اتوماسیون فرایند رباتیک چیست؟ (مزایا و کاربرد های RPA)
اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA)، یک فناوری نرم افزاری است که برای اتوماسیون سریع و مطمئن وظایف دیجیتال، از ربات‌ها استفاده می‌کند. مدیریت رباتیک، فرایندهای روزانه نیازمند اقدامات انسانی را که معمولا بخش زیادی از آنها با روش‌های دستی و زمان بر انجام می‌شد، خودکارسازی می‌کند و اثر بخشی کسب و کار شما را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.
همراه ما بمانید تا به شما بگوییم اتوماسیون فرایند رباتیک RPA چیست و در چه حوزه‌هایی کاربرد دارد.
اتوماسیون فرایند رباتیک RPA چیست؟
اتوماسیون فرایند رباتیک (Robotic Process Automation)، به اختصار RPA، به معنی استفاده از سیستم‌های رباتیک برای اتوماسیون یک سازمان یا کسب و کار است.
به بیان دیگر، اتوماسیون رباتیک، نوعی تکنولوژی است که برای نرم افزارهای کامپیوتری این شرایط را فراهم می‌کند تا عملکرد انسان را هنگام استفاده از یک سیستم دیجیتال، شبیه‌سازی و یکپارچه سازی کنند.
نرم افزاری که عملیات شبیه سازی را اجرا می‌کند، ربات نامیده می‌شود. در واقع، ربات‌ها رفتار انسان را هنگام کار با کامپیوتر تقلید می‌کنند. ربات‌ها می‌توانند داده‌ها را دریافت کنند، اپلیکیشن‌ها را اجرا کنند، با آنها تعامل کنند و با سایر سیستم‌ها ارتباط برقرار کنند.
ربات نرم افزاری ( Software Robot) بر روی وظایف تکراری و خسته کننده اما مهم، تمرکز می‌کند و هیچ خطایی ندارد. با اضافه زمان ایجاد شده، نیروی انسانی فرصت دارد بر روی فعالیت‌های ارزش محور و خلاقانه متمرکز شود. بنابراین، RPA، یک شروع خوب برای تحول دیجیتال (Digital transformation) در یک سازمان محسوب می‌شود.
اتوماسیون فرایند رباتیک در چه حوزه‌هایی کاربرد دارد؟
برخی کاربردهای رباتیک نرم افزار عبارتند از:
بخش مالی و حسابداری
اتوماسیون فرایند رباتیک، می‌تواند در بسیاری از فرایندهای مالی و حسابداری مانند پردازش فاکتورها، مدیریت صورتحساب‌ها، تهیه گزارشات مالی و… مورد استفاده قرار گیرد.
بخش بازاریابی و فروش
RPA در بخش فروش و بازاریابی برای مواردی مانند ثبت و پیگیری سفارش‌ها، مدیریت ایمیل‌ها، تحلیل داده‌های بازاریابی و… کاربرد دارد.
بخش مدیریت مشتریان
می‌توانید از اتوماسیون فرایند رباتیک برای مدیریت و رسیدگی به درخواست‌های مشتریان، خودکارسازی اطلاع رسانی به مشتریان، تحلیل داده‌های مشتریان و.. استفاده کنید.
بخش منابع انسانی
RPA برای جمع‌آوری و پردازش اطلاعات کارکنان، مدیریت ارتباط با کارکنان، مدیریت مراحل استخدام و… کاربرد دارد.
بخش زنجیره تامین
در بخش زنجیره تامین، RPA می‌تواند برای فرایندهایی مانند مدیریت و پیگیری موجودی انبار، ثبت سفارش‌ها، پیگیری تحویل سفارش‌ها و… مورد استفاده قرار گیرد.
انواع اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA)
RPA (Robotic Process Automation)، بر اساس عملیاتی که انجام می‌دهد و هدفی که دنبال می‌کند، به 3 دسته تقسیم می‌شود:
Attended RPA
برای کمک به کارگران انسانی در انجام وظایف معمول مورد استفاده قرار می‌گیرد. این شکل از RPA برای شروع خودکارسازی فعالیت‌ها، به محرک‌ها یا ورودی‌ها وابسته است. ربات‌های RPA حضوری، برای کار در کنار کاربران انسانی طراحی شده‌اند و برای فرایندهای تجاری تعاملی مانند خدمات مشتری و خدمات فناوری اطلاعات کاربرد دارند.
Unattended RPA
این نوع RPA، بدون دخالت انسان فعالیت می‌کند. این اتوماسیون به طور مستقل بر اساس محرک‌های از پیش برنامه ریزی شده، ورودی داده‌ها و برنامه‌ها اجرا می‌شوند. RPA بدون مراقبت، برای فرایندهای پشتیبان مانند ورود داده‌ها، فرایندهای فناوری اطلاعات و ادغام برنامه‌ها اعمال می‌شود.
Hybrid RPA
RPA هیبریدی ترکیبی از هر دو RPA حضوری و بدون مراقبت است که در آن ربات‌ها و کارگران انسانی می‌توانند در کارها و فرایندها با هم تعامل داشته و با یکدیگر همکاری کنند. گردش کار ترکیبی RPA که با واقعیت فرایندهای تجاری پیچیده سازگار است، سرعت و کارایی اجرای خودکار را در ترکیب با تصمیم گیری انسانی امکان پذیر می‌سازد.
مزایای اتوماسیون فرایند رباتیک
به طور کلی RPA با خودکارسازی و بهینه‌سازی وظایف، افزایش کیفیت کار و کاهش خطا و ریسک در فرآیندها، بهره‌وری کسب و کار افزایش می‌دهد. سایر مزایای RPA به شرح زیر است:
کاهش هزینه‌ها
ربات‌های RPA قادرند هزینه انجام فعالیت‌ها را تا 80 درصد کاهش دهند. طبق آمارها اکثر شرکت‌هایی که از اتوماسیون فرایند رباتیک استفاده کرده‌اند، توانسته‌اند به بازگشت سرمایه مثبت برسند.
قدرت انطباق پذیری بالا
با استفاده از RPA ، هر فعالیتی که ربات‌ها انجام می‌دهند مانیتور می‌شود. بنابراین شما بر آنها کنترل کامل خواهید داشت. همچنین می‌توانید انطباق‌پذیری آنها با قوانین کسب و کار خود را یکپارچه سازی کنید، که انجام این کار ریسک را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.
دقت بالا
ربات‌های سیستم RPA طوری برنامه ریزی شده‌اند که فعالیت‌ها و قوانین مورد نظر شما را با دقت، بدون اشتباه و به طور کامل اجرا کنند. خوب است بدانید ضریب خطای ربات‌های RPA «صفر» است و آنها همیشه بی خطا و منطبق با قوانین عمل می‌کنند.
افزایش سرعت
با وجود استفاده از RPA، کارکنان سازمان از کارهای تکراری و وقت‌گیر خلاص می‌شوند. سیستم RPA این کارها را کاملا درست و با سرعت بسیار زیاد انجام می‌دهد. به این ترتیب، کارمندان فرصت دارند به کارهای مهم‌تری بپردازند. این فرایند، بهره‌وری را در سازمان به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.
نحوه عملکرد اتوماسیون فرایند رباتیک چگونه است؟
اتوماسیون فرایند رباتیک RPA، با دسترسی به اطلاعات سیستم‌های IT موجود، ادغام با برنامه‌های فعلی، به منظور خودکارسازی وظایف، فعالیت می‌کند. این کار، می‌تواند از قسمت front-end انجام شود، یعنی اتوماسیون نرم افزاری با اتصال به برنامه‌های دسکتاپ، داده‌ها را می‌خواند و می‌نویسد یا رویدادها را از رابط کاربری ضبط می‌کند. همچنین می‌توان آن را از back-end با دسترسی خودکار به سیستم‌ها و خدمات تحت کنترل یک سرور اتوماسیون فرایند انجام داد.
شما می‌توانید RPA را با فناوری‌های شناختی پیشرفته‌تر، مانند پردازش زبان طبیعی، ترکیب کنید تا فرایندهای پیچیده‌تری را که ممکن است قبلا به تعامل انسانی نیاز داشته باشند، مدیریت کنید. این کار به عنوان اتوماسیون هوشمند شناخته می‌شود که RPA و AI (هوش مصنوعی) را برای تسریع تحول دیجیتال در کسب و کار گرد هم می‌آورد.
مراحل کار اتوماسیون فرایند رباتیک
- شناسایی فرایندهای اصلی: کسب و کار شما برای شروع باید وظایف یا فرایندهایی را شناسایی کند که تکراری، قانونی و زمان بر هستند. اینها نامزدهای اصلی اتوماسیون به شمار می‌روند، زیرا آموزش ربات‌ها در آنها سریع‌تر و آسان‌تر است. سازمان شما می‌تواند برای یافتن نامزدهای اتوماسیون بدون انجام کارهای دستی، از فناوری‌هایی مانند ابزارهای کشف فرایند استفاده کند.
- انتخاب ابزارهای RPA: ابزارهای RPA باید متناسب با نیازهای کسب و کارتان باشند. زمانی که فرایندهای اصلی شناسایی شدند، کسب و کار باید ابزارهای RPA را بر اساس عواملی مانند سازگاری با سیستم‌های موجود، سهولت استفاده، مقیاس پذیری و به صرفه بودن پیدا کند. در واقع، این کار مصاحبه با نامزدهای بالقوه ربات RPA و یافتن مهارت‌های مناسب برای کار است.
- توسعه ربات‌ها: در این مرحله، کسب و کار شما ربات‌ها را می‌سازد و آموزش می‌دهد. این شامل تعریف دنباله‌ای از مراحل مورد نیاز برای تکمیل یک کار، از جمله ورود به برنامه‌ها، پیمایش صفحات، وارد کردن داده‌ها، انجام محاسبات و تصمیم گیری بر اساس قوانین از پیش تعریف شده است. در واقع، این مرحله مانند یک کتابچه راهنما برای ربات های RPA عمل می‌کند.
- ادغام با سیستم‌ها: ربات‌های RPA برای تکمیل وظایف محوله خود باید با سیستم‌ها و برنامه‌های مختلف تعامل داشته باشند. این ممکن است شامل استفاده از رابط‌های برنامه نویسی برنامه (API)، خراش دادن صفحه و غیره باشد. این درست مثل این است که به ربات RPA یک کلید برای هر دری که نیاز به دسترسی دارد بدهید.
- آزمایش: هر کسب و کار قبل از استقرار RPA، باید آزمایشات کاملی انجام دهد تا مطمئن شود که ربات‌ها مطابق انتظار عمل می‌کنند. تست‌ها شامل اجرای ربات‌ها از طریق سناریوهای مختلف برای حل هر گونه مشکل یا اشکال است. همان طور که یک کسب‌وکار بدون هیچ‌گونه آموزش یا پشتیبان، یک استخدام جدید را رها نمی‌کند، این کار را برای یک ربات RPA نیز انجام نمی‌دهد.
- استقرار: اکنون ربات آماده کار است. کسب و کار شما می‌تواند ربات‌ها را در محیط تولید مستقر کند و آنها را برای اجرا در زمان‌های خاص برنامه ریزی کند یا آنها را بر اساس رویدادهایی مانند ورود داده‌های جدید فعال کند.
- نظارت و نگهداری: این بررسی عملکرد یک ربات RPA است. در حالی که اتوماسیون اجرا می‌شود، نظارت مداوم برای اطمینان از اینکه ربات‌ها به طرح تجاری پایبند هستند و همه چیز همانطور که باید عمل می‌کند، بسیار مهم است. تعمیر و نگهداری، می‌تواند شامل به روز رسانی ربات‌ها برای سازگاری با تغییر در سیستم‌ها یا فرآیندها، بهینه سازی عملکرد یا عیب یابی مشکلات باشد.
معرفی بهترین ابزارهای اتوماسیون فرایند رباتیک
اتوماسیون فرایند رباتیک شامل مجموعه‌ای از ابزارهای متفاوت برای طراحی، ایجاد و ویرایش ربات‌ها است که در ادامه به معرفی و بررسی تعدادی از آنها می‌پردازیم.
Blue Prism
به وسیله این ابزار می‌توانید به امکانات هوش مصنوعی دسترسی پیدا کنید. ارائه دهندگان Blue Prism امکان انتخاب و استفاده از زیرساخت‌های انعطاف‌پذیر را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهند، چرا که این برنامه می‌تواند هم در سیستم عامل‌های داخلی و هم در سیستم عامل‌های مبتنی بر ابر اجرا شود. خوب است بدانید این پلتفرم از انواع زبان‌ها پشتیبانی می‌کند.
Automation Anywhere
این ابزار، بهترین و قدرتمندترین رابط را برای خودکارسازی عملیات تجاری end to end به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. همچنین نیروی کار دیجیتال و هوشمندی دارد که پیچیده‌ترین فناوری‌های شناختی و تحلیلی را با هم ادغام کرده و در سراسر دنیا به سازمان‌های مختلف ارائه می‌دهد.
اجزای اصلی Automation Anywhere (اتوماسیون در هر سازمان) شامل اتاق کنترل، سازنده ربات، اجرا کنندگان ربات و مکان قرارگیری ربات‌ها است که هر کدام را به طور جداگانه معرفی و بررسی خواهیم کرد.
- اتاق کنترل: در این قسمت کاربران می‌توانند ترکیب پیچیده و پیشرفته یک صنعت را پیاده سازی و مدیریت کنند. این پلتفرم برای ربات‌ها مانند یک سرور عمل می‌کند. همچنین ردیابی وضعیت ربات‌ها و مدیریت مجوزهای مربوط به پیکربندی نیز از وظایف اتاق کنترل است.
- سازنده ربات: نوعی برنامه مبتنی بر ویندوز است که به وسیله یک توسعه دهنده برای ساخت ربات‌ها استفاده می‌شود. با پیکربندی ربات‌ها توسعه دهندگان می‌توانند ربات‌هایی را به صورت جداگانه ایجاد و به شکل همزمان اجرا کنند.
- اجرا کنندگان ربات: ماشین‌هایی هستند که تنها وظیفه اجرای ربات‌ها را بر عهدا دارند. اجرا کنندگان، توان و قابلیت ایجاد و ویرایش در اتوماسیون را ندارند.
- مزرعه ربات: گاهی اوقات که حجم کار بیشتر است، اجرا کنندگان ربات‌ها به سرورهای بیشتری برای اجرا نیاز دارند. در این زمان سرورها می‌توانند برای زمان مشخصی از مزرعه ربات‌ها قرض گرفته شده و پس از پایان کار تحویل داده شوند. با این کار توسعه دهندگان در هزینه‌های مربوط به سرورها صرفه جویی می‌کنند.
Uipath
این ابزار یک پلتفرم متن باز است که برای Drag and Drop, Macro Recording استفاده می‌شود و برای ایجاد، تغییر و به اشتراک گذاشتن ربات‌ها، قابلیت‌های متنوع و زیادی دارد. پلتفرم Uipath
در OCR ساخته شده و هزینه تعمیر و نگهداری کمی دارد.
در این بخش، با عملکرد، مراحل و ابزارهای RPA (مانند UiPath، Blue Prism، Automation Anywhere) آشنا شدیم. خوب است بدانید، آینده RPA و اتوماسیون هوشمند (Intelligent Automation) نیازمند هوش سیگنال بهبود یافته، حلقه‌های بازخورد پویا و ارتباط متنی غنی‌تر است. موفقیت هر رهبر RPA ایجاب می‌کند که مکان و زمان استفاده از تجزیه و تحلیل، اتوماسیون و هوش مصنوعی (AI) را در طراحی خود در نظر بگیرد.
تفاوت BPMS و RPA چیست؟
در این بخش به شما خواهیم گفت اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) و مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)، چه تفاوتی دارند و کدام یک کسب و کار شما را سریع‌تر به موفقیت می‌رسانند؟
تا اینجا دانستیم که RPA یک اتوماسیون است که افزایش کارایی و بازدهی کارکنان یک کسب و کار را به دنبال دارد، همچنین استفاده از آن، مشکلات فرایندهای سازمان را کاهش می‌دهد.
در حالی که، نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS به سازمان شما کمک می‌کند تا با تجزیه، تحلیل و اتوماسیون، فرایندهای کسب و کار خود را بهینه‌سازی کند.
اما با وجود تفاوت‌های دو سیستم RPA و BPMS، آنها مکمل یکدیگر به شمار می‌روند و استفاده همزمان از آنها زیرساخت قوی‌تری برای مکانیزاسیون فرایندهای سازمان ایجاد می‌کند.
اما تفاوت این دو دقیقا چیست؟ لازم است بدانید تفاوت اصلی RPA و BPMS در انجام فعالیت‌ها با استفاده از نیروی انسانی و ربات است.
همانطور که اشاره کردیم، نرم افزار BPMS نوعی ابزار برای مدیریت فرایند کسب و کار به شمار می‌رود که با استفاده از آن کارکنان می‌توانند مدل‌سازی، پیاده‌سازی و رصد فرایندها را انجام دهند.
هر چند ممکن است قسمتی از فعالیت‌های یک فرایند به وسیله نرم افزار BPMS به شکل خودکار انجام شود، اما نقش ربات‌ها نیز در این فرایند اثرگذار و قابل توجه است.
پیاده‌سازی فرایند بدون نیاز به عامل انسانی امکان‌پذیر نیست. بنابراین پیاده‌سازی و راه‌اندازی همزمان RPA و BPMS، نسبت به پیاده‌سازی جداگانه آنها ارزش بالاتری دارد و در نهایت نتایج حاصل از سیستم‌های هوشمند BPMS را بهبود می‌بخشد.
جدول زیر تفاوت RPA و BPMS را در حوزه‌های مختلف بررسی می‌کند.
| حوزه ها | RPA | BPMS |
| فناوری | ربات‌های نرم‌افزاری فرآیندهای تکراری و خسته‌کننده را به جای انسان‌ها تکمیل می‌کنند. | ابزارهای متفاوت تحلیل کسب و کار، موتور جریان کار، فرم ورود اطلاعات و… |
| خودکارسازی | کاهش کارهای دستی، تکراری و فعالیت‌هایی که نیاز به تصمیمات پیچیده ندارند. | طراحی مجدد جریان فرآیندها برای حذف گره‌ها و در نهایت افزایش بهره‌وری در سازمان |
| استقرار | مقاومت سازمانی کمتری به دنبال دارد. فرآیندها و برنامه‌های کاربردی بدون نیاز به کدنویسی یا آموزش خاص در سازمان قابل پیاده‌سازی و اجرا هستند. | نیاز به منابع فنی برای اختصاص به فرآیند (بر اساس پیچیدگی و یکپارچه‌سازی) تلاشی طولانی مدت را می‌طلبد. این مورد معمولا با مقاومت زیادی در سازمان روبرو می‌شود. |
| تاثیر بر کسب و کار | بازدهی این سیستم سریع و هزینه آن مناسب است. اما پیاده‌سازی آن نمی‌تواند ناکارآمدی‌های زیربنایی فرآیندها را جبران کند. | افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه و همچنین انطباق و کارایی گسترده کسب و کار را به دنبال دارد. |
سوالات متداول
اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) را با مثال توضیح دهید؟
RPA نوعی فناوری اتوماسیون فرایندهای کسب و کار است که برای انجام کارهای دستی و زمان بر نیروی انسانی مانند استخراج داده‌ها، پر کردن فرم‌ها، انتقال فایل‌ها و… از ربات‌های نرم افزاری (ربات‌های دیجیتال) استفاده می‌کند.
اتوماسیون در رباتیک چیست؟
اتوماسیون در رباتیک، استفاده از هوش مصنوعی و فناوری رباتیک برای خودکارسازی یا جایگزینی فرایندهای دستی است. اتوماسیون در رباتیک، اشکال مختلفی دارد، از سیستم ساده‌ای که یک بازوی ربات را کنترل می‌کند تا راه‌حل‌های نرم افزار محور بسیار پیچیده برای مدیریت تعداد زیادی ربات.
تفاوت RPA و AI چیست؟
اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA)، برای کار در ارتباط با نیروی انسانی از طریق اتوماسیون فرایندهای تکراری کاربرد دارد، اما هوش مصنوعی (AI) به عنوان نوعی فناوری برای جایگزینی نیروی انسانی و اتوماسیون سراسری در نظر گرفته می‌شود.
RPA، از ورودی‌های ساخت یافته و منطقی استفاده می‌کند، در حالی که AI، با استفاده از ورودی‌های بدون ساختار، منطق خود را توسعه می‌دهد.
سخن پایانی
همان طور که ملاحظه کردید، RPA، یک فناوری است که تلاش می‌کند کارهای زمان بر و دستی را با تکنولوژی جایگزین کند. در صورت استفاده از اتوماسیون فرایند رباتیک، فرایندها به وسیله ربات مدیریت می‌شوند. به این ترتیب، هزینه و زمان انجام فعالیت‌ها به حداقل می‌رسد. بنابراین نیروی انسانی فرصت دارد توان و تمرکز خود را به کارهای مهم‌تر و خلاقانه‌تر اختصاص دهد.