تجزیه و تحلیل ریسک پروژه چیست و چگونه انجام می‌شود؟
اگر احتمال می‌دهید پروژه‌‌ای که برای کسب و کارتان تعریف کرده‌اید، حتما با خطر روبرو می‌شود، باید با یک برنامه مدیریت و تحلیل ریسک پروژه، برای این موضوع کاملا آماده باشید.
تجزیه و تحلیل ریسک پروژه، زمینه لازم را برای اجرای برنامه‌های مدیریت ریسک در کسب و کار شما فراهم می‌کند، بنابراین، مدیران برای نظارت بر فرآیند مدیریت ریسک پروژه، از آن استفاده می‌کنند. روش‌ها و ابزارهای تحلیل ریسک، بسیار متنوع‌اند. اما پیش از پرداختن به آنها، بهتر است مطلب را با تعریف و بررسی مدیریت و شناسایی ریسک شروع کنیم.
مدیریت ریسک چیست؟
مدیریت ریسک (Risk Management)، یک فرآیند کلی است که مدیران پروژه برای کنترل و به حداقل رساندن خطرات، از آن استفاده می‌کنند. مراحل مدیریت ریسک عبارت است از: شناسایی ریسک، ارزیابی ریسک، پاسخ ریسک و کنترل پاسخ ریسک.
کلیک کنید تا با مدیریت ریسک و مراحل انجام آن آشنا شوید.
شناسایی ریسک پروژه چیست؟
شناسایی ریسک پروژه، یکی از فرآیندهای مدیریت ریسک است که تمامی ریسک‌های بالقوه پروژه و ویژگی‌های آنها را شناسایی و فهرست می‌کند. سپس این اطلاعات برای تجزیه و تحلیل ریسک پروژه مورد استفاده شما قرار می‌گیرند.
هر چند این فرآیند از ابتدای مرحله برنامه ریزی پروژه، آغاز می‌شود، اما یک فرآیند تکراری به شمار می‌رود و در طول چرخه عمر پروژه ادامه پیدا می‌کند.
انواع ریسک پروژه
برخی از ریسک‌های معمول پروژه عبارتند از:
ریسک فناوری
خطرات مرتبط با فناوری، اغلب بسیار چالش برانگیز هستند، چرا که اجرای برنامه‌های جدید فناوری اطلاعات، معمولا به آموزش پرسنل جدید و همچنین استفاده از نرم افزارهای جدید نیاز دارد.
ریسک ارتباط
برقراری ارتباط مفید و موثر، یک اخلاق کاری مهم است که هنگام مدیریت پروژه باید به خوبی رعایت شود. به عنوان مثال، تشکیل جلسه با ذینفعان پروژه به شما کمک می‌کند تا ضمن پیگیری هر گونه تغییر، وظایف اعضا را مجددا تعریف کرده و یک تیم منسجم و هماهنگ ایجاد کنید.
ریسک هزینه
ضعف در مدیریت بودجه پروژه، تهدیدی برای تکمیل پروژه به شمار می‌رود. به خاطر داشته باشید، در صورتی که هزینه پروژه بیشتر از بودجه تعیین شده باشد، ممکن است خطر، به سایر عملیات و بخش‌های نیروی کار منتقل شود.
ریسک عملیاتی
اجرای ضعیف عملیات و فرآیندهای اصلی مانند تولید، تدارکات و…، ممکن است پروژه شما را متوقف کند. همچنین این خطرات، می‌تواند منجر به ضررهای مستقیم یا غیرمستقیم ناشی از نارسایی یا شکست کمی و کیفی استراتژی‌ها شود.
ریسک ایمنی
سازمان شما باید استانداردهای بهداشتی و ایمنی را به طور منظم مورد نظارت و ارزیابی قرار دهد، تا خطرات احتمالی که می‌تواند منجر به ضرر و جریمه شود را به موقع شناسایی کند.
تحلیل ریسک چیست؟
تجزیه و تحلیل ریسک (Risk Analysis)، شاخه‌ای از مدیریت ریسک و فرآیندی است که مشخص می‌کند احتمال وقوع ریسک در یک پروژه چقدر است. در واقع، آنالیز ریسک، به شناسایی و تحلیل خطرات احتمالی می‌پردازد. همچنین، قطعیت یا عدم قطعیت خطرات و چگونگی تاثیر آنها بر پروژه از نظر زمان‌بندی، کیفیت، هزینه را نیز مطالعه می‌کند.
تحلیل ریسک، به این منظور انجام می‌شود که کسب و کار بتواند از هر نوع اتفاق پیش بینی نشده‌ای که به عنوان ریسک نامیده می‌شود، جلوگیری کند.
از آنجا که تجزیه و تحلیل ریسک پروژه، کاملا دقیق نیست، بهتر است ریسک‌ها را در طول چرخه عمر پروژه ردیابی و پیگیری کنید. برای این منظور، لازم است نوعی ابزار نرم افزاری ردیابی ریسک، جهت شناسایی و فهرست کردن خطرات در اختیار داشته باشید. به عنوان مثال، Project Manager به شما امکان می‌دهد برنامه‌های پروژه را بر روی نمودار گانت، لیست وظایف، تابلوی کانبان و… بسازید. سپس با استفاده از ابزارهای ردیابی، خطرات کوچک را کنترل کنید تا به مشکلات بزرگ و غیر قابل حل تبدیل نشوند.
تجزیه و تحلیل ریسک پروژه چیست؟
همان طور که گفتیم، افراد معمولا تجزیه و تحلیل ریسک را با شناسایی ریسک یا مدیریت ریسک اشتباه می‌گیرند. تجزیه و تحلیل ریسک پروژه (Project Risk Analysis)، فرآیندی است که مشخص می‌کند احتمال ایجاد خطر در پروژه تا چه اندازه است. این بررسی، عدم قطعیت خطرات احتمالی و چگونگی تاثیر آنها بر پروژه را از نظر نوع، کیفیت و هزینه نشان می‌دهد. در صورت وجود خطر، برای تجزیه و تحلیل ریسک، دو روش کمی و کیفی وجود دارد. اما خوب است بدانید از آنجا که تجزیه و تحلیل ریسک، روش چندان دقیقی نیست، پیگیری مداوم خطرات احتمالی در طول چرخه عمر پروژه، بسیار مهم و ضروری است.
انواع تجزیه و تحلیل ریسک پروژه چیست؟
به طور کلی، 2 نوع تحلیل ریسک پروژه وجود دارد: تحلیل کمی و تحلیل کیفی. در این بخش با این دو نوع رویکرد آشنا می‌شویم.
تحلیل کیفی ریسک
تجزیه و تحلیل کیفی، همان بررسی و ارزیابی انجام شده توسط کارشناسان تیم‌های پروژه است که از داده‌ها و اطلاعات پروژه‌های سابق و تخصص آنها برای اندازه گیری تاثیر و ارزش احتمالی هر ریسک در یک مقیاس یا ماتریس ریسک استفاده می‌کنند.
مقیاس در نظر گرفته شده، معمولا از صفر تا یک رتبه بندی می‌شود. یعنی اگر احتمال وقوع ریسک در پروژه شما 0.5 باشد، احتمال وقوع آن 50 درصد است.
تجزیه و تحلیل کیفی، پایه‌ای برای تجزیه و تحلیل کمی ریسک است. با این روش، علاوه بر اینکه عدم اطمینان را در پروژه کاهش می‌دهید، بیشتر بر روی ریسک‌های با تاثیر بالا تمرکز می‌کنید. به این ترتیب، می‌توانید با تعیین صاحب ریسک، ریسک مناسب را برنامه ریزی کنید.
در واقع، زمانی که ریسک‌ها شناسایی و تحلیل شدند، یک عضو تیم پروژه به عنوان مالک ریسک برای هر ریسک تعیین می‌شود، که مسئول برنامه ریزی، پاسخ ریسک و اجرای آن است.
تحلیل کمی ریسک
تجزیه و تحلیل کمی ریسک، نوعی تحلیل آماری از تاثیر ریسک‌های شناسایی شده بر کل پروژه است که از روند کنترل ریسک‌ها پشتیبانی می‌کند. این روش به مدیران پروژه کمک می‌کند وقتی مطمئن نیستند، تصمیمی نگیرند.
در واقع، این نوع تحلیل، با شمارش کردن نتایج احتمالی پروژه و مشخص کردن احتمال تحقق اهداف پروژه، به تصمیم گیری درست کمک می‌کند. به خصوص زمانی که عدم اطمینان در مرحله برنامه ریزی پروژه وجود دارد. این به مدیران امکان می‌دهد تا اهداف هزینه، زمان بندی و محدوده واقعی پروژه را مشخص کنند.
انواع روش‌های تحلیل ریسک پروژه چیست؟
روش‌های تحلیل ریسک، به منظور کمک به مدیران در فرآیند تحلیل و تصمیم‌گیری به کار می‌روند و بسیار متنوع‌اند. در این بخش به روش‌های تجزیه و تحلیل ریسک و نحوه کمک آنها به شما می‌پردازیم.
روش تجزیه و تحلیل پایتون
این روش، برای شناسایی علل و پیامد تمام ریسک‌های بالقوه پروژه، مورد استفاده قرار می‌گیرد. ابتدا تیم مدیریت پروژه باید خطرات موثر بر پروژه را شناسایی کرده و سپس در مورد علل، پیامدها و چگونگی کاهش این خطرات، فکری کند. این روش متنوع، می‌تواند در هر کسب و کاری مورد استفاده قرار گیرد.
ماتریس تحلیل ریسک
ماتریس تحلیل ریسک، احتمال و شدت ریسک‌ها را ارزیابی کرده و آنها را بر اساس میزان اهمیت، طبقه بندی می‌کند. هدف اصلی این روش، کمک به مدیران در اولویت بندی ریسک‌ها و همچنین ایجاد یک برنامه مدیریت ریسک است، به شکلی که برای کاهش ریسک‌ها، منابع و استراتژی‌های مناسب و کارآمدی ارائه دهد. این روش، احتمال ریسک را در یک مقیاس نسبی اندازه گیری کرده و آن را به یک ابزار تحلیل کیفی ریسک تبدیل می‌کند.
ثبت ریسک
ثبت ریسک، یکی از ابزارهای مهم و حیاتی برای مستند سازی ریسک‌های پروژه است. این سند، تمام خطرات احتمالی که ممکن است در مراحل اجرای پروژه اتفاق بیفتد را به همراه اطلاعات مهم در مورد آنها، فهرست می‌کند. ثبت ریسک اجرای پروژه، معمولا شامل چندین منبع اطلاعاتی قابل اعتماد مانند تیم پروژه، کارشناسان موضوع و داده‌های تاریخی است.
روش ثبت ریسک، به عنوان ورودی برای برنامه‌های مدیریت ریسک مورد استفاده قرار می‌گیرد و به شما توضیح می‌دهد چه کسی مسئول ریسک‌ها، استراتژی‌های کاهش ریسک و منابع مورد نیاز است.
تجزیه و تحلیل SWIFT
SWIFT، فرم کوتاه عبارت Structured What If Technique و نوعی روش تجزیه و تحلیل ریسک است که بر شناسایی ریسک‌های بالقوه مرتبط با تغییرات ایجاد شده در یک پروژه تمرکز می‌کند. در این روش، اعضای تیم باید هر سوالی که به ذهنشان می‌رسد بر مبنای «چه می‌شد اگر»، مطرح کنند تا بتوانند تمام خطرات احتمالی را پیش بینی کنند.
الگوهای تحلیل ریسک پروژه چیست؟
روش‌های تحلیل کمی و کیفی ریسک، ممکن است کمی گیج کننده باشند. به همین دلیل، در این بخش، چند الگوی تجزیه و تحلیل ریسک را مشخص کرده و به معرفی آنها پرداخته‌ایم.
الگوی ثبت ریسک
الگوی ثبت ریسک، تمام چیزهایی که برای پیگیری خطرات احتمالی موثر بر پروژه، نیاز دارید، در اختیارتان قرار می‌دهد. همچنین، احتمال، میزان اثرگذاری، وضعیت و موارد دیگر را نیز بررسی می‌کند.
الگوی ماتریس تحلیل ریسک
این الگو به شما امکان می‌دهد تا بتوانید تمامی ریسک‌های پروژه را در یک نمودار رنگی تجسم کرده و خطرات را نیز بر اساس احتمال و میزان شدت آنها طبقه بندی کنید. به این ترتیب، بهتر می‌توانید درک کنید که مهم‌ترین خطرات برای پروژه شما چه چیزهایی هستند.
تجزیه و تحلیل ریسک پروژه چگونه انجام می‌شود؟
قبل از تجزیه و تحلیل ریسک پروژه، لازم است مطمئن شوید که ریسک یا خطری پروژه شما را تهدید می‌کند و شما به یک برنامه مدیریت ریسک نیاز دارید. با انجام برنامه ریزی درست و اصولی برای خطرات، فرآیند شناسایی، پایش و از بین بردن ریسک‌های پروژه آغاز می‌شود. بخشی از فرآیند مدیریت ریسک، تجزیه و تحلیل ریسک است، این روش به شما کمک می‌کند تا میزان خطرات را کاهش دهید. برای تجزیه و تحلیل صحیح و دقیق ریسک‌های هر پروژه باید از یک نرم افزار ردیابی ریسک استفاده کنید. به این ترتیب می‌توانید ریسک‌ها را شناسایی کرده و لیست خطرات را نیز در اختیار داشته باشید.
به خاطر داشته باشید که ریسک‌های پروژه، خطراتی هستند که می‌توانند هر یک از اجزای برنامه پروژه مانند هزینه‌های پروژه را به صورت بالقوه کاهش دهند یا از بین ببرند. از آنجا که هر پروژه منحصر به فرد است، احتمالا هیچ کدام از دو پروژه، ریسک‌ها و خطرات یکسان ندارند.
یکی از وظایف مدیران پروژه و تیم‌های آنها، شناسایی خطرات احتمالی پروژه است. علاوه بر این، آنها باید تاثیر خطرات را اولویت بندی کنند و در صورتی که این خطرات جدی هستند، برنامه مدیریت ریسک را به اجرا درآورند.
نمونه‌های تحلیل ریسک پروژه
حالا باید ببینیم تحلیل ریسک پروژه، در کجا و چه زمانی انجام می‌شود. اگر نگاهی به گروه‌های فرآیند مدیریت پروژه بیندازید، متوجه می‌شوید فرآیند برنامه ریزی، از جایی که شروع به بررسی ریسک می‌کنید آغاز شده و در کل پروژه انجام می‌شود. بنابراین، وقتی برنامه مدیریت ریسک خود را توسعه می‌دهید و ریسک‌ها را شناسایی می‌کنید، آنها در فرم ثبت ریسک شما ثبت می‌شوند.
به طور کلی، ثبت ریسک، تمام خطرات، اثرات، پاسخ به ریسک و سطوح مختلف ریسک را شناسایی می‌کند. شما تنها کافی است به بررسی تاثیرات بالقوه بر منابع فعالیت، تخمین مدت فعالیت، برنامه زمان بندی، برآورد هزینه، میزان بودجه، کیفیت و عملیات تدارکات بپردازید.
بنابراین، وقتی تجزیه و تحلیل ریسک انجام می‌دهید، کار شما در 2 قسمت انجام می‌شود.
- در بخش اول، نوعی تحلیل کیفی ریسک انجام می‌دهید. در واقع، فرآیند اولویت بندی ریسک برای تجزیه و تحلیل، به احتمال و تاثیر آن خطرات بستگی دارد. مزیت این روش، این است که به کاهش سطح عدم قطعیت آن خطرات در پروژه کمک کرده و به شما امکان می‌دهد تا بر روی ریسک‌های با اولویت بالا تمرکز کنید.
- در بخش دوم، تجزیه و تحلیل ریسک را به صورت کمی انجام می‌دهید و می‌توانید تاثیر تحلیل عددی آن خطرات را بر پروژه مشاهده کنید. این روش، به حمایت از تصمیم گیری جهت کاهش عدم قطعیت پروژه و همچنین، در برنامه ریزی واکنش‌های ریسک و کنترل خطرات آن، به شما کمک می‌کند.
و در انتها…
همان طور که ملاحظه کردید، تجزیه و تحلیل ریسک پروژه، یکی از روش‌های کلیدی مدیریت پروژه است که با اجرای آن می‌توانید مطمئن باشید پروژه شما در حین انجام، با کمترین میزان ریسک روبرو می‌شود.
بنابراین، اگر یک فرآیند مدیریت ریسک ساده، کارآمد و موثر برای پیش بینی عدم قطعیت‌ها و به حداقل رساندن احتمال وقوع یا تاثیر آنها اعمال کنید، می‌توانید به کاهش خطرات پروژه و تکمیل موفقیت آمیز آن امیدوار باشید.