بهبود فرایند چیست؟ bpi وbpr چه تفاوتی دارند؟
بدون شک بهینه سازی فرایندها یکی از روش‌های مهم و ضروری برای سازمان‌هایی است که می‌خواهند گره‌های موجود در فرایندهای خود را بشناسند و آن‌ها را از بین ببرند. انجام درست این روش می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند تا فرایندهای تکراری را شناسایی کرده و بابت آن‌ها هزینه کمتری بپردازد. در این مطلب قصد داریم مفهوم بهبود فرایند را به طور کامل بررسی کنیم.
اگر شما هم نمی‌دانید BPI یا بهبود فرایند چیست و چطور انجام می‌شود، همراه ما بمانید.
بهبود فرایند چیست؟
بهبود فرایندهای کسب و کار یا Business Process Improvement، روشی برای مبارزه با تکرار فرایندها است. در واقع بهبود فرایندهای کاری یا BPI، شناسایی مستمر، تحلیل تغییرات و اصلاح فرایندهای موجود در سازمان است. با بهبود فرایندها می‌توانید مطمئن باشید که کسب و کار شما برای دستیابی به معیارها و استانداردهای کیفیت و عملکرد، در سطح قابل قبول و مطلوبی فعالیت می‌کند. اهمیت بهبود فرایند تا آنجاست که در سازمان‌ها باعث کاهش اتلاف منابع و امکانات، افزایش بازدهی، افزایش به اشتراک گذاری ایده‌ها و استفاده اثربخش‌تر از منابع موجود می‌شود.
تکنیک‌های بهبود فرایند چیست؟
برای پیاده سازی و استفاده از روش‌های بهبود فرایند تکنیک‌های متعددی وجود دارد. در این بخش به معرفی تعدادی از این تکنیک‌ها می‌پردازیم.
Kaizen
تکنیک کایزن بر بهبود کیفیت، افزایش کارایی و بهره‌وری از طریق تغییرات کوچک در فرهنگ سازمانی یا تغییر در فعالیت‌های روزانه متمرکز است و عملکرد آن به شکلی است که از بروز خطاهای مجدد جلوگیری می‌کند. بنابراین کایزن با تمرکز بر روی فعالیت‌های سریع، باعث بهبود مستمر می‌شود.
PDCA
این مورد بخشی از روش کایزن است و کمک می‌کند تا کسب و کار شما در شناسایی فرایندهایی که نیاز به پیشرفت دارند، کارآمدتر باشد. به این صورت که ابتدا شما مشکل را شناسایی کرده، سپس برای این مشکل یک راه حل ایجاد و پیاده سازی می‌کنید. پس از آن به ارزیابی داده‌ها پرداخته و در پایان نتایج نهایی را مستند می‌کنید. در صورت موفقیت آمیز بودن، این طرح را اجرا خواهید کرد.
S5
این مدل نیز بخشی از روش کایزن است و 5 مرحله دارد. این مراحل عبارتند از: مرتب سازی، صاف کردن، درخشش، استاندارد سازی و پایداری. این تکنیک به ثبات بیشتر در بهبود فرایند کمک کرده و می‌تواند پیشرفت فرایند را استاندارد سازی کند.
Six Sigma
یکی دیگر از روش‌های بهبود فرایند است که بر اساس آن کارکنان سازمان طبقه بندی می‌شوند. مراحل Six Sigma شامل تعریف، اندازه‌گیری، آنالیز، بهبود و کنترل است.
تجزیه و تحلیل آثار و علت‌ها
این روش از زیرمجموعه‌های Six Sigma به شمار می‌رود. تحلیل علل و آثار، شامل استفاده از یک روش نموداری جهت از میان برداشتن مشکلاتی است که برای اولین بار در سیستم شناسایی شده‌اند.
آنالیز SIPOC
پیش از توضیح این مورد، لازم است بدانیم پروژه بهبود چیست؟ پروژه بهبود، نوعی اقدام برای بهبود همسویی و عملکرد یک فرایند خاص با استراتژی سازمانی و انتظارات مشتری است.
این روش نیز از زیرمجموعه‌های Six Sigma به شمار می‌رود. آنالیز SIPOC در مرحله اندازه‌گیری کاربرد دارد. SIPOC به سازمان‌ها کمک می‌کند یک پروژه بهبود فرایند را تعریف و ایجاد کنند.
مدیریت کیفیت (TQM)
این روش بر جلب رضایت مخاطبان و مشتریان در درازمدت متمرکز است و به پیشرفت مستمر و توانمندسازی سازمان‌ها کمک قابل توجهی می‌کند. همچنین TQM فرهنگ سازمانی را به سمت یک هدف تجاری مشترک هدایت می‌کند.
Kanban
کانبان، یک سیستم اطلاع رسانی تولید و ابزاری برای تجسم گردش کار است که مدیران و کارکنان سازمان را به شکل یکپارچه برای بهینه سازی فرایندهای سازمان پیش می‌برد.
نمودار فرایند
استفاده از این روش باعث می‌شود بتوانید جریان اطلاعات اساسی در مورد گردش کار را از ابتدا تا انتها ملاحظه کنید.
مراحل بهبود فرایند چیست؟
درک فرایند
همه می‌دانیم بهینه سازی چیزی که هنوز به درستی درک نشده غیرممکن است، پس برای موفقیت در یک برنامه بهبود فرایند، ابتدا باید درک درستی از آن داشته باشیم.
شما ابتدا باید بر فرایندها و نحوه عملکرد آن‌ها کاملا مسلط باشید. برای این موضوع می‌توانید از راه‌کارهای مختلفی استفاده کنید. مانند اینکه: از یک تحلیلگر فرایند کمک بگیرید. همچنین از فرایند نقشه برداری و ترسیم نمودار استفاده کنید. یا با افرادی که در روند کار درگیر هستند صحبت کنید.
مدلسازی از فرایند جدید
در مرحله بعد باید از فرایند جدید الگوبرداری کنید. به این صورت که یک نمودار ترسیم کرده و ایده‌ها و نظرات خود را با سایر کارکنان مطرح کنید. به این ترتیب قادر خواهید بود پیشرفت کار را مشاهده کنید. در این مرحله باید سعی کنید به سوالاتی مانند سوالات زیر پاسخ دهید.
- هدف از این روند یا فعالیت چیست؟
- بهینه سازی فرایند تا چه اندازه ضرورت دارد؟
- بهینه سازی باید در کدام بخش‌ها انجام شود؟
- در فرایند بهینه سازی باید به چه استانداردهایی دست پیدا کنیم؟
- چگونه می‌توانیم مشکلات را ازبین ببریم یا آن‌ها را کاهش دهیم؟
- چگونه می‌توانیم فعالیت‌ها را رصد کنیم؟
- تا چه اندازه می‌توانیم از دستیابی به اهداف مطمئن باشیم؟
- و…
اجرای فرایند
حالا زمان اجرای کار است، به عبارتی، عملی کردن نتایج تحقیقات و کمک گرفتن از افرادی که مطمئن هستید در پیشرفت فرایند موثر خواهند بود، در این مرحله اتفاق می‌افتد. همچنین در مرحله اجرا می‌توانید بررسی کنید ایده‌های جدید به درستی کار می‌کنند؟ پیشرفت‌ها موفق خواهند بود؟ و…
نظارت بر فرایند
شما تنها در صورتی موفق به مدیریت و بهینه سازی فرایندهای سازمان خواهید بود که واقعا بر فرایندها و عملکرد آن‌ها مسلط باشید. به بیان دیگر، بدانید دقیقا قرار است چه کاری انجام دهید. یک راهکار مناسب، پیکربندی فرایند در یک راه حل BPM است که امکان انجام اتوماسیون را فراهم می‌کند.
قوانین بهبود فرایند چیست؟
وجود یک سری از دستورالعمل‌ها و قوانین کاملا صریح، واضح و روشن برای مشاهده نتایج در یک طرح بهبود فرایند ضروری به نظر می‌رسد. این قوانین می‌تواند موارد زیر را شامل شود.
- تجزیه و تحلیل فرایندهای موجود در سازمان
- نقش و عملکرد فرایندهای فعلی در سازمان
- شناسایی و حذف فرایندهای معیوب
- تصمیم‌گیری در موردچگونگی انطباق فرایندهای ناقص با اهداف کلی سازمان
- سازمان‌دهی مجدد منابع موجود (مانند: دپارتمان‌های اداری، سیستم‌های فناوری اطلاعات و…) برای اجرای موثرتر روش‌های بهبود فرایند.
- تعریف اینکه فرایندهای بهینه شده تا چه اندازه در عملکرد کلی سازمان موثر خواهند بود.
هدف از بهبود فرایند چیست؟
حتما تا الان متوجه شده‌اید که بهبود فرایند، تلاشی برای رسیدن به شرایط بهتر است. به این صورت که شما فرایندهای فعلی را تجزیه و تحلیل کرده و به ایده‌هایی دست پیدا می‌کنید که می‌تواند باعث بهبود عملکرد سازمان شود.
هدف از اجرای روش‌های بهبود فرایند این است که مراحل و وظایف فرایندهای مختلف، در کل زنجیره تولید، به شکل کاملا مفید و موثر اتفاق بیفتد. به این ترتیب، با ارئه مطلوب محصولات و خدمات برای مشتری خلق ارزش می‌کند. هر چقدر میزان ارزشی که مشتریان یا مخاطبان شما درک می‌کنند بیشتر باشد، آن‌ها تمایل بیشتری به استفاده از خدمات شما خواهند داشت.
به عنوان مثال، اگر فرایند تحویل محصولات و خدمات، به شکل کامل و بی نقص انجام شود، سازمان می‌تواند به یک سود مناسب برسد. بنابراین، بهبود فرایند یک فعالیت مهم برای رسیدن به این هدف است.
نرم افزار BPMS راهبران، ابزاری کارآمد و موثر برای مدیریت دورکاری به شمار می‌رود.
مزایای استفاده از روش بهبود فرایندهای کسب و کار چیست؟
می‌توانید بهبود فرایندهای سازمانی را تکمیل کننده روش BPR و به عنوان بخش ثابتی از فرایندهای استراتژیک سازمان در نظر بگیرید. استفاده از این روش مزایایی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.
- مدیریت کیفیت
- مدیریت هزینه‌ها
- مدیریت منابع (انسانی و غیرانسانی)
- افزایش بهره وری
تفاوت BPI و BPR چیست؟
بسیاری از افراد این دو را با هم اشتباه می‌گیرند. در واقع BPR یا مهندسی مجدد فرایندها، یک روش جامع‌تر و کلی‌تر نسبت به BPI یا بهبود فرایندها است. در روش BPR تمامی گزینه‌های مدیریتی مانند TQM آموزش داده می‌شود. در حالی که BPI به دنبال حذف یا کاهش گلوگاه‌های اصلی سازمان با استفاده از روش‌های یکپارچه سازی است. اما توجه داشته باشید که برای انتخاب مناسب‌ترین راهکار برای بهینه سازی فرایندها، لازم است حتما با کارشناسان این حوزه مشورت کنید.
در مطلب «چقدر با مهندسی مجدد فرایندها یا BPR آشنا هستید؟» سیستم BPR را به طور کامل بررسی کرده‌ایم.
روش BPI چه تغییراتی در سازمان ایجاد می‌کند؟
در این بخش به تغییراتی که با بهینه سازی فرایندها در سازمان ایجاد می‌شوند، اشاره کوتاهی خواهیم داشت.
- حذف موارد غیر ضروری و تکراری
- تبدیل گام‌های ترتیبی به گام‌های موازی برای کاهش زمان انجام فرآیند
- افزودن مراحل تاییدی برای اطمینان از کیفیت
- اضافه کردن مراحلی برای هماهنگی و همکاری با افراد جدید
- افزودن روند اتوماتیک سازی به فرم داده‌ها (در این صورت تعداد کمتری از فیلدها نیاز به تکمیل خواهند داشت)
- مخفی شدن فیلدهای محرمانه
- یکپارچه سازی فرآیند با سایر نرم افزارها برای اقداماتی مانند تشکیل خودکار پوشه‌ها، افزودن دستور به صفحات گسترده، اضافه کردن وقایع تقویمی و…
و در انتها…
گفتیم بسیاری از کسب و کارها برای بهبود عملکرد و ایجاد مزیت رقابتی در بازار، از برنامه‌های بهبود فرایند تجارت استفاده می‌کنند. این برنامه‌ها منجر به افزایش کیفیت محصولات و خدمات، کاهش هزینه‌ها و در نهایت افزایش بهره‌وری می‌شود.
اکنون می‌دانیم بهبود فرایند چیست، چه تکنیک‌ها، مراحل و اهدافی دارد و چه تغییراتی در سازمان ما ایجاد می‌کند.