرو و اخراج کارکنان.
تغییر در سیاست‌های سازمان
تغییر در سیاست‌های سازمان، منجر به ایجاد توافقات جدید قانونی می‌شود که معمولا برای کارکنان مطلوب است.
تغییر در فرهنگ سازمان
همان طور که می‌دانید، فرهنگ سازمانی همان ارزش‌ها، باورها و نگرش‌های سازمان است که بر سایر جنبه‌های سازمان عمیقا موثر است. بنابراین، مدیران برای حفظ جایگاه و موفقیت سازمان، باید تغییرات سازنده و موثری در هنجارهای آن ایجاد کنند.
تغییر در فناوری
امروزه تمامی کسب و کارها با فناوری‌های نسبتا پیچیده سر و کار دارند. بنابراین ممکن است یک سازمان برای رسیدن به موفقیت، به تغییر در برخی نرم افزارها و ابزارهای مبتنی بر تکنولوژی نیاز داشته باشد.
تغییر در محصولات
این مورد به تغییر سازمانی در محصولات و تشویق مصرف کنندگان به خرید آنها می‌پردازد. در اینجا تمرکز اساسی بر روی دو حوزه بازاریابی و فروش است.
مدیریت تغییر سازمانی مهم است؛ چرا؟
مدیریت تغییر، پذیرش موفق و استفاده از تغییرات را در کسب وکار هدایت می‌کند. این موضوع به کارکنان کمک می‌کند تا شیفت‌های کاری را درک کرده، به آن متعهد شوند و فعالیت‌های خود را به طور موثر انجام دهند. بنابراین می‌توانیم بگوئیم، مدیریت تغییر سازمانی برای رشد و موفقیت کسب و کارها کاملا ضروری است.
بدون مدیریت موثر و کارآمد تغییر سازمانی، انتقال سازمان از نظر زمان و منابع، بسیار دشوار و پرهزینه خواهد بود. علاوه بر این، روحیه کارکنان تضعیف شده و مهارت‌های آنها نیز توسعه پیدا نخواهد کرد. در نهایت، عدم وجود مدیریت تغییر سازمانی، می‌تواند منجر به شکست کسب و کار شما شود.
مراحل آمادگی برای مدیریت تغییر سازمانی چیست؟
آماده شدن برای تغییر سازمانی نیاز به مراحلی دارد که در این بخش راجع به آنها صحبت می‌کنیم.
- ابتدا لازم است تغییر سازمانی را تعریف کرده و اهمیت آن را درک کنید.
- سپس یک نقشه راه ایجاد کنید که موفقیت را به وضوح بیان کرده و آن را اندازه‌گیری کند. همچنین، توضیح دهد که سازمان، حوزه‌های مختلف سازمان، کارکنان و مشتریان چگونه تحت تاثیر قرار خواهند گرفت.
- در مرحله بعد باید مطمئن شوید که برنامه فرآیند با اهداف کسب و کارتان مطابقت دارد و اجرای پایدار تغییرات سازمانی را تضمین می‌کند. بررسی کنید که چه چالش‌هایی در انتظار شماست، پس به اندازه کافی انعطاف پذیر باشید. همچنین، در طول مسیر برای پیروزی‌های کوچک جشن بگیرید.
- به خاطر داشته باشید که مدیریت تغییر سازمانی یا OCM، پس از اجرای موفقیت‌آمیز مراحل تحول سازمانی، متوقف نمی‌شود. در طول اجرای فرآیندها و پس از آن، باید به طور مداوم نتایج را بررسی و ارزیابی کرده و داده‌ها را اندازه‌گیری کنید. همچنین، کارکنان را در مورد روش‌های تجاری جدید آموزش داده و در صورت لزوم، اهداف سازمان را مجددا تنظیم و تعریف کنید.
مدل های مدیریت تغییر سازمانی
مدل‌های مدیریت تغییر، مانند قطب نما به شما کمک می‌کنند تا در انتقال‌های دشوار به خوبی حرکت کرده و تیمتان را در جهتی فراتر از پذیرش هدایت کنید. این مدل‌ها، برای کمک به سازمان‌ها در فرآیند برنامه‌ریزی و اجرای تغییرات، دستورالعملهای خاصی ارائه می‌کنند. اما پیش از معرفی این مدل‌ها، لازم است مدل مدیریت تغییر سازمانی را به طور مختصر تعریف کنیم.
مدل مدیریت تغییر سازمانی چیست؟
مدل‌های مدیریت تغییر شامل مفاهیم، نظریه‌ها و روش‌هایی هستند که نسبت به تغییرات سازمانی رویکردی عمیق و همه جانبه ارائه می‌دهند. هدف این مدل‌ها ارائه راهنمایی برای ایجاد تغییرات، هدایت فرآیند تحولات، اطمینان از پذیرش تغییرات و عملی شدن آنهاست.
پیروی از یک روش اثبات شده برای معرفی و ایجاد تغییر، میزان موفقیت مدیریت تغییر سازمانی را افزایش می‌دهد. هر چند در این زمینه مدل‌های متنوعی وجود دارد، اما آنچه اهمیت دارد، انتخاب مدل بهتر و موثرتر برای شرایط کسب و کار شماست.
در این بخش تعدادی از مدل‌های مدیریت تغییر را به شما معرفی می‌کنیم.
مدل مدیریت تغییر Lewin
این مدل، فرآیند تغییر را به 3 مرحله تقسیم می‌کند:
- یخ زدایی کنید
این مرحله آماده سازی است. اکنون باید نحوه کار را تجزیه و تحلیل کنید تا دقیقا متوجه شوید که برای به دست آوردن نتایج مورد نظر چه چیزی باید تغییر کند. در این مرحله، شما باید پرونده‌ها را به کارکنان ارائه دهید و آنچه در نظر دارید را با آنها در میان بگذارید تا همه آنها تحت تاثیر قرار گرفته و برای تغییر آمادگی لازم را داشته باشند.
- تغییر دهید
اکنون باید فرآیند تغییر را عملی کنید، همچنین به برقراری ارتباط و پشتیبانی برای همه کارکنان درگیر ادامه دهید.
- دوباره منجمد کنید
در مرحله آخر باید برای جلوگیری از بازگشت به روش قدیمی انجام کارها، یک استراتژی ایجاد کنید تا مطمئن شوید فرآیند تغییر ثابت است. علاوه بر این، نحوه عملکرد فرآیندهای جدید را بررسی کرده و اندازه گیری کنید که تا چه اندازه به اهداف خود نزدیک شده‌اید.
مدل تغییر McKinsey 7-S
این مدل شامل تقسیم یک برنامه تغییر به 7 قسمت، برای تمرکز بر موارد زیر است:
- تغییر استراتژی
- ساختار سازمان
- سیستم‌ها و فرآیندهای کسب و کار
- فرهنگ و ارزش‌های مشترک سازمان
- روش انجام فعالیت‌ها
- کارکنان درگیر
- مهارت‌های کارکنان
آنچه اهمیت دارد، این است که هر 7 عنصر را با تجزیه و تحلیل نحوه تعامل و تاثیر آنها بر یکدیگر هماهنگ نگه دارید. همچنین، تقسیم تغییرات سازمانی به مواردی که ذکر کردیم، کمک می‌کند تا هیچکدام از آنها را نادیده نگیرید.
مدل McKinsey 7-S برای زمانی مناسب است که مطمئن هستید مشکلی در سازمان وجود دارد، اما نمی‌دانید این مشکل چگونه ایجاد شده است. وقتی مشخص کردید چه تغییراتی باید انجام شود، این 7 عنصر به عنوان راهنمایی برای حفظ تعادل کسب و کار شما عمل کرده و به شما در شناسایی ناهماهنگی‌ها کمک می‌کند.
مدل تغییر Kotter
نظریه مدیریت تغییر جان کاتر، عمدتا بر روی افراد درگیر در فرآیند تغییر و روان‌شناسی آنها متمرکز است. کاتر نظریه خود را به 8 مرحله تقسیم می‌کند:
- برای ایجاد انگیزه در افراد، احساس فوریت ایجاد کنید.
- با رهبران و عوامل تغییر مهارت‌ها و همکاری بخش‌های مختلف، تیم تغییر سازمان خود را بسازید.
- چشم‌انداز استراتژیک خود را برای مواردی که می‌خواهید انجام دهید، مشخص کنید.
- با همه افرادی که در فرآیند مدیریت تغییر دخالت دارند، ارتباط برقرار کنید تا آنها را در جریان مسائل قرار دهید و مطمئن شوید که از نقش‌ها و وظایف خود به خوبی مطلع هستند.
- موانع راه را شناسایی کرده و به هر چیزی که ممکن است مشکل ایجاد کند، رسیدگی کنید.
- با ایجاد اهداف کوتاه مدت، برنامه مدیریت تغییر خود را به مجموعه مراحل دست یافتنی تقسیم کنید.
- در طول فرآیند اجرا، حرکت خود را حفظ کنید.
- پس از اتمام پروژه اولیه، تغییرات ایجاد شده را حفظ کنید.
برای آشنایی بیشتر با مدل تغییر کاتر اینجا کلیک کنید.
مدل تغییر ADKAR
این مدل مدیریت تغییر سازمانی، 5 هدف اصلی را تدوین می‌کند تا فرآیند مدیریت تغییر کسب و کار شما را پایه گذاری کند. هر کدام از حروف این کلمه، نشان دهنده هدفی است که به عنوان یک سازمان باید برای رسیدن به آن تلاش کنید.
حروف ADKAR نشان دهنده موارد زیر است:
- Awareness: آگاهی (از نیاز به تغییر)
- Desire: تمایل (برای مشارکت و حمایت از تغییر)
- Knowledge: دانش (در مورد چگونگی ایجاد تغییر)
- Ability: توانایی (در اجرای مهارت‌ها و رفتارهای مورد نیاز)
- Reinforcement: تقویت (برای حفظ تغییرات)
مدل ADKAR با تمرکز بر کارمندان، مقاومت را محدود کرده و سرعت اجرا را افزایش می‌دهد. همچنین، در این تئوری به موضوع ورودی و پشتیبانی کارکنان اهمیت داده می‌شود. به این معنا که، به جای اینکه با دستور تغییر به سراغ کارمندان خود بروید، در طی یک مکالمه کارکنان را از نیاز به تغییر آگاه کنید تا بتوانید آنها را متقاعد و مطمئن کنید که از این فرآیند سود خواهند برد. این تمایل، آنها را برای مشارکت در اجرا تقویت می‌کند.
پلتفرم ADKAR، برای تغییرات کوچک و تدریجی مناسب‌تر است و روال عادی فعالیت‌ها را به صورت ناگهانی مختل نمی‌کند.
در این روش، «دانش» و «توانایی» ارتباط نزدیکی با هم دارند. اما دانش، بیشتر بر درک چگونگی ایجاد تغییر متمرکز است. در حالی که توانایی، ایجاد اعتماد به نفس لازم در کارمندان برای تکمیل فرآیند تغییر و تحول است. این مدل، برای ایجاد تغییرات پایدار، نسبتا موفق‌تر از سایر روش‌هاست.
مدل تغییر Nudge
این تئوری، بر پیشنهادات غیرمستقیم که با شواهد مختلف پشتیبانی می‌شوند، متمرکز است. تا جایی که کارمندان در جهت تغییر مورد نظر شما هدایت شوند. در این مدل، فرض بر این است که تحریک تغییر موثرتر از اعمال دقیق تغییر است. اصول اساسی نظریه Nudge شامل موارد زیر است:
- تغییرات را تعریف کنید
- دیدگاره کارکنان را در نظر بگیرید
- برای نشان دادن بهترین گزینه، شواهدی ارائه کنید
- تغییر را به عنوان یک انتخاب در نظر بگیرید
- به بازخورد کارمندان توجه کنید
- گزینه‌ها را محدود کنید
- تغییرات را با بردهای کوتاه مدت تثبیت کنید
مدل تغییر کوبلر- راس (Kubler-Ross)
این چارچوب به عنوان مدلی برای توصیف تجربه غم و اندوه مورد استفاده قرار می‌گیرد. مراحل 5 گانه این روش به شما کمک می‌کند تا پاسخ کارکنان به یک تغییر سازمانی را بهتر و دقیق‌تر بررسی کنید.
این مراحل عبارتند از:
- انکار: امتناع از باور یک پاسخ متداول به اطلاعاتی است که کارکنان نمی‌خواهند آنها را بشنوند.
- عصبانیت: وقتی تغییر ناخواسته به افراد تحمیل شود، خشمگین شدن کاملا طبیعی است.
- چانه زنی: معمولا افراد برای اجتناب از سازش و پذیرش کامل تغییر، تلاش می‌کنند.
- افسردگی: اگر کارکنان از تغییرات صورت گرفته ناراضی باشند و نسبت به آنها احساس ناامیدی کنند، ممکن است وارد مرحله افسردگی شوند.
- پذیرش: وقتی کارکنان متوجه می‌شوند که هیچ گزینه دیگری برای انتخاب وجود ندارد، به نقطه پذیرش می‌رسند.
در نهایت شما باید رویکرد تغییر سازمان خود را طوری طراحی کنید که ضمن رسیدگی به این احساسات بالقوه، کارمندان را از تجربه بدترین آنها دور نگه دارد.
چرخه تغییر دمینگ (PDCA)
چرخه دمینگ یا PDCA از ابتدای کلمات Plan (طرح و برنامه)، Do (انجام دادن)، Check (بررسی) و Act (عمل کردن)گرفته شده و چارچوبی برای بهبود فرایندهای سازمان فراهم می‌کند. این مدل، از مدیریت تغییر سازمانی به عنوان برنامه تغییر عمل و همچنین اقدام به روند دوره‌ای و تکراری برای تغییر و بهبود مستمر استفاده می‌کند. در واقع، این چرخه همیشه ادامه دارد و باید مرتب تکرار شود.
PDCA به عنوان یک چرخه قدرتمند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با پیروی از یک فرآیند ساده، پیشرفت کنند. به این صورت که برنامه‌ای را طراحی کرده و آن را آزمایش و سپس اجرا کنند. در مرحله بعد، موفقیت برنامه را ارزیابی کرده و نهایتا تغییرات لازم را اجرا کنند.
مطلب چرخه دمینگ را بخوانید تا به شما بگوئیم PDCA چگونه منجر به بهبود فرآیندها می‌شود.
و در انتها…
با پیشرفت‌های فناوری و تغییر رویدادهای جاری، تغییرات سازمانی، از اتفاقات اجتناب ناپذیر هر کسب و کار محسوب می‌شود. توانایی ایجاد تغییر در نحوه انجام تجارت، در موفقیت بلند مدت سازمان شما موثر است. این امر مستلزم وجود یک رویکرد استراتژیک و متفکرانه برای تغییرات است، یعنی همان چیزی که مدیریت تغییر سازمانی به آن می‌پردازد.
همان طور که گفتیم، مدیریت تغییر سازمانی (OCM)، چارچوبی برای مدیریت تاثیر فرآیندهای کسب و کار جدید، تغییر در ساختار سازمان یا تغییرات فرهنگی یک سازمان است.
با تعیین رسمی انتظارات، به کارگیری ابزارهایی برای بهبود ارتباطات و جستجوی راهکارهایی برای کاهش اطلاعات نادرست، احتمال بیشتری وجود دارد که کارکنان سازمان، تغییرات را بپذیرند و نسبت به آنها متعهد بمانند.