با فرآیند طراحی مشارکتی و ابزارهای آن آشنا شویم
بسیاری از کسب و کارها فرآیند طراحی را جدا از سایر عملیات تجاری محسوب می‌کنند. اما گنجاندن فرآیند طراحی در بخش‌های مختلف یک سازمان بسیار مفید است، چرا که طراحی مشارکتی، برای ارتقای تجربه محصول، کاربران و مشتریان را در اولویت قرار می‌دهد. همچنین می‌تواند نتایج واقعی و قابل اندازه‌گیری ارائه دهد و مزیت رقابتی کسب و کارتان را نیز تضمین کند.
این مطلب را تا انتها بخوانید تا به شما بگوئیم طراحی مشارکتی چیست و چگونه انجام می‌شود.
طراحی مشارکتی چیست؟
طراحی مشارکتی (Collaborative design)، نوعی استراتژی طراحی است که به تقویت همکاری موثر میان ذینفعان مختلف کمک می‌کند. طراحی مشارکتی، ایده‌ها، نقش‌ها و اعضای تیم‌های مختلف را برای ایجاد یک تجربه کاربری چند مرحله‌ای گردآوری می‌کند. از آنجا که این فرآیند تکراری، برای به حداکثر رساندن رضایت مشتریان طراحی شده، برنامه‌ها و استراتژی‌ها با استفاده از بازخورد کاربران توسعه پیدا می‌کنند.
طراحی مشارکتی، فرآیندی چند جانبه شامل برنامه ریزی‌ها و استراتژی‌هایی است که بر اساس بازخوردها و بازنگری‌های تکراری پیش می‌رود. تیم‌های طراحی مشارکتی برای ایجاد یک دارایی، تمامی مراحل، از طوفان فکری گرفته تا اعضای تیم را در کنار ذینفعان و سایر تیم‌ها هدایت می‌کنند. در این رویکرد، هر مرحله شامل بررسی و تایید در زمان واقعی است و به دارایی‌های کسب و کار گره خورده است.
فرآیند طراحی مشارکتی به شما کمک می‌کند تا:
- چشم‌انداز و محدوده یک پروژه را تعریف کنید.
- در طول طراحی و توسعه محصول، زمینه‌های مختلف را شناسایی و بازخوردها را جمع‌آوری کنید.
- برای تقویت خلاقیت، گفتگو و طوفان فکری را ترویج کنید.
- مشکلات طراحی خاص برای مشتریان را حل کنید.
- فرآیند بررسی و تایید طرح‌ها را ساده‌تر کنید.
- بتوانید از راه دور با سایر افراد همکاری کنید.
چرا همه باید مانند یک طراح فکر کنند؟
طراحی مشارکتی، فعالیتی منحصر به طراحان نیست. هر چه گروه افراد درگیر در این رویکرد، متنوع‌تر باشد، شانس بیشتری برای ارائه راه‌حل‌های خلاقانه وجود دارد. ایجاد تیمی که در فرآیند طراحی مشارکت می‌کنند، به شما امکان می‌دهد فعالیت‌ها را با همدلی و خلاقیت پیش ببرید.
همچنین، دریافت نظرات و ورودی‌های مختلف به شما کمک می‌کند تا از مشتریان خود درک کامل‌تری به دست آوردید، مشکلات را به درستی پیدا کنید و آزادی لازم برای یافتن راه‌حل‌های خلاقانه را داشته باشید.
مزایای طراحی مشارکتی چیست؟
از آنجا که هر تیم در مورد بهترین راه برای پیشبرد پروژه، نظرات و ایده‌های خود را خواهد داشت، با استفاده از یک رویکرد مشارکتی می‌توانید مطمئن شوید که پروژه در جریان است و ایده‌ها شنیده می‌شوند. اکنون به برخی از مزایای طراحی مشارکتی اشاره می‌کنیم:
مسیر واحد خلاقیت ایجاد می‌کند
مزیت اصلی استفاده از طراحی مشارکتی یا طراحی مشترک این است که از لحظه شروع پروژه تا زمان عرضه محصول نهایی، میان اعضای تیم توافق ایجاد می‌کند.
از آنجا که فرآیند طراحی مشترک با یک خلاصه خلاقانه دقیق آغاز می‌شود، تیم‌های طراحی تجربه کاربر یا تیم‌های UX می‌توانند هر پروژه را با یک جهت روشن و واضح شروع کنند. به این معنی که لازم نیست برای جستجوی اطلاعات اضافی از ذینفعان و درک دستورالعمل‌های مبهم، تلاش و زمان زیادی صرف کنند.
طراحی مشارکتی به جای صرف وقت در جلسات متعدد و بررسی اختلاف نظرهای فراوان، به تیم شما کمک می‌کند تا بر روی مسائل مهم و اساسی یک پروژه تمرکز کند. با این استراتژی، در حالی که یک هدف مشترک را در اطراف پروژه حفظ می‌کنید، می‌توانید در مورد ماکت‌های طراحی، بازخورد ارائه دهید و آنها را به اعضای تیم خاصی اختصاص دهید.
رویکرد طراحی مشارکتی ضمن کمک به القای حس آزادی در فرآیندهای خلاق شما، به تیم‌های UX سازمانتان نشان می‌دهد که صدای آنها اهمیت دارد.
بازخوردهای عملی ایجا می‌کند
طراحی مشارکتی، فقط یک فرآیند داخلی نیست، این رویکرد به ذینفعانی نیاز دارد که به طور فعال در سراسر پروژه مشارکت داشته باشند و بازخوردهای مناسب و به موقع ارائه دهند. تیم‌های UX با این بازخوردها از مدل ماکت به سمت طراحی تولید حرکت می‌کنند.
مسئولیت‌های واضح و روشن تعریف می‌کند
یک فرآیند طراحی مشارکتی تضمین می‌کند که همه افراد از نقش‌ها و فوریت‌ها مطلع هستند. این آگاهی برای تیم‌های UX و مدیران پروژه بسیار مفید است.
زمان بیشتری برای نوآوری فراهم می‌کند
طراحی مشارکتی و گردش کار مشترک به طراحان UX کمک می‌کند تا با یکدیگر، با توسعه دهندگان و نویسندگان طوفان فکری انجام دهند. به این ترتیب، تیم‌های UX ضمن ارائه ایده‌ها و ویژگی‌های جدید، می‌توانند مطمئن باشند که ایده‌ها از همان ابتدا با عملکردهای مورد نیاز و استانداردهای برند مطابقت دارد.
خلاقیت و نوآوری زمانی رشد می‌کند که یک فرآیند استاندارد وجود داشته باشد. اینجاست که تیم‌های UX به جای پشت سر گذاشتن کارهای اداری، شفاف سازی بازخوردها و انتظار برای تاییدیه‌های مختلف، می‌توانند بر خلاق بودن تمرکز کنند.
احساس مالکیت ایجاد می‌کند
طراحی مشارکتی، کمک می‌کند تا با تزریق خلاقیت به مراحل مختلف طراحی فرآیند و درخواست ایده و بازخورد از تیم طراحی، نسبت به محصول نهایی، به احساس مالکیت برسید.
به این ترتیب، سازمان شما با سرمایه گذاری روی نتیجه هر پروژه، تیم‌ها را تشویق می‌کند تا بهترین کارهای خود را ارائه دهند. با وجود طراحی مشارکتی، بازخوردها، متمرکز هستند و دقیقا روی فایل طراحی جمع‌آوری می‌شوند. این موضوع طراحان را قادر می‌سازد تا بر ابعاد خلاقانه پروژه تمرکز کنند.
خرید سهامداران را ترویج می‌کند
با نگه داشتن اعضای تیم طراحی مشارکتی در یک صفحه و مشارکت فعال همه افراد در فرآیند طراحی، همسویی سریع و تصمیم‌گیری‌های جمعی و توافق در مورد محصولات نهایی آسان‌تر است. پس از امضای پروژه، دریافت امضای نهایی نیز ساده‌تر می‌شود و میزان رفت و برگشت‌های مورد نیاز کاهش پیدا می‌کند.
یک ماموریت مشترک ایجاد می‌کند
طراحی مشارکتی، باعث توافق میان اعضای تیم می‌شود. می‌توانید بر روی یک پروژه، از زمانی که شروع می‌شود تا زمانی که تحویل داده می‌شود، به طور موازی کار کنید. همچنین می‌توانید اعضای تیم را بیشتر درگیر پروژه کنید تا بتوانند واقعا بر روی تفاوت‌های جزئی و ظریف یک پروژه تمرکز کنند. این رویکرد، با ارزش گذاری نظرات و ورودی‌ها، به ایجاد یک فرهنگ فراگیرتر و آزادی عمل بیشتر کمک می‌کند.
محیط مناسبی برای خلاقیت و نوآوری فراهم می‌کند
طراحی مشارکتی، محیط مناسبی برای تفکر جانبی و نوآوری ایجاد کرده و در همان مراحل اولیه، تیم‌ها را در رویکرد مبتنی بر workshop درگیر می‌کند. این به اعضای تیم اجازه می‌دهد پایگاه دانش‌‌ها و مهارت‌های متنوع خود را برای یک کار در دست اجرا، به کار گیرند و بتوانند راه‌حل‌های خلاقانه‌ای برای مشکلات ارائه دهند.
مراحل فرآیند طراحی مشارکتی چیست؟
حالا که با اهمیت توسعه فرآیند طراحی مشارکتی آشنا شدیم، لازم است نحوه انجام آن را نیز بررسی کنیم.
برای طراحی مشارکتی باید مراحل زیر را طی کنید:
تحقیق کنید
اولین مرحله هر پروژه این است که بررسی کنید کدام اهداف طراحی مهم هستند. پس از مشخص شدن اهداف طراحی، می‌توانید پژوهش‌ها و تحقیقات خود را شروع کنید.
برای تعیین اینکه چه چیزی جدید و پرطرفدار است، به آنچه رقبا انجام می‌دهند نگاهی بیندازید و با یک مرجع معتبر در زمینه طراحی تجربه کاربر مشورت کنید.
مفاهیم طراحی را بر روی کاغذ ترسیم کنید
پس از انجام تحقیقات، می‌توانید از مفاهیم طراحی شروع کنید. خوب است برای برگزاری چند جلسه طوفان فکری خلاقانه برنامه ریزی کنید. از این جلسات برای صحبت در مورد ایده‌های خود استفاده کنید. همچنین در مورد جدول زمانی پروژه به بحث و گفتگو بپردازید.
در این مرحله می‌توانید از مهندسان و طراحان فنی کمک بگیرید، چرا که آنها می‌توانند، قبل از پیشرفت بیش از حد مراحل طراحی مشارکتی، در مورد موانع یا محدودیت‌هایی که ممکن است با آنها روبرو شوید، به شما کمک کنند.
هنگامی که تیم شما گزینه‌های مختلف را مورد بررسی قرار داد، با سایر اعضا در مورد یک مفهوم به توافق رسید، ارزیابی‌های لازم انجام شد و مشخص شد که می‌توانید پروژه را طبق برنامه انجام دهید، می‌توانید به مرحله بعد بروید.
ماکت بسازید
طراحان، نمونه‌های آزمایشگاهی یا ماکت‌هایی می‌سازند تا توسعه دهندگان بتوانند ببینند پروژه تمام شده چگونه باید باشد و مشتریان بتوانند نحوه عملکرد پروژه را درک کنند. پس ساختن ماکت را جدی بگیرید، چرا که یک نمونه یا ماکت، حداقل می‌تواند نحوه عملکرد ویژگی‌های مختلف را توضیح دهد.
تایید سهامداران را دریافت کنید
دریافت تاییدیه برای ماکت‌ها ضروری است، زیرا به شما کمک می‌کند تا در طراحی نهایی پروژه‌ها با اطمینان پیش بروید.
از تست کاربر استفاده کنید
قبل از ارائه طرح نهایی به مشتری، باید مطمئن شوید این طرح مطابق با هدف کار می‌کند. به همین دلیل تست کاربر اهمیت زیادی دارد.
می‌توانید از افرادی که در پروژه دخالت نداشتند بخواهید که به آزمایش طراحی شما کمک کنند، چرا که نظرات بی‌طرفانه آنها کمک می‌کند تا ارزیابی کنید آیا نیاز به انجام تنظیمات دارید یا نه.
تایید نهایی را دریافت کنید
وقتی تست کاربر را انجام دادید و تغییرات لازم اعمال شد، زمان ارائه طرح به مشتری است. برای مشتریان کاملا واضح و روشن توضیح دهید که طرح را چگونه و چرا به این روش ایجاد کرده‌اید. به جای گمراه کردن مشتریان با اصطلاحات فنی پیچیده، به آنها نشان دهید که محصول نهایی چگونه نیازهای آنها را برآورده می‌کند.
چه زمانی باید از طراحی مشارکتی استفاده کنید؟
در موارد زیر با برپایی یک جلسه طراحی مشارکتی می‌توانید به ایجاد نتایج مطلوب کمک کنید:
- برای تعریف استراتژی یک سازمان در تولید محصولات و خدمات
- زمان شروع کار طراحی با گرد هم آوردن افراد با سوابق مختلف
- در زمان بحث و گفتگو راجع به ایده‌های مختلف
- برای حل یک مشکل خاص در طراحی
- زمان طراحی چرخه عمر یک محصول یا یک خدمت
- زمان به اشتراک گذاری دیدگاه‌های حاصل از تحقیقات قبلی
ابزارهای طراحی مشارکتی
تخته سفید آنلاین (Online whiteboarding)
در یک جلسه طراحی معمولی، اعضای تیم دور یک تخته سفید جمع می‌شوند و ایده‌ها را ترسیم می‌کنند. استفاده از یک تخته سفید آنلاین امکان همکاری بیشتر میان تیم‌های راه دور فراهم کرده و به تیم‌های متقابل کمک می‌کند تا سریع‌تر و آسان‌تر در بحث‌ها و توسعه ایده‌ها مشارکت کنند. ایجاد طرح‌بندی اولیه، راهی مناسب برای درک تجربه کاربر است و به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا در مورد گزینه‌های مختلف در یک پلتفرم مشترک بحث و گفتگو کنند.
نمودار وابستگی (Affinity Diagram)
این نمودار ابزاری است که برای سازماندهی داده‌های جمع‌آوری شده از یک جلسه طوفان فکری، تحقیقات یا جلساتی که بر اساس روابط و مضامین مشترک تشکیل شده‌اند، استفاده می‌شود. به این مضامین، مجموعه‌های وابسته گفته می‌شود.
ایجاد یک نمودار وابستگی، راهکار مناسبی برای ترویج طراحی اشتراکی است، چرا که با وجود افراد متخصص در موضوع تجزیه و تحلیل، نتایج موثرتری ایجاد می‌کند. با این نمودار می‌توانید دیدگاه‌ها و نظرات مفید و متفاوتی را جمع‌آوری کنید تا به راه‌حل‌های سریع‌تر یا نوآوری‌های موثرتر برسید.
گروه‌بندی ایده‌ها (Idea Grouping)
ابتدا تیم طراحی مشترک، ایده‌ها را روی کارت‌های مخصوص می‌نویسند. می‌توانید این کار را روی کاغذ یادداشت‌های رنگی یا روی نرم افزارهایی مانند Creately نیز انجام دهید.
خوب است بدانید Creately، یک پلتفرم مدیریت کار است که بر روی یک بوم بصری هوشمند اجرا می‌شود. تیم‌ها از این پلتفرم برای طوفان فکری، برنامه ریزی و مدیریت پروژه‌ها در یک فضای واحد استفاده می‌کنند.
هنگامی که جلسه ایده پردازی کامل شد، اعضای تیم می‌توانند خروجی را تجزیه و تحلیل کنند. کارت‌ها را به دسته‌های متمایز تفکیک کرده و آنها را بر اساس شباهت‌هایی که به یکدیگر دارند، گروه بندی کنید. سعی کنید این کار را با درک مشترک بین اعضای گروه انجام دهید.
ایجاد کارت‌های هدر (Creating Header Cards)
پس از گروه‌بندی ایده‌ها، اعضای تیم به دنبال رشته مشترکی هستند که ایده‌ها را در یک گروه به یکدیگر پیوند می‌دهد. این ایده می‌تواند عبارت یا جمله‌ای باشد که به راحتی قابل درک است. همچنین می‌توانید هدرهای ممتازی ایجاد کنید که ارتباط یک گروه را با چندین گروه دیگر برقرار کند.
طراحی اسپرینت (Design sprints)
طراحی اسپرینت، یک فرآیند طراحی اشتراکی است که در آن توسعه دهندگان، معماران طراحی و آزمایش کنندگان در فرآیند اعتبار سنجی، در آزمایش، توصیه و تایید ایده‌ها مشارکت دارند.
این روش، فعالیتی با زمان بندی مشخص است که از یک چرخه سرعت مشابه در هر پروژه Agile پیروی می‌کند.
***
گفتیم فرآیند طراحی مشارکتی، روشی برای به وجود آوردن همکاری و مشارکت میان تمام ذینفعان است که در نهایت باعث نوآوری در ارائه محصولات و خدمات، بهبود فرآیندهای کسب و کار و حفظ مشتریان شما می‌شود. از آنجا که در طراحی مشارکتی همه در توسعه محصول مشارکت دارند، می‌توانید مطمئن باشید که علاوه بر تولید محصولات بهتر و کارآمدتر، مشکلات کاربران نیز به موقع حل خواهد شد.