چقدر با انواع BPM و کاربرد آنها آشنا هستید؟
سازمان شما بر اساس فرآیندها اداره می‌شود، آنها، منابع، فناوری و ساختارهای پشتیبان را هماهنگ و همسو می‌کنند تا بتوانید استراتژی‌های کسب و کار خود را اجرا کرده و مزیت رقابتی به دست آورید. اما برای رسیدن به این هدف، فرآیندها باید بر اساس روش کار و اهداف سازمان شما، بهینه سازی شوند.
در یک سازمان، انواع مختلفی از BPMها وجود دارد که امروز راجع به آنها صحبت می‌کنیم. درک نحوه عملکرد انواع BPM در سازمان شما به اشکال مختلف به مدیریت موثر فرآیندها کمک می‌کند. وقتی هدف انواع BPM را درک می‌کنید، می‌توانید فرآیندهای خود را با یک هدف روشن مدیریت کنید و در نهایت عملیات کارآمد و موثری داشته باشید.
همان طور که می‌دانید، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، یک اصطلاح خود توصیفی است که در مورد مدیریت فرآیندهای کسب و کار شما، همه چیز را به صورت موثر و کارآمد ارائه می‌دهد. همچنین، یک اصطلاح جمعی است که به استفاده از منابع موجود سازمان شما، از جمله کارکنان، تجهیزات و وظایف، برای به دست آوردن حداکثر نتیجه اشاره می‌کند. علاوه بر این، BPM معمولا در مورد مدیریت کارآمد فرآیندهای تکراری به کار می‌رود تا زمان و منابع کمتری مصرف کند.
اگر می‌خواهید به طور مفصل با مفهوم BPM آشنا شوید، اینجا کلیک کنید.
فرآیند کسب و کار به وظایف مرحله به مرحله‌ای گفته می‌شود که جزئی از تکمیل فعالیت اصلی است. این فرآیند، معمولا دارای اسناد زیربنایی است تا به شما اطمینان دهد که فرآیند هر بار به یک صورت انجام می‌شود. انواع مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) به مدیریت تمام فرآیندهای تجاری برای یک کسب و کار معین اشاره می‌کند.
به طور کلی، یک فرآیند تجاری به مراحل، قوانین و شرایطی گفته می‌شود که در طی آن یک فرآیند آغاز و تکمیل می‌شود. بنابراین، یک برنامه مدیریت فرآیند کسب و کار قدرتمند، بخشی از اجرای یک کسب و کار موفق است. برای این منظور، به برنامه‌های مستند و موثری نیاز دارید که شما را در رسیدن به اهداف نهایی کسب و کارتان، یاری کند. این‌ها فرآیندهایی نیستند که شما فقط یک بار آنها را انجام دهید و دیگر تکرارشان نکنید. بلکه فرآیندهایی هستند که با مشاهده ناکارآمدی‌ها، ایجاد تغییرات و بهبودها، به طور منظم تغییر کرده و به روز رسانی می‌شوند.
هر چند که فرآیندهای کسب و کار انواع مختلفی دارند، ما در این مطلب به 3 مورد از رایج‌ترین آنها می‌پردازیم. هر کدام از این موارد می‌توانند به شما کمک کنند تا مشخص کنید که فرآیندهای کسب و کار شما برای موفق و کارآمد بودن، دقیقا به چه چیزهایی نیاز دارند.
انواع BPM چیست؟
به طور کلی 3 نوع BPM وجود دارد. در این بخش به معرفی و بررسی آنها می‌پردازیم:
1. BPM سند محور
فرآیندهای روزانه یک سازمان معمولا مبتنی بر اسنادی است که به BPM نیاز دارند. در واقع اگر سازمان شما درگیر فرآیندهای مهندسی، آزمایش‌های بالینی، مدیریت قرارداد یا هر چیزی‌ست که بر گزارش‌ها و مقالات متکی هستند، این نوع BPM برای شما لازم است.
یک سند از میان سهامداران متعدد عبور می‌کند تا زمانی که پردازش شود و به مرحله نهایی برسد. BPM مبتنی بر اسناد، ورودی را از چندین نفر می‌گیرد و به صورت خودکار سندی را ایجاد می‌کند که مورد تایید همه اعضای سازمان است. بنابراین، هدف اصلی BPM سند محور، ایجاد یک سند پس از چندین دور تایید و ورودی از سوی دیگران است. به دلیل اهمیت بالای اسناد در سازمان، یک BPM مبتنی بر سند، به جریان اسناد میان تیم‌های مختلف اهمیت می‌دهد. در نتیجه، این نوع BPM ها به انتقال اسناد از قالب بندی و تایید به مسیریابی و امضای سند کمک می‌کنند.
فرآیندهای تجاری، عمدتا مبتنی بر ایجاد اسناد، ارسال آنها از طریق سطوح مختلف برای تایید و ذخیره آنها پس از تکمیل هدف است. بر این اساس، یکپارچگی و هماهنگی با سیستم‌های فرآیند کسب و کار موجود، عنصر اصلی برای موفقیت BPM مبتنی بر اسناد به حساب می‌آید. مدیریت فرآیند کسب و کار سند محور، با سازمان دهی جریان اسنادی که افراد در مشاغل خود استفاده می‌کنند، فرآیندهای سازمان شما را بهبود می‌بخشد و به شما کمک می‌کند تا موانع وقوع یکپارچه جریان اسناد را شناسایی کرده و آنها را رفع کنید.
سیستم مدیریت اسناد (DMS)، برای ذخیره اطلاعات، برقراری امنیت، فهرست نویسی و بازیابی اطلاعات از تکنولوژی‌های کامپیوتری استفاده می‌کند. از آنجا که یک سند می‌تواند در بخش‌های مختلف و به وسیله ابزارهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد، در دسترس بودن آنها اهمیت زیادی برای سازمان دارد. این نکته را هم به خاطر داشته باشید که هرچند این رویکرد BPMS بر روی اسناد تاکید می‌کند، اما هنوز هم افراد از اجزای اصلی به شمار می‌روند و برای اطمینان از چابکی در مدیریت اسناد، لازم است با یکدیگر همکاری کنند.
2. BPM یکپارچه محور
یکی دیگر از انواع BPM، مدل فرآیند کسب و کار بکپارچه محور است که سعی می‌کند با تمرکز بر انتقال‌های تکراری و گردش کاری خودکار، تا آنجا که ممکن است دخالت انسان در سیستم را محدود کند. این برنامه، برای ترکیب مدیریت فرآیند کسب و کار و معماری سرویس گرا (SOA) برنامه‌هایی ایجاد می‌کند که سازمان شما کاملا همگام با شرایط متغیر بازار حرکت کند.
برای آشنایی با مفهوم SOA، مطلب معماری سرویس گرا چیست را بخوانید.
سیستم BPM یکپارچه محور، جریان روان داده‌ها بین شبکه ابزارها را امکان پذیر می‌کند. بنابراین، وقتی سیستم‌های نرم افزاری شما متصل هستند، ضمن افزایش سرعت انجام کارها، ورودی‌های دستی (که باعث ایجاد خطا می‌شود)، نیز کاهش پیدا می‌کند.
اما در مورد عملکرد BPM یکپارچه محور، باید بگوئیم، مسئولیت مدیریت اتصال نرم افزار یک سازمان، معمولا بر عهده تیم‌های فناوری اطلاعات است. آنها با دقت سیستم‌های بزرگ سازمانی مانند ERP و CRM را ادغام می‌کنند تا میزان بهره‌وری را در تمامی بخش‌ها افزایش دهند. لازم به توضیح است که این ادغام با API های ساده یا کدگذاری‌های پیچیده انجام می‌شود.
هر زمان که یک فاکتور پردازش می‌شود، ضمن تایید بازپرداخت آن، فهرست حقوق و دستمزد نیز ویرایش می‌شود. تیم‌های واحد مالی، مسئولیت پیگیری همه تراکنش‌ها را بر عهده دارند و تاثیر نرم افزارهای یکپارچه را به خوبی احساس می‌کنند. آنها حجم بزرگی از بازپرداخت‌ها، فاکتورها، دستمزدها، حساب‌های پرداختی و موارد دیگر را پردازش می‌کنند. یک سیستم BPM یکپارچه و خودکار، به آنها کمک می‌کند تا از تمامی تراکنش‌هایی که خارج از بخش آنها اتفاق می‌افتد، مطلع شوند.
البته غیر از امور مالی، تیم‌های دیگر نیز از BPM یکپارچه سود می‌برند. به عنوان مثال، تیم‌های فروش و بازاریابی به یک سیستم یکپارچه از ابزارها نیاز دارند که بتواند سرنخ‌ها، پیگیری‌ها و معاملات را پیگیری کند. تیم‌های فروش و بازاریابی باید از عملکرد یکدیگر کاملا مطلع باشند تا بتوانند در هنگام معاملات با یکدیگر همکاری کنند.
3. BPM انسان محور
تا اینجا با انواع BPM سند محور و یکپارچه محور آشنا شدیم. اما یکی دیگر از انواع BPM ، مدل انسان محور است. هر فرآیند تجاری که به مداخله انسانی نیاز داشته باشد، BPM انسان محور به حساب می‌آید. این سیستم، اتوماسیون و مداخله انسان را به طور دقیق، کنترل و متعادل می‌کند.
BPM انسان محور، دارای یک رابط کاربری بصری است که به افراد کمک می‌کند تا علاوه بر درک فرآیندها، با یکدیگر تعامل داشته باشند و اقدامات لازم را انجام دهند. از آنجا که انسان‌ها مرکز هر سازمانی هستند، باید ضمن توجه کافی به این سیستم، فرآیندهای انسان محور را با دقت بیشتری کنترل و مدیریت کنید تا عملیات به صورت سریع و روان انجام شود.
فرآیندهای انسان محور، در همه بخش‌های سازمان وجود دارند. مواردی مانند: بررسی داده‌ها، مدیریت فرآیندهای خلاقانه، تجزیه و تحلیل عملیات روزمره، از جمله فعالیت‌های BPM انسان محور به شمار می‌روند.
به عنوان مثال، فرآیند استخدام در بخش منابع انسانی، یک نمونه از BPM انسان محور است. از تعیین و ارسال فرصت شغلی گرفته تا استخدام کارمند جدید، همه مراحل توسط مدیران منابع انسانی کنترل می‌شود. هر چند که بسیاری از سازمان‌ها، فرآیند استخدام خودکار دارند، اما کنترل، همیشه با بخش منابع انسانی است.
همچنین، سعی کنید سیستم BPM انسان محور را به کاربرپسند بودن نزدیک کنید. به عنوان مثال، نرم افزاری که ویژگی‌های مشترکی مانند کشیدن و رها کردن دارد، نسبت به نرم افزارهای کد محور، در دسترس‌تر است. بنابراین، افراد بیشتری بدون نیاز به دانش فنی می‌توانند از آن استفاده کنند. این فرآیندها به طور مستقیم بر روی نیروی کار، درک آنها از شغل خود، رضایت شغلی و میزان بهره‌وری آنها تاثیر می‌گذارد. با توجه به این موارد، به راحتی می‌توان فهمید که چرا باید تلاش زیادی برای یک BPM انسان محور مستحکم و موثر انجام داد.
به خاطر داشته باشید که برای فعالیت‌های منظم روزانه که شامل تعاملات انسانی است، BPM انسان محور، نسبت به سایر سیستم‌ها مناسب‌تر و موثرتر است.
و در انتها…
در این نوشتار با انواع BPM و کاربرد آنها آشنا شدیم و گفتیم، اگر می‌خواهید فرآیندهای کسب و کار خود را به روشی موثر و کارآمد مدیریت کنید، انتخاب یک ابزار اختصاصی برای BPM، راه حل مناسبی است. یک ابزار BPM، همیشه برای پشتیبانی از کل نیازهای BPM یک کسب و کار ساخته می‌شود. این سیستم می‌تواند هر نوع فرآیند کسب و کاری را که شما به آن وارد می‌کنید، اداره کند.