با مراحل تحول کسب و کار آشنا شویم
اجرای تحولات تجاری، به کسب و کارها کمک می‌کند تا در صنعت خود، رقابتی، خلاق و نوآور باقی بمانند. با تغییر تکنولوژی و استانداردها، سازمان‌ها نیز برای انطباق با شرایط بازار و حفظ نتایج مثبت کسب و کار، دستخوش تحولات و تغییراتی می‌شوند. درک تغییر و تحول کسب و کار به شما کمک می‌کند تا بفهمید چرا این امر برای موفقیت کسب و کارتان تا این اندازه مهم است. همراه ما بمانید تا به شما بگوئیم چگونه می‌توانید کسب و کارتان را متحول کنید.
تحول کسب و کار چیست؟
تحول کسب و کار (Business Transformation)، نوعی استراتژی مدیریت تغییر است که به عنوان هر نوع تغییر، همسویی مجدد یا تغییر اساسی در عملیات تجاری تعریف می‌شود.
دلایلی همچون: تغییر در فناوری‌های جدید، تغییر در بازار، تغییر در امور مالی، تغییر در منابع انسانی، ادغام دو شرکت و… باعث می‌شود که یک کسب و کار به تغییر فکر کند.
تحول کسب و کار، مفهومی برای توصیف تغییرات اساسی در عملیات یک سازمان مانند تغییرات کارکنان، تغییرات فناوری و تغییرات فرآیند کار است. برخی از این تغییرات، شامل به روز رسانی در هر زمینه برای اطمینان از انتقال روان و درست فرآیندهاست.
می‌توانید تحول کسب و کار را مانند چتری تصور کنید که تمام فرآیندهای تحول (تحولات عملیاتی، تحولات فرهنگی و تحولات دیجیتال)، که یک کسب و کار برای مقابله با تغییرات بازار به طی کردن آنها نیاز دارد، توصیف می‌کند.
انواع تحول کسب و کار چیست؟
ایجاد تحول در کسب و کار به 3 بخش تقسیم می‌شود:
تحول عملیاتی
ایجاد تغییراتی در روش انجام کارها برای بهتر، سریع‌تر یا ارزان‌تر کردن عملیات
تحول هسته‌ای
حرکت به سمت یک روش اساسی متفاوت از عملکرد فعلی
تحول راهبردی
تغییر ماهیت کسب و کار به سمت یک تمرکز جدید
ماهیت تحول کسب و کار، بسته به اهداف و استراتژی‌های کسب و کار متفاوت است. به عنوان مثال، ممکن است تحول کسب و کار شما بر روی یکی از موارد زیر متمرکز شود:
- هزینه تمام شده
- ERP و پیاده سازی سیستم
- مراکز خدمات مشترک (امور مالی، منابع انسانی، IT و تدارکات)
- برون سپاری
- بهینه سازی زنجیره تامین
- استانداردسازی فرآیندها
- یکپارچگی پس از مالکیت
مراحل تحول کسب و کار چیست؟
در هر برنامه مدیریت تغییر، وجود یک سری از مراحل ضروری است. این مراحل عبارتند از:
استراتژی
سازمانی که می‌خواهد تغییر اعمال کند، به چشم‌اندازی نیاز دارد تا کسب و کار بهبود یافته را ببیند. چشم‌انداز باید با اهداف استراتژیک و مورد تجاری، با همه ذینفعان در یک صفحه همسو و هماهنگ باشد.
توسعه یک استراتژی، با تعریف جایی که کسب و کار می‌خواهد آنجا باشد (مدل عملیاتی هدف)، جایی که امروز قرار دارد و درک این موضوع که چگونه می‌تواند این شکاف را پر کند، شروع می‌شود.
برای درک بهتر وضعیت فعلی کسب و کارتان، افراد، فرآیندها و سیستم‌هایی که از تحویل محصولات یا خدمات به مشتریان پشتیبانی می‌کنند، ترسیم کنید. می‌توانید از این نمودار برای کمک به شناسایی چشم‌انداز سازمان برای آینده نیز استفاده کنید.
ایجاد رهبری
انتصاب رهبر برای نظارت و حمایت از برنامه تحول، بسیار مهم است.
یک مدیر برنامه، منصوب می‌شود تا برای اطمینان از اجرای روان، به موقع و در چارچوب بودجه، مسئولیت کلی را بر عهده بگیرد. او باید برای ارائه یک تحول موفق، توانایی و تجربه مناسب را داشته باشد.
تیم تحول دیجیتال، از مدیر عامل، مدیر مالی و یکی از اعضای هیئت مدیره تشکیل می‌شود. نتایج موسسه تحقیقاتی BIE نشان می‌دهد که مدیر عامل سازمان، به عنوان بزرگ‌ترین حامی برنامه، نقش اصلی را در 41 درصد از تحولات کسب و کار بر عهده دارد. حامی بعدی، مدیر ارشد مالی (CFO) است که در 21 درصد از تحولات نقش دارد. از آنجا که کاهش هزینه، از مهم‌ترین محرک‌های تحول است، مدیر مالی در کنار مدیر تحول، بیشترین نقش را بر عهده خواهد داشت.
برنامه ریزی و هدف گذاری
یک استراتژی واضح، به توسعه دقیق نقشه راه تحول کمک می‌کند. بنابراین، می‌توانید به چشم‌انداز مناسب برای کسب و کار دسترسی پیدا کنید.
طرح اجرا، تغییراتی که باید انجام شوند، زمان تغییرات و تمام پروژه‌های فرعی که برنامه تحول را تشکیل می‌دهند، مشخص می‌کند. هر پروژه فرعی باید دارای اهداف، نقاط عطف، محدوده، چارچوب زمانی و بودجه مشخص باشد. همچنین، شناسایی تمام جریان‌های کاری، حوزه‌های عملکردی، افراد، فرآیندها و سیستم‌هایی که تحت تاثیر قرار می‌گیرند یا در فرآیند تحول کسب و کار دخالت دارند، مهم است.
مدیریت و اولویت بندی محدوده کاری برنامه، برای نشان دادن موفقیت اولیه جهت ایجاد شتاب تغییر، بسیار مهم است. برنامه ریزی مناسب برای بخش انسان محور، نیز اهمیت زیادی دارد. سپس باید بررسی کنید که چگونه و چه زمانی می‌توانید تغییرات را به مشتریان و تامین کنندگان اطلاع دهید. برای همه این موارد باید به دقت برنامه ریزی کنید.
تنظیم مدیریت برنامه
با راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)، مدیر برنامه می‌تواند حکمرانی برنامه را ایجاد کند، طرف‌های درگیر در ارائه را مدیریت کند، نقشه راه تحول را (در صورت لزوم) تطبیق داده یا منعطف کند تا برنامه را در مسیر خود نگه دارد. PMO ها با نظارت بر پیشرفت، به روز رسانی‌های منظمی به حامیان تحول و هیئت مدیره سازمان ارائه می‌کنند.
برای هر جریان کاری، باید رهبری در نظر گرفته شود. لازم است رهبران با اهداف تحول، هماهنگ باشند و ظرفیت، داده و مهارت‌های مناسب برای الهام بخشیدن به تیم‌ها و ایجاد تغییر را نیز داشته باشند.
ساخت منبع
برای رسیدن به تغییرات موفقیت‌آمیز در هر مرحله از پروژه، به توانایی اجرایی مناسب (افراد مناسب، نقش‌های مناسب و زمان مناسب) نیاز دارید. انتظار نداشته باشید که این الزامات توسط تیم اجرایی فعلی شما برآورده شوند، چرا که حتی ماهرترین رهبران هم بدون دانش، تجربه و کمک‌های خارجی از عهده هر اتفاقی برنمی‌آیند. بر اساس تحقیقات BIE، تنها حدود 40 درصد از رهبران کسب و کار اعلام کرده‌اند که برای ایجاد تحول کسب و کار، توانایی داخلی دارند.
بنابراین، اغلب رهبران کسب و کار، به دنبال دانش موثر و کمک‌های خارجی هستند تا بتوانند بازار را درک کنند، عملکرد کسب و کار را به طور دقیق ارزیابی کنند و تیم قدرتمندی بسازند که تحولات را پیش ببرد.
اما بهترین رویکرد، ایجاد تیم‌های ترکیبی از استعدادهای داخلی و خارجی برای مدیریت هر پروژه تحول است تا شما را به چشم‌انداز نهایی یا مدل عملیاتی هدف برساند.
اجرا
تحول کسب و کار، سفری است که می‌تواند سالها طول بکشد. اما تنها زمانی که اولین قدم را بردارید، سفر تحول، واقعا آغاز می‌شود. مشارکت کارکنان در کنار عواملی مانند: توانایی انعطاف پذیری و انطباق با چالش‌های جدید، کلید این سفر خواهد بود.
دفتر مدیریت برنامه (PMO)، باید برنامه اجرا را به طور منظم مورد ارزیابی مجدد قرار دهد تا از کارآمد بودن آن مطمئن شود و در صورت لزوم آن را تطبیق دهد.
ادغام
برنامه تحول کسب و کار، پس از اجرای تغییرات به پایان نمی‌رسد، چرا که، پیاده سازی و ادغام روش‌های جدید فعالیت یا سیستم‌های جدید در کسب و کار، پیچیده و زمان‌بر است. به عنوان مثال، اگر از یک سیستم منابع انسانی جدید استفاده می‌کنید، باید با سایر سیستم‌های کسب و کارتان، مانند سیستم‌های حقوق و دستمزد، تحلیل داده‌ها و سیستم‌های کنترل مالی ادغام شود.
هدف تحول کسب و کار چیست؟
هدف تحول فرآیند کسب و کار این است که تغییراتی در فرآیندها، افراد یا سیستم‌ها ایجاد کنید تا کسب و کارتان را با استراتژی و چشم‌اندازهای تدوین شده هماهنگ کنید. با این هماهنگی می‌توانید ضمن ایجاد ارزش افزوده، هزینه‌ها را کاهش و رضایت مشتریان را نیز افزایش دهید.
ایجاد تحول در کسب و کار، کمی پیچیده است و چندین لایه پنهان دارد. اگر به درستی انجام شود، زمان زیادی(چندین ماه یا چندین سال) طول می‌کشد تا تکمیل شود. از آنجا که دامنه تحولات، معمولا گسترده است و تصمیمات گرفته شده بر هر بخش از سازمان تاثیر می‌گذارد، تحول کسب و کار باید از بالا هدایت شود.
مدیر عامل، اعضای هیئت مدیره و معماران کسب و کار، مسئول تمام تلاش‌های مدیریت تحول کسب و کار و تعریف مجدد چشم‌انداز سازمان هستند. آنها با تحلیل مدل کسب و کار و تصمیم‌گیری در مورد تغییراتی که باید در فرآیندها، کارکنان و سیستم‌ها ایجاد شود، ارزش بیشتری در آینده ایجاد می‌کنند.
محرک‌های تحول کسب و کار چیست؟
این روزها، شرایط بازار رقابتی و فناوری‌های جدید، چهره کسب و کارهای سنتی را تغییر داده و انتظارات کارکنان و مشتریان را متحول کرده است.
توانایی انطباق با تغییر، برای کسب و کارهایی که می‌خواهند از مزیت رقابتی مطمئن شوند، اهمیت زیادی دارد. بنابراین، کسب و کارها به دنبال چابک‌تر شدن هستند تا بتوانند در پاسخ به تغییرات و تحولات دائمی، انعطاف پذیر و سازگار شوند.
بر اساس تحقیقات انجام شده، بیش از 90 درصد از رهبران کسب و کار اعلام کرده‌اند چابکی برای سازمان انها در اولویت است. برخی نیز گفته‌اند رهبری و ایجاد تغییرات مرحله‌ای در نحوه انجام تجارت، بالاترین اولویت آنهاست.
اما برخی عواملی که این روزها تحول کسب و کار را در اولویت قرار می‌دهد، عبارت است از:
تغییر تکنولوژی
با پیشرفت فناوری، کسب و کارها به دنبال راهی جهت استفاده از فرصت‌های جدید برای بهبود کسب و کار خود هستند. این راهکار، ممکن است حرکت به سمت یک سیستم مبتنی بر ابر یا خودکارسازی فرآیندهای خاص باشد.
مسیر بهره‌وری
اگر یک سازمان به اهداف و مقاصدش نرسد، ممکن است برای یافتن راهکارهای کارآمدتر و موثرتر، تحریک شود. این راهکارها، می‌تواند شامل ارزیابی فرآیندها، حذف فعالیت‌های تکراری، تغییر در ساختار تیم سازمان یا تحول دیجیتال با ادغام فناوری جدید باشد.
کاهش هزینه
هزینه‌های بالا و نیاز به صرفه جویی در هزینه‌ها، می‌تواند باعث تغییر در سازمان برای کاهش خروجی‌ها (در حوزه‌های خاص یا در سراسر سازمان) شود.
عدم رشد کسب و کار
با عملیات فعلی، ممکن است سازمان، زمان و منبع مناسبی برای تمرکز بر نوآوری و رشد کسب و کار، در اختیار نداشته باشد.
ادغام
وقتی کسب و کارهایی با رویکردها و فرهنگ‌های مختلف گرد هم می‌آیند، دارایی‌ها و فعالیت‌ها (مانند: سیستم‌های فناوری اطلاعات، عملکردهای مالی، بخش فروش و بازاریابی) باید ادغام شوند.
رهبری کسب و کار جدید
یک تیم رهبری جدید، معمولا در سازمان فعلی تغییراتی ایجاد می‌کند تا با روش‌های ترجیحی خود مطابقت داشته باشد. همچنین، ممکن است استراتژی یا هدف جدیدی را که تمایل دارد کسب و کار بر روی آن متمرکز باشد را اجرا کند.
رضایت پایین مشتریان
اگر مشتریان فعلی کسب و کار، از محصولات رضایت نداشته باشند، نرخ حفظ آنها پایین خواهد بود. بنابراین، یک سازمان باید به دنبال راهی برای انطباق کسب و کار خود باشد تا بهتر بتواند نیازهای مشتریان را برآورده کند.
افزایش انتظارات مشتریان
نیاز به تحول کسب و کار، ممکن است به دلیل نیاز به برآورده کردن انتظارات جدید مشتریان (مانند: تسریع پاسخگویی، سفارشی سازی و…) باشد.
فضای سیاسی
تغییر در فضای سیاسی سازمان، مانند اعمال مقررات جدید موثر بر کسب و کار، ممکن است نیاز به تغییر و تحول را در یک سازمان ایجاد کند.
مزایای تحول کسب و کار چیست؟
ایجاد تغییر و تحول در کسب و کار، آسان نیست. چرا که نیاز به تصمیمات استراتژیک هوشمندی دارد که قابلیت‌های یک کسب و کار را در نظر بگیرد. تحول کسب و کار اگر به درستی انجام شود، مزایای زیادی دارد که در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم.
افزایش کارایی
فناوری‌های یکپارچه جدید، با فراهم کردن سیستم اتوماسیون هوشمند، فرآیندهای ساده سازی در تولید را امکان‌پذیر می‌کند. ماشین‌های هوشمند و رایانش لبه‌ای (edge computing)، بینش داده‌های فوری را برای تصمیم‌گیری سریع در اختیار شما قرار می‌دهند.
خوب است بدانید، رایانش لبه‌ای، روشی است برای بهینه سازی سامانه‌های رایانش ابری. در این روش، کنترل برنامه‌های رایانه‌ای، داده‌ها و سرویس‌ها از برخی نودهای مرکزی گرفته می‌شود و به لبه‌های اینترنت که با دنیای واقعی در ارتباط است سپرده می‌شود.
بهره‌وری بیشتر
کسب و کارها با استفاده از فناوری‌های دیجیتال، می‌توانند خروجی را به حداکثر و ضایعات را به حداقل برسانند. همچنین، از طریق ردیابی تولید خودکار و تحلیل داده‌ها، پیش‌بینی و مدیریت موارد مورد نیاز آسان‌تر انجام می‌شود.
بازگشت سرمایه
با افزایش کارایی و بهره‌وری، می‌توانید بازگشت سرمایه بهتری را انتظار داشته باشید.
پایداری بهتر
تحول کسب و کار، به سازمان امکان می‌دهد تا سیستم مدیریت انرژی هوشمند را پیاده سازی کند. همچنین، با نظارت و دستیابی به اهداف پایداری، می‌تواند ضمن تقویت وجهه عمومی خود، از محیط زیست نیز محافظت کند.
افزایش ایمنی
خطوط تولید خودکار کمک می‌کند تا دخالت انسان به حداقل برسد. هوش مصنوعی با جایگزینی انسان‌ها در موقعیت‌های پیچیده و خطرناک، امکان کنترل بیشتری را فراهم کرده و از نیروی کار محافظت می‌کند.
***
ملاحظه کردید که تحول کسب و کار، نوعی استراتژی مدیریت تغییر است که با هدف ایجاد تغییر در فرآیندها، افراد و سیستم‌ها ایجاد می‌شود. این دگرگونی، کمک می‌کند تا کسب و کارتان را با استراتژی و چشم‌اندازهای بلند مدت هماهنگ کنید.