پرونده تجاری چیست؟ با نحوه ساخت پرونده تجاری برای bpm آشنا شویم
امروز می‌خواهیم راجع به پرونده کسب و کار صحبت کنیم و به شما بگوئیم چگونه تهیه پرونده تجاری در بررسی فرصت‌ها، مراحل پروژه، بهینه سازی فرآیندها و سرمایه‌گذاری، می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند. اگر شما هم نمی‌دانید پرونده تجاری چیست، چه بخش‌هایی دارد و چگونه تهیه می‌شود، تا پایان این مطلب همراه ما بمانید.
پرونده تجاری چیست؟
پرونده تجاری (Business Case) نوعی سند مدیریت پروژه است که توضیح می‌دهد چگونه مزایای پروژه، هزینه‌های آن را توجیه می‌کند و چرا باید اجرا شود.
پرونده تجاری در مرحله شروع پروژه آماده می‌شود و هدف آن، بررسی و ارائه اهداف، هزینه‌ها و منافع پروژه برای متقاعد کردن ذینفعان در مورد ارزش پروژه است. این پرونده، به مشتریان یا ذینفعان شما ثابت می‌کند پروژه‌ای که ارائه می‌دهید، یک سرمایه گذاری مطلوب و مناسب به حساب می‌آید.
در واقع، پرونده تجاری، مواردی مانند ارزیابی‌های مالی، پیشنهادات، استراتژی‌ها و برنامه‌های بازاریابی را در قالب یک سند جمع‌آوری کرده و در مورد این موضوع که چگونه پروژه سازمان شما را به سود می‌رساند، دیدگاه دقیق و کاملی در اختیارتان قرار می‌دهد. وقتی کسب و کار شما توسط ذینفعان پروژه تایید شد، می‌توانید برنامه‌ریزی پروژه خود را آغاز کنید.
سایت wikipedia، سوال پرونده تجاری چیست را به صورت زیر پاسخ می‌دهد:
یک پرونده تجاری، دلیل شروع یک پروژه را نشان می‌دهد و معمولا در یک سند مکتوب با ساختار مناسب ارائه می‌شود. البته ممکن است به صورت یک توافق‌نامه شفاهی نیز تهیه شود. یک سند یا پرونده تجاری مناسب و متقاعد کننده، ویژگی‌های کمی و کیفی یک پروژه را به صورت صریح و دقیق نشان می‌دهد.
خوب است بدانید که اسناد تجاری می‌توانند از جامع و ساختاریافته تا غیر رسمی و مختصر متغیر باشند. اطلاعاتی که در یک پرونده تجاری رسمی گنجانده می‌شود، شامل هزینه‌های مورد انتظار پروژه، تجزیه و تحلیل شکاف و ریسک‌های مورد انتظار است.
عناصر اصلی یک پرونده تجاری چیست؟
اغلب اسناد و پرونده‌های تجاری مبتنی بر 5 عنصر زیر هستند:
- زمینه استراتژیک: مورد قانع کننده برای تغییر
- تحلیل اقتصادی: بازده سرمایه گذاری بر اساس ارزیابی سرمایه گذاری‌ها
- رویکرد تجاری: استفاده از استراتژی منبع یابی و استراتژی تدارکات
- سند مالی: به صرفه بودن سازمان در چارچوب زمان
- رویکرد مدیریت: نقش‌ها، ساختار مدیریتی و …
علت اهمیت پرونده تجاری چیست؟
اگر می‌خواهید بدانید دلیل اهمیت پرونده تجاری چیست، باید بگوئیم، اغلب پروژه‌ها بدون وجود یک پرونده تجاری مطمئن و قدرتمند، شکست می‌خورند، چرا که این سند برای شروع و پیشبرد پروژه‌ها کاملا ضروری بوده و اساس منشور پروژه و طرح پروژه به شمار می‌رود. در صورتی که سند تجاری پروژه از واقعیت دور باشد و نیازهای همسو با اهداف تجاری سازمان را رفع نکند، بی‌فایده خواهد بود.
برای ایجاد یک پرونده تجاری قدرتمند و موثر باید در پروژه خود به سوالاتی در زمینه چرایی، چیستی، چگونگی و چه کسی، به وضوح پاسخ دهید. بهتر است پرونده تجاری را به عنوان سندی در نظر بگیرید که در مرحله شروع پروژه ایجاد می‌شود و در طول چرخه عمر پروژه، به عنوان یک سند مرجع مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مراحل تهیه پرونده تجاری چیست؟
اما چگونه یک پرونده تجاری تهیه کنیم؟ برای نوشتن یک پرونده تجاری لازم است مراحل زیر را طی کنید:
- در مورد بازار، میزان رقابت و محصولات جایگزین تحقیق کنید.
- رویکردهای کسب و کار و مدیریت پروژه خود را مقایسه و ارزیابی کنید.
- داده‌ها را جمع‌آوری کرده و استراتژی‌ها، اهداف و گزینه‌های انتخابی خود را ارائه دهید.
- و در نهایت همه چیز را مستندسازی کنید.
همان طور که اشاره کردیم، پرونده تجاری، یک سند مختصر و در عین حال دقیق و کامل است که به وضوح مشخص می‌کند موضوع پروژه چیست؟ اهداف پروژه چیست؟ چرا این پروژه انتخاب شده است؟ پروژه قرار است چگونه انجام شود و چه کسی باید آن را انجام دهد؟
به همین دلیل، اولین قدم برای نوشتن سند یا پرونده کسب و کار، طراحی و ایجاد یک طرح کلی‌ست. به این ترتیب می‌توانید مطمئن باشید که چیزی را از دست نمی‌دهید.
بخش‌های اصلی یک پرونده تجاری چیست؟
تا اینجا دانستیم پرونده تجاری چیست و چه اهمیتی دارد، اکنون لازم است کمی راجع به بخش‌های اصلی آن صحبت کنیم.
یکی از مراحل کلیدی برای راه‌اندازی یک پرونده تجاری، داشتن چک لیست پرونده تجاری است. موارد زیر با ارائه یک طرح کلی، به شما کمک می‌کند تا توسعه پرونده کسب و کار خود را سریع‌تر و ساده‌تر دنبال کنید.
خلاصه اجرایی
خلاصه اجرایی، نسخه کوتاهی از هر بخش پرونده تجاری شماست و برای ارائه یک دیدگاه کلی و سریع از پروژه شما به سهامداران مورد استفاده قرار می‌گیرد.
شرح و تعریف پروژه
این بخش به منظور ارائه اطلاعات کلی در مورد پروژه‌های شما تهیه می‌شود، مانند اهداف تجاری و طرح کلی پروژه.
اهداف و چشم‌اندازها
ابتدا باید مشخص کنید که قرار است چه کاری انجام دهید و چه مشکلی را حل کنید. مشخص کردن اهداف و چشم‌اندازهای پروژه به شما کمک می‌کند تا ضمن شکل دادن محدوده پروژه، موارد تحویل پروژه را نیز شناسایی کنید.
تعیین محدوده پروژه
محدوده پروژه تمامی موارد قابل تحویل و وظایفی که پروژه شما برای رسیدن به اهداف تجاری باید اجرا کند، را تعیین می‌کند.
اطلاعات زمینه‌ای
اکنون باید زمینه‌ای برای پروژه خود فراهم کنید و در آن مشکلی که قرار است حل شود را به همراه نحوه هماهنگی آن با چشم‌انداز و برنامه استراتژیک سازمانتان توضیح دهید.
معیارهای موفقیت و الزامات ذینفعان
الزامات پروژه برای موفقیت پروژه بسیار مهم هستند. اما کمیت و کیفیت آنها بسته به نوع پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید، کاملا متفاوت است. با جمع‌آوری الزامات پروژه می‌توانید میزان موفقیت پروژه را ارزیابی کرده و نتایج را گزارش دهید.
ایجاد طرح پروژه
اکنون زمان ایجاد طرح پروژه است. در این مرحله باید وظایف لازم برای انجام پروژه جدید را مشخص کنید. وقتی تمامی وظایف را تعیین و جمع‌آوری کردید، باید تخمین بزنید که تکمیل هر کدام چقدر زمان می‌برد. برای انجام این کار می‌توانید از یک الگوی ساختار شکست استفاده کنید.
نرم افزارهای مدیریت پروژه، ایجاد طرح پروژه را به میزان قابل توجهی آسان می‌کنند. می‌توانید با استفاده از تابلوی Kanban وظایف تیم را بر اساس چرخه تولید خود سازماندهای کنید و برای ایجاد برنامه زمانبندی پروژه از نمودار گانت استفاده کنید.
برای آشنایی با سیستم کانبان و اصول آن، اینجا کلیک کنید.
بودجه پروژه
بودجه پروژه، تخمینی از هزینه تکمیل پروژه شما در زمان تعیین شده است.
زمان بندی پروژه
یک جدول زمانی برای پروژه‌تان ایجاد کنید و در آن تخمین بزنید که چقدر طول می‌کشد تا هر فعالیت انجام شود. می‌توانید از طریق نمودار گانت به ایجاد یک برنامه زمان بندی کارآمد اقدام کنید.
حاکمیت پروژه
حاکمیت پروژه شامل تمامی قوانین و رویه‌های مدیریت پروژه است که در پروژه شما اعمال می‌شود. به عنوان مثال، مواردی مانند نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای تیم پروژه و چارچوب‌های تصمیم‌گیری، در این بخش مشخص می‌شوند.
برنامه ارتباطی
لازم است برای ورود و به روز رسانی مراحل پروژه، برنامه‌هایی در نظر بگیرید و تعیین کنید که چگونه ذینفعان از پیشرفت در چرخه عمر پروژه آگاهی پیدا می‌کنند.
گزارش‌های پیشرفت
بهتر است برای نظارت و پیگیری پیشرفت‌های خود در طول پروژه برنامه داشته باشید. به این ترتیب، می‌توانید پیشرفت‌های برنامه ریزی شده را با پیشرفت‌های واقعی مقایسه کنید. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، توانایی شما را برای دیدن آنچه در پروژه اتفاق می‌افتد، بهبود می‌بخشد و به شما کمک می‌کند نمای سطح بالای پروژه را به همراه جزئیات بیشتر مشاهده کنید.
ارزیابی مالی
ارزیابی مالی برای پرونده تجاری شما بسیار مهم است، چرا که در این بخش هزینه‌ها و منافع مالی پروژه را مقایسه کرده و توضیح می‌دهید که چگونه منافع مالی بیشتر از هزینه‌ها خواهد بود. می‌توانید این کار را با انجام تجزیه و تحلیل هزینه- فایده انجام دهید.
ارزیابی بازار
در بازار، راجع به جایگاه کسب و کار خود و وضعیت رقبا تحقیق کنید تا فرصت‌ها و تهدیدات را پیدا کنید.
تجزیه و تحلیل رقبا
رقبای مستقیم و غیر مستقیم را شناسایی کنید و محصولات، نقاط قوت، مزیت‌های رقابتی و استراتژی تجاری آنها را ارزیابی کنید.
تجزیه و تحلیل SWOT
SWOT به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدات سازمان خود را شناسایی کنید.
استراتژی بازاریابی
در استراتژی بازاریابی خود مواردی مانند: محصولات، کانال‌های توزیع، مشتریان هدف و روش قیمت گذاری را شرح دهید.
ارزیابی ریسک
خطرات زیادی وجود دارد که می‌تواند پروژه شما را تحت تاثیر قرار دهد. اولین قدم برای کاهش ریسک، شناسایی و ارزیابی ریسک‌های مرتبط با فعالیت‌های پروژه شماست.
کلیک کنید تا با نمودار گانت و کاربرد آن در مدیریت پروژه آشنا شوید.
مزایای پرونده تجاری چیست؟
اگر بخواهیم راجع به مزایای یک سند یا پرونده تجاری صحبت کنیم، باید بگوئیم:
- پرونده کسب و کار، اطلاعات سطح بالایی که مربوط به یک تصمیم مهم هستند را منتقل می‌کند.
- بحث و بررسی در مورد بودجه مورد نیاز برای یک سرمایه گذاری بالقوه، به وسیله پرونده تجاری آغاز می‌شود.
- پرونده کسب و کار به شناسایی و ارزیابی گزینه‌های جایگزین و مقایسه هزینه‌ها و منافع نسبی آنها کمک می‌کند.
- علاوه بر این، ابزاری برای برنامه ریزی استراتژیک و تصمیم‌گیری‌های مهم به شمار می‌رود.
- پرونده تجاری، وظیفه همسو کردن انتظارات ذینفعان با رویکردهای پروژه، نتایج و مزایای یک طرح را بر عهده دارد.
- این سند، احتمال موفقیت پروژه شما را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.
- می‌توانید پرونده تجاری را به طرح پروژه تبدیل کنید، بنابراین، نقاط عطف پروژه و نحوه استفاده از منابع پروژه به خوبی مشخص می‌شود.
- استراتژی کسب و کار، پرونده تجاری را در چارچوب قرار داده و توضیح می‌دهد که چرا سازمان به دنبال سرمایه‌گذاری است.
- سند کسب و کار با بررسی و ارزیابی درآمد و هزینه، موارد مناسب برای سرمایه‌گذاری را به شما ارائه می‌دهد.
***
اکنون می‌دانیم پرونده تجاری چیست، چه ویژگی‌هایی دارد و نحوه ساخت آن به چه صورت است. در ادامه قصد داریم پس از ارائه تعریف مختصری راجع به مدیریت فرآیندهای کسب و کار، در مورد مراحل ساخت پرونده تجاری برای BPM صحبت کنیم.
مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM، رویکردی است که از طریق مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری، بر بهبود عملکرد کسب و کار شما متمرکز است.
استاندارد BPM، برای کشف، مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه‌گیری، بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار از روش‌های مختلفی استفاده می‌کند.
نکات مهم و کلیدی که برای بهبود کسب و کارتان، باید بر روی آنها تمرکز کنید، عبارتند از:
- بهبود عملکرد سازمان
- بهبود نتایج عملکرد تجاری و چابکی عملیاتی
- بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار
- تولید نتایج تجاری در حمایت از یک استراتژی تجاری
سعی کنید ابتکارات استراتژیک که BPM از آنها حمایت خواهد کرد را شناسایی کرده و این موارد را همانطور که در برنامه سازمانتان مستند است، ثبت کنید و به وسیله آنها پرونده تجاری خود را هدایت کنید.
سپس ارتباط بین دستیابی به این موارد را به همراه بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری نمایش داده و نشان دهید که چگونه BPM در حمایت از استراتژی تجاری سازمان شما، نتایج تجاری تولید می‌کند.
چیزی که اهمیت دارد این است که از زبانی استفاده کنید که تیم مدیریتی سازمان شما با آن موافق است. اکنون یک سری اهداف استراتژیک مطرح می‌شود که معمولا مدیران سازمان برای پروژه‌هایی که این اهداف را برآورده کنند، ارزش زیادی قائل هستند. این اهداف عبارتند از:
- افزایش درآمد
- کاهش ضایعات
- کاهش هزینه‌ها
- ارائه ارزش بیشتر
همان طور که اشاره کردیم، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، رویکردی برای طراحی پروژه است که برای کسب و کارهای مختلف، بسیار ارزشمند و مهم به حساب می‌آید. چرا که، برای طراحی پروژه راهکارهایی با اهداف واضح، قابل اندازه‌گیری و حداقل هزینه ارائه می‌دهد. اما عملکرد مطلوب و موثر BPM در هر سازمان، به عملکرد و تعامل هماهنگ فرآیندهای آن بستگی دارد. در واقع، عدم وجود جریان روان اطلاعات، خرابی سیستم، مشکلات ایجاد شده و انجام بیش از حد اقدامات دستی توسط کارمندان، کاهش کیفیت و کارایی سازمان را به دنبال دارد. اینجاست که موضوع ساخت پرونده تجاری برای BPM مطرح می‌شود. در ادامه به شما خواهیم گفت یک پرونده تجاری برای BPM چگونه ساخته می‌شود.
مراحل ایجاد پرونده تجاری برای BPM چیست؟
با انجام مراحل زیر می‌توانید نسبت به ساخت و افزایش اعتبار پرونده تجاری BPM سازمانتان اقدام کرده و بودجه مورد نیاز خود را تامین کنید:
فرآیندهایی که در پروژه گنجاده می‌شود را جمع‌آوری کنید
اولین گام برای ایجاد یک مورد تجاری برای BPM این است که تعیین کنید پرونده کسب و کار بر روی کدام فرآیندها متمرکز می‌شود. بهتر است بر روی فرآیندهایی تمرکز کنید که نتایج را با سرعت بیشتری ارائه می‌دهند. با انجام این کار، در صورت شکست، دیگر نگران از دست دادن حامیان بالقوه نخواهید بود. به خاطر داشته باشید که از ابتدای شروع پروژه، ارائه یک مسیر روشن و واضح برای رسیدن به موفقیت ضروری است.
در این مرحله، فرآیندها نیز باید تا حد امکان ساده بوده و به تعداد کمی از حامیان مالی از مناطقی غیر از منطقه سازمان شما نیاز داشته باشند. بنابراین، در شروع کار بسیار مهم است که پروژه را به سادگی پیش ببرید.
برای نحوه عملکرد فرآیند در حال حاضر، معیارهای مناسب ایجاد کنید
بعد از اینکه فرآیندهای مورد استفاده خود را مشخص کردید، لازم است معیاری که برای سنجش پیشرفت خود استفاده می‌کنید را تعیین کنید. به خاطر داشته باشید که در این مرحله نیازی به توضیحات بیش از حد نیست. در واقع، تعیین یک معیار می‌تواند به سادگی مشخص کردن اینکه «چه کسی مسئول هر یک از ابعاد فرآیند است» و اینکه «انجام هر وظیفه‌ای چه زمانی انجام می‌شود»، باشد. مزایای این دسته از سوالات این است که می‌توانید آنها را به راحتی بررسی و ارزیابی کنید.
پس از تعیین مسئولیت کلی هر یک از اعضای تیم، باید میزان تداخل یا مرتبط بودن مسئولیت‌ها را ارزیابی کنید. در صورتی که یک عضو تیم برای ادامه فعالیت، به اقدام دیگر اعضای تیم نیاز دارد، باید به وضوح مشخص شود. این اصل در مورد داده‌ها نیز صدق می‌کند. در واقع باید بررسی کنید که آیا مسئولیت هر یک از اعضای تیم به در دسترس بودن داده‌ها بستگی دارد؟ با شناسایی و مستندسازی هرگونه وابستگی متقابل، هر کدام از اعضا از ترکیب منطقی مراحل تکمیل پروژه درک روشنی به دست خواهند آورد.
معیارهای خود را برای موفقیت تعیین کنید
اینکه در هر مرحله درک واضحی از اهداف خود داشته باشید، اهمیت زیادی دارد. علاوه بر این، لازم است معیارهای از پیش تعیین شده‌ای در مورد اینکه چه اتفاقی باید بیفتد تا پروژه موفق تلقی شود، داشته باشید. به عنوان مثال، اگر به دنبال افزایش درصدی در فروش هستید، این عدد باید در هر مرحله از طول عمر پروژه، شناسایی شده و قابل اندازه‌گیری باشد. این موضوع، علاوه بر اینکه به شما کمک می‌کند بدانید چگونه یک پروژه در جهت اهداف مدیریتی شما انجام می‌شود، به عنوان یک نشانه واضح از پیشرفت برای هر ذینفع پروژه نیز عمل می‌کند.
چیزی که در این مرحله اهمیت دارد، این است که هدف مورد تجاری BPM، قابل اندازه‌گیری باشد. بدون توانایی اندازه‌گیری، تشخیص اینکه عمکرد خوبی دارید یا نه، بسیار سخت می‌شود. سعی کنید یک معیار کلی برای بهبود به همراه زیرمجموعه‌ای از معیارهای مختلف را در مراحل مختلف پروژه به دست آورید، تا بتوانید اعضای تیم را در مسیر خود نگه داشته و بازخورد مداوم پیشرفت را ارائه دهید.
با استفاده از داده‌های مراحل قبل، نحوه اجرای فرآیندهای جدید را مشخص کنید
در مرحله نهایی ساخت پرونده تجاری BPM، اطلاعات مراحل قبل را جهت ایجاد یک نقشه کلی برای نحوه عملکرد یک فرآیند ترکیب کنید. هر چند که مدل‌سازها و شبیه‌سازها می‌تواند به پیش‌بینی موفقیت یا شکست هر فرآیند کمک کند، اما تا زمانی که فرآیندهای شما واقعا شروع نشده‌اند، نمی‌توانید آنها را به طور کامل درک کنید. چرا که با شروع یک فرآیند، می‌توانید اطلاعات را جمع‌آوری کرده و مخزنی برای گنجاندن این داده‌ها و اطلاعات ایجاد کنید.
ممکن است شما زمان زیادی را به شناسایی واضح فرآیندها و معیارها اختصاص داده باشید، اما فرآیندهای شما همچنان با مشکلاتی مواجه باشند. اگر این اتفاق افتاد، نگران نشوید و بدانید که به هر حال هیچ فرآیند کاملی وجود ندارد. بهتر است نقایص و مشکلات ایجاد شده را به عنوان یک تجربه یادگیری برای بهبود فرآیندهای فعلی و ایجاد فرآیندهای کارآمدتر در آینده در نظر بگیرید.
هدف از ایجاد پرونده تجاری BPM، ارائه داده‌های دریافتی روشن و واضح در مورد عملکرد فرآیندها در هر نقطه است، به صورتی که مدیران بتوانند این اطلاعات را دریافت کرده و فرآیندها را برای به حداکثر رساندن کارایی آنها، مجددا طراحی کنند. هر چند که ممکن است مراحل مختلف اجرای پروژه شما با مشکلاتی روبرو شود، با ایجاد مورد تجاری BPM، می‌توانید ضمن کاهش این مشکلات، انجام پرژه را ساده‌تر و به صرفه‌تر کنید.
و در انتها…
امیدواریم سوال پرونده تجاری چیست و چگونه تهیه می‌شود را به خوبی پاسخ داده باشیم. همان طور که ملاحظه کردید، پرونده تجاری (Business case)، استدلال لازم برای شروع یک پروژه است که معمولا به صورت سندی با ساختار متناسب ارائه می‌شود.
همچنین، راجع به پرونده تجاری در مدیریت فرآیندهای کسب و کار نیز صحبت کردیم و گفتیم، ساخت پرونده تجاری برای BPM، منجر به بهینه سازی فرآیندها، افزایش توانمندی کارکنان و چابکی در سراسر سازمان خواهد شد.