مدیریت موفق فرآیندهای تجاری با هوش فرآیندی
هر کسب و کار، با یک بودجه محدود، سعی می‌کند به سمت دستیابی به حداکثر بهره وری تجاری حرکت کند. با در نظر گرفتن این هدف، تمام گردش‌های کاری عملکردی و وظایف تجاری، برنامه ریزی و اجرا می‌شوند. معمولا در طول اجرای این فرآیندها، حجم زیادی از داده‌های پراکنده تولید خواهد شد که در صورت جمع‌آوری و یکپارچه سازی، دیدگاه دقیقی نسبت به فرآیندهایی که به وسیله آنها سازمان می‌تواند به بهینه سازی و بهره وری دست پیدا کند، به شما ارائه می‌دهد. این همان هوش فرآیندی است که امروز به معرفی و بررسی آن می‌پردازیم.
به خاطر داشته باشید که سطح موفقیت یک سازمان، تا حد قابل توجهی تحت تاثیر چگونگی مدیریت، ادغام و استفاده از فرآیندهای تجاری است.
هر مرحله از فرآیندها، علاوه بر ارائه نتایج نهایی، در کیفیت، ریسک، هزینه، سرعت و سایر ویژگی‌هایی که مراحل کسب و کار شما را معرفی می‌کند، اهمیت دارد. بنابراین، داشتن درک عمیق از فرآیندها برای بهبود این مراحل و سایر ویژگی‌های کسب و کار شما بسیار مهم است. برای ایجاد هر دگرگونی در کسب و کار، ابتدا باید درک کنید که چه چیزی را باید تغییر دهید. شما باید فعالیت‌هایی که امروز انجام می‌شوند را رمزگشایی کنید تا بدانید فردا باید چه چیزهایی را بهبود دهید، خودکارسازی یا بهینه سازی کنید.
اما چگونه می‌توانید جزئیات فرآیندهای تجاری کسب و کار خود را کشف کنید؟ تعدادی روش سنتی برای انجام این کار وجود دارد که در ادامه به معرفی آنها خواهیم پرداخت.
روش‌های سنتی درک فرآیندها
اغلب کسب و کارها، معمولا نمی‌دانند که فرآیندهای آنها در سطح روزانه و خرد چگونه کار می‌کنند. این سطح به نحوه تعامل کارگران، برنامه‌ها و داده‌ها مربوط می‌شود. اینجاست که روش‌های درک فرآیندها مطرح می‌شود. تعدادی روش‌های سنتی برای درک فرآیندها وجود دارد که عبارتند از:
نگاشت فرآیند
نگاشت فرآیند، یک روش دستی برای مستندسازی فرآیندهاست. تیم‌های مشاور، هنگام پیگیری فرآیند، از ابتدا تا انتها با کارگران مصاحبه کرده و بر کار آنها نظارت می‌کنند. این روش، به زمان و هزینه زیادی نیاز دارد و حجم نمونه (به خصوص برای مشاغل بزرگ‌تر)، محدود و ناقص است.
فرآیند کاوی
فرآیند کاوی، یک فناوری Back-End و نرم افزار محور است که گردش کار محدود و مرحله به مرحله را بر اساس تعامل کاربر با سیستم‌های خاص ثبت می‌کند. این موضوع، به دسترسی به فایل‌های گزارش برنامه نیاز دارد. اما از نظر پوشش، محدود است. چرا که مراحل انجام شده در برنامه‌ها یا برنامه‌های جداگانه که فایل‌های گزارش تولید نمی‌کنند را از دست می‌دهد.
اگر می‌خواهید راجع به فرآیندکاوی بیشتر بدانید، اینجا کلیک کنید.
خوب است بدانید، Back-End در یک وب سایت، ترکیبی از فناوری و برنامه نویسی است که علاوه بر تقویت عملکرد وب سایت، باعث می‌شود کار با آن برای کاربران ساده‌تر باشد. Back-End شامل 3 بخش است که کابران هرگز آنها را مشاهده نمی‌کنند: سرور، برنامه و پایگاه داده
کشف فرآیند
کشف فرآیند، جایگزین مناسبی برای استخراج فرآیند است. این روش، بدون توجه به اینکه چه کسی مشغول انجام کار است و یا از کدام برنامه استفاده می‌شود، قادر است جریان کار را در سطح رابط کاربر نرم افزار، ردیابی‌کند. هر چند این روش در گرفتن فرآیندهای فرعی مجزا خوب عمل می‌کند، اما به دلیل نیاز به ارزیابی دستی نتایج، در مقیاس بندی نتایج مشکل دارد.
هر کدام از این روش‌های سنتی، یک نمای ناقص از نحوه اجرای فرآیندها را مانند یک عکس فوری در بخشی از زمان نشان می‌دهد. نظارت دستی بر اجرای یک فرآیند، بدون شک نحوه اجرای آن را با اختلال روبرو کرده و تغییر می‌دهد. چرا که وقتی کسی به طور مستقیم بر فعالیت‌های شما نظارت می‌کند، کارها را متفاوت انجام می‌دهید.
همچنین، روش‌های نقشه برداری و ارزیابی سنتی فرآیندها، آنچه امروز اتفاق افتاده را نشان می‌دهد، اما آن داده‌ها فردا کهنه می‌شوند.
هر کسب و کاری بر اساس فرآیندها اجرا می‌شود. در واقع، فرآیندها به همه حوزه‌های کسب و کار شما مانند نحوه فروش، ساخت، بسته بندی، قیمت گذاری، ارسال، موجودی محصولات و… گسترش پیدا می‌کنند. همان طور که پیش‌تر اشاره کردیم، سطح موفقیت هر سازمان، تا اندازه قابل توجهی به چگونگی مدیریت، ادغام و استفاده از فرآیندهای تجاری بستگی دارد.
هوش فرآیندی چیست؟
از آنجا که فرآیندهای کسب و کار در هر سازمان، اهمیت زیادی دارند، باید به طور کارآمد و موثر مدیریت شده و به شما اطمینان دهند که بهره‌وری کلی را افزایش می‌دهند. هرچند، فناوری‌ها و ابزارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار امروزی، برای ارائه بینش‌های تحلیلی و شاخص‌های کلیدی عملکرد در فرآیندهای مختلف طراحی شده‌اند، هنوز برخی از سوالات مهم بی پاسخ مانده‌اند. از جمله اینکه:
- آیا اجرای یک وظیفه بر سایر وظایف در یک فرآیند موثر است؟ اگر پاسخ مثبت است، میزان این تاثیر چقدر است؟
- آیا کیفیت عملکرد، با استانداردهای مورد نظر مطابقت دارد؟ اگر پاسخ منفی است، چرا مطابقت ندارد؟
بدون پاسخ کامل و دقیق به این سوالات، دستیابی به راندمان عملیاتی بالاتر، تقریبا غیر ممکن خواهد بود. اینجاست که بحث هوش فرآیندی یا هوشمندی فرآیند مطرح می‌شود.
هوش فرآیندی، با ارائه یک دیدگاه عمیق‌تر و همه جانبه‌تر از کل فرآیند و نحوه تاثیر عملکرد هر وظیفه بر سایر وظایف در یک فرآیند، از اتوماسیون فرآیند فراتر می‌رود. این به عنوان یک پلتفرم تکاملی در نظر گرفته می‌شود که در آن با استفاده از قابلیت‌های پیشرفته و قدرتمند، می‌توانید فرآیندهای مهم تجاری را ردیابی، تحلیل و مدیریت کرده و آنها را بهبود ببخشید.
هوش فرآیندی (Process intelligence)، داده‌هایی است که به صورت سیستماتیک برای تجزیه و تحلیل مراحل فردی در یک فرآیند تجاری یا گردش کار عملیاتی جمع‌آوری می‌شوند. هوش فرآیندی، می‌تواند به سازمان در شناسایی تنگناها و بهبود کارایی عملیاتی کمک کند.
هدف هوشمندی فرآیند این است که اطلاعات دقیقی در مورد فعالیت‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد. مانند اینکه:
- چه کسی کار را انجام می‌دهد؟
- چه مدت طول می‌کشد تا کار تکمیل شود؟
- میانگین زمان انتظار برای انجام فعالیت‌ها چقدر است؟
- گلوگاه فعالیت‌ها کجاست؟
نرم افزار هوشمند سازی فرآیند، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مدیریت فرآیند را با نظارت و تجزیه و تحلیل فرآیندها در زمان واقعی بهبود ببخشند.
نرم افزار هوشمند سازی، برای تجزیه و تحلیل و مدیریت فرآیندهای غیر خطی که وابستگی زیادی به هم دارند، بسیار کارآمد و مفید است.
تاثیر واقعی هوش فرآیندی چگونه است؟
- هوش فرآیندی، به شما امکان می‌دهد تا روش‌های سنتی درک فرآیندها را با یک جایگزین سریع، دقیق و مبتنی بر داده جایگزین کنید. این امر، تحول و بهینه سازی فرآیندهای شما را سریع‌تر و دقیق‌تر خواهد کرد.
- استفاده از هوش فرآیندی به شما امکان می‌دهد به فشارهای داخلی و خارجی سریع‌تر پاسخ دهید.
- این سیستم، تیم‌های کسب و کار شما را برای تصمیم گیری بهتر و موثرتر در زمان واقعی توانمند می‌سازد.
- هوشمندی فرآیند، داده‌های فرآیند را برای هر کارمند، هر فعالیت، هر تعامل و هر تصمیم گیری در اختیارتان قرار می‌دهد. به این ترتیب، کارکنان شما می‌توانند در زمان و مکان مورد نیاز از داده‌های پردازش شده استفاده کنند.
- با ادغام داده‌های فرآیند در چشم‌انداز داده‌های موجود، می‌توانید شکاف بین سیستم‌ها، فرآیندها و مشتریان موجود را از بین ببرید. تا جایی که ابتکارات تحول را تسریع کنید.
- در کوچکترین سطح، هوش فرآیندی، دقیقا نشان می‌دهد که کارمندان در یک برنامه خاص برای چه وظایفی وقت می‌گذارند. این به شما امکان می‌دهد تا بر بخش‌های خاصی از فرآیند تمرکز کنید که می‌توانند بیشترین ارزش، زمان و تاثیر را از طریق طراحی مجدد یا اتوماسیون به شما برگردانند.
- هوشمندی فرآیند، داده‌هایی است که کسب و کارها برای سوخت رسانی به اتوماسیون هوشمند، مهندسی ارزش، طراحی مجدد فرآیند، بهینه سازی سیستم و تجربه کارکنان به آن نیاز دارند.
- هوش فرآیندی برای بهبود انطباق، گسترش حاکمیت و بهبود کارایی عملیاتی در سراسر کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
هوش فرآیندی چگونه عمل می‌کند؟
هوشمندی فرآیند، با الگوریم‌های پیشرفته و قدرت کشف بالا، مهرهای زمانی مورد استفاده برای مستندسازی رویدادهای خاص را همراه با فرآیندها، استخراج و تفسیر می‌کند. این مهرهای زمانی به صورت بصری مدل‌سازی می‌شوند تا بتوانند میزان انحرافات از جریان فرآیند استاندارد را به شکل فوری شناسایی کنند. همچنین به شما امکان می‌دهند ضمن شناسایی تنگناهای منجر به ناکارآمدی، پیشرفت‌های بالقوه‌ای که می‌تواند باعث افزایش بهره وری کسب و کار شود را کشف کنید.
هوش فرآیندی چگونه به کسب و کارها کمک می‌کند؟
هوش فرآیندی، به وسیله داده‌های تولید شده از فرآیندهای مختلف در سراسر سازمان، یک تجزیه و تحلیل عمیق و همه جانبه انجام می‌دهد و به شما می‌گوید:
- چگونه فرآیندها به طور موثر اجرا می‌شوند؟
- ناکارآمدی‌های ناشی از تنگناها در فرآیندهای مختلف چگونه اتفاق می‌افتد؟
- چگونه تنگناها را از بین ببریم؟
- چگونه بهبودهای مستمر انجام دهیم؟
- کدام وظایف با فرآیندها از هم پاشیده می‌شوند؟
- کدام فرآیندها ناکارآمد هستند و مانع بهره‌وری کلی خواهند شد؟
با هوش فرآیندی، می‌توانید از کل عملیات کسب و کار خود، درک جامع و کاملی به دست آورید. علاوه بر این، با وجود دیدگاه‌هایی که این سیستم به شما ارائه می‌دهد، قادرید برای دستیابی نتایج بهتر، تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید.
با موارد زیر به شما خواهیم گفت، هوش فرآیندی چگونه به کمکتان می‌آید:
تجسم فرآیند
تجسم فرآیند، نوعی مدل بصری واضح و روشن از گردش کار در کل فرآیند ارائه می‌دهد. علاوه بر این، به شما امکان می‌دهد تا بفهمید چه گلوگاهی و در کجا باعث تاخیر و ایجاد مشکل می‌شود.
نمایش زمان واقعی
این بخش به شما کمک می‌کند تا درک کنید فرآیندهایتان دقیقا چگونه عمل می‌کنند. همچنین، امکان مشاهده در زمان واقعی و فرصت اصلاح و حذف ناکارآمدی‌ها را برایتان فراهم می‌کند. علاوه بر این، فضای لازم برای ایجاد بهبودها و کاربرد بهترین روش‌ها را نیز در اختیارتان قرار می‌دهد.
حذف دخالت دستی
کاهش و حذف مداخلات دستی منجر به کاهش احتمال خطا، سرعت بخشیدن تدریجی به فرآیندها و در نهایت، افزایش بهره‌وری در کسب و کار خواهد شد.
کاهش هزینه‌ها
با رفع تنگناها و اجرای موثر فرآیندها، هزینه‌های عملیاتی به صورت خودکار کاهش پیدا می‌کند. اکنون، امکان شناسایی و سرمایه گذاری در سایر فرصت‌های بهبود، راحت‌تر و سریع‌تر فراهم خواهد شد.
مزایای استفاده از هوش فرآیندی چیست؟
همان طور که اشاره کردیم، هوش فرآیندی، دیدگاه شما را با ارائه اطلاعات دقیق برای دیدن اینکه چگونه تصمیمات شما بر کسب و کارتان اثر می‌گذارد، تغییر می‌دهد. در این بخش راجع به مزایای هوش فرآیندی صحبت می‌کنیم.
مقیاس پذیری
هوشمندی فرآیند، جزئیات کامل تمام فرآیندهای تجاری در سراسر سازمان شما را با جزئیات کامل ثبت می‌کند. بنابراین می‌توانید پیشرفت‌هایی که بیشترین تاثیر را دارند، پیدا کنید.
دقت
هوش فرآیندی، داده‌های متقابل برنامه‌ای و مدل‌سازی هوش مصنوعی را ترکیب می‌کند تا سطحی از جزئیات مبتنی بر داده را ارائه دهد. این به شما امکان می‌دهد تا تصمیمات استراتژیک و موثری برای کسب و کارتان بگیرید. همچنین این سیستم برای جلوگیری از دوباره کاری که تحولات دیجیتال را کند می‌کند، دقت بالایی دارد.
سرعت
همان طور که گفتیم، هوش فرآیندی، با حذف مراحل دستی و سنتی، تغییر فرآیندها و بازگشت سرمایه‌گذاری‌های تحول دیجیتال کسب و کار شما را بهبود می‌بخشد.
کلیک کنید تا به شما بگوییم تحول دیجیتال چیست و چگونه در کسب و کار اتفاق می‌افتد.
عدم تبعیض
هوشمندی فرآیند، برای حذف خطاها و اشتباهات دستی، از ضبط فرآیندهای تجاری هوشمند و خودکار استفاده می‌کند. به این ترتیب کارکنان می‌توانند بدون نگرانی و حواس پرتی به کار خود ادامه دهند.
تداوم و پیوستگی
هوش فرآیندی، اندازه نمونه‌های کوچک و تخمین‌ها را حذف می‌کند تا بتواند به صورت مداوم واریانس‌های فرآیندی که در جابجایی‌ها، مکان‌ها، نقش‌ها و موارد دیگر اتفاق می‌افتد، به شما نشان دهد. علاوه بر این، کمک می‌کند فرآیندها را برای نیازهای منحصر به فرد، تنظیم یا اصلاح کنید.
و در انتها …
هوش فرآیندی در یک سازمان از اهمیت زیادی برخوردار است. یادتان باشد کسب و کار شما هر هویتی هم که داشته باشد باز هم باید به دنبال استفاده از هوش فرآیندی باشید. چرا که سطح موفقیت کسب و کارتان وابسته به نحوه عملکرد و مدیریت عملکردهای تجاری است.