مدیریت محدوده پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟

زمان مطالعه: 7 دقیقه

رویای هر مدیر پروژه این است که پروژه خود را ابتدا تا انتها، بدون مشکل و تاخیر پیش ببرد، اما این معمولا به ندرت اتفاق می‌افتد. حتی اگر برنامه ریزی کنید و جزئیات پروژه را از قبل با همه ذینفعان درگیر پروژه در میان بگذارید، باز هم ممکن است مسئله‌ای ایجاد شود و دامنه پروژه را در طول مسیر تغییر دهد. در واقع، خزش دامنه، یکی از نگرانی‌های مدیران پروژه است که اکثر پروژه‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

با مدیریت محدوده پروژه، می‌توانید تمام موارد مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه را مستندسازی کرده و از خزش دامنه جلوگیری کنید. امروز به شما خواهیم گفت مدیریت محدوده پروژه چیست و چه مراحلی دارد.

محدوده پروژه چیست؟

محدوده پروژه یا دامنه پروژه، شامل تمام فعالیت‌هایی است که در طول پروژه انجام می‌شود. دامنه با درک الزامات پروژه و انتظارات مشتریان تعریف می‌شود.

در واقع، این محدوده، بخشی از فرآیند برنامه ریزی پروژه است که اهداف خاص، قابل تحویل، ویژگی‌ها و بودجه را مستند سازی می‌کند. سند محدوده، فهرستی از فعالیت‌ها را برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه ارائه می‌دهد.

مدیریت محدوده پروژه چیست؟

همان طور که اشاره کردیم، به طور معمول هر پروژه در طول مسیر دچار تغییراتی می‌شود. مدیریت محدوده پروژه (Project scope management)، فرآیندی است که به تعیین و مستندسازی فهرستی از اهداف پروژه، وظایف، محصولات قابل تحویل، مهلت‌ و بودجه، می‌پردازد. بنابراین، مدیریت، ایجاد و کنترل تغییرات مورد نیاز برای مدیر پروژه بسیار آسان می‌شود.

به بیان دیگر، مدیریت محدوده پروژه، مجموعه فعالیت‌هایی‌ست که باید انجام شوند تا محصولات و خدمات شما را با عملکردها و ویژگی‌های مشخص ارائه دهند. این یعنی تمام مواردی که باید در یک پروژه انجام ‌شود تا موفقیت آن را تضمین کند.

معمولا مدیریت محدوده پروژه، در رابطه با کنترل موارد موجود و ناموجود در پروژه مطرح می‌شود. این موضوع، در کمک به مدیران برای تمرکز بر روی آنچه به معنای واقعی برای پروژه اهمیت دارد و همچنین اختصاص مقدار مناسب کار به اعضای تیم، نقش مهمی ایفا می‌کند.

بدون وجود یک برنامه مدیریت محدوده پروژه، ممکن است تیم شما دست به انجام اقداماتی بزند که برای تکمیل پروژه چندان ضروری نیست. در حالی که مدیریت محدوده پروژه به شما تضمین می‌دهد که برای رسیدن به نتایج مطلوب، کافی‌ست کارهای مورد نیاز را انجام دهید و از فعالیت‌های غیرضروری دوری کنید.

حوزه‌های محدوده مدیریت پروژه چیست؟

زمانی که در مورد «محدوده» در مدیریت پروژه صحبت می‌کنیم، 2 حوزه اصلی وجود دارد، که عبارتند از:

محدوده محصولات و خدمات

این بخش به ویژگی‌هایی می‌پردازد که خصوصیات محصولات و خدمات نهایی را تعریف می‌کند. در واقع، محدوده محصولات و خدمات، همان چیزی است که مخاطبان محصولات و خدمات از شما انتظار دارند.

محدوده پروژه

مجموعه فعالیت‌هایی‌ست که باید انجام دهید تا نتیجه پروژه را در قالب محدوده محصولات و خدمات، به دست آورید. به بیان دیگر، اقداماتی است که برای ارائه درست و موفق محصولات و خدمات، باید انجام دهید.

خوب است بدانید که با استفاده از متدهای کانبان و اجایل می‌توانید محدوده پروژه را دقیق‌تر به دست آورید. در مطالب گذشته، راجع به هر دو متدولوژی به طور مفصل صحبت کرده‌ایم.

اهمیت مدیریت محدوده پروژه چیست؟

یکی از مهم‌ترین و چالش‌ برانگیزترین وظایف مدیران پروژه، مدیریت انتظارات ذینفعان و مشتریان است. با یک محدوده پروژه مشخص، علاوه بر اینکه مدیران می‌توانند تیم را در مسیر درست هدایت کنند، می‌توانند مطمئن باشند که تمام مهلت‌های تعیین شده در طول چرخه عمر پروژه نیز رعایت می‌شود.

مدیریت مطلوب و مناسب محدوده پروژه به جلوگیری از مشکلات زیر کمک می‌کند:

• تغییرات دائمی نیازها و خواسته‌ها

• تغییر جهت پروژه در میانه راه

• خارج شدن از بودجه تعیین شده

• تاخیر در مهلت‌های قانونی اجرای پروژه

• درک و آگاهی از اینکه نتیجه نهایی، آن چیزی که انتظار داشتید، نیست.

مدیریت موثر محدوده پروژه، در مورد فعالیت‌ها، زمان و هزینه‌ها، چشم‌انداز صریح و دقیقی ارائه می‌دهد. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا بین آن چیزی که برای انجام پروژه لازم است و آن چیزی که لازم نیست، تمایز قائل شوید. علاوه بر این، مدیریت محدوده پروژه، عوامل کنترلی پروژه را برای رسیدگی به عناصری که ممکن است در طول چرخه عمر پروژه تغییر کنند، کاملا مشخص می‌کند.

بیانیه محدوده پروژه چیست؟

هر چند در رابطه با اصول مدیریت پروژه، اسناد زیادی وجود دارد، اما بیانیه محدوده کار یا سند SOW، یکی از مهم‌ترین این اسناد به شمار می‌رود. این بیانیه برای نمایش نتایج مورد انتظار، فرضیات، محدودیت‌ها و سایر عوامل ارائه دهنده پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سند SOW، تمام جزئیات مرزهای پروژه و همچنین تمام مراحلی را که برای تایید کار باید دنبال شوند را تعریف می‌کند. علاوه بر این، یک دستورالعمل قطعی برای تصمیم گیری‌های مرتبط با پروژه، در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهد.

هنگام مستندسازی محدوده یک پروژه، اعضای تیم و ذینفعان باید قادر باشند از خزش دامنه جلوگیری کنند. لازم است بدانید خزش دامنه، وضعیتی است که در آن برخی از بخش‌های پروژه به دلیل عدم ارتباط یا برنامه ریزی ضعیف، برای پیشبرد، به زمان و تلاش بیشتری (نسبت به آنچه قبلا در نظر گرفته شده)، نیاز دارد.

اما با مدیریت موثر محدوده پروژه، تیم‌ها می‌توانند مطمئن باشند که پروژه در مهلت تعیین شده به پایان می‌رسد و محصول نهایی با الزامات اولیه کاملا مطابقت دارد.

بیانیه محدوده پروژه شامل چه مواردی است؟

در بیانیه محدوده پروژه، تمام روش‌هایی که برای تایید کار تمام شده باید پیگیری شوند، تعریف می‌شوند. مستندات موجود در بیانیه دامنه، به عنوان یک راهنمای جامع برای اعضای تیم در جهت تصمیم گیری‌های مربوط به پروژه عمل می‌کنند.

اما بیانیه محدوده پروژه شامل موارد زیر است:

• خروجی‌های قابل تحویل پروژه
• موارد استثنا در پروژه
• محدودیت‌های پروژه
• فرضیات
• محدودیت‌ها

چگونه محدوده پروژه را مشخص کنیم؟

در صورتی که برنامه مدیریت محدوده پروژه شما کاملا جزئی و دقیق باشد، موثرتر و موفق‌تر خواهد بود. با طی کردن مراحلی که در ادامه خواهیم گفت، می‌توانید محدوده پروژه خود را مشخص کنید.

محدوده پروژه را تعریف کنید

تعریف محدوده پروژه، قبل از شروع به کار، به شما امکان می‌دهد تا نحوه پایبندی به محدودیت‌ها از جمله بودجه و زمان را تعیین کنید. برای تعریف محدوده، ابتدا باید نیازهای پروژه از جمله هزینه، مواد مورد نیاز، مهارت‌ها، زمان و منابع را در نظر بگیرید. سپس برای ادامه پروژه برنامه ریزی کنید.

اهداف مورد نظر خود را مشخص کنید

اهداف منسجم به شما کمک می‌کنند تا موفقیت پروژه خود را تضمین کنید. به خاطر داشته باشید که بیانیه هدف شما هم باید جزئی باشد تا بتواند نیازهای پروژه را کاملا واضح توضیح دهد و هم به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا اگر لازم شد بتوانید آن را تغییر دهید. به این ترتیب می‌توانید برنامه کارآمد و موثری تهیه کرده و اعضای تیم را به همکاری و تعامل با یکدیگر تشویق کنید.

طرح کلی برنامه را تعیین کنید

طرح کلی، طرحی است که در آن تمام مراحلی که تیم شما باید قبل از پایان پروژه انجام دهد، به صورت جزئی مشخص شده باشد. این طرح‌ها معمولا شامل هدف، برنامه زمانی، لیست خروجی‌ها، برنامه‌ای برای تغییرات احتمالی محدوده پروژه و فرآیند استفاده از منابع موجود برای به پایان رساندن پروژه هستند.

محدودیت‌ها را شناسایی کنید

اکنون لازم است محدوده پروژه را با اعلام منابع محدود، مهلت‌های تعیین شده و بودجه مشخص شده، برای ذینفعان به طور واضح توضیح دهید. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن باشید همه افراد درگیر پروژه، درک یکسانی از انتظارات پروژه به دست آورده‌اند.

محدوده پروژه را با تیم پروژه بررسی کنید

قبل از شروع پروژه، محدوده آن را با تیم خود بررسی کنید. این کار به شما فرصت می‌دهد تا ضمن توجه به پیشنهادات اعضای تیم، به سوالاتشان نیز پاسخ دهید.

مراحل مدیریت محدوده پروژه چیست؟

شما به عنوان یک مدیر پروژه، بدون توجه به روشی که انتخاب کرده‌اید، باید محدوده پروژه خود را تعریف کنید. در این بخش مراحل مختلف پروژه را در قالب یک فرآیند سیستماتیک بیان می‌کنیم:

محدوده خود را برنامه ریزی کنید

طرح مدیریت محدوده پروژه، شامل اطلاعاتی در مورد نحوه رسیدگی به شرایط پیش بینی نشده در طول پروژه، نحوه پذیرش محصولات تحویلی و چگونگی دستیابی به برخی از عناصر کلیدی از جمله ساختار شکست (WBS) و بیانیه محدوده کار است.

در مرحله برنامه ریزی، شما باید از همه ذینفعان پروژه ورودی‌های لازم را جمع‌آوری کنید، با هم تصمیم‌گیری و مستند کنید که چگونه می‌خواهید محدوده پروژه را تعریف، مدیریت، اعتبارسنجی و کنترل کنید.

نیازمندی‌ها را جمع آوری کنید

مدیریت محدوده پروژه، از آنچه ذینفعان انتظار دارند و اینکه چگونه می‌توانید انتظارات آنها مدیریت کنید، درک روشنی به شما می‌دهد. اکنون باید هر چیزی را که از پروژه می‌خواهید جمع‌آوری و مستندسازی کنید. می‌توانید این اطلاعات را از طریق گروه‌های متمرکز، مصاحبه، نظرسنجی و با ایجاد نمونه‌های اولیه گردآوری کنید. برنامه مدیریت نیازمندی‌ها به شما کمک می‌کند تا از بسیاری از موانع خسته کننده در طول پروژه جلوگیری کنید.

محدوده خود را تعریف کنید

وقتی دانستید چگونه می‌خواهید محدوده پروژه خود را بنویسید و مشتریان از شما انتظار تحویل چه مواردی را دارند، آماده هستید که محدوده پروژه را به صورت دقیق تعیین کرده و بگویید چه چیزی در محدوده پروژه شما و چه چیزی خارج از محدوده پروژه شماست. بیانیه محدوده پروژه، به عنوان یک راهنما در کل پروژه عمل می‌کنند و اعضای تیم باید بتوانند هر زمان که لازم بود به راحتی به آن مراجعه کنند.

یک ساختار شکست کار (WBS) ایجاد کنید

بر اساس بیانیه محدوده پروژه و اسناد ایجاد شده در طول جمع‎آوری نیازمندی‎‌ها، باید یک ساختار شکیت کار ایجاد کنید. ساختار شکست کار یا WBS، ضمن تقسیم کل پروژه به وظایف فردی کوچکتر، موارد تحویلی را نیز به وضوح مشخص و تعریف می‌کند. به این ترتیب، چندین واحد کار کوچک و قابل مدیریت را به مدیر و تیم پروژه ارائه می‌دهد.

محدوده پروژه را اعتبار سنجی کنید

در این مرحله محصولات تحویلی شما توسط افرادی که به تایید آنها نیاز دارند، (مشتری، سهامدار، مدیر یا هر سه)، بررسی می‌شود. بنابراین، داشتن برنامه‌ای که نشان دهد چگونه تحویل پروژه به صورت کامل انجام شده، اهمیت زیادی دارد.

با یک سیستم عملیاتی رکورد، می‌توانید فرآیند اعتبار سنجی محدوده پروژه را هر چه سریع‌تر شروع کنید تا هر محصول تحویلی به صورت خودکار توسط هر کس که نیاز به مشاهده آن دارد، برای تایید ارسال شود.

در صورتی که زنجیره‌های طولانی و گیج کننده ایمیل را نادیده بگیرید و از جلسات غیرضروری خودداری کنید، ذینفعان می‌توانند وظایف تکمیل شده یک پروژه را در یک مکان مشاهده کرده و از در انتظار تایید قرار داشتن یک کار فورا مطلع شوند.

محدوده پروژه را کنترل کنید

وضعیت یک پروژه، از ابتدا تا انتها باید مورد بررسی و نظارت قرار گیرد تا مطمئن شوید که بر اساس برنامه مدیریت محدوده پروژه شما اجرا می‌شود. از آنجا که مشخص نیست چه زمانی ممکن است دامنه محدوده نیاز به تغییر داشته باشد و یا چه زمانی ممکن است مشتری نیازهای جدیدی را به درخواست‌هایش اضافه کند، مدیران پروژه باید گزارشات عملکرد را با الزامات پروژه مقایسه کنند.

خوب است بدانید که با استفاده از Workfront، هر شکافی قابل تشخیص است و پروژه را به سرعت به مسیر اصلی برمی‌گرداند.

و در انتها…

یک برنامه مدیریت محدوده پروژه مطلوب، شامل ارتباطات آزاد و گسترده بین همه اعضای درگیر پروژه است، بنابراین خطرات، غافلگیری‌ها و ارتباطات نادرست کمتری در سراسر پروژه شکل می‌گیرد، چرا که همه اعضا می‌دانند دقیقا چه وظایفی بر عهده دارند و چه کاری باید انجام دهند.

امروز راجع به مدیریت محدوده پروژه صحبت کردیم و گفتیم، هر چند اجرای موفق و موثر فرایندهای مدیریت محدوده پروژه به زمان و تلاش نسبتا زیادی نیاز دارد، اما در درازمدت باعث صرفه جویی در زمان و هزینه‌های سازمان شما خواهد شد