چارچوب مدیریت فرایند وسک را می‌شناسید؟
این مطلب را به بررسی یکی از متدولوژی‌های مدیریت فرآیند به نام «چارچوب وسک» اختصاص داده‌ایم.
تحقیقات مربوط به حوزه مدیریت فرآیندهای تجاری (BPM)، منجر به شکل گیری انبوهی از روش‌ها، چارچوب‌ها و تکنیک‌های مختلف برای طراحی، پیاده سازی و تحلیل فرآیندهای تجاری شده است. یکی از انواع چارچوب مدیریت فرایند، چارچوب وسک است. که در این مطلب به معرفی و بررسی فازهای مختلف آن می‌پردازیم. ابتدا لازم است بدانیم چارچوب طبقه بندی فرایند یا مدل Pcf چیست؟
Pcf چیست؟
چارچوب فراصنعتی طبقه بندی فرآیند (Pcf)، چارچوبی برای طبقه بندی فرآیندهای عملیاتی در سازمان است که وظیفه مقایسه واقع‌گرایانه و کارآمد میان فرایندهای داخل سازمان و فرایندهای خارج از سازمان را بر عهده دارد.
استاندارد pcf، یک «پایه استاندارد باز» برای سیستم‌های APQC ایجاد می‌کند. همچنین در هر نسخه به روز رسانی شده آن، توضیحات فرآیند و ارزیابی‌ها بهبود پیدا می‌کنند.
چارچوب وسک چیست؟
چارچوب وسک بر اساس چرخه حیات فرآیندهای کسب و کار، طراحی و در سال 2007 توسط Mathias Weske ارائه شد. این چارچوب، یک دید گسترده و پروژه محور دارد و رویکرد آن، همزمان از بالا به پایین و از پایین به بالاست.
ماتیاس وسک (Mathias Weske)، دانشمند کامپیوتر و استاد فناوری فرآیند تجارت در دانشگاه Potsdam است. او به دلیل مشارکت در زمینه مدیریت و طبقه بندی فرآیندهای تجاری، با عنوان بنیان گذار کسب و کار Signavio مشهور است.
از آنجا که چارچوب مدیریت فرایند وسک تمامی مراحل چرخه حیات BPM را پوشش می‌دهد، از این نظر متدولوژی جامع و کاملی به حساب می‌آید.
نقطه ضعف چارچوب وسک این است که در این متدولوژی تنها به بیان کلیات اکتفا شده است. هر چند این موضوع، انعطاف پذیری بیشتر این متدولوژی را به دنبال دارد، اما ریسک استفاده از آن را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد. چرا که مراحل و گام‌های مختلف چارچوب مدیریت فرایند وسک، جزئیات لازم برای پیاده سازی آن را ندارند و تنها به تحلیل و بررسی کلیات پرداخته‌اند.
در ادامه مراحل متدولوژی وسک را معرفی و بررسی می‌کنیم.
مراحل چارچوب مدیریت فرایند وسک
مرحله اول: استراتژی و سازمان
اولین فاز این چارچوب، فاز سازمان و استراتژی است. این مرحله با شناسایی استراتژی کلی کسب و کار و اهداف مربوط به آن سر و کار دارد. در مرحله اول، اهداف استراتژیک مانند اهداف عملی، ماموریت‌ها، چشم اندازها و… مشخص می‌شوند. همچنین برنامه ریزی سازمانی به شکلی انجام می‌شود که فرآیندهای کسب و کار بتوانند با موفقیت در سازمان پیاده سازی شوند. بنابراین درک و شناخت استراتژی کسب و کار برای شناخت و بهینه سازی فرایندها کاملا ضروری است. به خاطر داشته باشید که این فاز از فرآیندهای اختصاصی کسب و کار عملیاتی مستق است.
مرحله دوم: بررسی
فاز بررسی، به طور مستقیم به درک فرآیندها می‌پردازد. در این فاز، پس از تعیین اهداف پروژه، تیم پروژه تشکیل می‌شود. همچنین اطلاعات لازم در حوزه محیط فرآیند کسب و کار جمع‌آوری می‌شود. توجه داشته باشید که هدف کلی این فاز، بررسی، جمع آوری و سازمان دهی اطلاعات مربوط به تمامی ابعاد مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. در فاز بررسی، فعالیت‌ها، به مرکزیت حوزه کسب و کار قرار می‌گیرند. همچنین، محیط تکنیکی اجرای فرآیندهای کسب و کار نیز مورد تحلیل و بررسی قرار می‌گیرد. علاوه براین، زیرساخت‌های فنی مورد نیاز به همراه نواقص، مشکلات و محدودیت‌های احتمالی در این زمینه شناسایی می‌شوند. بر اساس قوانین موجود در چرخه حیات فرآیندهای کسب و کار، می‌توانید فاز بررسی را به عنوان یک فاز آماده سازی برای تحلیل و طراحی چرخه حیات BPM در نظر بگیرید.
فاز دوم با تشکیل «تیم مرکزی» شروع می‌شود. افراد و واحدهای سازمانی درگیر در پروژه، جهت به دست آوردن یک دید کلی از فرآیندهای عملیاتی بررسی محیط را شروع می‌کنند. البته ممکن است بعد از مدتی افراد دیگری برای عضویت در تیم مرکزی سازمان دعوت شوند.
در جلسه اول، اهداف کلی پروژه، حوزه‌های مختلف پروژه و خصوصیات و ویژگی‌های روش مورد استفاده برای اعضای تیم بیان می‌شود. سپس ساختار سازمانی و مستندات عملیات مختلف سازمان، مورد تحلیل و بررسی قرار می‌گیرد.
برای دست پیدا کردن به اطلاعات لازم در این فاز، راه‌های زیادی از جمله استفاده از روش مصاحبه، وجود دارد. پس از جمع آوری اطلاعات لازم، داده‌های به دست آمده مستند سازی می‌شوند. سپس این مستندات توسط اعضای تیم تایید می‌شود. با تایید اطلاعات جمع آوری شده، این مرحله به پایان می‌رسد.
مرحله سوم: طراحی
در این مرحله از چارچوب مدیریت فرایند، اطلاعات جمع آوری شده، تحلیل و تجمیع می‌شوند. مهم‌ترین فعالیت این فاز، شناسایی فرآیندها و تبدیل آنه‌ها به مدل‌های فرآیند کسب و کار است. این مدل‌های فرآیند کسب و کار، برای ذینفعان مختلف، به عنوان نوعی راه ارتباطی به شمار می‌رود تا به این وسیله بتوانند فرآیندها را بهبود بخشیده و اهداف اجرایی مطرح شده در فاز قبل را درک و تحلیل کنند.
توجه داشته باشید که ممکن است یک سری از نقش‌های جدید که نیاز به مهارت‌ها و شایستگی‌های جدید دارند، در سطح سازمانی ظهور کنند. وجود این نقش‌ها باعث می‌شود تا فرآیندهای کسب و کار به شکل کارآمد و موثر درک شده و در نهایت خدمات بهتر و مفیدتری به مشتریان ارائه شود.
بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار، ضمن تعیین فرآیندهای واقعی، محیط فنی و سازمانی را که فرآیندهای کسب و کار در آن‌ها تایید می‌شوند را نیز به خوبی مشخص می‌کند. به طور کلی باید بگوییم این فاز، تکنیک‌های مدل کردن فرآیندها، تکنیک‌های اعتبار سنجی، تکنیک‌های شبیه سازی و تکنیک‌های سنجش درستی فرآیندها را شامل می‌شود.
مرحله چهارم: انتخاب پلتفرم مناسب
این مرحله، از مدل‌های فرآیند کسب و کار طراحی شده در مرحله قبل به همراه اطلاعات مربوط به محیط‌های سازمانی و تکنیکی فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌کند. به این ترتیب می‌تواند نوعی بستر فنی مناسب برای اجرای فرآیندهای کسب و کار ایجاد کند.
خوب است بدانید، وقتی مستندات و رویه‌های مشخص سازمان، فرآیندهای کسب و کار را مورد حمایت قرار می‌دهد، علاوه بر بسترهای فنی، بسترهای غیر فنی برای پیاده سازی BPM نیز می‌توانند انتخاب و استفاده شوند.
دامنه گسترده‌ای از پلتفرم‌های متنوع می‌توانند برای پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار گیرند. معماری‌های سرویس محور که جریان کار سیستم را درک می‌کنند یا انواع سیستم‌های مدیریت جریان کار که از فعالیت‌های انسانی پشتیبانی می‌کنند، را می‌توانیم به عنوان نمونه‌ای از این پلتفرم‌های متنوع در نظر بگیریم.
مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان، با سامانه bpms راهبران
مرحله پنجم: پیاده سازی و آزمایش
پیاده سازی شامل توسعه مدل الگو است. همچنین لازم است از کارکنان سازمان بازخوردها و نتایج لازم را نیز مطالبه کند. بسته به فناوری‌های خاص مورد استفاده، تعاریف قطعی شده از انواع داده‌ها تایید می‌شود. برای اطمینان از این موضوع که راه حل‌های فنی به طور موثر و کارآمد فرآیندهای کسب و کار را پوشش می‌دهند، آزمایشات گسترده‌ای لازم است. علاوه بر این، لازم است ابعاد غیر وظیفه‌ای فرآیندها مانند کارایی و قدرت نیز مورد بررسی و مطالعه قرار گیرد تا پس از راه اندازی سیستم مشکلاتی ایجاد نشود.
مرحله ششم: توسعه سیستم
در این مرحله، علاوه بر پیاده سازی چارچوب مدیریت فرایند های کسب و کار در محیط هدف، باید ابعاد فنی و نرم افزاری سیستم را نیز مورد بررسی قرار دهید تا مطمئن شوید برای فرآیندهای سازمان در طی توسعه، مشکلی ایجاد نمی‌شود. همچنین لازم است جنبه‌های سازمانی مانند آموزش کارکنان را نیز مورد توجه قرار دهید. با در نظر گرفتن محیط اختصاصی اجرای فرآیندها و همچنین مهارت‌ها و تجربیات کارکنان، بهتر است این فعالیت‌ها در مراحل زمانی زودتر، یعنی بعد از در دسترس قرار گرفتن اولین مدل پیاده سازی الگوها، آغاز شود.
مرحله هفتم: پایش و بهره برداری از فرآیند
در گام آخر از چارچوب مدیریت فرایند، اطلاعات اجرایی کارآمد و ارزشمندی جمع آوری می‌شود که در بهبود فرآیند، طی یک مسیر تکامل تدریجی کاربرد دارد. در نهایت کاربری فرآیند کسب و کار، در محیط هدف به اجرا گذاشته می‌شود. این مرحله با «مرحله اجرا» از چرخه حیات فرآیند کسب و کار، پیوستگی دارد.
***
به طور کلی، باید بگوییم، چارچوب مدیریت فرایند وسک یک چارچوب افزایشی و تکرار شونده است. به این صورت که با جمع آوری دانش و اطلاعات لازم درباره فرآیندهای کسب و کار و محیط این فرآیندها، سوالات و موضوعات جدیدی مطرح می‌شود که در مراحل بعد نیاز به توجه و بررسی دارند.
خوب است بدانید که فازهای چارچوب وسک به یکدیگر مرتبط هستند. این ارتباطات جهت دار، میزان وابستگی نسبی بین مراحل مختلف و اینکه چه نوع اطلاعاتی بین آن‌ها مبادله می‌شود، را به طور کاملا واضح، مشخص می‌کند.