مدل apqc چیست؟ با بهترین و کارآمدترین چارچوب فرآیندی آشنا شویم

زمان مطالعه: 6 دقیقه

شاید شما نام چارچوب apqc را شنیده باشید. این مدل به عنوان یک چارچوب در طبقه‌بندی فرآیندهای کسب و کار (pcf) کاربرد دارد و وظیفه آن مقایسه دقیق و موثر بین فرآیندهای داخل و خارج از سازمان است. اما استاندارد apqc چیست؟ apqc مخفف چیست؟ مدل apqc pcf چیست؟ در این مطلب قصد داریم ضمن پاسخ به این سوالات، راجع به pcf و سازمان ارائه دهنده آن یعنی apqc، صحبت کنیم.

چارچوب apqc چیست؟

Apqc، یک انجمن آمریکایی به نام انجمن کیفیت و بهره‌وری آمریکاست که الگوهایی را برای کسب و کارهای مختلف ارائه می‌دهد. در واقع، یکی از بهترین الگوها برای دسته بندی فرآیندهای سازمان، مدل طبقه بندی ارائه شده به وسیله مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا (American Productivity and Quality Center) است که با نام Process Classification Framework یا PCF شناخته می‌شود.

چارچوب طبقه بندی فرآیندها به وسیله APQC و سایر سازمان‌های عضو آن، به عنوان یک استاندارد برای ساده‌تر کردن عملیات بهینه سازی سازمان به کمک مدیریت فرآیندها و الگو برداری از سازمان‌ها توسعه داده شده است. این سازمان با مطالعه بر روی سازمان‌های عضو در سراسر جهان، چارچوبی را با عنوان pcf یا چارچوب طبقه بندی فرآیندهای کسب و کار، طراحی کرد. در ادامه راجع به pcf صحبت خواهیم کرد.

pcf چیست؟

چارچوب pcf یک استاندارد رایگان و در دسترس است که فرآیندهای عملیاتی و مدیریتی را به 13 دسته طبقه بندی می‌کند. همچنین، قادر است کلیه فرآیندهای مورد نیاز سازمان را با زمینه‌ کاری و اندازه‌های مختلف طراحی کند.

چارچوب طبقه بندی فرآیند یا pcf این امکان را برای کسب و کارها فراهم می‌کند تا عملکرد خود را در داخل و خارج سازمان با سایر سازمان‌ها ردیابی و مقایسه کنند. نرم افزار apqc پاسخ‌ها را با توجه به فرآیندهای برشمرده و تعریف شده در pcf پیگیری می‌کند.

علاوه بر این، pcf ، پایه و اساس بسیاری از پروژه‌های مربوط به فرآیندهای تجاری است. مدل pcf به عنوان یک چارچوب استاندارد جهانی مطرح است و می‌تواند برای استفاده سازمان‌های مختلف سفارشی سازی شود.

تاریخچه چارچوب pcf چیست؟

چارچوب pcf در اوایل دهه 1990 به وسیله مرکز apqc و با همکاری تعدادی از کشورها توسعه داده شد. این چارچوب، در ابتدا به عنوان ابزاری برای کمک به پروژه‌های بهبود عملکرد در نظر گرفته شده بود، اما با گذشت زمان، عملکرد آن تغییر و تکامل پیدا کرد. در واقع، اولین ویرایش رسمی مدل طبقه بندی فرآیندها در سال 2003 به وسیله این مرکز منتشر شده و از آن زمان تقریبا هر روز، به روز رسانی شده است. اکنون سازمان‌ها می‌توانند از اصطلاحات رایج pcf برای نامگذاری، سازماندهی و نقشه برداری از فرآیندهای خود استفاده کرده و با کمک آن راجع به کسب و کار و فعالیت‌های تجاری خود صحبت کنند.

خوب است بدانید در سال 2008، apqc و IBM برای ایجاد مدل فراصنعتی pcf (چارچوب طبقه بندی فرآیندها) و همچنین توسعه گروهی از چارچوب‌های فرآیندی ویژه صنایع خاص با یکدیگر همکاری کردند.

محور اصلی فعالیت‌های apqc چیست؟

تا اینجا با مفهوم apqc و pcf آشنا شدیم و دانستیم چارچوب apqc چیست؟ در این بخش محور فعالیت‌های این مدل را معرفی می‌کنیم.

apqc در چند حوزه فعالیت می‌کند و محور اصلی فعالیت‌های آن در بخش‌های زیر است:

• الگو برداری
• مدیریت اطلاعات
• سنجش و ارزیابی
• بهبود فرآیندهای الگو برداری

طبقه بندی فرآیند apqc شامل چند سطح است؟

اما سطوح فرآیند apqc چیست؟ چارچوب طبقه بندی فرآیند apqc در 4 سطح ساخته شده است که عبارتند از:

دسته بندی:

بالاترین سطح فرآیند در سازمان است. به عنوان مثال، مدیریت زنجیره تامین یا مدیریت خدمات مشتری در این قسمت قرار می‌گیرند.

فرآیند گروه:

این بخش یک گروه از فرآیندها را مدنظر قرار می‌دهد. مانند انجام خدمات پس از فروش یا تدوین استراتژی فروش

فرآیند:

در این سطح مجموعه‌ای از فعالیت‌ها به عنوان ورودی در نظر گرفته شده و به نتیجه تبدیل می‌شود. مانند برنامه ریزی برای تولید مواد اولیه

فعالیت:

این قسمت، کارهای مهم و اساسی انجام شده موقع اجرای یک فرآیند را نشان می‌دهد. مانند دریافت درخواست‌ها و یا رسیدگی به مشکلات و شکایات مشتریان.

مدل سازی فرآیندهای کسب و کار بر اساس apqc چگونه انجام می‌شود؟

حالا که دانستیم apqc چیست، لازم است بدانیم امروزه استفاده از چارچو‌ب‌های مختلف برای طبقه بندی فرآیندهای کسب و کار بسیار رایج است و برای این منظور مدل‌ های مرجع فرآیندی مختلفی وجود دارد. چارچوب‌هایی مانند apqc به شما کمک می‌کند تا:

• از فرآیندهای اصلی کسب و کار خود یک لیست تهیه کنید.
• برای فرآیندهای کسب و کار خود یک ساختار بنیادی ارائه دهید.
• برای روشن شدن فرآیند مالکیت و واگذاری وظایف، مبنایی روشن، صریح و قابل اطمینان داشته باشید.

همچنین با وجود apqc می‌توانید به این سوالات پاسخ دهید که:

• فرآیند کسب و کار چه مواردی را شامل می‌شود؟
• در فرآیند کسب و کار، کدام موارد اهمیت بیشتری دارند؟

مدل apqc چگونه بهره‌وری را افزایش می‌دهد؟

حتما تا اینجا متوجه شده‌اید که موضوع حائز اهمیت در این مدل، بهبود بهره‌وری و کیفیت کسب و کارها است. مدل apqc این کار را از 3 راه انجام می‌دهد.

کشف روش‌های کارآمد و موثر برای بهتر انجام شدن فعالیت‌ها

معمولا یک سری از روش‌ها و فرآیندها به عنوان نمونه‌های موفق در نظر گرفته می‌شوند و سایر کسب و کارها با الگو برداری از آن‌ها می‌توانند به موفقیت برسند. مدل apqc این تجربیات را شناسایی کرده و آن‌ها را برای پیاده سازی و اجرا در سایر سازمان‌ها آماده می‌کند. به عبارتی، این مدل بررسی می‌کند که در هر کسب و کاری، برای رسیدن به نتایج مورد نظر، بهتر است فعالیت‌ها چگونه انجام شوند؟

انتشار نتایج تحقیقات و تامین امنیت اطلاعات سازمان

چارچوب apqc، بررسی‌ها، مطالعات و تحقیقات را طبقه بندی کرده و مشخص می‌کند هر کدام از این تحقیقات و بررسی‌ها برای کدام کسب و کارها مناسب است. سپس نتایج این تحقیقات را برای کسب و کارهایی که در حوزه‌های مرتبط قرار دارند، آماده می‌کند. البته خوب است بدانید که این مدل فقط فرآیندها و رویه‌ها را به شما معرفی می‌کند. اما از آمار و اطلاعات داخلی سازمان‌ها به خوبی محافظت می‌کند.

ایجاد شبکه ارتباطی در میان کسب و کارهای مشابه

در این مرحله، داده‌ها و اطلاعاتی که در مرحله قبل به دست آمده را تحلیل و بررسی کرده و سپس با استفاده از تحلیل آن‌ها نوعی شبکه ایجاد می‌کند. این شبکه با دانش و اطلاعات مشابه، بین گروه‌های مختلف که در حوزه‌های مشترک فعالیت داشته و کسب و کارهای مشابه هم دارند، می‌تواند باعث بهبود روند انجام کارها شود. بنابراین چارچوب apqc، نتایج تحقیق و بررسی بر روی کسب و کارهای مختلف را در اختیار کسب و کارهای مشابه در همان حوزه قرار می‌دهد.

هدف از انتخاب مدل apqc چیست؟

اکنون می‌دانیم مدل apqc چیست و مدل سازی بر اساس آن چگونه انجام می‌شود؟ در این بخش می‌خواهیم بدانیم هدف از انتخاب مدل apqc چیست و اصلا چرا باید این مدل را انتخاب کنیم؟

• خوب است بدانید apqc با در اختیار داشتن بزرگ‌ترین دیتابیس، قادر است فرآیند الگو برداری را با دسترسی به بیش از 8500 الگو از بهترین نمونه‌ها انجام دهد. بنابراین این مدل می‌تواند به ما بگوید برای کسب و کارمان از چه الگوهایی استفاده کنیم تا سریع‌تر و راحت‌تر به موفقیت برسیم.
• مدل apqc بیش از 1200 با در اختیار داشتن بیش از 1200 شاخص، این امکان را برای شما فراهم می‌کند که بتوانید فرآیندهای کسب و کار خود را با سایر کسب و کارها در سراسر دنیا مقایسه کنید. شما با کمک این مقایسه می‌توانید، کسب و کار خود را به بهترین الگوها نزدیک کنید. همچنین می‌توانید متوجه شوید کدام فعالیت‌ها را به درستی انجام می‌دهید؟ کدام فرآیندها و فعالیت‌ها باید تغییر کنند؟ با الگوهای موفق چه تفاوت‌هایی دارید؟ برای تبدیل شدن به یک کسب و کار موفق باید چگونه عمل کنید؟ و…
• همان طور که پیش‌تر هم اشاره کردیم، در چارچوب apqc، لیستی از کسب و کارهای مشابه و اعضای مختلف وجود دارد که نشان دهنده یک شبکه قدرتمند و کارآمد است. در واقع این مدل به جای ارائه یک پکیج کامل برای استفاده، به شما یک الگو می‌دهد که متناسب با وضعیت کسب و کار خود از آن استفاده کنید.

و  در انتها…

همانطور که گفتیم چارچوب apqc به شما کمک می‌کند تا:

دامنه فرآیندها را در پروژه خودتان تعیین کنید.

فرآیندهای تحت پوشش پروژه خود را شناسایی و تعریف کنید.

برای مستند سازی فرآیندهای پروژه، منبعی در اختیار داشته باشید.

بتوانید عملکرد فرآیندهای انجام شده را تحلیل و ارزیابی کنید.

به طور کلی باید بگوییم، مدل apqc یک زبان جهانی برای فرآیندهای کسب و کار است. این چارچوب علاوه بر بررسی و ارزیابی فرآیندهای مختلف، می‌تواند مشخص کند چطور می‌توان فرآیندهای کسب و کار را بهبود بخشید، آن‌ها را اثر بخش‌تر کرد و یا بهره‌وری‌شان را افزایش داد. پس اگر نمی‌دانید پروژه‌های مربوط به فرآیندهای خود را از کجا شروع کنید یا با فرآیندهای مستند سازی آشنایی چندانی ندارید، استفاده از مدل apqc یک انتخاب مفید و مناسب است.