EPMO چیست و چه تفاوتی با PMO دارد؟
حتما به خاطر دارید که در مطالب گذشته راجع به دفتر مدیریت پروژه صحبت کردیم و گفتیم PMO، واحدی است که استانداردهای مدیریت پروژه را در سراسر سازمان تعریف، تضمین و حفظ می‌کند. این روزها ارتباط میان PMO ها به شدت افزایش یافته است، چرا که، ضمن افزایش نرخ موفقیت پروژه، فرآیند تحویل را استانداردتر و قابل پیش‌بینی‌تر می‌کنند.
سازمان‌های بزرگ و موفق، معمولا برای هماهنگی میان چندین PMO، یک دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) راه‌اندازی می‌کنند. در ساختار EPMO، مدیران پروژه، برنامه‌ها و پورتفولیو به طور مشترک در جلسات برنامه‌ریزی استراتژیک برای افزایش نرخ موفقیت پروژه شرکت می‌کنند. وجود یک بدنه متمرکز برای نظارت بر عملکرد، به کسب و کارها امکان می‌دهد تا ضمن آگاهی به موقع از شرایط، برای هر گونه تغییر ناگهانی کاملا آماده باشند. یک EPMO ارزش محور، به طور بالقوه می‌تواند بخش حیاتی از سودآوری یک کسب و کار باشد.
تا پایان این مطلب با ما بمانید تا به شما بگوئیم EPMO چیست و چرا کسب و کارها به EPMO نیاز دارند.
EPMO چیست؟
دفتر مدیریت پروژه سازمانی (Enterprise Project Management Office)، یک عملکرد تجاری متمرکز است که همسویی استراتژیک میان اهداف تجاری کسب و کار و تعداد پروژه‌های اجرا شده را تضمین می‌کند. EPMO، در سطح استراتژیک عمل می‌کند و علاوه بر ارائه تاکتیک‌هایی برای افزایش بهره‌وری، تمام ابعاد هر وظیفه را به خوبی سازماندهی می‌کند. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن باشید پروژه‌ها و فعالیت‌های پورتفولیو به نفع کسب و کار شما اداره می‌شوند.
دفتر مدیریت پروژه سازمانی، با نظارت بر کل مجموعه فعالیت‌های یک سازمان، تضمین می‌کند که منابع کافی برای دستیابی به اهداف سازمانی وجود دارد. با انجام این کار:
- پروژه‌ها را با توجه به سطح همسویی استراتژیک خود اولویت بندی می‌کند.
- هر گونه خطر یا مشکل را مدیریت می‌کند.
- عملکردها را ردیابی می‌کند.
- بر تحقق منافع حاصل از هر پروژه (در حین اجرا و پس از تحویل)، نظارت می‌کند.
مسئولیت‌های EPMO چیست؟
یک چارچوب متوازن EPMO، راهنمایی، حاکمیت، فرآیندهای استاندارد، مدیریت پورتفولیو پروژه، مدیریت منابع ارزش افزوده، بهترین روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها را در سطح سازمان ارائه می‌کند.
برخی نقش‌ها و مسئولیت‌های مشترک دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) عبارتند از:
- اطمینان از همسویی و هماهنگی هزینه‌ها و انتظارات پروژه
- تلفیق وضعیت و گزارش‌های مالی
- امکان مقایسه پیشرفت واقعی پروژه و پیش‌بینی پروژه
چارچوب EPMO چیست؟
دفتر مدیریت پروژه سازمانی باید دارای ساختار و مسئولیت‌های تجاری صریح و واضح باشد. در این بخش راجع به زمینه‌هایی صحبت می‌کنیم که باید در چارچوب EPMO مدیریت شوند:
همسویی استراتژی سازمانی
رهبری EMPO، دارای یک جایگاه اجرایی است. او به تعیین استراتژی‌ها کمک می‌کند و استراتژی تایید شده را به یک برنامه اجرایی برای بخش EPMO تبدیل می‌کند.
استانداردسازی فرآیند
EPMO، مسئول استانداردسازی فرآیندها و انتخاب بهترین روش‌های اجرای پروژه است. همچنین باعث بهبود مستمر این موارد در طول زمان می‌شود.
گزارش مالی
EPMO مسئول تنظیم روش مدیریت و نحوه ارائه گزارش‌های مالی پروژه است. این گزارش‌ها شامل موارد زیر است:
- مدیریت ارزش کسب شده
- ROI(بازگشت سرمایه) و IRR (نرخ بازده داخلی)
- پیش بینی EAC (پیش بینی شرایط و وقایع آینده پروژه بر اساس اطلاعات فعلی و دانش در دسترس)
- تشخیص درآمد
- فرآیندهای بسته شدن پایان دوره
- پیگیری و حسابرسی
مدیریت منابع سازمانی
EPMO، مسئول حفظ منابع (افراد و تجهیزات) در دسترس در سراسر سازمان است. به این ترتیب، استفاده از منابع به حداکثر می‌رسد و از تضادها جلوگیری می‌شود.
استخدام و آموزش
EPMO، همه افراد در سازمان پروژه، از جمله مدیران پروژه، هماهنگ کنندگان پروژه، کنترل کنندگان پروژه و… را استخدام و آموزش می‌دهد.
نرم افزار EPMO چیست؟
نرم افزار EPMO، هر نوع راه‌حل دیجیتال است که برای مدیریت و پیگیری مجموعه پروژه‌های سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. مزیت فریم ورک‌های دیجیتال EMPO، مانند pmo365، این است که تمام داده‌های پروژه را در یک مکان ذخیره و آنها را در زمان واقعی به روز رسانی می‌کند. همچنین، با هر محیط کاری سازگار می‌شود و دید و کنترل سطح بالایی بر کل مجموعه ارائه می‌دهد. بنابراین، ذینفعان می‌توانند موثرتر همکاری کنند و داده‌های سازمانی مهم را به موقع به اشتراک بگذارند.
مزایای EPMO چیست؟
موارد زیر از مزایای دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) محسوب می‌شوند:
همسویی استراتژیک بین کسب و کار و پروژه را بهبود می‌بخشد
فعالیت‌های مدیریت پورتفولیو پروژه و دفتر مدیریت پروژه سازمانی، تنها به حداکثر رساندن منابع سازمان شما نیست، بلکه بهینه سازی این منابع برای دریافت بهترین نتایج است. تحقیقات موسسه مدیریت پروژه نشان می‌دهد که EPMO ها می‌توانند خدمات همسویی استراتژیک و خدمات گزارش پورتفولیو را تا حد زیادی بهبود ببخشند.
حمایت مدیریتی بیشتری ایجاد می‌کند
ممکن است ارتباط بین PMO و EPMO فورا آشکار نشود. یکی از بزرگترین چالش‌های دفتر مدیریت پروژه (PMO) این است که نیاز کل سازمان را به عملکرد و نیازهای PMO بپذیرد. تصمیم‌گیرندگان و مدیران کلیدی نیز در ایجاد این فرهنگ، نقش تعیین کننده‌ای دارند. به عنوان مثال، اگر مدیر یک کسب و کار با دفتر مدیریت پروژه (PMO) و اهداف آن هماهنگ نباشند، هرگز اعتماد لازم برای برتری را دریافت نخواهند کرد. EPMO، دیدگاه مورد نیاز را به مدیران می‌دهد تا حمایت خود را از PMO توجیه کند. بنابراین، جذب تصمیم‌گیرندگان کلیدی بسیار مهم است.
منابع و پورتفولیو سازمان را بهینه سازی می‌کند
یکی از وظایف مهم و کلیدی PMO، اطمینان از تخصیص منابع به بهترین و کارآمدترین شکل ممکن است که معمولا بر اساس اولویت‌ها، برنامه‌ها و بودجه پروژه‌های مختلف انجام می‌شود. EPMO ها، علاوه بر مدیریت نحوه اجرای پروژه‌ها جهت افزایش کارایی سازمانی، انتخاب اینکه کدام پروژه‌ها باید زودتر شروع شوند را نیز بر عهده دارند.
دفاتر مدیریت پروژه سازمانی وظیفه دارند با مدیران و تصمیم‌گیرندگان کلیدی ارتباط برقرار کرده و از نزدیک با آنها همکاری کنند تا قادر به گرفتن تصمیماتی باشند که سازمان را بهینه سازی کند.
بین بخش‌های مختلف سازمان ارتباط، همکاری و هماهنگی بیشتری ایجاد می‌کند
EPMO، به عنوان یک مرکز فراگیر، به اشتراک گذاری دانش را تسهیل می‌کند و تیم‌ها را از ابداع مداوم روش‌ها بازمی‌دارد. آنها همچنین به جمع‌آوری، شناسایی، توسعه و اجرای بهترین و موثرترین روش‌های مدیریت پروژه کمک می‌کنند. از آنجا که فرآیندها در سراسر سازمان یکسان هستند و EPMO ها مسئولیت اجرای آنها را بر عهده دارند، وجود آنها ارتباط، همکاری و هماهنگی میان افراد و بخش‌های مختلف سازمان را افزایش می‌دهد.
تصویر کلی را در اختیار سازمان قرار می‌دهد
EPMO، مدیران و تصمیم‌گیرندگان را قادر می‌سازد تا از آنچه در مجموعه پروژه‌های سازمان اتفاق می‌افتد، درک واضح و روشنی داشته باشند. همچنین می‌تواند نتیجه هر پروژه را به اهداف استراتژیک گسترده‌تر پیوند دهد.
دفاتر مدیریت پروژه سازمانی با دید جامع و کامل از همه پروژه‌های گذشته، پروژه‌های فعلی و پروژه‌های آینده، به کسب و کارها کمک می‌کند تا به جای رسیدگی به اهداف کوتاه مدت، بر روی اهداف بلند مدت تمرکز کنند.
دقت فرآیند تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد
یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های EPMO، جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل حجم زیادی از داده‌ها و اطلاعات در مورد پروژه‌های سازمان است. فرآیند جمع‌آوری داده‌ها به EPMO اجازه می‌دهد تا مزایا را به درستی تعریف و پیگیری کند. در نتیجه می‌تواند ارزش پروژه‌ها را به طور مستمر تعیین کند. وجود این داده‌ها و اطلاعات ارزشمند نیز به تصمیم‌گیرندگان کلیدی در تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر کمک می‌کند.
فرآیندهای سراسر سازمان را برای بهبود کارایی و اثربخشی استانداردسازی می‌کند
EPMO، چارچوب‌های حاکمیتی را در سراسر سازمان توسعه داده و اجرا می‌کند. یک چارچوب توسعه یافته باید شامل مسئولیت‌ها، سیستم پاسخگویی و مکانیسم نظارت بر پروژه‌های کل سازمان باشد. استانداردسازی فرآیندها در سراسر سازمان، ضمن کاهش هزینه‌ها، قابلیت ردیابی موفقیت یا شکست را نیز بهبود می‌بخشد.
اعضای دفتر مدیریت پروژه سازمانی، با استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده می‌توانند فرآیندها را تجزیه و تحلیل کرده و آنها را ساده سازی کنند. این در نهایت، اجرای مکرر سیستم‌های موفق را به دنبال دارد. وظیفه EPMO، حفظ ثبات در اجرای پروژه‌ها برای تسهیل ارتباط، تعامل و همکاری بین تیم‌ها و اطمینان از تحویل پروژه‌ها، به موقع و مطابق با بودجه در نظر گرفته شده است.
فعالیت‌های مدیریت ریسک را افزایش می‌دهد
مدیریت ریسک یکی از ضروری‌ترین بخش‌های هر کسب و کار محسوب می‌شود. EPMO به سازمان کمک می‌کند تا تمام ریسک‌های مرتبط با پروژه‌های یک پورتفولیو را شناسایی، اولویت‌بندی و ارزیابی کند. سپس سازمان می‌تواند طرح‌های واکنش احتمالی و ریسک را برای کاهش عدم قطعیت‌ها تهیه کند.
بازده سرمایه گذاری (ROI) سازمان را افزایش می‌دهد
اما هدف نهایی کارآمدتر شدن، همسویی استراتژیک و بهینه سازی، این است که مطمئن شوید سازمان شما بیشترین ارزش را برای پول خود ایجاد می‌کند. با وجود یک EPMO کارآمد و موثر، سرمایه گذاری‌های پروژه احتمال بیشتری برای دستیابی به نتایج مورد نظر خود خواهند داشت. این موضوع زمانی بیشتر مشخص می‌شود که آنها سازمان را با سیستم‌ها، روش‌ها و محیط‌هایی تنظیم کنند که از موفقیت پروژه از ابتدا تا انتها پشتیبانی کند. در واقع، از اولین ایده پروژه تا تکمیل آن، EPMO حضور دارد تا سازمان را برای موفقیت آماده کند.
به طور کلی باید بگوئیم دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) مزایای زیر را برای کسب و کار شما به همراه دارد:
- امکان مشاهده سریع در سراسر سازمان را فراهم می‌کند.
- استانداردها و بهترین شیوه‌های صنعت را اجرا می‌کند.
- پروژه‌ها را با اهداف تجاری همسو و هماهنگ می‌کند.
- به تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر کمک می‌کند.
- هزینه‌های پروژه را کاهش می‌دهد.
- استفاده از منابع قابل پرداخت و استراتژیک را بهبود می‌بخشد.
- امکان ساخت دارایی‌های قابل اشتراک گذاری را فراهم می‌کند.
- تعامل و بهره‌وری کارکنان را بهبود می‌بخشد.
تفاوت PMO و EPMO چیست؟
هر چند ممکن است اینطور به نظر برسد که فعالیت‌های دفتر مدیریت پروژه (PMO) و دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) همپوشانی زیادی دارند، اما این دو از لحاظ سطح فعالیت با هم متفاوتند.
PMO ها در سطوح عملیاتی و تاکتیکی فعالیت می‌کنند و بر مدیریت درست و دقیق امور پروژه متمرکز هستند. یک PMO، جهت گیری، حفظ، تضمین استانداردها، بهترین روش‌ها و وضعیت مدیریت پروژه در سراسر سازمان را تعیین می‌کند. PMO ها بر روی همسویی اهداف استراتژیک سازمان تمرکز نمی‌کنند.
اما EPMO ها در سطح استراتژیک عمل می‌کنند. اعضای EPMO، در درجه اول به انتخاب پروژه‌های مناسب توجه دارند. اغلب آنها مستقیما به مدیران اجرایی (C-suite) گزارش می‌دهند. بنابراین آنها معمولا اختیار بیشتری برای کنترل پورتفولیوها، برنامه‌ها و پروژه‌های در حال اجرای سازمان دارند. بنابراین می‌توانیم بگوئیم، EPMO ها مکمل PMO ها محسوب می‌شوند.
یک EPMO، همان مسئولیت‌های PMO را بر عهده دارد، اما تمام پروژه‌ها، برنامه‌ها و فعالیت‌های پورتفولیو را با اهداف استراتژیک سازمان همسو می‌کند.
***
حتما با دفتر مدیریت پروژه سازمانی به خوبی آشنا شده‌اید. ملاحظه کردید که EPMO ها به عنوان یک مربی برای مدیران پروژه، کل تیم را در یک مسیر هدایت می‌کنند. همچنین، وظیفه تصمیم‌گیری در مورد تایید پروژه‌ها بر اساس ارزش قابل پیش بینی آنها را بر عهده دارند و بر مدیریت منابع و اجرای روش‌های استاندارد نیز نظارت می‌کنند. امروز سعی کردیم ضمن پاسخ به سوال EPMO چیست، تفاوت آن با PMO را نیز بررسی کنیم.