تاب آوری سازمانی؛ عامل بقای سازمان شما در شرایط بحرانی
چرا برخی سازمان‌ها هنگام مواجهه با مشکلات، تمرکز خود را از دست می‌دهند و دچار سردرگمی می‌شوند؟ درحالی که برخی دیگر، خطرات و مشکلات را به عنوان یک فرصت در نظر می‌گیرند و از آن برای سازگاری و تغییر استفاده می‌کنند؟ شما به عنوان یک مدیر چگونه می‌توانید میزان تاب آوری سازمان خود را ارزیابی کنید؟
همراه ما باشید تا راجع به مفهوم تاب آوری سازمانی و اهمیت آن بیشتر صحبت کنیم.
تاب آوری سازمانی چیست؟
تاب آوری سازمانی (Organizational Resilience)، به توانایی سازمان‌ها برای پیش بینی، آمادگی و پاسخ گویی به تغییرات مستمر محیط اشاره می‌کند و به ظرفیت سازمان برای انطباق با مشکلات و بهره برداری از فرصت‌های ایجاد شده در محیط متغیر می‌پردازد. تاب آوری سازمانی، ترکیبی از ظرفیت سازمان برای بازگرداندن کارایی پس از اختلال و ایجاد قابلیت‌های لازم قبل از پاسخ به بحران است.
همان طور که می‌دانید، محیط سازمان‌ها همواره در حال تغییر و دگرگونی است. در این شرایط، تنها سازمان‌هایی قادر به ادامه حیات هستند که بهتر و سریع‌تر با تغییرات محیطی سازگار شوند.
اصطلاح تاب آوری، یک مفهوم مهم در ادبیات مدیریت بحران است. سازمان‌های تاب آور، سازمان‌هایی هستند که به دلیل برنامه ریزی موثر، آمادگی و انعطاف پذیری بالایی که در خودشان ایجاد می‌کنند، می‌توانند مشکلات و بحران‌ها را با هزینه کمتر پشت سر بگذارند. البته به خاطر داشته باشید که نگرانی فقط مربوط به بحران‌ها نیست، بلکه انحرافات و عدم قطعیت‌های کوچکی که در سازمان چالش ایجاد می‌کنند را نیز شامل می‌شود.
ارتقاء تاب آوری، باعث رشد افراد، افزایش دانش و مهارت‌های خود مدیریتی می‌شود.
ابعاد تاب آوری سازمانی چیست؟
بر اساس Framework تاب آوری S. McManus’s، ابعاد تاب تاب آوری سازمانی به 3 دسته تقسیم می‌شود:
آگاهی از موقعیت (Situational awareness)
آگاهی از موقعیت یا موقعیت شناسی، سنجه‌ای برای آگاهی از کل محیط عملیاتی است. آگاهی از موقعیت، توانایی یک سازمان برای جستجوی فرصت‌ها، شناسایی بحران‌ها، شناخت پیامد بحران‌ها و درک عوامل ایجاد کننده بحران‌هاست.
آسیب پذیری‌های کلیدی (Key vulnerabilities)
آسیب پذیری کلیدی، شامل آن بخش از جنبه‌های عملیاتی و مدیریتی سازمان است که از وقوع بحران‌ها بیشترین تاثیر را می‌گیرد. این بخش، دارایی‌های فیزیکی (ساختمان‌ها، تاسیسات، تجهیزات، ماشین آلات)، دارایی‌های انسانی (مدیران، تصمیم گیران، نیروهای متخصص) و ارتباطات را در بر می‌گیرد.
ظرفیت تطبیق یا سازگاری (Adaptive capacity)
ظرفیت سازگاری، به فرهنگ و پویایی یک سازمان مرتبط است و این امکان را فراهم می‌کند که سازمان در شرایط معمولی و شرایط بحرانی تصمیمات دقیق و درستی بگیرد. ظرفیت تطابق پذیری یک سازمان را می‌توانید از طریق ساختار تصمیم گیری، نحوه انتشار و نگهداری اطلاعات، درجه خلاقیت و میزان تحمل انعطاف پذیری در سازمان اندازه گیری گنید.
ویژگی های تاب آوری سازمانی چیست؟
- تاب آوری، در شرایط مخرب و بحرانی، از مزایای سازمان محسوب می‌شود.
- تاب آوری، توان بازیابی پس از تخریب را برای سازمان شما فراهم می‌کند.
- تاب آوری، یک توانایی است که در شرایط محیط جدید شکل می‌گیرد. در واقع، این ظرفیت بالقوه، در فعالیت‌های عملیاتی و جاری سازمان قابل درک نیست.
- تاب آوری سازمانی، بر بقا، انطباق پذیری، بازگشت و توسعه در شرایط متضاد تاکید می‌کند.
- یک سازمان تاب آور، با برنامه ریزی دقیق و شناخت کافی از محیط، می‌تواند در مواجهه با انواع تغییرات، ظرفیت‌های جدیدی ایجاد کند.
- تاب آوری سازمانی یک ویژگی چند سطحی است. به این معنی که تاب آوری در سطوح مختلف افراد، گروه‌ها و سازمان‌ها، به تعامل میان آنها بستگی دارد.
- تاب آوری سازمانی، فرآیندی است که تحت تاثیر منابع و ساختار سازمان قرار می‌گیرد.
اهمیت تاب آوری سازمانی چیست؟
به طور کلی، جوامع برای تاب آوری، به خدمات فراهم شده توسط سازمان‌ها متکی هستند تا برای موقعیت‌های خاص و بحران‌ها، قادر به برنامه ریزی و پاسخ گویی باشند. سازمای حیاتی که خدماتی مانند آموزش، حمل و نقل، سلامت و… را فراهم می‌کنند، بسیار مهم به حساب می‌آیند. چرا که این سازمان‌ها جوامع را قادر به عملکرد می‌سازند.
بسیاری از کسب و کارها توانایی مدیریت آسیب‌ها و مشکلات را ندارند و نمی‌توانند در برابر بحران‌ها مقاومت کنند، پس یا به طور کامل حذف می‌شوند و یا تحت مالکیت سازمان‌های قدرتمند درمی‌آیند. بنابراین، در محیط متغیر امروزی، انعطاف پذیری و سازگاری برای همه کسب و کارها به یک ضرورت مهم تبدیل شده است.
سازمان‌ها بخشی از جامعه هستند و عملیات روزانه زیادی انجام می‌دهند. علاوه براین، عملکرد سازمان‌ها در طول دوره‌های پاسخ و بازیابی در پی یک فاجعه، مشکل یا بحران، بسیار مهم و حیاتی است. بنابراین، برای اطمینان از بقای سازمان و کاهش اختلالات، تاب آوری سازمان‌ها بسیار ضروری است.
علاوه بر وجود ارتباط میان جوامع تاب آور و سازمان‌های تاب آور، بین تاب آوری سازمان‌ها و مزیت رقابتی آنها نیز رابطه وجود دارد. سازمان‌های تاب آور در زمانی که کسب و کار در شرایط عادی قرار دارد، سازمان‌های تاب آور قدرت رقابتی بیشتری دارند.
صفر تا صد مدیریت کسب و کار خود را به سامانه BMS راهبران بسپارید.
چرا برخی سازمان‌ها انعطاف پذیرترند؟
تحقیقات انجام شده در زمینه تاب آوری سازمانی نشان می‌دهد که کسب و کارهای موفق، برای روبرو شدن با سختی‌ها کاملا آماده هستند، در عین حال، هنگام مواجه شدن با بحران‌ها نیز کاملا انعطاف پذیر و فعال هستند. به طور کلی، این دسته از سازمان‌ها برای تحقیق، یادگیری و اقدام، ظرفیت لازم را از خود نشان می‌دهند.
دلیل دیگری که انعطاف پذیری بیشتر برخی سازمان‌ها را نشان می‌دهد این است که آنها برای کارکنان خود ارزش زیادی قائل هستند. مثلا هنگامی که کارکنان در محل کار اشتباه می‌کنند، این موضوع به عنوان منبع خطا تلقی نمی‌شود، بلکه فرصتی است برای یادگیری و ایجاد انعطاف پذیری. این تغییر در تفکر، نوعی فرهنگ سازمانی را شکل می‌دهد که بر مشاهده و حل مشکلات متمرکز است.
دلیل دیگر برای انعطاف پذیری بیشتر بعضی سازمان‌ها، این است که آنها در رویه‌ها و اقدامات خود بسیار کارآمد و قابل اعتماد هستند. تا جایی که متخصصان سازمانی آنها را با عنوان «سازمان‌هایی با قابلیت اطمینان بالا» یا HRO می‌شناسند. مواردی مانند: تاسیسات هسته‌ای، شرکت‌های نفت، گاز و خطوط هوایی نمونه‌هایی از این سازمان‌ها هستند که اغلب در محیط‌های پیچیده و خطرناک فعالیت می‌کنند. هر چند که در این سازمان‌ها احتمال خطر و شکست بسیار بالاست، اما به ندرت با شکست‌های عملیاتی مواجه می‌شوند.
سازمان‌های با قابلیت اطمینان بالا یا HRO، از 5 استراتژی وابسته به هم استفاده می‌کنند که تاب آوری سازمانی را تقویت می‌کند:
- این سازمان‌ها، قابلیت اطمینان را در اولویت قرار می‌دهند و به تهدیدات احتمالی حساس هستند. در این حالت، تمرکز بر این احتمال وجود دارد که مشکل پیش می‌آید.
- HRO ها بر تفسیر ساده از رویدادها اتکا نمی‌کنند. بلکه سعی دارند تصویری کامل از محیط ایجاد کنند. همچنین آنها تنوع در ادراک را تشویق می‌کنند تا بتوانید فرضیه‌ها را به چالش بکشید.
- در این سازمان‌ها، رهبری بسیار قوی است. مدیریت ارشد و کارکنان می‌دانند که تصمیم گیری آنها بر کل سازمان تاثیرگذار است.
- HRO ها با تعهد به طرز فکر تاب آوری، می‌توانند برخی اشتباهات را شناسایی کرده و میزان آسیب‌ها را به حداقل برسانند.
- سازمان‌های با قابلیت اطمینان بالا، از طریق شناسایی افراد متخصص و اجازه به آنها برای گرفتن تصمیمات حیاتی در طول یک بحران، برای کارکنان خود ارزش قائل می‌شوند و در نهایت، به رفع مشکلات حیاتی کمک می‌کنند.
سازمان‌ها چگونه می‌توانند انعطاف پذیرتر شوند؟
روش‌هایی وجود دارد که در توانمندسازی سازمان‌ها برای تاب آوری موثر است. در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم.
- یکی از بهترین راه‌های تقویت تاب آوری، ارائه آموزش‌های فردی و توسعه شایستگی‌های تخصصی برای افزایش تاب آوری است.
- راهکار دیگری که سازمان‌ها به وسیله آن می‌توانند تاب آوری را تقویت کنند، ایجاد انگیزه با روش‌هایی مانند خودکارآمدی، امید و خوش بینی است.
- سازمان‌ها می‌توانند این کار را از طریق دادن استقلال وظایف و اختیار به کارکنان انجام دهند. به این ترتیب، اعتماد به نفس آنها افزایش پیدا می‌کند و در مواقع چالش برانگیز به خوبی واکنش نشان می‌دهند.
تاب آوری چگونه سازمان را به سمت موفقیت می‌برد؟
- سازمان‌هایی که اقدامات پیشگیرانه انجام می‌دهند، در زمان بحران، انعطاف پذیر هستند و عملکرد مناسبی دارند. اقدامات پیشگیرانه می‌تواند شامل آموزش کارکنان برای مقابله با شرایط اضطراری باشد. این اقدامات، به غلبه بر شکست و مقاوت در برابر اختلالات و مشکلات کمک می‌کند.
- همچنین، سازمان‌های انعطاف پذیر، هم ثبات دارند و هم پویا هستند، این ویژگی‌ها کمک می‌کند تا بتوانند پس از یک بحران یا مشکل بزرگ به فعالیتشان ادامه دهند. به عنوان مثال، فعالیت رستوران‌ها یا بیمارستان‌ها در طول بحران بیماری کووید 19، نمونه‌ای از تاب آوری سازمانی است. در طول مدت این بیماری بسیاری از رستوران‌ها تعطیل شدند. اما تعدادی به سرو و تحویل غذا از طریق سفارش‌های اینترنتی و خدمات تحویل ادامه دادند. این نمونه‌ای از تاب آوری است.
یا تصور کنید که پزشکان یک بیمارستان در اقدامی هماهنگ، به طور ناگهانی اعتصاب کرده‌اند. یک بیمارستان تاب آور، با برقراری نظم و ادامه دادن به فعالیت خود، به خوبی در برابر این اعتصاب ناگهانی واکنش نشان می‌دهد.
- علم سازمانی پیشنهاد می‌کند که سازمان‌های تاب آور، منابع را به مواجه شدن با تهدیدات موجود محدود نکنند، بلکه منابع داخلی را به کار بگیرند تا بتوانند پس از یک بحران به عملیات خود ادامه دهند. بنابراین، می‌توانیم بگوییم سازمان‌های تاب آور، منابع را در زمان بحران سرمایه گذاری می‌کنند.
محدودیت سازمان‌ها در ارتقای سطح تاب‌آوری سازمانی چیست؟
برای ارتقای سطح تاب آوری موانعی بر سر راه سازمان‌ها وجود دارد:
- یکی از این موانع، آگاهی محدود سازمان‌ها از محیطی است که در آن فعالیت می‌کنند. آگاهی، به معنی شناسایی حوادث بالقوه، بررسی پیامدهای این حوادث، آگاهی نسبت به میزان منابع در دسترس سازمان هنگام رویارویی با بحران و آگاهی از تعهدات سازمان در رابطه با ذینفعان است.
- یکی دیگر از موانع، عدم توانایی در شناخت و مدیریت نقاط مهم و آسیب پذیر است. آسیب پذیری‌های مهم، به اجرایی از یک سیستم سازمانی اشاره می‌کنند که با از دست دادن یا آسیب دیدن آنها، خسارات غیر قابل جبرانی به سازمان وارد می‌شود.
- عدم توان سازمان در ایجاد انطباق پذیری، یکی دیگر از محدودیت‌هاست. ظرفیت انطباق پذیری یک سازمان به فرهنگ و پویایی آن بستگی دارد که با وجود آن، سازمان می‌تواند هم در فعالیت‌های روزمره و هم در شرایط بحرانی، تصمیمات به موقع و مناسب بگیرد.
و در انتها…
همان طور که گفتیم، تاب آوری سازمانی، به معنای توانایی و ظرفیت سازمان در مواجهه با بحران‌ها وچالش‌ها، به همراه توانایی بازگشت به شرایط عادی است. در واقع، تاب آوری، عامل اصلی بقای سازمان شما در شرایط بحرانی به حساب می‌آید.
ضروری‌ست سازمان‌ها برای بقا و تداوم کسب و کارشان به این ویژگی مهم مجهز باشند، چرا که به آنها کمک می‌کند تا از طریق برنامه ریزی، آمادگی و رفتارهای پیشگیرانه با مشکلات و بحران‌ها به طور موثر مقابله کنند.