BPMS چیست و چرا برای هر سازمانی لازم است؟

زمان مطالعه: 14 دقیقه

مجموعه اقدامات و فعالیت‌هایی که هرکسب و کار به اجرا در می‌آورد تا به اهداف مورد نظر دست پیدا کند، با عنوان «مدیریت فرایند کسب و کار» شناخته می‌شود. اما چه ابزارها و راه‌حل‌هایی برای مدیریت این فرایندها وجود دارد و چطور می‌توان آنها را مفید و کارآمد ساخت؟

مطلب را با یک مثال شروع می‌کنیم: تصور کنید که به دلیل بیماری یا جراحت، به بیمارستان مراجعه کرده‌اید و با مراحل گیج‌کننده و زمانبر پذیرش و بستری مواجه شده‌اید. در صف ایستادن، پر کردن فرم‌ها به صورت دستی، پرداخت هزینه و دوباره صف…،  این فرآیند خسته کننده، زمانبر و ناکارآمد، هر کسی را عصبانی می‌کند، اما راه‌حل دارد.

این شرایط، نشان دهنده طراحی نامناسب فرآیندها، عدم شناخت کافی فرآیندها و عدم بهینه سازی اصولی فرآیندهای موجود است. این بیمارستان، به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS نیاز دارد تا علاوه بر رفع این مشکلات، مراحل پذیرش و بستری بیماران را به خوبی مدیریت کند. امروز به شما خواهیم گفت، سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS چیست و چگونه در سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. مطلب امروز را از تعریف فرآیند آغاز می‌کنیم، سپس به بررسی مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) می‌پردازیم. در نهایت، ارتباط میان BPM  و سازمان را تشریح می‌کنیم.

فرآیند یا Process چیست؟

فرآیندهای کسب و کار، مجموعه گام‌های تکرارشونده‌ای هستند که برای دستیابی به اهداف سازمانی به آنها نیاز دارید. نکته کلیدی این تعریف، «تکرار شونده» بودن است. در واقع، باید چیزی باشد که کسب و کار شما به طور منظم انجام می‌دهد. این می‌تواند آموزش ضمن خدمت کارمندان یا ارسال محصول به مشتری باشد.

به خاطر داشته باشید که فرآیند، با پروژه و تسک (task)، متفاوت است. پروژه‌، معمولا موقتی است. مثلا می‌توانید یک استراتژی بازاریابی برای یک مشتری بسازید. این، پروژه شما خواهد بود. در حالی که، تسک‌ها مراحل خاصی در یک فرآیند یا پروژه هستند. یک پروژه می‌تواند شامل تعدادی تسک باشد که لازم است در یک توالی تکمیل شوند.

BPM چیست؟

BPM، مخفف (Business Process Management) به معنای مدیریت فرایند کسب و کار و روشی است برای بررسی و کنترل فرآیندهایی که در یک سازمان یا یک کسب و کار اجرا می‌شوند. این متدولوژی، در شرایط بحرانی برای ایجاد اطمینان از اینکه فرآیندهای موجود موثر و کارآمد هستند، مورداستفاده قرار می‌گیرد.

اصطلاح مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM ، شامل چگونگی بررسی، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار است تا جایی که مطمئن شوید فرآیندها به خوبی پیش می‌روند و به مرور بهتر می‌شوند.

BPM چه نیست؟

• بی پی ام، یک محصول نرم‌افزاری نیست. در واقع، این ابزارهای بی پی ام هستند که به اجرای استاندارد و خودکار فرایندهای کسب و کار کمک می‌کنند.

• بی پی ام، مدیریت تسک (task management) نیست. مدیریت تسک یا پروژه در واقع مدیریت یا سازماندهی مجموعه فعالیت‌هاست. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Jira، Asana یا Trello، به مدیریت تسک‌ها و پروژه‌ها کمک می‌کنند. اما BPM ، بیشتر بر فرآیندهای تکراری و مداوم تمرکز دارد که از یک الگوی قابل پیش‌بینی در مدیریت پروژه پیروی می‌کنند.

چرخه عمر BPM شامل چه مراحلی است؟

گام اول: طراحی

تحلیلگران تجاری، ابتدا اصول و قواعد کسب و کار موجود را بررسی می‌کنند، با ذینفعان مختلف مصاحبه می‌کنند و خروجی‌های موردنظر خود را با مدیریت سازمان به بحث می‌گذارند. هدف مرحله طراحی فرایند، دستیابی به فهمی از قواعد کار و اطمینان از همسویی نتایج با اهداف سازمانی است.

گام دوم: مدلسازی

مدلسازی به شناسایی، تعریف و بازنمایی فرآیندهای جدید جهت پشتیبانی از قواعد کاری موجود برای ذینفعان مختلف اشاره دارد.

گام سوم: اجرا

فرایندهای کسب و کار، ابتدا با گروه کوچکی از کاربران تست می‌شود، سپس به همه کاربران ارائه می‌شود. در مورد جریان کاری خودکار، ابتدا فرایند را به طور مصنوعی اجرا کنید تا خطاها به حداقل برسد.

گام چهارم: نظارت

در طول این مرحله، تیم باید بر فرآیند نظارت کند، بهبود کارایی را اندازه‌گیری و هر گونه تنگنای اضافی را شناسایی کند.

گام پنجم: بهینه‌سازی

با وجود یک سیستم گزارش‌گیری کارآمد، سازمان می‌تواند عملیات را به طور موثری به سمت بهینه‌سازی یا بهبود فرایند، هدایت کند. بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار(BPO)، در واقع طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار است تا از این طریق، کارایی فرایندها بهبود یابد، ساده‌سازی شود و فرایندهای کسب و کار هر فرد با یک استراتژی جامع همسو شود.

اما برای اجرای موفق نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)، باید ابتدا چک لیست زیر را اجرایی کنید:

1. انتخاب پلتفرم
2. انتخاب فرایند
3. شناسایی مالک فرایند
4. تنظیم بنچ مارک
5. نمودارسازی جریان کاری
6. درگیر کردن همه ذینفعان
7. رهبری کردن جریان کاری BPM
8. تسهیل یکپارچه‌سازی
9. آموزش کاربران
10. اندازه‌گیری و بهینه‌سازی

موارد استفاده از BPM چیست؟

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)، ساختار بیشتری در مورد فرآیندها فراهم کرده و برخی ناکارآمدی‌ها را در یک گردش کار معین حذف می‌کند. برخی نمونه‌هایی که با موفقیت اعمال شده‌اند، عبارتند از:

توزیع محتوا

شرکت‌های رسانه‌ای می‌توانند از BPM، برای خودکارسازی فرآیند آماده سازی، تهیه و تحویل محتوا، از تولید تا توزیع محتوا استفاده کنند. یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار می‌تواند برای تعامل با مدیریت محتوا، مدیریت حقوق، ترافیک محتوا و سیستم‌های سفارش کار طراحی شود.

خدمات مشتریان

نمایندگان خدمات مشتری می‌توانند سوالات رایج را برای چت بات‌ها شناسایی کنند و در صورت وجود حجم بالای درخواست‌ها، خدمات تیم را کاهش دهند. برگردان متنی داده، از مراکز تماس و ربات‌های گفتگو نیز می‌توانند به خودکارسازی بیشتر فرآیندها و همچنین، اطلاع رسانی در مورد پاسخ‌های شخصی‌تر به مشتریان کمک کنند.

امور مالی

شرکت‌ها می‌توانند الگوهایی را برای استانداردسازی ارسال سفارشات خرید از تیم‌های مختلف ایجاد کنند. این به آنها امکان می‌دهد نرم افزار یا سخت افزار تجاری را با سرعت بیشتری تهیه کنند. علاوه بر این، می‌توان برای سناریوهای منحصر به فرد، گردش کار سفارشی ایجاد کرد.

منابع انسانی

منابع انسانی، می‌تواند برای ساده سازی مدیریت اسناد و مدیریت گردش کار از BPM استفاده کند. این، برای پردازش فرم‌های منابع انسانی، مانند ورود و خروج کارکنان، ارزیابی عملکرد، درخواست‌های مرخصی و تایید جدول زمانی، یک محیط ساختاریافته‌تر فراهم می‌کند.

بانکداری

هنگام پردازش افراد یا مشاغل برای دریافت وام، بانک‌ها باید متقاضیان را از نظر ریسک اعتباری بالقوه ارزیابی کنند. این شامل جمع‌آوری اطلاعات از منابع متعدد، مانند متقاضیان، کارفرمایان و آژانس‌های رتبه بندی اعتباری است. BPM، با مدیریت جریان اطلاعات در طول فرآیند و کاهش خطاها در مستندات، تصمیمات مربوط به واجد شرایط بودن وام را تسریع می‌کند.

انجام سفارشات

کسب و کارها می‌توانند با استفاده از BPM، کارایی عملیاتی سیستم‌های انجام سفارشات را بهبود ببخشند. آنها می‌توانند از مدیریت فرآیند کسب و کار برای مدیریت پیشنهادات ویژه، ضبط سفارش و انجام سفارش استفاده کنند. این، فرآیند را به سمت مدیریت سفارش مشتری محور هدایت می‌کند که ارزش تجاری بیشتری ارائه می‌دهد.

BPMS چیست؟

نرم افزار BPM  یا همان BPMS، یک ابزار اتوماسیون فرایند است که به کمک آن می‌توانید فرآیندهای جاری را بررسی کنید تا گلوگاه‌های موجود را شناسایی و کم کنید. همچنین، هزینه‌های کسب و کار را کنترل کنید، فرایندهای جاری را تا جای ممکن موثر سازید و از کارآمدی افرادی که در فرایندهای شما درگیر هستند، اطمینان حاصل کنید.

نرم‌افزار بی پی ام، در پیگیری، اجرا و خودکارسازی برخی عناصر فرایندهای کسب و کار نیز نقش دارد. این ابزار، به عنوان یک سیستم شرکتی جهت ادغام اپلیکیشن‌ها، کارها، داده‌ها و یکپارچه سازی جریان داده‌ها و تسک‌ها بین تیم‌ها و دپارتمان‌ها آغاز به کار کرد.

فرایندهای کسب وکار، مجموعه دستورالعمل‌هایی هستند که به طور مداوم توسط شخص یا تیم مشخصی اجرا می‌شوند. این فرایندها یک برنامه از ابتدا تا انتها ارائه می‌دهند که به شما می‌گوید چطور به هدف خاصی دست پیدا کنید.

BPM، می‌تواند هر چیزی را شامل شود، از بسته‌بندی برای ارسال گرفته تا ساخت یک انبار محصول.  BPMS نیز، ابزاری است که در تسلط بر این فرایندها به شما کمک می‌کند.

برای اینکه به بهترین نتیجه مشابه، اما بدون استفاده از نرم‌افزار برسید، به تعداد زیادی کاغذ، فضای فیزیکی، کشوها و بایگانی‌های پر، ساعات کاری زیاد و حداقل یک نفر با مهارت‌های سازمانی بالا نیاز دارید.

این کاغذبازی‌ها، توده‌ای اسناد و کاغذ بر جای می‌گذارند. هر بار که می‌خواهید چیزی را تغییر دهید چه CRM باشد، چه سرپرست دپارتمان، توسعه‌دهنده ایمیل یا هر چیز دیگر، صدها سند تاریخ گذشته خواهید داشت که نیاز به بازنویسی، چاپ، پر کردن، برچسب‌گذاری و ذخیره‌سازی دارند.

اما نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)، جلوی این اتلاف وقت‌ها را می‌گیرد و توجه شما را به امور مهم‌تری مانند تمرکز در به روز رسانی فرآیندها معطوف می‌کند.

انواع سیستم BPMS

سیستم‌های بی پی ام اس، معمولا بر اساس هدفی که دنبال می‌کنند، طبقه‌بندی می‌شوند. از این رو، 2 نوع مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد:

BPM سیستم محور یا یکپارچه محور (System-Centric BPM یا Integration-Centric BPM)

این نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، فرایندهایی را کنترل می‌کنند که در درجه اول به سیستم‌های کسب و کار موجود وابسته‌اند مانند HRMS، CRM، ERP، بدون درگیری زیاد نیروی انسانی.

نرم‌ افزار BPMS سیستم محور، یکپارچگی گسترده و دسترسی API دارد که آن را قادر می‌سازد فرآیندهای کسب و کار سریع و کارآمد ایجاد کند. نمونه فرآیندهای یکپارچه محور، سیستم بانکداری آنلاین است که می‌تواند شامل سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف باشد که کنار هم قرار می‌گیرند.

BPM با محوریت نیروی انسانی  (Human-Centric BPM)

این نوع بی پی ام، در درجه اول نیروی انسانی را مورد توجه قرار می‌دهد و توسط عملکردهای اتوماسیون مختلف پشتیبانی می‌شود. این نوع فرایندها ابتدا توسط نیروی انسانی اجرا می‌شوند و اتوماسیون به راحتی نمی‌تواند جایگزین آنها شود. اغلب، تاییدیه‌ها و تسک‌های زیادی دارند که توسط اشخاص انجام می‌شوند. نمونه بی پی ام، با محوریت نیروی انسانی شامل ارائه خدمات به مشتری، رسیدگی به شکایات، آموزش نیروی کار، انجام فعالیت‌های تجارت الکترونیک و پر کردن گزارش هزینه‌هاست.

مزایای سیستم BPMS چیست؟

مدیریت فرایندهای کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با حرکت به سمت تحول دیجیتال، اهداف سازمانی بزرگتر را به خوبی درک کنند. در ادامه خواهیم گفت مزایای BPMS چیست:

افزایش چابکی در کسب و کار

تغییر و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان، باید همگام با شرایط بازار باشد. بی پی ام، به سازمان‌ها اجازه می‌دهد فرایندهای کسب و کار، تغییرات اجرایی را موقتا متوقف و سپس دوباره اجرا کنند. امکان اصلاح جریان‌های کاری به همراه استفاده مجدد و سفارشی‌سازی آنها، فرایندهای کسب و کار را قادر می‌سازد تا بیشتر واکنش‌گرا باشند. علاوه بر این، در مورد تاثیرات مثبت اصلاح فرآیندها، به سازمان‌ها بینش عمیق‌تری می‌بخشد.

کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدها

ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار، گلوگاه‌ها را از بین می‌برد. این، سبب کاهش هزینه‌ها در طول زمان می‌شود. تاثیر آن می‌تواند کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریع‌تر مشتری به محصولات و خدمات باشد که منجر به فروش بالا و بهبود درآمدها می‌شود. BPMS، همچنین می‌تواند منابعی برای کاهش هدررفت اختصاص دهد که این، هزینه‌ها را نیز کم می‌کند و منجر به افزایش سود می‌شود.

کارآیی بالاتر

یکپارچه‌سازی فرآیندهای کسب و کار، پتانسیلی برای بهبود کلی کارآیی فرایندها فراهم می‌کند. مسئولین فرآیندها، با داشتن اطلاعات درست، می‌توانند از نزدیک بر تاخیرها نظارت کنند و در صورت نیاز، منابع اضافی به آنها اختصاص دهند. همچنین، سیستم اتوماسیون و حذف تسک‌های تکراری، کارایی بیشتری به فرایند کسب و کار اضافه می‌کند.

دید بهتر

نرم افزار BPMیا BPMS، ضمن اینکه امکان نظارت در لحظه بر معیارهای کلیدی عملکرد را تضمین می‌کند، امکان اتوماسیون را نیز فراهم می‌کند. این، سبب افزایش شفافیت می‌شود که در نهایت، به مدیریت بهتر و توانایی اصلاح کارآمد ساختارها، فرآیندها و پیگیری خروجی‌ها می‌انجامد.

تطبیق، ایمنی و امنیت

یک بی پی ام جامع، با قوانین جدید به روز می‌شود و تطابق سازمان با استانداردها را تضمین می‌کند. مدیریت فرایندهای کسب و کار همچنین می‌تواند ایمنی و امنیتی که توسط رویه‌های سازمانی مناسب و تسهیل انطباق، اندازه‌گیری می‌شود را تامین کند. درنتیجه، سازمان‌ها می‌توانند کارمندان خود را به حفاظت از دارایی‌های سازمان، مانند اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در مقابل استفاده نادرست، دزدی یا گم شدن، تشویق کنند.

BPMS چگونه کار می‌کند؟

کارکرد یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) در 4 مرحله صورت می‌گیرد:

• مرحله1: کاربران کسب و کار، فرآیندهای خود را مستند سازی می‌کنند. سپس، برای انجام وظایف، اقدامات کارآمد و مناسب را تعیین می‌کنند.

• مرحله2: آنها فرآیندها را به صورت نمودارها یا نمودارهای جریان ترسیم می‌کنند و برای مدل سازی فرآیند انعطاف پذیر، مجموعه‌ای از قوانین را ایجاد می‌کنند.

• مرحله3: کاربران، فرآیندها را با جمع‌آوری اقدامات و ایجاد مدل‌های فرآیند کسب و کار برای شبیه سازی دقیق رفتار فرآیند و نتایج، خودکارسازی می‌کنند.

• مرحله4: آنها می‌توانند فرآیندهای جدید را با نظارت بر آنها و اعمال تغییرات به منظور بهبود مستمر توانایی خود در به دست آوردن نتایج مطلوب کسب و کار بهبود ببخشند.

ویژگی‌های کلیدی BPMS چیست؟

موارد زیر مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار محسوب می‌شوند:

اتوماسیون گردش کار

سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار، دارای نرم افزار اتوماسیون داخلی هستند که به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیندها و گردش‌های کاری رایج را تعریف، نقشه برداری و خودکارسازی کنند. آنها می‌توانند مسیرها و عملکردهای حیاتی را توسعه دهند و مجوزهایی را برای فعال کردن اتوماسیون با حداقل نظارت، ارائه دهند. همچنین، این سیستم‌ به کسب و کارها کمک می‌کند تا به طور مداوم، تنگناهای فرآیند را نظارت و شناسایی کرده و آنها را از بین ببرند.

مدیریت داده‌ها

از آنجا که سازمان‌ها حجم عظیمی از داده‌ها را تولید می‌کنند، ابزارهای BPM دارای ویژگی‌های جامع و قدرتمند مدیریت داده هستند. آنها اطلاعات صحیح را جمع‌آوری می‌کنند، آنها را مدیریت کرده و به طور موثر تجزیه و تحلیل می‌کنند. کاربران می‌توانند عناصر داده و روابط میان موجودیت‌های داده را تعریف و حفظ کنند.

مدل سازی گردش کار بصری

یک BPMS با یک رابط کاربرپسند، به کاربران امکان می‌دهد تا نقشه بصری گردش کار را بدون زحمت، طراحی و ویرایش کنند. آنها می‌توانند اطلاعات مهم را مشاهده کرده و بررسی کنند که کار در زمان واقعی چگونه پیش می‌رود. همچنین، این سیستم به کاربران اجازه می‌دهد تا فرم‌ها و فرآیندهای وب را به راحتی مدل سازی کنند.

تجزیه و تحلیل گزارش‌ها

سیستم BPMS، تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند را ارائه می‌دهد. گزارش‌ها به شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط هستند و داده‌هایی در مورد اقدامات، فرآیندها، وظایف و اعضای فرآیند در اختیار شما قرار می‌دهند. گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای موجود را بهبود ببخشند، انتظارات مشتریان را شناسایی کنند، رفتار بازار را پیش بینی کنند و حاشیه سود کلی را افزایش دهند.

یکپارچه سازی

در یک سیستم واحد، تعداد کمی از فرآیندهای تجاری وجود دارد. به عنوان مثال، به دست آوردن یک مشتری جدید، ممکن است شامل ورود او، ارائه خدمات و دریافت پول باشد. فناوری BPMS، باید اجرای فرآیند را در سیستم‌های مختلف هماهنگ کند تا ضمن کاهش هزینه‌ها، کارایی، خدمات و تجربه مشتری را افزایش دهد. سیستم باید با نرم افزار CRM، پلتفرم‌های HRIS/HRM و پلتفرم‌های ERP ادغام و یکپارچه شود. این اجازه می‌دهد تا فرآیندها به راحتی در آن سیستم‌ها شروع و تکمیل شوند.

نمونه‌هایی از BPMS

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، گردش کار و فرآیندهای سازمان را به طور سیستماتیک بهبود می‌بخشد و بهینه سازی می‌کند. برخی نمونه‌های فرآیند کسب و کار عبارت است از:

• منابع انسانی

• امور مالی

• فروش

• مدیریت انطباق

• ورود کارکنان

• درخواست‌های بازاریابی

• مدیریت پروژه

• کم کد (Low-Code)

• موبایل اپلیکیشن (Mobile Applications)

چرا سازمان‌ها از BPM استفاده می‌کنند؟

هر چند، کسب و کارهای بزرگ و کوچک، چالش‌های مختلفی را تجربه می‌کنند، اما در برخی مشکلات مشترکند. برخی از آنها به شرح زیر است:

• دشواری پیگیری فرآیندهای دستی و کاغذی

• صرف زمان زیاد برای بررسی داده‌ها، پیدا کردن نسخه‌های کاغذی و پر کردن آنها

• محدود بودن یا عدم امکان مشاهده پروسه‌ی تایید یا فعالیت‌هایی که توسط افراد انجام می‌شود

• طولانی شدن پروسه تایید به دلیل اطلاعات مفقود یا نادرست

• هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمع‌آوری فایل‌های کاغذی

• امکان رخنه اغیار در اطلاعات

• عدم امکان ارائه گزارش در لحظه یا عدم توانایی در دسترسی یا جستجوی اسناد

• عدم نظم و انضباط در پروسه‌ی تایید

• نیاز به بررسی رویه‌ها برای انطباق با قوانین

• اما همه این مشکلات توسط BPMS قابل رفع است.

کدام سازمان‌ها می‌توانند از BPMS استفاده کنند؟

هر سازمانی (بزرگ یا کوچک)، می‌تواند برای خودکارسازی فرآیندها و ساده کردن عملیات تجاری از BPMS استفاده کند. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، یک ابزار ضروری برای شرکت‌هایی است که به دنبال بهبود فرآیندهای تجاری هستند. سیستم‌های BPM را می‌توانید برای پیاده سازی فرآیند کسب و کار، بهبود فرآیند و اتوماسیون فرآیند مورد استفاده قرار دهید.

حالا، سوال این است که به عنوان یک سازمان یا کسب و کار، بهترین  زمان استفاده از BPMS چه زمانی است؟

کسب و کارها چه زمانی باید از BPMS استفاده کنند؟

در موارد زیر اجرای بی پی ام می‌تواند سود بالایی برای کسب و کار شما به ارمغان بیاورد:

• فرآیندهای پویا که نیازمند تغییرات انطباقی نظارتی هستند، مانند یک تغییر در مدیریت اطلاعات مشتری پس از تغییرات در قوانین مالی و حریم خصوصی.

• فرآیندهای پیچیده کسب و کار که نیازمند هماهنگی بین چندین واحد و بخش تجاری، دپارتمان‌های عملی یا کارگروه‌ها هستند.

• فرآیندهای ماموریتی قابل اندازه‌گیری، که به طور مستقیم یک معیار عملکردی حیاتی را بهبود می‌بخشد.

• فرآیندهای تجاری که برای تکمیل به یک یا چند اپلیکیشن نیاز دارند.

• فرآیندهای کسب و کار به استثنای آنها که به صورت دستی انجام می‌شوند و یا مستلزم چرخش سریع هستند.

با توجه به مواردی که گفته شد، نوع نرم افزار BPMS که برای کسب و کار خود انتخاب می‌کنید، بسیار اهمیت دارد و در تهیه و انتخاب آن باید دقت لازم را به خرج دهید.

مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS چیست؟

موفقیت استقرار BPM، به انتخاب نرم افزار مناسب برای کسب و کار شما ختم نمی‌شود، در واقع، از آنجا شروع می‌شود. عامل اصلی تاثیرگذار بر میزان موفقیت یک ابتکار مدیریت فرآیند، پیاده سازی و اجراست. اکنون مراحل پیاده سازی موفقیت آمیز BPMS در سازمان را بررسی می‌کنیم.

مرحله1: یک تیم پیاده سازی BPMS تشکیل دهید

این تیم، باید شامل اعضایی از واحدهای تجاری مختلف باشد که بتوانند همتایان خود را راهنمایی کنند. آنها باید برای استفاده از پلتفرم آموزش ببینند و درک عمیقی از آنچه پروژه مستلزم آن است داشته باشند.

مرحله2: عملکرد را با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) اندازه‌گیری کنید

معیارهای کلیدی برای اندازه‌گیری، شامل میانگین زمان هر فرآیند، زمان صرفه جویی شده در هر فرآیند خودکار، کاهش هزینه، بهره‌وری و اثربخشی فرآیند است.

مرحله3: BPMS را مانند یک پروژه تجاری پیاده سازی کنید

محدوده پروژه را تعیین کنید، هزینه‌ها را مشخص کنید، مهلتی برای اجرا تعیین کنید و معیارهای موفقیت را فهرست کنید.

مرحله4: از یک پلتفرم BPM قابل تنظیم استفاده کنید

نه تنها برای افزایش کارایی، بلکه برای سفارشی کردن فرآیندهای خود جهت حذف مراحل غیرضروری، از یک BPM قابل تنظیم استفاده کنید.

مرحله5: ادغام‌ها را تعیین کنید

تمام سیستم‌هایی که کسب و کارتان استفاده می‌کند، اینکه چه کسی و چگونه از آنها استفاده می‌کند را شناسایی کنید. درک کامل سیستم‌ها و داده‌های آنها به شما کمک می‌کند تا در مورد بهبود فرآیندها، تصمیمات دقیق و درستی بگیرید.

معیارهای انتخاب و خرید BPMS چیست؟

قبل از انتخاب یک BPMS مناسب از میان سیستم‌های مختلف، مطمئن شوید که سیستم مورد نظر شما ویژگی‌های ضروری زیر را ارائه می‌دهد:

ابزار نمودار فرآیند ویژوال

یک ابزار طراحی فرآیند ویژوال، مثل یک کارشناس کسب و کار قدرتمند، معمولا بسیار بهتر از یک برنامه نویس قوی یا حتی تیم فناوری اطلاعات داخلی عمل می‌کند.

محیط طراحی فرم به صورت Drag-and-Drop

نوعی نرم افزار BPM را انتخاب کنید که طراحی فرم‌ها را آسان‌تر کند. چرا که، ابزارهای پیچیده طراحی فرم، م کارمندان شما را از پذیرش کامل ابزار BPM منصرف کند.

کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

اطلاعات کسب و کار در فرم‌ها و فیلدها معمولا حساس هستند. بنابراین، یک راه‌حل BPM را انتخاب کنید که از طریق دسترسی انتخابی از اطلاعات محافظت می‌کند.

پشتیبانی موبایل

مطمئن شوید که سیستم BPMS شما، حداقل پشتیبانی از تلفن همراه را برای Android و iOS ارائه می‌دهد. اکثر BPM های ابری این توانایی را دارند.

در جدول زیر به بررسی و مقایسه برترین نرم افزارهای خارجی BPM پرداخته‌ایم:

نام برند	مورد علاقه	طراحی فرآیند	سهولت اجرا	قیمت گذاری	پشتیبانی
Nintex	کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB)، شرکت‌های سرمایه‌گذاری	مبتنی بر مرورگر، طراحی خلاقانه	نرم‌افزار نصبی	اشتراک های آزمایشی با برنامه های پولی از 62500 دلار در ماه	منبع باز
Process Maker	شرکت‌ها، دولت‌ها و سازمان‌هایی که دنبال مقیاس سازمانی هستند	BPMN 2.0	نسخه‌های مختلف نرم‌افزار نصبی و ابری	هزینه‌های پلتفرم مجوزهای نرم‌افزار استخراج فرآیند معمولاً متغیر بین 5000 تا 150000 دلار در سال	فیلم، متن، ایمیل، وبینار، چت
Kissflow	کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB)، بازار میانی	رابط Drag-and-Drop مبتنی بر نیروی انسانی	مبتنی بر ابر	ارائه برنامه‌های پولی و سفارشی، شروع طرح پایه از 1500 دلار در ماه	فیلم، متن، ایمیل، وبینار، چت
Bizagi	کسب و کار های کوچک و متوسط (SMB)، بیزنس‌های مدیوم و شرکت‌های سرمایه‌گذاری	مدل سازی BPMN در Bizagi	نرم‌افزار نصبی، ابری	به ازای هر کاربر، شروع قیمت از 1990 دلار به صورت سالانه	رایگان برای پشتیبانی پایه یا پریمیوم به ازای هزینه اضافی
Zoho Creator	فریلنسرها، کسب و کارهای کوچک و متوسط و شرکت‌های سرمایه‌گذاری	سازنده اسنیپت برای کد Drag-and-Drop	مبتنی بر وب، نرم‌افزار نصبی یا می‌تواند خودمیزبان باشد	8 تا 25 دلار براساس نیاز و بودجه کاربر	ایمیل، تلفن، آموزش، تیکت

 

***

طبق تحقیقات، بازار، مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) در سال 2019 ارزشی حدود 3.38 میلیارد دلار داشت. انتظار می‌رود این مقدار تا سال 2025 به 4.78 میلیارد دلار برسد. با توجه به رشد این بازار، ادغام اتوماسیون و اینترنت اشیا  (IoT) با BPM بیشتر خواهد شد.

در فضای اقتصادی پرنوسان امروز، سازمان‌ها به دنبال بهره‌وری بالاتر، مدیریت ریسک بهتر و کنترل موثرتر هزینه‌ها هستند. با افزایش این نیازها، تقاضا برای نرم افزار BPM نیز روز به روز بیشتر می‌شود. از این رو، آینده BPM امیدوارکننده است و در کنار تکنولوژی‌هایی چون اتوماسیون فرایندهای رباتیک (RPA)، ربات‌ها و یادگیری ماشین، در حال پیشرفت است.

اگر هنوز برای کسب و کارتان  BPMS انتخاب نکرده‌اید، حالا وقتش است. انتخاب یک نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تصمیمی مهم و موثر برای هر شرکتی است که می‌خواهد فرایندهای خود را بین تسک‌های سیستم و نیروی انسانی ساده‌سازی کند. حتما پلتفرمی انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و شرکت شما پتانسیل آن را داشته باشد.

امیدواریم این مقاله دیدگاه جامع و کافی در خصوص نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) به شما داده باشد. باید بدانید که مفاهیم و اصطلاحات این حوزه، بیشتر از مواردی است که در این مطلب به آنها اشاره کردیم، به این خاطر، مقالات دیگری نیز در اختیار شما قرار داده‌ایم که دانش شما را در حوزه BPM افزون کند.

در این مقاله، تلاش کردیم ضمن پاسخ به سوال BPMS چیست، شما را برای تهیه یک BPMS  کارآمد و مناسب برای کسب و کارتان یاری کنیم.