BAM چیست؟ چقدر با ابزار نظارت بر فعالیت‌های تجاری آشنا هستید؟

زمان مطالعه: 6 دقیقه

چیزی که مدیران کسب و کارها همیشه می‌خواهند، این است که بتوانند وضعیت فرآیندهای تجاری خود را به خوبی کنترل کنند. برای انجام این کار ابزارهای متعددی وجود دارد، امروز راجع به یکی از این ابزارها به نام ابزار نظارت بر فعالیت تجاری (bam) صحبت خواهیم کرد. این ابزار به مدیران کمک می‌کند تا از وضعیت تجارت خود و تجارت جهانی چشم انداز خوبی به دست آورند. تا پایان این مطلب همراه ما بمانید تا به شما بگوئیم ابزار bam چیست و چگونه به کسب و کار شما کمک می‌کند.

ابزار bam چیست؟

بعد از پیاده سازی فرآیندهای سازمان توسط نرم افزار bpms، این فرآیندها در قالب فرم‌ها و گزارش‌های مختلف در اختیار مالکان و مدیران قرار می‌گیرد. ثبت اطلاعات و مشاهده تراکنش‌ها، ذهن مالک فرآیند را با سوالاتی روبرو می‌کند مانند اینکه:

• با تغییرات ایجاد شده، چگونه می‌توان زمان اجرای کارها را کمتر کرد؟
• چرا اجرای فرآیند در بعضی از بخش‌ها با تاخیر روبرو است؟

برای پاسخ به این سوالات، در نرم افزار bpms، ابزار پایش فرآیندهای کاری یا bam به مالکان فرآیندها معرفی و ارائه شده است. داشبورد bam در نرم افزار bpms، به همراه مزایایی که در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار ایجاد می‌کند، از مباحث جدید در حوزه مدیریت بهره‌وری است. لازم است بدانید، bam مخفف عبارت Business activity monitoring است. معمولا زیرساخت‌ نرم افزارهای BPMS به شکلی است که سازمان‌ها با استفاده از آن، یا از داشبوردهای آماده استفاده می‌کنند و یا به طراحی داشبوردهای جدید می‌پردازند.

اما bam یا Business activity monitoring چیست؟ داشبورد bam شاخص‌های مورد نیاز مالکان فرآیندها را که معمولا «زمان» و «هزینه» است، در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. به این ترتیب مالکان می‌توانند با تولید گزارش‌های آماری و داشبوردهای مدیریتی، عملکرد فرآیندها را مورد تحلیل و بررسی قرار دهند. با وجود bam مالکان فرآیندها می‌توانند برای بهینه سازی فرآیندها تصمیمات مهم و استراتژیک بگیرند. توجه داشته باشید که چرخه بهینه سازی یک چرخه نامحدود است و تا زمان حیات فرآیند، با استفاده از داشبورد bam می‌تواند به سمت بهینه سازی حرکت کند. در صورتی که داشبورد bam وجود نداشته باشد، مرحله پایانی بهینه سازی فرآیندها انجام نمی‌شود و تنها مجموعه‌ای از اطلاعات و داده‌ها به صورت مکانیزه و الکترونیکی در سازمان شما به گردش در می‌آید. به این نکته هم توجه داشته باشید که اگر می‌خواهید bam به عنوان یک لایه مدیریتی عمل کند، باید زیرساخت‌های اطلاعاتی مانند فرم‌ها و گزارش‌ها حتما وجود داشته باشد تا با استفاده از سرویس KPI، امکان پایش و مونیتور کردن فرآیند‌ها برای شما فراهم شود.

پاسخ دیگری که به سوال bam چیست می‌توانیم بدهیم این است که، ابزار پایش و نظارت بر فعالیت‌های تجاری (bam)، نرم افزاری است که به نظارت بر فعالیت‌های تجاری کمک می‌کند. این اصطلاح به تجمیع، تجزیه، تحلیل و ارائه اطلاعات در مورد فعالیت‌های سازمان، مشارکت مشتریان و شرکا اشاره دارد. یک فعالیت تجاری می‌تواند یک فرآیند تجاری باشد که به وسیله نرم افزار مدیریت فرآیند تجارت (bam) تنظیم می‌شود و یا یک فرآیند کسب و کار باشد که شامل چندین سیستم و برنامه است.

داشبورد bam یک راه حل سازمانی است که اول از همه برای ارائه خلاصه‌ای از زمان واقعی مورد نیاز جهت انجام فعالیت‌های تجاری برای ارائه به مدیران عملیاتی و مدیران عالی مناسب است.

نظارت بر فعالیتهای تجاری (bam) نرم افزاری است که به نظارت بر فعالیتهای تجاری کمک می کند ، زیرا این فعالیتها در سیستمهای رایانه ای اجرا می‌شوند.

اجزای سیستم bam چیست؟

حالا که می‌دانیم نرم افزار bam چیست، اکنون که تا حدودی با آشنا شدیم، لازم است اجزای تشکیل دهنده این سیستم را هم بشناسیم. اجزای سیستم bam به شرح زیر است.

پشتیبانی تصمیم:

از طریق مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و قوانین، موقعیت‌ها را تشخیص داده و تفسیر می‌کند. به این ترتیب در تصمیم‌گیری به کاربران کمک می‌کند.

داشبوردهای آماده برای اقدام:

تصمیمات ایجاد شده به اقدامات یکپارچه در داشبورد تبدیل می‌شوند. اقدامات کاربران در سیستم bam ضبط شده و برای اجرا به سایر سیستم‌ها ارسال می‌شود.

سازگاری و یادگیری:

در این بخش پاسخ‌های کاربران با هدف بهبود پشتیبانی در تصمیم‌گیری و ایجاد داشبورد آماده اقدام، در سیستم تصمیم گیری ادغام می‌شود.

کاربردهای ابزار bam چیست؟

همان طور که گفتیم، هدف اصلی bam شناخت رفتار و روند یک فرآیند است. اما کاربردهای داشبورد Bam  چیست؟ در این بخش به معرفی کاربردهای مختلف ابزار bam می‌پردازیم.

• سیستم bam یک داشبورد مدیریتی برای کنترل عملکرد فرآیندهای کسب و کار در سازمان است.
• سیستم bam فرآیندهای سازمان را رصد کرده و اطلاعات لازم در خصوص درستی یا غلطی انجام فرآیندهای کسب و کار، به سازمان ارائه می‌دهد.
• داشبورد bam ، اطلاعات لازم در مورد انجام فرآیندها را در سررسیدهای معین و به طور منظم ارائه می‌دهد.
• کمک به صحبان فرآیندها برای شناسایی گلوگاه‌ها و مشکلات فرآیندها از دیگر کاربرهای داشبورد bam است.
• می‌توانید bam را به عنوان گزارشی در نظر بگیرید که بر عملکرد فرآیندهای کسب و کار نظارت می‌کند.
• تحلیل و بررسی فرآیندها و فعالیت‌های مرتبط با هر فرآیند، به وسیله داشبورد bam انجام می‌شود.
• سیستم bam زمان واقعی اجرای فعالیت‌ها و فرآیندهای کسب و کار را در اختیار مالکان فرآیند و سایر بهره‌برداران قرار می‌دهد.
• گزارشات bam ، یک راه حل برای تولید زمان واقعی کلیه فعالیت‌های تجاری سازمان برای مدیران عملیاتی و مدیران عالی است.

مزایای ابزار bam چیست؟

تا اینجا با ابزار bam و کاربردهای آن آشنا شدیم. در این بخش می‌خواهیم بدانیم مزایای نرم افزار bam چیست.

• این ابزار نظارت بر فعالیت تجاری، تصمیم‌گیری مبتنی بر نظارت بر فرآیندهای تجاری را در زمان واقعی امکان‌پذیر می‌کند.
• ابزار bam با ایجاد همبستگی بین وقایع کاری، شناسایی گرایش‌ها، الگوهای رفتاری و امکان ارائه اقدامات تکمیل شده، شرایط را برای ایجاد رویدادهای جدید فراهم می‌کند.
• داشبورد bam ، عملیات مربوط به کسب و کار را بهینه سازی کرده و سرعت می‌بخشد.
• ابزار bam با هدف به حداکثر رساندن سودآوری، فرصت‌ها، تهدیدات و فرصت‌های کسب و کار را بررسی و تجزیه و تحلیل می‌کند.
• این ابزار امکان مشاهده کامل و دقیق فرآیندهای تجاری، ارائه اطلاعات دقیق در مورد وضعیت و نتایج عملیات و فرآیندهای انجام شده را فراهم می‌کند. به بیان دیگر، کاربران را برای هر مشکلی که انتظار آن را داریم آماده می‌کند.
• می‌توانید از گزارشات bam برای پیش بینی‌هایی مانند تخمین قیمت هر اقدامی که طی یک فرآیند انجام می‌شود، نرخ بهره و یا نتایج رای‌ گیری استفاده کنید.
• داشبورد bam هم به فرآیندهای تجاری و ارسال هشدارهای رویدادی کمک می‌کند و هم به مدیرانی که وظیفه برنامه ریزی استراتژیک را بر عهده دارند، اطلاعات می‌دهد.
• نرم افزار bam امکان بازیابی معیارها را در فرآیندهای کاری با معیارهای خاص اعمال شده برای هر بخش فراهم می‌کند.
• ابزار bam با دریافت داده‌ها و اطلاعات از پایگاه‌های داده، از تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر اطلاعات دقیق و پیچیده پشتیبانی می‌کند.
• نرم افزار bam ، این امکان را به کاربران می‌دهد تا عملیات انجام شده در محیط سازمان را در زمان واقعی درک کنند. این موضوع، فرصت مناسبی برای شناسایی موقعیت‌های جدید که به تصمیم گیری نیاز دارند، فراهم می‌کند.
• ابزار bam ، ضمن استفاده از شاخص‌های جدید، شاخص‌های موجود را تقویت می‌کند. بنابراین سطح عملکرد در هر فعالیت به درستی حفظ می‌شود.

چگونه با داشبورد bam بر عملکرد فرآیندهای سازمان نظارت کنیم؟

از مزایای اصلی bam ، فعال کردن سازمان است. به شکلی که بتواند تصمیمات تجاری بهتر، منطقی‌تر و عاقلانه‌تری بگیرد. همچنین وجود این سیستم مشکلات سازمان را به سرعت حل کرده و موقعیت‌ها و فرصت‌های جدیدی را در اختیار مجموعه قرار می‌دهد. به این صورت که با توجه به شاخص‌های مورد نیاز مالک فرآیند یا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، می‌توانید گزارشات آماری تهیه کرده و عملکرد فرآیند را مورد بررسی قرار دهید. با توجه به اینکه چرخه bam ادامه دارد و دائم در حال به روز رسانی است، می‌توانید با داشبورد bam فرآیندها را به طور مستمر بهینه سازی کرده و بر عملکرد آن‌ها نظارت کنید.

راهکارهای افزایش بهره‌ وری سازمان با نرم افزار bam چیست؟

معمولا یک سازمان با این مسائل روبرو است که:

• زمان واقعی اجرای یک فرآیند چقدر است؟
• چطور می‌توانیم زمان اجرای یک فرآیند را کاهش دهیم؟
• در صورتی که روند اجرای یک فرآیند تاخیر داشته باشد، آیا می‌توانیم علت تاخیر را پیدا کنیم؟
• چگونه می‌توان هزینه اجرای فرآیندها را کاهش داد؟

با طراحی دقیق و مناسب یک داشبورد bam می‌توانید به تمام سوالات و مسائلی که مطرح کردیم، پاسخ دهید.

مدیران با استفاده از داشبورد bam در نرم افزار bpms می‌توانند فرآیندهای کسب و کار سازمان را به شکل هوشمند کنترل کنند. همچنین با شناسایی نقاط قابل بهبود، بهره‌ وری سازمان را افزایش دهند (از طریق بهبود فرآیندهای کسب و کار). روند کار به این صورت انجام می‌شود که در روند اجرای یک فرآیند، ابتدا موانع و گلوگاه‌های موجود شناسایی می‌شوند. بعد ازشناسایی آن‌ها، سازمان‌ها می‌توانند برای رفع و حل این موانع و مشکلات اقدامات لازم را انجام دهند.

و در انتها…

مدیران فناوری اطلاعات و متولیان حوزه فرآیندهای سازمانی می‌بایست همراه با تهیه و به‌کارگیری نرم‌افزار bpms در تکاپوی فراهم‌سازی زیرساخت bam نیز باشند. چرا که نبود این زیرساخت، قدرت تحلیل، تصمیم‌گیری و بهینه سازی فرآیندهای سازمانی را با مشکلات بسیاری روبرو می‌کند. ابزار bam ضمن رصد فرآیندهای تجاری، سیستم‌ها را نیز به طور دقیق بررسی و تحلیل می‌کند. بنابراین می‌تواند در مورد موانع و گلوگاه‌های احتمالی به کاربران هشدار داده و راه‌حل‌های مناسبی را به آن‌ها ارائه دهد. به طور کلی، ابزار bam نظارت بر تمامی سیستم‌هایی که بر توسعه فعالیت سازمان تاثیر می‌گذارند، بر عهده دارد. اکنون می‌دانیم bam چیست، چه کاربردی دارد و چگونه به کسب و کار ما کمک می‌کند.